N-3, r. 6.2 - Règlement sur l’exercice de la profession de notaire au sein d’une personne morale sans but lucratif

À jour au 1^er janvier 2024

Ce document a valeur officielle.

chapitre N-3, r. 6.2

Règlement sur l’exercice de la profession de notaire au sein d’une personne morale sans but lucratif

Loi sur le notariat

(chapitre N-3, a. 26.1).

Loi visant à améliorer l’accès à la justice en bonifiant l’offre de services juridiques gratuits ou à coût modique

(2022, chapitre 26, a. 8).

SECTION I DISPOSITIONS GÉNÉRALES

D. 730-2023, sec. I.

1. Un notaire peut, aux conditions, modalités et restrictions déterminées par le présent règlement, exercer ses activités professionnelles au sein d’une personne morale sans but lucratif aux fins d’offrir des services juridiques gratuits ou à coût modique, notamment celle constituée en vertu de la partie III de la Loi sur les compagnies (chapitre C-38), de la Loi sur les coopératives (chapitre C-67.2), de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif (L.C. 2009, c. 23) ou de la Loi canadienne sur les coopératives (L.C. 1998, c. 1).

Si l’une des conditions, modalités ou restrictions prévues à la section III.1 du chapitre II de la Loi sur le notariat (chapitre N-3) ou au présent règlement n’est plus satisfaite, le notaire doit, dans les 90 jours du constat qu’il en fait ou dans les 90 jours suivant la notification par l’Ordre d’un avis de non-conformité, selon la plus rapprochée des échéances, prendre les mesures nécessaires pour s’y conformer, à défaut de quoi le notaire ne peut plus exercer ses activités professionnelles au sein de cette personne morale sans but lucratif.

D. 730-2023, a. 1.

2. En tout temps, le notaire doit s’assurer que la personne morale sans but lucratif au sein de laquelle il exerce ses activités professionnelles lui permette de respecter les dispositions de la Loi sur le notariat (chapitres N-2 et N-3), du Code des professions (chapitre C-26) et des règlements pris pour leur application, notamment celles qui concernent le respect du secret professionnel et son devoir d’agir avec impartialité lorsqu’il agit à titre d’officier public.

D. 730-2023, a. 2.

3. Si le notaire fait l’objet d’une radiation, d’une suspension ou d’une limitation de son droit d’exercer des activités professionnelles, il ne peut, pendant la période de radiation, de suspension ou de limitation, agir à titre d’administrateur, de dirigeant ou de représentant de la personne morale sans but lucratif. Il en est de même s’il fait l’objet d’une révocation de son permis.

D. 730-2023, a. 3.

SECTION II CONDITIONS, MODALITÉS ET RESTRICTIONS

D. 730-2023, sec. II.

4. Un notaire peut exercer ses activités professionnelles au sein d’une personne morale sans but lucratif si les conditions suivantes sont remplies:

1°  au moins un des administrateurs du conseil d’administration de la personne morale sans but lucratif est un notaire ou un avocat en exercice, et cette condition est inscrite dans les documents constitutifs de cette personne morale;

2°  les documents constitutifs de la personne morale sans but lucratif stipulent qu’elle est constituée aux fins d’offrir, principalement ou en partie, des services juridiques.

D. 730-2023, a. 4.

5. Pour exercer ses activités professionnelles au sein d’une personne morale sans but lucratif, le notaire doit, dans les 15 jours qui précèdent la date du début de cet exercice, acquitter les frais prescrits par l’Ordre et lui fournir:

1°  la déclaration prévue à l’article 6;

2°  une confirmation écrite de l’autorité compétente attestant que la personne morale sans but lucratif fait l’objet d’une garantie conforme à la section III;

3°  une copie à jour des documents constitutifs de la personne morale sans but lucratif délivrés par l’autorité compétente et attestant son existence;

4°  une copie à jour de tous les règlements de la personne morale sans but lucratif;

5°  une confirmation écrite de l’autorité compétente attestant que la personne morale sans but lucratif est dûment immatriculée au Québec;

6°  une confirmation écrite de l’autorité compétente attestant que la personne morale sans but lucratif bénéficie, le cas échéant, d’une exonération d’impôt sur le revenu ou du statut d’organisme de bienfaisance enregistré;

7°  un engagement de la personne morale sans but lucratif au sein de laquelle il exerce ses activités professionnelles donnant le droit à l’Ordre et aux comités, personnes, conseil et tribunal mentionnés à l’article 192 du Code des professions (chapitre C-26), dans l’exercice de leurs fonctions, d’exiger de toute personne la communication et l’obtention d’un renseignement ou d’un document mentionné au présent article et à l’article 6 ou d’une copie conforme d’un tel document.

Le notaire qui cesse d’exercer ses activités professionnelles au sein de cette personne morale doit transmettre à l’Ordre une déclaration sous son serment professionnel dans les 15 jours qui précèdent la date de la cessation de cet exercice et acquitter les frais prescrits par l’Ordre.

D. 730-2023, a. 5.

6. Le notaire doit remplir une déclaration sous son serment professionnel dans un document qui est établi par l’Ordre et qui contient les renseignements suivants:

1°  le nom et le numéro de membre du notaire et le fait qu’il exerce ses activités professionnelles, exclusivement ou non, au sein de la personne morale sans but lucratif;

2°  le nom de la personne morale sans but lucratif au sein de laquelle le notaire exerce ses activités professionnelles, les autres noms qu’elle utilise au Québec ainsi que le numéro d’entreprise du Québec que lui a attribué le registraire des entreprises;

3°  la forme juridique de la personne morale sans but lucratif et le fait que les conditions prévues au présent règlement sont respectées;

4°  l’adresse du siège de la personne morale sans but lucratif et l’adresse de ses établissements;

5°  les nom et adresse domiciliaire des administrateurs, dirigeants et représentants de la personne morale sans but lucratif de même que, le cas échéant, l’ordre professionnel ou l’organisme similaire auquel ils appartiennent ainsi que leur numéro de membre ou de permis.

D. 730-2023, a. 6.

7. Lorsque plus d’un notaire exercent leurs activités professionnelles au sein d’une même personne morale sans but lucratif, une seule déclaration peut être remplie par l’un d’eux à titre de répondant pour l’ensemble de ces notaires.

Cette déclaration du répondant est réputée constituer la déclaration de chacun de ces notaires, lesquels demeurent toutefois pleinement responsables de l’exactitude des renseignements fournis en vertu des paragraphes 1 et 2 de l’article 6.

D. 730-2023, a. 7.

8. Pour conserver son droit d’exercer ses activités professionnelles au sein d’une personne morale sans but lucratif, le notaire doit:

1°  mettre à jour et fournir, avant le 1er avril de chaque année, la déclaration prévue à l’article 6;

2°  informer sans délai l’Ordre de toute modification à la garantie prévue à la section III, de même que de toute modification aux informations contenues dans la déclaration prévue à l’article 6 qui aurait pour effet de compromettre le respect des conditions prévues à l’article 4.

Les obligations prévues au premier alinéa peuvent, le cas échéant, être remplies par le répondant.

D. 730-2023, a. 8.

9. Dans le cadre de l’exercice de ses activités professionnelles au sein d’une personne morale sans but lucratif, les seules sommes que le notaire peut détenir en fidéicommis sont les avances d’honoraires. Il doit les déposer dans un compte en fidéicommis réservé à cette seule fin, dont il est le titulaire ou un utilisateur, et qui satisfait aux exigences du règlement pris en application de l’article 89 du Code des professions (chapitre C-26). La personne morale sans but lucratif ne peut être le titulaire de ce compte.

D. 730-2023, a. 9.

SECTION III GARANTIE CONTRE LA RESPONSABILITÉ PROFESSIONNELLE

D. 730-2023, sec. III.

10. Le notaire qui exerce ses activités professionnelles au sein d’une personne morale sans but lucratif doit fournir et maintenir pour celle-ci, par la souscription au fonds d’assurance de la responsabilité professionnelle de la Chambre des notaires du Québec, une garantie contre la responsabilité professionnelle que cette personne morale peut encourir en raison des fautes commises par le notaire dans l’exercice de sa profession.

D. 730-2023, a. 10.

11. La garantie offerte par le fonds d’assurance est d’au moins 1 000 000 $ par sinistre et pour l’ensemble des réclamations présentées contre la personne morale sans but lucratif au cours d’une période de garantie n’excédant pas 12 mois, quel que soit le nombre de notaires qui y exercent leurs activités professionnelles.

D. 730-2023, a. 11.

12. Les règles concernant la conduite des affaires du comité de décision en matière d’assurance de la responsabilité professionnelle prévues au règlement pris en application de l’article 86.3 et du paragraphe d de l’article 93 du Code des professions (chapitre C-26) s’appliquent lorsque le comité traite de la garantie prévue à la présente section.

D. 730-2023, a. 12.

SECTION IV DISPOSITION FINALE

D. 730-2023, sec. IV.

13. (Omis).

D. 730-2023, a. 13.

RÉFÉRENCES

D. 730-2023, 2023 G.O. 2, 1708