M-35.1, r. 148.1 - Règlement sur le fichier des producteurs visés par le plan conjoint des producteurs de bovins du Québec et sur la conservation et l’accès aux documents des Producteurs de bovins du Québec

Texte complet
chapitre M-35.1, r. 148.1
Règlement sur le fichier des producteurs visés par le plan conjoint des producteurs de bovins du Québec et sur la conservation et l’accès aux documents des Producteurs de bovins du Québec
MISE EN MARCHÉ — BOVINS — ACCÈS AUX DOCUMENTS
Loi sur la mise en marché des produits agricoles, alimentaires et de la pêche
(chapitre M-35.1, a. 71 et 84).
M-35.1
1er septembre 2012
Décision 9330; Décision 10886, a. 1.
CHAPITRE 1
FICHIER DES PRODUCTEURS
1. Les Producteurs de bovins du Québec dressent et tiennent à jour un fichier dans lequel sont inscrits, à l’égard de chaque producteur visé par le Plan conjoint des producteurs de bovins du Québec (chapitre M-35.1, r. 157) dont ils connaissent l’identité, les renseignements suivants:
1°  ses nom et adresse;
2°  la catégorie de producteurs à laquelle il appartient conformément au Règlement sur la division en groupes géographiques et le regroupement en catégories des producteurs de bovins (chapitre M-35.1, r. 147.1). Lorsque le producteur se qualifie dans plus d’une catégorie, chacune est inscrite au fichier.
Décision 9330, a. 1; Décision 10886, a. 1.
2. Toute demande d’inscription, de radiation ou de correction doit être adressée par écrit aux Producteurs de bovins, avec un exposé sommaire des faits la justifiant. Avant de rendre une décision, Les Producteurs de bovins peuvent requérir toute autre preuve qu’ils jugent nécessaire.
Décision 9330, a. 2; Décision 10886, a. 1.
3. Lorsque Les Producteurs de bovins refusent de faire suite à une demande qui leur est soumise en vertu de l’article 2, ils doivent en informer par écrit le producteur et lui indiquer les motifs justifiant leur décision.
Décision 9330, a. 3; Décision 10886, a. 1.
4. Les Producteurs de bovins radient l’inscription du producteur qui n’a pas élevé, pour son compte ou celui d’autrui, le produit visé par le Plan conjoint, ou n’a pas fait produire de quelque façon que ce soit et offert en vente le produit visé au cours de la dernière année.
Décision 9330, a. 4; Décision 10886, a. 1.
5. Conformément à l’article 71 de la Loi, il appartient au producteur de vérifier son inscription au fichier en s’adressant à la Fédération. Il peut exiger de la Fédération une confirmation écrite de son inscription.
Décision 9330, a. 5.
CHAPITRE 2
CONSERVATION ET ACCÈS AUX DOCUMENTS
SECTION I
CONSERVATION DES DOCUMENTS
6. Les documents des Producteurs de bovins relatifs à l’application du Plan conjoint sont conservés au siège des Producteurs de bovins.
Décision 9330, a. 6; Décision 10886, a. 1.
7. Les documents suivants doivent être conservés pour une durée illimitée:
1°  l’acte constitutif des Producteurs de bovins et le Plan conjoint;
2°  les rapports annuels d’activités et les états financiers requis par la Loi;
3°  les procès-verbaux des assemblées des membres des Producteurs de bovins, des producteurs visés par le Plan conjoint, du conseil d’administration, du comité exécutif, des comités de mise en marché et de négociation prévus au Plan conjoint;
4°  les règlements généraux et les règlements de régie interne.
Décision 9330, a. 7; Décision 10886, a. 1.
8. Les documents suivants doivent être conservés pour une durée d’au moins 6 ans à compter de la date de la fin de l’exercice financier concerné ou de leur échéance:
1°  les livres et les registres comptables ainsi que les pièces justificatives;
2°  les conventions de mise en marché et les contrats de service.
Décision 9330, a. 8.
9. Les documents suivants relatifs aux opérations des agences de vente doivent être conservés pour une durée d’au moins 5 ans à compter de la date de fin de l’exercice financier concerné:
1°  les rapports et les procès-verbaux d’enquête et d’inspection;
2°  les documents relatifs au traitement des griefs;
3°  les copies des certificats de classement et de condamnation;
4°  les catalogues et les résumés des ventes.
Décision 9330, a. 9.
10. Les documents suivants doivent être conservés pour une durée d’au moins 2 ans à compter de la date de fin de l’exercice financier concerné:
1°  la liste des transactions quotidiennes dans le cadre du programme de garantie de paiement;
2°  tout autre document relatif à l’administration du Plan conjoint.
Décision 9330, a. 10.
SECTION II
ACCÈS AUX DOCUMENTS
11. Sous réserve des dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (chapitre P-39.1), tout producteur visé par le Plan conjoint qui en fait la demande aux Producteurs de bovins a droit d’accès aux documents.
Ce droit ne s’étend toutefois pas aux procès-verbaux du conseil d’administration, du comité exécutif, des comités de mise en marché et de négociation et de tout autre comité formé par Les Producteurs de bovins, ainsi qu’aux documents relatifs aux opérations financières et commerciales, qui ne sont accessibles qu’aux membres du conseil d’administration des Producteurs de bovins.
Décision 9330, a. 11; Décision 10886, a. 1.
12. Un document contenant des renseignements personnels n’est accessible qu’à la personne concernée.
Décision 9330, a. 12.
13. Le droit d’accès à un document s’exerce par consultation sur place pendant les heures habituelles de travail.
Le requérant peut également obtenir une copie du document, à moins que sa reproduction ne nuise à sa conservation ou ne soulève des difficultés pratiques en raison de sa forme. Toutefois, il ne peut reproduire ou transmettre à quiconque un document ainsi obtenu, en tout ou en partie, sans le consentement du secrétaire des Producteurs de bovins.
Décision 9330, a. 13; Décision 10886, a. 1.
14. L’accès à un document est gratuit.
Toutefois, des frais n’excédant pas le coût de sa transcription, de sa reproduction ou de sa transmission peuvent être exigés.
Décision 9330, a. 14.
15. Le présent règlement remplace le Règlement sur le fichier des producteurs visés par le Plan conjoint des producteurs de bovins du Québec (chapitre M-35.1, r. 148) et le Règlement sur la conservation et l’accès aux documents de la Fédération des producteurs de bovins du Québec (chapitre M-35.1, r. 145).
Décision 9330, a. 15.
16. (Omis).
Décision 9330, a. 16.
RÉFÉRENCES
Décision 9330, 2010 G.O. 2, 716
Décision 10886, 2016 G.O. 2, 3555Décision 10886, 2016 G.O. 2, 3555