I-9, r. 11.1 - Règlement sur la représentation et les élections au Conseil d’administration de l’Ordre des ingénieurs du Québec

À jour au 7 janvier 2016

Ce document a valeur officielle.

chapitre I-9, r. 11.1

Règlement sur la représentation et les élections au Conseil d’administration de l’Ordre des ingénieurs du Québec

Loi sur les ingénieurs

(chapitre I-9, a. 7).

Code des professions

(chapitre C-26, a. 63.1, 65 et 93, par. b et e).

SECTION I DISPOSITION GÉNÉRALE

1. Les articles 82 et 83 du Code de procédure civile (chapitre C-25.01) s’appliquent au présent règlement.

Décision 2015-12-10, a. 1; N.I. 2016-03-01 (NCPC).

SECTION II NOMBRE D’ADMINISTRATEURS ET REPRÉSENTATION RÉGIONALE

2. Le Conseil d’administration de l’Ordre des ingénieurs du Québec est formé:

1°  soit de 24 membres, dont le président, si ce dernier est élu au suffrage des administrateurs élus;

2°  soit de 25 membres, dont le président, si ce dernier est élu au suffrage universel des ingénieurs.

Décision 2015-12-10, a. 2.

3. Pour assurer une représentation régionale adéquate au sein du Conseil d’administration, le territoire du Québec est divisé en 8 régions électorales, lesquelles sont délimitées en référence à la description et à la carte de délimitation apparaissant à l’annexe I du Décret concernant la révision des limites des régions administratives du Québec (chapitre D-11, r. 1) et représentées par le nombre d’administrateurs suivant:

Régions électorales            Régions                   Nombre
                           administratives          d’administrateurs

Abitibi-Témiscamingue          08, 10                      1

Est-du-Québec                 01, 09, 11                   1

Estrie                            05                       1

Mauricie - Bois-Francs          04, 17                     1

Montréal                  06, 13, 14, 15, 16              11

Outaouais                         07                       1

Québec                          03, 12                     3

Saguenay - Lac-Saint-Jean         02                       1

Décision 2015-12-10, a. 3.

SECTION III DURÉE DES MANDATS

4. Le président est élu pour un mandat de 2 ans. Le nombre de mandats consécutifs de 2 ans à titre de président est limité à 2.

Les administrateurs sont élus pour un mandat de 3 ans. Le nombre de mandats consécutifs de 3 ans à titre d’administrateur est limité à 3.

Décision 2015-12-10, a. 4.

SECTION IV FONCTIONS DU SECRÉTAIRE ET DU COMITÉ DE SURVEILLANCE DES ÉLECTIONS ET DÉSIGNATION DES SCRUTATEURS

5. Le secrétaire de l’Ordre est chargé de l’application du présent règlement; il surveille notamment le déroulement du vote.

Afin d’exercer adéquatement ses fonctions, le secrétaire peut notamment:

1°  s’adjoindre les services de toute autre personne, y compris un expert, pour assurer la réalisation des opérations relatives à l’élection;

2°  demander, avant de prendre une décision, l’avis du comité de surveillance des élections.

En cas d’absence ou d’empêchement, le secrétaire est remplacé par la personne désignée à cette fin par le Conseil d’administration.

Décision 2015-12-10, a. 5.

6. Le Conseil d’administration forme un comité appelé «comité de surveillance des élections».

Ce comité est composé de 3 personnes qui ne sont pas membres du Conseil d’administration. Au moins l’une d’elles doit être membre du Barreau du Québec ou de la Chambre des notaires du Québec.

Décision 2015-12-10, a. 6.

7. Le comité de surveillance des élections a pour fonction de:

1°  donner, sur demande du secrétaire, un avis portant sur une question relative aux élections;

2°  lorsqu’il le juge opportun, faire des recommandations au Conseil d’administration relatives aux élections.

Le comité fait rapport de ses activités à la première séance du Conseil d’administration qui suit les élections.

Décision 2015-12-10, a. 7.

8. Le Conseil d’administration désigne les scrutateurs parmi les ingénieurs qui ne sont ni employés de l’Ordre, ni membres du Conseil d’administration.

Aucun scrutateur n’est désigné lors d’une élection où le vote se fait par un moyen technologique.

Décision 2015-12-10, a. 8.

9. Les personnes qui exercent des fonctions prévues au présent règlement doivent faire preuve d’impartialité, s’abstenir de toute partisannerie et éviter tout commentaire portant sur un enjeu électoral.

Elles doivent prêter serment suivant la formule établie par le Conseil d’administration.

Décision 2015-12-10, a. 9.

SECTION V CLÔTURE DU SCRUTIN ET DATE D’ÉLECTION

10. La clôture du scrutin est fixée à 16 h, le dernier vendredi du mois de mai.

Décision 2015-12-10, a. 10.

11. La date de l’élection des administrateurs et du président, si celui-ci est élu au suffrage universel des ingénieurs, est fixée à la date du dépouillement du vote.

La date de l’élection du président, si celui-ci est élu au suffrage des administrateurs élus, est fixée à la première séance du Conseil d’administration qui suit l’assemblée générale annuelle tenue après la date fixée pour la clôture du scrutin.

Décision 2015-12-10, a. 11.

SECTION VI MISE EN CANDIDATURE

12. Entre les 100e et 70e jours avant la date fixée pour la clôture du scrutin, le secrétaire transmet à chaque ingénieur ayant droit de vote:

1°  un avis indiquant la date et l’heure du début et de la clôture du scrutin, les postes à pourvoir, la période de mise en candidature et les exigences requises pour être candidat. Cet avis informe également chaque ingénieur du moyen d’accéder aux documents visés à l’article 13;

2°  les informations relatives au déroulement du vote.

Décision 2015-12-10, a. 12.

13. Au plus tard le 70e jour avant la date fixée pour la clôture du scrutin, le secrétaire rend disponible, sur un serveur informatique accessible aux ingénieurs, les bulletins de présentation, le formulaire de déclaration assermentée ainsi que les règles d’éthique et de conduite applicables aux membres du Conseil d’administration.

Ces documents demeurent disponibles jusqu’au 60e jour avant la date fixée pour la clôture du scrutin.

Décision 2015-12-10, a. 13.

14. Pour se porter candidat, un ingénieur doit remettre au secrétaire les documents suivants:

1°  son bulletin de présentation dûment rempli, lequel doit être signé par:

a)  10 autres ingénieurs, s’il est candidat à un poste d’administrateur;

b)  30 autres ingénieurs, s’il est candidat au poste de président;

2°  une photographie récente;

3°  une déclaration de candidature d’au plus 400 mots;

4°  un bref curriculum vitae;

5°  une déclaration assermentée du candidat, sur le formulaire prescrit par l’Ordre, suivant laquelle:

a)  il s’engage à respecter les devoirs qui lui incomberont en raison de sa charge d’administrateur ou de président, notamment celui d’agir avec diligence et loyauté, dans l’intérêt de l’Ordre et de sa mission;

b)  il a pris connaissance des règles d’éthique et de conduite applicables aux membres du Conseil d’administration et il s’engage à les respecter s’il est élu.

Les documents visés au premier alinéa doivent être remis au secrétaire au plus tard à 16 h, le 60e jour avant la date fixée pour la clôture du scrutin.

Décision 2015-12-10, a. 14.

15. Seuls peuvent être candidats au poste de président ou d’administrateur les ingénieurs dont le droit d’exercer des activités professionnelles n’est pas limité ou suspendu au moins 60 jours avant la date fixée pour la clôture du scrutin.

Décision 2015-12-10, a. 15.

16. Au moins 21 jours avant la date fixée pour la clôture du scrutin, le secrétaire rend disponible, sur un serveur informatique accessible aux ingénieurs, la photographie, la déclaration de candidature et le curriculum vitae de chacun des candidats.

Ces documents demeurent disponibles jusqu’à la clôture du scrutin.

Décision 2015-12-10, a. 16.

SECTION VII VOTE PAR CORRESPONDANCE

17. La présente section s’applique lors d’une élection où le vote se fait par correspondance.

Pour l’application de la présente section, on entend par:

1°  «enveloppe intérieure»: l’enveloppe visée aux paragraphes a ou b de l’article 69 du Code des professions (chapitre C-26), selon le cas;

2°  «enveloppe extérieure»: l’enveloppe visée au paragraphe c de l’article 69 du Code des professions.

Décision 2015-12-10, a. 17.

18. Au moins 21 jours avant la date fixée pour la clôture du scrutin, le secrétaire transmet à chaque ingénieur ayant droit de vote, en plus des documents et de l’avis prévus à l’article 69 du Code des professions (chapitre C-26), une description de la procédure à suivre pour voter.

Par la même occasion, le secrétaire informe chaque ingénieur ayant droit de vote du moyen d’accéder aux documents visés à l’article 16.

Décision 2015-12-10, a. 18.

19. Le secrétaire remet un nouveau bulletin de vote, une nouvelle enveloppe intérieure ou une nouvelle enveloppe extérieure à tout ingénieur ayant droit de vote qui atteste par écrit l’avoir altéré, l’avoir égaré ou ne pas l’avoir reçu.

Décision 2015-12-10, a. 19.

20. Après avoir voté, l’électeur insère son bulletin de vote dans l’enveloppe intérieure correspondante, qu’il cachette.

Il place ensuite cette enveloppe dans l’enveloppe extérieure, qu’il cachette et transmet au secrétaire.

Décision 2015-12-10, a. 20.

21. Sur réception des enveloppes extérieures qui lui parviennent avant la clôture du scrutin, le secrétaire appose la date de réception sur ces enveloppes et, lorsqu’elles sont reçues le jour de la clôture du scrutin, l’heure de leur réception.

Il enregistre également le nom des électeurs.

Décision 2015-12-10, a. 21.

22. À l’heure fixée pour la clôture du scrutin, le secrétaire appose les scellés sur les boîtes de scrutin lorsque le dépouillement du vote n’est pas effectué immédiatement.

Décision 2015-12-10, a. 22.

23. Le secrétaire procède au dépouillement du vote en présence des scrutateurs et, s’ils le désirent, des candidats ou de leurs représentants.

Le secrétaire convoque les scrutateurs et les candidats par un avis transmis au moins 3 jours avant la date fixée pour le dépouillement du vote.

Décision 2015-12-10, a. 23.

24. Le secrétaire rejette, sans les ouvrir, les enveloppes extérieures qu’il juge non conformes au Code des professions (chapitre C-26) ou au présent règlement ou qui proviennent de personnes qui n’étaient pas ingénieurs le 45e jour avant la date fixée pour la clôture du scrutin ou qui ne le sont pas demeurées.

Si plus d’une enveloppe extérieure du même électeur parvient au secrétaire pour une élection à un même poste, le secrétaire n’accepte que la première enveloppe reçue et rejette les autres.

Décision 2015-12-10, a. 24.

25. Le secrétaire ouvre chacune des enveloppes extérieures conformes et en retire toute enveloppe intérieure.

Le secrétaire met ensuite de côté, sans les détruire, les enveloppes extérieures de façon à éviter qu’elles puissent être associées aux enveloppes intérieures ou à leur contenu.

Le secrétaire rejette les enveloppes intérieures qui portent une marque d’identification de l’électeur de même que les bulletins de vote qui ne sont pas insérés dans les enveloppes intérieures.

Décision 2015-12-10, a. 25.

26. Le secrétaire ouvre les enveloppes intérieures conformes et en retire les bulletins de vote.

Décision 2015-12-10, a. 26.

27. Le secrétaire considère toute contestation au sujet de la validité d’un bulletin de vote et en décide immédiatement. Sa décision est finale.

Décision 2015-12-10, a. 27.

28. Après avoir compté les bulletins de vote, le secrétaire dresse, sous sa signature, un relevé du scrutin pour l’élection des administrateurs et, le cas échéant, pour l’élection du président.

Le secrétaire déclare élus aux postes d’administrateurs les candidats qui ont obtenu le plus de votes dans chaque région, compte tenu du nombre de postes à pourvoir et, le cas échéant, il déclare élu au poste de président le candidat qui a obtenu le plus de votes à ce poste.

Décision 2015-12-10, a. 28.

29. Dès que les candidats sont déclarés élus, le secrétaire dépose dans des enveloppes distinctes les bulletins de vote jugés valides, les bulletins de vote rejetés et ceux qui n’ont pas été utilisés ainsi que toutes les enveloppes, y compris celles qui ont été rejetées.

Le secrétaire scelle ensuite ces enveloppes. Le secrétaire et les scrutateurs apposent leurs initiales sur les scellés.

Le secrétaire conserve ces enveloppes pendant les 60 jours qui suivent le dépouillement du vote ou, le cas échéant, jusqu’à ce que le jugement en contestation d’élection soit passé en force de chose jugée. Par la suite, il en dispose de façon sécuritaire.

Décision 2015-12-10, a. 29.

SECTION VIII VOTE PAR UN MOYEN TECHNOLOGIQUE

30. La présente section s’applique lors d’une élection où le vote se fait par un moyen technologique.

Décision 2015-12-10, a. 30.

31. Au moins 21 jours avant la date fixée pour la clôture du scrutin, le secrétaire transmet à chaque ingénieur ayant droit de vote un avis indiquant le nom de chacun des candidats au poste d’administrateur et, le cas échéant, au poste de président, ainsi qu’une description de la procédure à suivre pour voter.

Par la même occasion, le secrétaire informe chaque ingénieur ayant droit de vote du moyen d’accéder aux documents visés à l’article 16.

Décision 2015-12-10, a. 31.

32. Le secrétaire désigne au moins un expert indépendant pour l’assister dans la mise en place du système de vote électronique.

Cet expert doit répondre notamment aux critères suivants:

1°  avoir une certification dans le domaine de la sécurité des technologies de l’information;

2°  ne pas être en conflit d’intérêts;

3°  posséder une expérience dans l’analyse des systèmes de vote électronique.

L’expert indépendant doit prêter serment suivant la formule établie par le Conseil d’administration.

Décision 2015-12-10, a. 32.

33. L’expert indépendant a notamment pour mandat de:

1°  garantir que les mesures de sécurité mises en place sont adéquates et qu’elles permettent d’assurer le secret, la sécurité et l’intégrité du vote;

2°  superviser le déroulement du vote et les étapes postérieures à celui-ci, dont son dépouillement, sa conservation et la destruction de l’information;

3°  gérer, pendant le scrutin, les accès aux serveurs du système de vote électronique.

Décision 2015-12-10, a. 33.

34. Dans le cadre de son mandat, l’expert indépendant doit notamment:

1°  fournir au secrétaire, avant le scrutin, un rapport qui traite:

a)  des risques d’intrusion;

b)  des tests de charge;

c)  de la validation des algorithmes;

d)  de la validation de l’architecture du système de vote électronique;

2°  mettre en place des moyens permettant d’assurer la traçabilité des actions effectuées sur les serveurs et les applications du système de vote électronique;

3°  veiller à tout moment lors du processus de vote, y compris après le dépouillement, à ce que soit rendu impossible l’établissement d’un lien entre le nom d’un électeur et l’expression de son vote.

Décision 2015-12-10, a. 34.

35. Le secrétaire s’assure de la prise de mesures pour que le système de vote électronique ne fasse l’objet, en aucun temps, de modification.

Il s’assure également auprès de l’expert indépendant que le système de vote électronique est en mesure de démontrer les éléments techniques suivants:

1°  l’anonymat du vote;

2°  l’intégrité de la liste des ingénieurs ayant voté;

3°  la garantie que la table de compilation des votes contient les votes des ingénieurs, mais uniquement ceux-ci;

4°  l’absence de décompte partiel durant le scrutin;

5°  la possibilité de procéder à nouveau au décompte des votes enregistrés.

Décision 2015-12-10, a. 35.

36. Avant le début du scrutin, le secrétaire fournit à l’expert indépendant la liste à jour des ingénieurs ayant droit de vote.

Décision 2015-12-10, a. 36.

37. Le scrutin débute à 16 h, le 21e jour avant la date fixée pour la clôture du scrutin.

Décision 2015-12-10, a. 37.

38. L’ingénieur accède au bulletin de vote si, après vérification par le système de vote électronique, il est habile à voter.

Décision 2015-12-10, a. 38.

39. Le bulletin de vote, certifié par le secrétaire, contient les renseignements suivants:

1°  l’année de l’élection;

2°  la date et l’heure fixées pour la clôture du scrutin;

3°  pour le poste de président, le nom des candidats par ordre alphabétique;

4°  pour le poste d’administrateur:

a)  l’identification de la région électorale;

b)  le nom des candidats par ordre alphabétique;

c)  le nombre de postes à pourvoir.

Décision 2015-12-10, a. 39.

40. L’ingénieur vote à partir de la liste des candidats. Il soumet ensuite son choix, ce qui entraîne le dépôt de son vote dans la table de compilation des votes.

L’ingénieur reçoit confirmation du dépôt de son vote.

Dès la confirmation du dépôt du vote de l’ingénieur, la liste des électeurs est mise à jour par le système de vote électronique pour indiquer que l’ingénieur a voté.

Décision 2015-12-10, a. 40.

41. La clôture du scrutin est immédiatement suivie d’un contrôle qui empêche toute modification ultérieure du contenu du système de vote électronique et de la liste des électeurs qui ont voté.

Décision 2015-12-10, a. 41.

42. Le secrétaire procède au dépouillement du vote en présence de l’expert indépendant et, s’ils le désirent, des candidats ou de leurs représentants.

Le secrétaire convoque l’expert indépendant et les candidats par un avis transmis au moins 3 jours avant la date fixée pour le dépouillement du vote.

Décision 2015-12-10, a. 42.

43. Le secrétaire décide immédiatement de toute question relative à la validité des votes. Sa décision est finale.

Il tient un registre des votes irréguliers décelés lors du dépouillement et y inscrit les motifs en justifiant le rejet. Il scelle ensuite ce registre. Le secrétaire et l’expert indépendant apposent leurs initiales sur les scellés.

Décision 2015-12-10, a. 43.

44. Le secrétaire conserve les documents relatifs au vote, y compris ceux de nature technologique, dans des conditions garantissant le secret et l’intégrité du vote.

Le secrétaire conserve ces documents pendant les 60 jours qui suivent le dépouillement du vote ou, le cas échéant, jusqu’à ce que le jugement en contestation d’élection soit passé en force de chose jugée. Par la suite, il en dispose de façon sécuritaire.

Décision 2015-12-10, a. 44.

45. Le secrétaire transmet une copie du relevé du scrutin à chacun des candidats. En outre, il soumet une copie de ce relevé à la première réunion du Conseil d’administration et à l’assemblée générale annuelle qui suivent l’élection.

Décision 2015-12-10, a. 45.

SECTION IX RELEVÉ DU SCRUTIN ET ENTRÉE EN FONCTION DES ADMINISTRATEURS ET DU PRÉSIDENT

46. Les administrateurs élus et le président, lorsqu’il est élu au suffrage universel des ingénieurs, entrent en fonction à la séance du Conseil d’administration qui suit l’assemblée générale annuelle tenue après la date fixée pour la clôture du scrutin.

Le président, lorsqu’il est élu au scrutin des administrateurs élus, entre en fonction dès son élection.

Décision 2015-12-10, a. 46.

SECTION X DEVOIRS ET OBLIGATIONS DES CANDIDATS

47. Le candidat doit:

1°  agir avec modération et courtoisie envers autrui, incluant les autres candidats et les personnes exerçant des fonctions liées aux élections;

2°  éviter toute situation de conflit d’intérêts;

3°  s’abstenir d’induire en erreur le secrétaire;

4°  s’abstenir de s’exprimer sur les médias sociaux de l’Ordre;

5°  se conformer aux directives émises par le Conseil d’administration relativement à la conduite des campagnes électorales;

6°  donner suite, dans les meilleurs délais, à toute demande du secrétaire.

Décision 2015-12-10, a. 47.

SECTION XI VACANCE AU POSTE DE PRÉSIDENT ET AU POSTE D’ADMINISTRATEUR

48. Une vacance au poste de président est remplie au moyen d’une élection au suffrage des administrateurs élus, qui élisent le président parmi eux par scrutin secret lors de la séance du Conseil d’administration qui suit le début de la vacance. Le président entre en fonction dès son élection.

Décision 2015-12-10, a. 48.

49. Une vacance au poste d’administrateur élu est remplie au moyen d’une élection au scrutin secret tenue au sein des membres élus du Conseil d’administration. Le nouvel administrateur entre en fonction à la séance du Conseil d’administration qui suit son élection.

Décision 2015-12-10, a. 49.

SECTION XII DISPOSITIONS TRANSITOIRE ET FINALES

50. Les administrateurs en fonction le 7 janvier 2016 le demeurent jusqu’à l’expiration de leur mandat.

Décision 2015-12-10, a. 50.

51. Le présent règlement remplace le Règlement sur les élections au Conseil d’administration de l’Ordre des ingénieurs du Québec (chapitre I-9, r. 8) et le Règlement divisant le territoire du Québec en régions aux fins des élections au Conseil d’administration de l’Ordre des ingénieurs du Québec (chapitre I-9, r. 14).

Décision 2015-12-10, a. 51.

52. (Omis).

Décision 2015-12-10, a. 52.

RÉFÉRENCES

Décision 2015-12-10, 2015 G.O. 2, 4923