M-35.1, r. 166 - Règlement sur le fichier des pêcheurs et sur la conservation et l’accès aux documents de l’Office des pêcheurs de crevette de la Ville de Gaspé

Texte complet
chapitre M-35.1, r. 166
Règlement sur le fichier des pêcheurs et sur la conservation et l’accès aux documents de l’Office des pêcheurs de crevette de la Ville de Gaspé
MISE EN MARCHÉ — PÊCHEURS DE CREVETTE — VILLE DE GASPÉ — FICHIER
Loi sur la mise en marché des produits agricoles, alimentaires et de la pêche
(chapitre M-35.1, a. 71).
M-35.1
1er septembre 2012
SECTION I
LE FICHIER DES PÊCHEURS
1. L’Office des pêcheurs de crevette de la Ville de Gaspé dresse et tient à jour un fichier dans lequel sont inscrits les nom et adresse de chaque pêcheur visé par le Plan conjoint des pêcheurs de crevette de la Ville de Gaspé (chapitre M-35.1, r. 167) dont il connaît l’identité ainsi que la date de l’inscription.
Décision 8864, a. 1.
2. Toute demande d’inscription, de radiation ou de correction doit être adressée par écrit à l’Office, avec un exposé sommaire des faits justifiant la demande; avant de rendre une décision, l’Office peut requérir toute autre preuve qu’il juge nécessaire.
Décision 8864, a. 2.
3. Lorsque l’Office refuse de donner suite à une demande qui lui est soumise en vertu de l’article 2, il en informe le pêcheur et lui indique les motifs justifiant sa décision.
Décision 8864, a. 3.
4. Il appartient au pêcheur de vérifier son inscription au fichier en s’adressant au bureau de l’Office soit en personne, soit par téléphone. Il peut exiger de l’Office une confirmation écrite de son inscription.
Décision 8864, a. 4.
SECTION II
LA CONSERVATION DES DOCUMENTS
5. L’Office conserve à son siège les documents se rapportant à l’application ou à la gestion du Plan quels que soient leur forme ou leur mode de conservation; l’Office peut cependant, par résolution, convenir d’un autre lieu d’entreposage.
Décision 8864, a. 5.
6. L’Office doit conserver les documents suivants pour une durée illimitée:
1°  le Plan qu’il administre de même que ses modifications;
2°  tous les règlements pris pour l’application du Plan;
3°  les rapports annuels des activités et des états financiers requis par la Loi;
4°  les procès-verbaux des assemblées des pêcheurs visés par le Plan conjoint et du conseil d’administration.
Décision 8864, a. 6.
7. Les documents suivants qui se rapportent à l’application du Plan doivent être conservés pour une durée d’au moins 6 ans à partir de leur échéance:
1°  les contrats relatifs à des services professionnels ou à la vente ou l’achat d’effets mobiliers;
2°  les chèques, lettres de change et autres effets de commerce;
3°  les conventions, sentences arbitrales ou décisions de la Régie des marchés agricoles et alimentaires du Québec.
Décision 8864, a. 7.
8. L’Office peut détruire les documents concernés à l’expiration du délai de conservation.
Décision 8864, a. 8.
SECTION III
L’ACCÈS AUX DOCUMENTS
9. Tout pêcheur visé par le Plan peut avoir accès au fichier des pêcheurs. Il ne peut cependant en exiger de copie à moins d’en démontrer la nécessité pour les fins de l’article 74 de la Loi.
Décision 8864, a. 9.
10. Un document contenant des renseignements personnels n’est accessible qu’à la personne concernée et aux membres du conseil d’administration de l’Office.
Décision 8864, a. 10.
11. Sauf lorsque ces documents sont requis pour l’application des articles 39, 43, 83, 165, 166, 167, 170 et 171 de la Loi, l’accès aux procès-verbaux des assemblées du conseil d’administration ainsi que tout document de l’Office ayant trait aux opérations financières et commerciales courantes de l’Office est limité aux pêcheurs concernés par ces documents et aux membres du conseil d’administration.
Décision 8864, a. 11.
12. Sous réserve des articles 9 à 11, les documents de l’Office sont publics et accessibles aux pêcheurs visés par le Plan. Le pêcheur qui fait une demande d’accès doit cependant la justifier verbalement au secrétariat de l’Office ou à son représentant.
Décision 8864, a. 12.
13. Le droit d’accès à un document s’exerce par consultation au siège de l’Office pendant les heures normales d’ouverture. Il peut également se traduire par l’obtention d’une copie. À la demande du requérant, un document informatisé doit être communiqué sous la forme d’une transcription écrite et intelligible.
Décision 8864, a. 13.
14. L’accès à un document est gratuit. Des frais n’excédant pas le coût de sa transcription, de sa reproduction et de sa transmission peuvent toutefois être exigés du requérant.
Décision 8864, a. 14.
15. (Omis).
Décision 8864, a. 15.
RÉFÉRENCES
Décision 8864, 2007 G.O. 2, 3758
L.Q. 2006, c. 22, a. 177