C-11, r. 8.1 - Règlement sur la langue de l’Administration

À jour au 1^er janvier 2024

Ce document a valeur officielle.

chapitre C-11, r. 8.1

Règlement sur la langue de l’Administration

Charte de la langue française

(chapitre C-11, a. 16, 2e al., a. 21.4, 1er al., par. 2, a. 21.5, 2e al., par. 1, a. 21.9, 4e al., a. 22, 3e al. et a. 93).

SECTION I LES COMMUNICATIONS ÉCRITES AVEC LES AUTRES GOUVERNEMENTS ET AVEC LES PERSONNES MORALES ÉTABLIES AU QUÉBEC

D. 813-2023, sec. I.

1. Dans une communication écrite avec un autre gouvernement n’ayant pas comme langue officielle le français, un organisme de l’Administration peut joindre à la version française de cette communication une version rédigée dans une autre langue.

Toutefois, l’organisme scolaire reconnu en vertu de l’article 29.1 de la Charte de la langue française (chapitre C-11) peut le faire lorsqu’il communique avec un autre gouvernement ayant notamment l’anglais comme langue officielle.

D. 813-2023, a. 1.

2. Dans une communication écrite avec une personne morale établie au Québec, un organisme de l’Administration peut utiliser une autre langue en plus de la langue officielle lorsque la communication est:

1°  adressée uniquement au siège ou à un établissement de la personne morale, lorsque ce siège ou cet établissement est à l’extérieur du Québec;

2°  adressée à une personne morale exemptée de l’application de la Charte de la langue française (chapitre C-11) en vertu de l’article 95 de celle-ci;

3°  adressée à un établissement d’une personne morale formée et administrée exclusivement dans le but d’offrir des services dans une réserve, dans un établissement ou sur des terres visés à l’article 97 de la Charte de la langue française ou à une personne visée à cet article;

4°  nécessaire à la mise en œuvre de mesures visant la coopération entre une autorité compétente du Québec et celle d’un autre État, y compris la rédaction de documents nécessaires à l’application au Québec de normes visant à être harmonisées avec celles d’un tel autre État;

5°  transmise par l’organisme de l’Administration qui assiste le ministre responsable d’assurer la prise en compte des préoccupations de la communauté québécoise d’expression anglaise dans l’exercice de cette responsabilité et que cette autre langue est l’anglais;

6°  transmise par un organisme de l’Administration agissant à titre de représentant légal d’une personne physique avec qui il a la faculté de communiquer dans une autre langue;

7°  transmise par un organisme scolaire reconnu en vertu de l’article 29.1 de la Charte de la langue française à une personne morale qui offre des services pédagogiques en anglais;

8°  nécessaire pour éviter qu’une communication rédigée uniquement dans la langue officielle compromette l’accomplissement de la mission de l’organisme de l’Administration et que ce dernier a pris tous les moyens raisonnables pour communiquer uniquement dans la langue officielle.

Le premier alinéa s’applique à une communication écrite d’un organisme de l’Administration avec l’exploitant d’une entreprise comme s’il s’agissait d’une personne morale et compte tenu des autres adaptations nécessaires.

D. 813-2023, a. 2.

3. Dans une communication écrite avec une personne physique qui exploite une entreprise individuelle, un organisme de l’Administration peut utiliser une autre langue en plus de la langue officielle s’il a la faculté de communiquer dans une autre langue avec cette personne alors qu’elle n’agit pas dans le cadre de l’exploitation de son entreprise.

D. 813-2023, a. 3.

SECTION II LES CONTRATS DE L’ADMINISTRATION ET LES ÉCRITS QUI LEUR SONT RELATIFS

D. 813-2023, sec. II.

4. Une version dans une autre langue que le français peut être jointe aux contrats et aux autres écrits qui leur sont relatifs visés respectivement aux articles 21 et 21.3 de la Charte de la langue française (chapitre C-11) dans chacune des situations suivantes:

1°  lorsqu’il y a lieu de susciter l’intérêt de personnes morales ou d’entreprises n’ayant pas d’établissement au Québec dans le cadre d’un processus visant l’adjudication ou l’attribution d’un contrat public;

2°  lorsque le soumissionnaire ou le contractant doit, relativement à un contrat, transmettre des écrits qui, à la fois:

a)  n’existent pas en français;

b)  sont produits par un tiers;

c)  sont liés au domaine de l’assurance ou sont de nature financière, technique, industrielle ou scientifique;

3°  lorsque l’organisme de l’Administration contracte ou conclut une entente dans le cadre d’un projet de recherche et qu’au moins un contractant ou un établissement participant est situé à l’extérieur du Québec;

4°  lorsque l’écrit transmis à un organisme de l’Administration en vertu d’un contrat est destiné à être utilisé à l’extérieur du Québec;

5°  lorsque des informations et des documents afférents à la commercialisation de services de transport d’électricité ainsi qu’à l’exploitation et à la fiabilité du réseau de transport d’électricité doivent être consignés ou déposés sur une plateforme employée pour respecter des normes d’organismes établis à l’extérieur du Québec afin qu’un organisme de l’Administration utilise cette plateforme pour informer et contracter;

6°  lorsqu’un organisme de l’Administration contracte au Québec avec une personne morale établie au Québec et que les échanges nécessaires à la conclusion du contrat se déroulent avec le siège ou un établissement de la personne morale, lorsque ce siège ou l’établissement est à l’extérieur du Québec;

7°  lorsqu’un organisme de l’Administration adhère à un contrat soumis par le siège ou la société mère d’une personne morale établie au Québec ou par l’entité contrôlant une personne morale établie au Québec, lorsque ce siège, cette société ou cette entité est à l’extérieur du Québec;

8°  lorsqu’un organisme de l’Administration contracte à la fois avec un fournisseur ou un prestataire de services et un autre gouvernement n’ayant pas comme langue officielle le français;

9°  lorsqu’un organisme scolaire reconnu en vertu de l’article 29.1 de la Charte de la langue française contracte avec une personne morale ou une entreprise œuvrant dans le réseau éducatif anglophone et que le contrat a pour objet des services portant sur la réussite scolaire des élèves, le développement de ressources pédagogiques, l’offre de formation du personnel scolaire ou le tutorat aux élèves;

10°  lorsque des organismes scolaires reconnus en vertu de l’article 29.1 de la Charte de la langue française contractent entre eux;

11°  lorsqu’un organisme scolaire reconnu en vertu de l’article 29.1 de la Charte de la langue française contracte avec une personne morale qui offre des services pédagogiques en anglais;

12°  lorsque le contrat est conclu par l’organisme de l’Administration qui assiste le ministre responsable d’assurer la prise en compte des préoccupations de la communauté québécoise d’expression anglaise et qu’il a pour objet cette responsabilité;

13°  lorsqu’un organisme de l’Administration contracte avec une personne morale ou une entreprise formée et administrée exclusivement dans le but d’offrir des services dans une réserve, dans un établissement ou sur des terres visés à l’article 97 de la Charte de la langue française ou à une personne visée à cet article;

14°  lorsqu’il est impossible pour l’organisme de l’Administration de se procurer en temps utile et à un coût raisonnable le produit ou le service recherché ou un autre produit ou service qui y est équivalent conforme;

15°  lorsque l’organisme de l’Administration contracte en matière de technologies de l’information relativement à des licences qui n’existent pas en français;

16°  lorsqu’un organisme de l’Administration agit à titre de représentant légal d’une personne physique avec qui il a la faculté d’utiliser une autre langue;

17°  lorsque l’organisme de l’Administration conclut un bail de logement avec une personne physique avec qui il a la faculté d’utiliser une autre langue;

18°  lorsqu’un organisme de l’Administration conclut avec une personne physique, un contrat à exécution instantanée, à l’égard duquel:

a)  aucune ouverture de dossier ou démarche d’inscription n’est nécessaire;

b)  la conclusion a lieu en présence des parties;

c)  la personne physique a demandé que l’organisme utilise une autre langue.

D. 813-2023, a. 4.

5. Un contrat peut être rédigé seulement dans une autre langue que le français dans les cas et les conditions suivants:

1°  lorsqu’il est conclu avec une personne ou une entreprise qui exerce les activités d’une chambre de compensation et qu’il a pour objet la réalisation d’opérations sur les marchés financiers;

2°  lorsqu’il est conclu sur une plateforme permettant de négocier un instrument dérivé, une valeur mobilière ou un autre bien meuble, pourvu en ce dernier cas, qu’il ne s’agisse pas d’un contrat de consommation, et qu’il a pour objet la gestion de risques financiers ou des transactions liées au domaine de l’électricité.

D. 813-2023, a. 5.

SECTION III LES ÉCRITS TRANSMIS POUR OBTENIR UN PERMIS, UNE AUTRE AUTORISATION DE MÊME NATURE, UNE SUBVENTION OU UNE AUTRE FORME D’AIDE FINANCIÈRE

D. 813-2023, sec. III.

6. Un écrit transmis à un organisme de l’Administration par une personne morale ou une entreprise pour obtenir un permis, une autre autorisation de même nature, une subvention ou une autre forme d’aide financière qui n’est pas un contrat visé à l’article 21 de la Charte de la langue française (chapitre C-11) peut être rédigé dans une autre langue que le français dans les situations suivantes:

1°  lorsque l’écrit est transmis dans le cadre d’un régime de concertation établi par règlement ou d’une entente de reconnaissance mutuelle de décisions;

2°  lorsque l’écrit est transmis à la fois à un organisme de l’Administration et à un tiers à l’extérieur du Québec;

3°  lorsque l’écrit émane du siège ou de l’établissement d’une personne morale ou d’une entreprise établie au Québec, lorsque ce siège ou cet établissement est à l’extérieur du Québec;

4°  lorsque l’écrit est transmis par une personne physique qui exploite une entreprise individuelle et que l’organisme de l’Administration a la faculté d’utiliser une autre langue en plus de la langue officielle dans ses communications avec cette personne alors qu’elle n’agit pas dans le cadre de l’exploitation de son entreprise;

5°  lorsque l’organisme de l’Administration a la faculté d’utiliser une autre langue en plus de la langue officielle dans ses communications avec cette personne morale ou cette entreprise;

6°  lorsque l’écrit est transmis à l’organisme de l’Administration qui assiste le ministre responsable d’assurer la prise en compte des préoccupations de la communauté québécoise d’expression anglaise dans l’exercice de cette responsabilité;

7°  lorsque la personne morale ou l’entreprise qui transmet l’écrit est formée et administrée exclusivement dans le but d’offrir des services dans une réserve, dans un établissement ou sur des terres visés à l’article 97 de la Charte de la langue française ou à une personne visée à cet article;

8°  lorsque l’écrit est transmis par un organisme de l’Administration agissant à titre de représentant légal d’une personne physique avec qui il a la faculté d’utiliser une autre langue;

9°  lorsque l’écrit transmis a pour objet l’obtention d’une autorisation ou une aide financière en recherche;

10°  lorsque la transmission de l’écrit en français uniquement compromet l’accomplissement de la mission de l’organisme de l’Administration et que ce dernier a pris tous les moyens raisonnables pour que l’écrit lui soit transmis uniquement dans la langue officielle.

Le premier alinéa s’applique aux écrits qu’une personne morale ou qu’une entreprise bénéficiant d’une telle forme d’aide ou titulaire d’une telle autorisation est tenue de transmettre à un organisme de l’Administration en raison de cette aide ou de cette autorisation.

D. 813-2023, a. 6.

SECTION IV L’AFFICHAGE DE L’ADMINISTRATION

D. 813-2023, sec. IV.

7. En bordure de tout chemin public, au sens de l’article 4 du Code de la sécurité routière (chapitre C-24.2), emprunté par les visiteurs pour entrer au Québec ou en sortir, l’affichage de l’Administration qui leur est destiné peut être fait à la fois en français et dans une autre langue jusqu’à une distance de 15 km du point d’entrée au Québec, pourvu que le français y figure de façon nettement prédominante au sens du règlement qui précise la portée de cette expression pour l’application de la Charte de la langue française (chapitre C-11).

D. 813-2023, a. 7.

8. L’affichage de l’Administration relatif à des activités de nature similaire à celles d’entreprises commerciales peut être fait à la fois en français et dans une autre langue, pourvu que le français y figure de façon nettement prédominante au sens du règlement qui précise la portée de cette expression pour l’application de la Charte de la langue française (chapitre C-11), sauf:

1°  si cet affichage est fait sur des panneaux-réclame, sur des affiches ou sur tout autre support d’une superficie de 16 m2 ou plus et visible de tout chemin public au sens de l’article 4 du Code de la sécurité routière (chapitre C-24.2);

2°  si cet affichage est fait sur ou dans tout moyen de transport public et ses accès, y compris les abribus.

D. 813-2023, a. 8.

9. L’affichage d’un musée, d’un jardin botanique ou zoologique, d’une exposition culturelle ou scientifique, d’un lieu destiné à l’accueil ou à l’information des touristes ou de tout autre site touristique relatif à toute activité peut, sur les lieux mêmes où ils sont situés, être fait à la fois en français et dans une autre langue, pourvu que le français y figure de façon nettement prédominante au sens du Règlement précisant la portée de l’expression «de façon nettement prédominante» pour l’application de la Charte de la langue française (chapitre C-11, r. 11).

D. 813-2023, a. 9.

SECTION V LES DISPOSITIONS VISANT À FACILITER LA MISE EN ŒUVRE DE LA CHARTE DE LA LANGUE FRANÇAISE

D. 813-2023, sec. V.

10. Les avis et autres documents suivants, pour lesquels une disposition de la Charte de la langue française (chapitre C-11) exige la publication sans toutefois en prescrire le mode, peuvent être publiés sur le site Internet de l’organisme de l’Administration responsable:

1°  les avis transmis par l’Office québécois de la langue française conformément aux articles 29.2 et 29.3 de la Charte de la langue française;

2°  la liste des organismes et des établissements reconnus en vertu de l’article 29.1 de la Charte de la langue française conformément à l’article 29.4 de cette charte;

3°  la politique linguistique de l’État conformément à l’article 29.10 de la Charte de la langue française;

4°  les directives approuvées ou prises par le ministre de la Langue française conformément à l’article 29.18 de la Charte de la langue française;

5°  les directives approuvées ou prises par le commissaire à la langue française conformément à l’article 29.19 de la Charte de la langue française;

6°  la liste des entreprises pour lesquelles l’Office québécois de la langue française a refusé de délivrer une attestation ou dont il a suspendu ou annulé une attestation ou un certificat conformément à l’article 152 de la Charte de la langue française;

7°  la liste des organismes de l’Administration publiée par le ministre de la Langue française conformément à l’article 156.6 de la Charte de la langue française.

Lorsqu’une municipalité reconnue en vertu de l’article 29.1 de la Charte de la langue française n’a pas de site Internet, les avis visés au paragraphe 1 du premier alinéa peuvent être publiés conformément aux dispositions relatives aux avis publics de la Loi sur les cités et villes (chapitre C-19) ou du Code municipal du Québec (chapitre C-27.1).

D. 813-2023, a. 10.

11. L’organisme de l’Administration tenu de produire un rapport annuel y indique l’information prévue à l’article 20.1 de la Charte de la langue française (chapitre C-11).

S’il n’est pas tenu de produire un rapport annuel, l’organisme de l’Administration publie l’information sur son site Internet ou à défaut par tout autre moyen approprié et, dans ce cas, en informe le ministre de la Langue française.

D. 813-2023, a. 11.

12. Dans les cas où la Charte de la langue française (chapitre C-11) autorise la rédaction d’un contrat à la fois en français et dans une autre langue, les 2 versions doivent être signées de façon concomitante.

D. 813-2023, a. 12.

13. Dans les cas où la Charte de la langue française (chapitre C-11) autorise la rédaction d’un contrat ou d’une entente en français en précisant qu’une version dans une autre langue peut être jointe, il peut exister un délai entre la transmission de l’une ou l’autre des versions et la signature.

D. 813-2023, a. 13.

14. Dans les cas où la Charte de la langue française (chapitre C-11) autorise la rédaction d’un contrat ou d’une entente à la fois en français et dans une autre langue ou en français en précisant qu’une version dans une autre langue peut être jointe, les parties peuvent déterminer la valeur juridique de chaque version.

À défaut d’une mention expresse, la version française prévaut.

D. 813-2023, a. 14.

15. Pour l’application du deuxième alinéa de l’article 21.7 de la Charte de la langue française (chapitre C-11), les membres du personnel qui participent à la négociation ou à la rédaction de contrats ou de documents de même nature sont également visés.

D. 813-2023, a. 15.

16. Malgré l’article 152.1 de la Charte de la langue française (chapitre C-11), l’organisme de l’Administration peut, si sa mission est compromise, conclure un contrat avec une entreprise ne respectant pas les critères qui y sont prévus:

1°  lorsqu’en raison d’une situation d’urgence, la sécurité des personnes ou des biens est en cause;

2°  lorsque l’entreprise est la seule en mesure de fournir le bien ou le service et qu’aucune autre entreprise n’offre un bien ou un service équivalent conforme.

D. 813-2023, a. 16.

17. Malgré l’article 152.1 de la Charte de la langue française (chapitre C-11), l’organisme de l’Administration peut conclure un contrat à exécution instantanée avec une entreprise ne respectant pas les critères qui y sont prévus lorsque, à la fois:

1°  les circonstances justifient la conclusion immédiate du contrat;

2°  l’organisme de l’Administration n’a aucun compte client auprès de l’entreprise et n’est pas au courant de son défaut;

3°  l’offre de contracter est la même que celle faite à toute personne indéterminée dans le cours normal des activités de l’entreprise et aucune négociation n’a lieu;

4°  le contrat est conclu en présence des parties et comporte une dépense d’au plus 5 000 $.

D. 813-2023, a. 17; Erratum, 2023 G.O. 2, 2161.

SECTION VI LES DISPOSITIONS FINALES

D. 813-2023, sec. VI.

18. Le Règlement sur l’affichage de l’Administration (chapitre C-11, r. 1) est abrogé.

D. 813-2023, a. 18.

19. Le paragraphe 8 du premier alinéa de l’article 2 et le paragraphe 10 du premier alinéa de l’article 6 cessent d’avoir effet le 1er juin 2025.

Les articles 16 et 17 cessent d’avoir effet le 1er juin 2026.

D. 813-2023, a. 19.

20. (Omis).

D. 813-2023, a. 20.

RÉFÉRENCES

D. 813-2023, 2023 G.O. 2, 1764 et 2161