P-34.1, r. 3 - Règlement sur l’agrément d’organismes en adoption internationale

Texte complet
chapitre P-34.1, r. 3
Règlement sur l’agrément d’organismes en adoption internationale
PROTECTION DE LA JEUNESSE — ADOPTION INTERNATIONALE
Loi sur la protection de la jeunesse
(chapitre P-34.1, a. 71.17, 71.20, 71.21 et 71.23).
P-34.1
1er septembre 2012
A.M. 2005-018; L.Q. 2017, c. 12, a. 97.
SECTION 1
CONDITIONS ET QUALITÉS REQUISES POUR LA DÉLIVRANCE D’UN AGRÉMENT
1. Un agrément en adoption internationale est délivré à l’organisme qui en fait la demande par écrit et qui satisfait aux conditions et qualités prescrites par la Loi et par le présent règlement.
A.M. 2005-018, a. 1; L.Q. 2017, c. 12, a. 98.
2. L’organisme qui sollicite un agrément en adoption internationale doit remplir les conditions suivantes:
1°  avoir son siège au Québec;
2°  avoir un conseil d’administration composé d’un minimum de 5 personnes domiciliées au Québec et citoyennes canadiennes ou résidentes permanentes;
3°  avoir notamment comme objet, dans ses statuts, l’adoption internationale et ne réaliser aucune activité, au Québec ou ailleurs, entrant en conflit avec cet objet;
4°  posséder un compte en fidéicommis;
5°  avoir effectué, au cours des 12 derniers mois, dans l’État d’origine visé, un déplacement qui lui a permis de constater sur place les conditions dans lesquelles les démarches d’adoption s’effectueront;
6°  détenir une résolution du conseil d’administration par laquelle l’organisme se déclare lié par des principes éthiques et des règles de déontologie qui tiennent compte de l’intérêt public et du contexte international dans lequel s’inscrit l’adoption internationale et qui portent sur le service aux adoptants, le respect des droits des enfants, des parents d’origine et des adoptants, les conflits d’intérêts, l’utilisation des sommes déboursées par les adoptants ainsi que les relations avec les autres organismes agréés;
7°  disposer des ressources humaines, matérielles et financières nécessaires pour effectuer, pour des adoptants domiciliés au Québec, les démarches d’adoption d’un enfant domicilié dans l’État d’origine visé.
A.M. 2005-018, a. 2; L.Q. 2017, c. 12, a. 99.
3. L’organisme doit également démontrer qu’il est dirigé, géré et administré par des personnes qui:
1°  connaissent et adhèrent aux principes éthiques et aux règles de déontologie auxquels l’organisme s’est déclaré lié;
2°  ont une connaissance suffisante de la législation applicable en matière d’adoption internationale, au Québec et dans l’État d’origine visé, ainsi que des règles relatives à l’immigration;
3°  ont une connaissance suffisante du processus d’adoption d’un enfant domicilié dans l’État d’origine visé;
4°  ont une connaissance suffisante de la culture et de la situation sociopolitique de l’État d’origine visé;
5°  connaissent les autorités compétentes en matière d’adoption internationale au Québec et dans l’État d’origine visé;
6°  ont une formation ou une expérience pertinente pour oeuvrer en adoption internationale, notamment en gestion, en droit, en psychologie, en travail social, en relations internationales, en soins aux enfants ou en aide humanitaire;
7°  ont produit une déclaration signée et assermentée affirmant qu’elles n’ont aucun intérêt direct ou indirect dans une entreprise ou une activité mettant en conflit leur intérêt personnel et celui de l’organisme;
8°  sont domiciliées au Québec et citoyennes canadiennes ou résidentes permanentes.
A.M. 2005-018, a. 3.
4. L’organisme adresse, à l’aide du formulaire distribué par le ministre, une demande d’agrément pour chaque État d’origine visé; il fournit les renseignements suivants:
1°  le nom et l’adresse de la personne autorisée par le conseil d’administration à déposer la demande d’agrément de l’organisme;
2°  le nom de l’organisme, ainsi que le numéro d’entreprise attribué en vertu de la Loi sur la publicité légale des entreprises (chapitre P-44.1);
3°  le nom, l’adresse et l’occupation de chacun des membres de son conseil d’administration;
4°  le nom, l’adresse et l’occupation de chacune des personnes auxquelles il confie des responsabilités dans l’exécution des démarches effectuées pour l’adoptant, au Québec et dans l’État d’origine visé;
5°  la désignation et l’adresse des institutions publiques ou privées de l’État d’origine visé ainsi que le nom, l’adresse et l’occupation des personnes qui y travaillent avec lesquelles l’organisme collabore ou est en lien pour obtenir des propositions d’enfants.
A.M. 2005-018, a. 4.
5. L’organisme doit joindre à sa demande les documents suivants:
1°  une copie de la résolution du conseil d’administration de l’organisme autorisant le dépôt de la demande d’agrément pour l’État d’origine visé;
2°  les statuts et les règlements généraux de l’organisme;
3°  une copie certifiée conforme d’une version officielle de la législation de l’État d’origine visé;
4°  une copie des documents établissant les termes de la collaboration entre l’organisme et les personnes auxquelles il confie des responsabilités dans l’exécution des démarches effectuées pour l’adoptant, au Québec et dans l’État d’origine visé, et décrivant les services que ces personnes s’engagent à rendre ainsi que les frais exigés pour ces services;
5°  une copie conforme des procédures internes relative à la constitution des dossiers et à la protection des renseignements personnels qu’il recueille, détient, utilise ou communique à des tiers à l’occasion de l’exercice de ses activités;
6°  une prévision budgétaire sur 24 mois;
7°  une copie du contrat type qu’il entend conclure avec les adoptants, accompagnée d’une liste détaillée des services offerts aux adoptants et d’une ventilation détaillée des coûts d’adoption au Québec et dans l’État d’origine visé;
8°  une copie de la résolution de son conseil d’administration attestant que l’organisme se déclare lié par des principes éthiques et des règles de déontologie;
9°  le cas échéant, une copie certifiée conforme de l’accréditation obtenue de l’État d’origine visé.
A.M. 2005-018, a. 5.
6. L’organisme qui doit être accrédité par une autorité compétente de l’État d’origine pour pouvoir y effectuer des démarches d’adoption doit obtenir l’accréditation requise dans les 12 mois de son agrément, à moins de circonstances justificatives.
A.M. 2005-018, a. 6.
7. En application du premier alinéa de l’article 71.17 de la Loi, toute personne qui dirige, gère ou administre l’organisme doit fournir au ministre une attestation d’absence d’antécédents judiciaires relativement aux infractions énumérées à l’article 27 du présent règlement délivrée par un corps de police au Québec.
A.M. 2005-018, a. 7; L.Q. 2017, c. 12, a. 100.
SECTION 2
OBLIGATIONS D’UN ORGANISME AGRÉÉ PAR LE MINISTRE
§ 1.  — Obligations générales
8. L’organisme doit, notamment, observer les lois et les règlements qui régissent l’adoption d’un enfant domicilié hors du Québec, y compris les dispositions relatives à la protection des renseignements personnels prévues au Code civil et à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (chapitre P-39.1).
Il doit également respecter en tout temps les conditions requises pour l’obtention d’un agrément, de même que celles posées lors de la délivrance de celui-ci.
A.M. 2005-018, a. 8.
9. Tout document fait hors du Québec ou destiné à une institution publique ou privée de l’État d’origine visé, produit en vertu du présent règlement et rédigé dans une autre langue que le français ou l’anglais, doit être accompagné d’une traduction en français certifiée conforme par un traducteur agréé ou, lorsqu’il n’en existe aucun, par une personne qualifiée au Québec.
A.M. 2005-018, a. 9; L.Q. 2017, c. 12, a. 101.
10. L’organisme doit suspendre les inscriptions, si la situation dans l’État d’origine visé l’exige ou si l’organisme rencontre des difficultés à respecter ses engagements envers les adoptants ou le ministre. Il doit aussitôt en informer le ministre.
A.M. 2005-018, a. 10.
§ 2.  — Obligations envers les adoptants
11. Avant d’entreprendre, pour des adoptants, des démarches d’adoption d’un enfant domicilié hors du Québec, l’organisme doit conclure avec eux un contrat écrit qui décrit les services qu’il s’engage à leur offrir, les responsabilités respectives de chacune des parties au contrat, la ventilation des coûts estimés en indiquant à qui ces sommes sont payables et si elles sont susceptibles de fluctuer, les modalités de modification ou de résiliation du contrat ainsi que les modalités de remboursement en cas de résiliation. Le contrat précise à quel moment il entre en vigueur et à quel moment il prend fin.
L’organisme doit respecter les engagements contenus au contrat et fournir aux adoptants les services qui y sont prévus.
A.M. 2005-018, a. 11.
12. L’organisme doit fournir aux adoptants les services minimaux suivants:
1°  les informer des services offerts par l’organisme, des conditions de l’État d’origine visé, du profil des enfants proposés pour adoption, de la procédure d’adoption, des documents exigés par l’État d’origine visé et des services de soutien disponibles au Québec après l’arrivée de l’enfant;
2°  les informer de tout changement pouvant avoir un impact sur le déroulement de leur projet d’adoption;
3°  s’assurer que le dossier des adoptants est complet, puis le transmettre à l’État d’origine visé;
4°  recevoir les propositions d’enfants et y donner suite en tenant compte des recommandations contenues à l’évaluation psychosociale;
5°  veiller au bon déroulement de la procédure d’adoption, notamment en transmettant sans délai les documents requis par les autorités québécoises ou par celles de l’État d’origine visé;
6°  informer les adoptants sur les procédures postérieures à l’arrivée de l’enfant, telles que la procédure judiciaire ou la demande de citoyenneté, et en effectuer un suivi;
7°  effectuer le suivi de la transmission des rapports d’évolution de l’enfant, conformément aux exigences de l’État d’origine;
8°  collaborer aux recherches d’antécédents sociobiologiques et de retrouvailles.
A.M. 2005-018, a. 12.
13. L’organisme ne peut percevoir aucune somme d’argent des adoptants avant la signature du contrat par les parties.
L’organisme doit fournir des reçus pour toutes les sommes qu’il perçoit des adoptants.
A.M. 2005-018, a. 13.
14. L’organisme ne peut proposer un enfant avant d’avoir reçu l’évaluation psychosociale positive des adoptants.
La proposition d’enfant non conforme à l’évaluation psychosociale doit être traitée en collaboration avec le ministre.
A.M. 2005-018, a. 14.
§ 3.  — Obligations envers le ministre
15. L’organisme doit informer par écrit le ministre de toute modification aux informations fournies lors de la demande d’agrément dans un délai maximal de 30 jours à compter de la modification ou, s’il est dans l’impossibilité de respecter ce délai, dès qu’il est en mesure de le faire.
A.M. 2005-018, a. 15.
16. L’organisme doit transmettre au ministre une copie des documents établissant les termes de sa collaboration avec les institutions publiques ou privées de l’État d’origine visé.
Les termes de cette collaboration doivent respecter la législation applicable au Québec et dans l’État d’origine.
A.M. 2005-018, a. 16.
§ 4.  — Compte en fidéicommis
17. L’organisme doit déposer, dans son compte en fidéicommis, toutes sommes prélevées pour des services à rendre, des déboursés à effectuer ou des frais payables à des tiers.
A.M. 2005-018, a. 17.
18. L’organisme doit tenir à jour des livres, registres et comptes relatifs à ses activités pour y entrer toute somme d’argent reçue par lui en fidéicommis, tout déboursé fait par lui à même son compte en fidéicommis et le solde non dépensé de l’argent détenu par lui en fidéicommis.
A.M. 2005-018, a. 18.
19. L’organisme doit également tenir à jour une comptabilité indiquant toutes les recettes et tous les déboursés d’argent, établissant une distinction entre:
1°  la réception d’argent en fidéicommis pour des adoptants et les déboursés à même l’argent détenu en fidéicommis;
2°  l’argent reçu et l’argent déboursé dans son propre compte.
A.M. 2005-018, a. 19.
§ 5.  — Rapports et suivi des activités de l’organisme
20. L’année financière de l’organisme débute le 1er avril et se termine le 31 mars de chaque année.
A.M. 2005-018, a. 20.
21. L’organisme doit fournir au ministre un rapport annuel de ses activités. Ce rapport doit être transmis au plus tard le 30 juin de chaque année, couvrir la période se terminant au 31 mars de l’année courante, et contenir les informations et documents suivants:
1°  une copie de ses états financiers réalisés par un comptable professionnel agréé;
2°  une copie du contrat type utilisé par l’organisme;
3°  la liste des adoptants ayant complété leur dossier et la date de la transmission de leur dossier dans l’État d’origine visé;
4°  le nom et l’adresse de l’institution financière où le compte en fidéicommis est ouvert ainsi que le numéro de ce compte et le solde au 31 mars;
5°  un estimé du coût moyen d’une adoption ventilé par poste de dépenses indiquant la fourchette des coûts pour chacun;
6°  un résumé de ses activités de développement, tant en adoption internationale qu’en aide humanitaire.
L’organisme fournit un seul rapport s’il est agréé dans plus d’un État d’origine. Toutefois, les informations et documents requis doivent permettre d’analyser le rapport État par État.
A.M. 2005-018, a. 21.
22. Pendant toute la durée de l’agrément, le ministre effectue un suivi des activités de l’organisme. Il peut communiquer un avis de défaut écrit à l’organisme lorsque ce dernier:
1°  ne respecte pas les conditions de son agrément;
2°  contrevient à une obligation légale;
3°  omet d’informer le ministre d’une modification aux éléments qui ont été soumis au soutien de sa demande d’agrément tels que les coûts de l’adoption, les collaborateurs étrangers ou le contrat type.
A.M. 2005-018, a. 22.
23. Les avis de défauts écrits sont conservés au dossier de l’organisme.
A.M. 2005-018, a. 23.
SECTION 3
CONDITIONS DE RENOUVELLEMENT D’UN AGRÉMENT
24. L’organisme qui désire renouveler son agrément en fait la demande écrite au ministre, à l’aide du formulaire fourni par le ministre, 6 mois avant l’expiration de son agrément. La demande de renouvellement est accompagnée d’une mise à jour des documents et renseignements fournis en vertu des articles 4, 5 et 6.
A.M. 2005-018, a. 24.
25. Les conditions et les qualités prévues aux articles 2 et 3 du présent règlement s’appliquent à une demande de renouvellement.
A.M. 2005-018, a. 25; L.Q. 2017, c. 12, a. 101.
26. Avant de renouveler un agrément, le ministre évalue l’historique de l’organisme et la situation dans l’État d’origine visé. Il peut, à cette fin, consulter les autorités compétentes en matière d’adoption ou d’immigration.
Le ministre considère notamment les éléments suivants:
1°  le nombre d’adoptions réalisées et le déroulement de la procédure dans les adoptions réalisées;
2°  le nombre de plaintes déposées contre l’organisme;
3°  les avis de défaut déposés au dossier de l’organisme;
4°  les relations de l’organisme avec les institutions et les autorités publiques ou privées de l’État d’origine visé;
5°  les relations de l’organisme avec le ministre et les autorités compétentes en matière d’adoption ou d’immigration au Québec.
A.M. 2005-018, a. 26.
SECTION 4
LISTE D’INFRACTIONS
27. Aux fins de l’application du paragraphe 6 du premier alinéa de l’article 71.23 de la Loi, les infractions permettant au ministre de suspendre, révoquer ou refuser de renouveler un agrément sont les suivantes, qu’elles aient été commises au Canada ou à l’étranger:
1°  infraction avec violence ou à caractère sexuel;
2°  infraction relative à la protection des enfants;
3°  infraction reliée à la falsification de documents, à la fraude, à l’escroquerie, au vol, aux fausses représentations, à la corruption;
4°  infraction reliée au gangstérisme;
5°  infraction reliée à la vie privée ou à la protection de renseignements personnels;
6°  infraction relative à la possession, au trafic, à l’importation ou à l’exportation d’armes, de drogues ou autres substances illicites.
L’organisme ou tout dirigeant, gérant ou administrateur qui souhaite rester en poste doit, sans délai, aviser le ministre de toute déclaration de culpabilité le concernant, reliée à une infraction mentionnée au premier alinéa, et fournir rapidement au ministre tout document ou renseignement lui permettant de prendre une décision éclairée sur la suspension ou la révocation de l’agrément ou le refus de renouveler l’agrément de l’organisme.
A.M. 2005-018, a. 27.
SECTION 5
DISPOSITIONS FINALES
28. Le présent règlement remplace l’Arrêté ministériel sur les conditions de l’agrément d’un organisme chargé d’effectuer pour l’adoptant ses démarches d’adoption d’un enfant domicilié hors du Québec (A.M. 91-03-14).
A.M. 2005-018, a. 28; L.Q. 2017, c. 12, a. 101.
29. (Omis).
A.M. 2005-018, a. 29.
RÉFÉRENCES
A.M. 2005-018, 2006 G.O. 2, 241
L.Q. 2009, c. 35, a. 76
L.Q. 2010, c. 7, a. 282
L.Q. 2012, c. 11, a. 32
L.Q. 2017, c. 12, a. 97 à 101