I-9, r. 13 - Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation des ingénieurs

Texte complet
chapitre I-9, r. 13
Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation des ingénieurs
INGÉNIEURS — TENUE DES DOSSIERS ET DES CABINETS DE CONSULTATION
Loi sur les ingénieurs
(chapitre I-9, a. 7)
I-9
Code des professions
(chapitre C-26, a. 91)
C-26
1er septembre 2012
SECTION I
DISPOSITIONS GÉNÉRALES
1.01. Dans le présent règlement, à moins que le contexte n’indique un sens différent, on entend par:
a)  «Ordre»: l’Ordre des ingénieurs du Québec;
b)  «dossiers»: les dossiers, livres et registres au sens du présent règlement;
c)  «cabinet de consultation»: le lieu où un ingénieur dispense des services professionnels, à l’exclusion notamment du lieu mentionné à l’article 3.02 et de la salle de travail des employés.
R.R.Q., 1981, c. I-9, r. 14, a. 1.01.
1.02. La Loi d’interprétation (chapitre I-16) s’applique au présent règlement.
R.R.Q., 1981, c. I-9, r. 14, a. 1.02.
1.03. Rien dans le présent règlement ne doit être interprété comme excluant l’utilisation de l’informatique ou de toute autre technique pour la constitution et la tenue des dossiers d’un ingénieur.
R.R.Q., 1981, c. I-9, r. 14, a. 1.03.
SECTION II
TENUE DES DOSSIERS
2.01. Sous réserve de l’article 2.06, l’ingénieur doit tenir, à l’endroit où il exerce sa profession:
a)  un registre où figurent, au fur et à mesure des mandats qu’il reçoit, les renseignements suivants:
i.  la date de l’entente intervenue entre lui et son client relativement à ses services professionnels;
ii.  le nom du client, son adresse et son numéro de téléphone;
iii.  une description sommaire du mandat;
iv.  la désignation du projet, le cas échéant;
v.  l’inscription du temps utilisé par l’ingénieur et ses employés à la réalisation d’un projet ainsi que la copie de toutes notes d’honoraires et de paiement;
b)  le dossier général relatif à un projet comprenant la correspondance échangée avec le client ou des tierces personnes dans le cours du développement du projet et relative aux études, estimations, rapports, plans, devis ou autres documents pertinents;
c)  le dossier technique d’un projet comprenant les données fournies par le client ou colligées par l’ingénieur, les charges pour lesquelles les calculs sont effectués, ainsi que les calculs eux-mêmes avec indication des méthodes utilisées, s’il y a lieu.
R.R.Q., 1981, c. I-9, r. 14, a. 2.01.
2.02. L’ingénieur doit tenir à jour chaque dossier jusqu’au moment où il cesse de rendre des services professionnels à la personne concernée par ce dossier.
R.R.Q., 1981, c. I-9, r. 14, a. 2.02.
2.03. L’ingénieur doit classer ses dossiers et les plans et devis de façon à les conserver en bonne condition d’utilisation durant l’exécution du projet dans un endroit où le public n’a pas librement accès. Lorsque, suivant l’article 1.03, l’ingénieur utilise l’informatique ou toute autre technique pour la constitution et la tenue de ses dossiers, il doit s’assurer que leur confidentialité soit respectée.
R.R.Q., 1981, c. I-9, r. 14, a. 2.03; D. 816-84, a. 1.
2.04. Les dossiers de l’ingénieur doivent être conservés pour une période minimale de 10 ans, à partir de la date du dernier service rendu ou, lorsque le projet est réalisé, à partir de la date de la fin des travaux.
R.R.Q., 1981, c. I-9, r. 14, a. 2.04; D. 816-84, a. 1.
2.05. Lorsqu’un client retire un document dans un dossier qui le concerne, une note signée par ce client ou par l’ingénieur et indiquant la nature du document et la date du retrait doit apparaître dans ce dossier.
R.R.Q., 1981, c. I-9, r. 14, a. 2.05.
2.06. Lorsqu’un ingénieur est membre ou à l’emploi d’une société ou lorsqu’il est à l’emploi d’une personne physique ou morale, les dossiers tenus par cette société ou cet employeur relativement aux services que rend cet ingénieur sont considérés, aux fins du présent règlement, comme les dossiers de ce dernier s’il peut y inscrire les éléments ou renseignements mentionnés à l’article 2.01 et y avoir accès; s’il ne peut le faire, il doit tenir, entre autres, dans un classeur les documents suivants:
a)  une référence au contrat ou au projet sur lequel il travaille;
b)  une description du travail qu’il y effectue;
c)  le dossier technique mentionné au paragraphe c de l’article 2.01 qui concerne son travail;
d)  une copie des études, rapports et autres documents préparés par lui-même et pertinents à son travail.
L’ingénieur doit signer ou parapher tout document ou rapport qu’il a préparé et toute inscription qu’il introduit dans un dossier de son employeur ou de la société dont il est membre.
R.R.Q., 1981, c. I-9, r. 14, a. 2.06; D. 816-84, a. 2.
SECTION III
TENUE DES CABINETS DE CONSULTATION
3.01. L’ingénieur doit aménager son cabinet de consultation de façon à ce que l’identité et les conversations des personnes qui s’y trouvent ne puissent être perçues de l’extérieur de ce cabinet.
R.R.Q., 1981, c. I-9, r. 14, a. 3.01.
3.02. L’ingénieur doit aménager près de son cabinet de consultation un endroit destiné à recevoir les personnes à qui il rend des services professionnels.
R.R.Q., 1981, c. I-9, r. 14, a. 3.02.
3.03. L’ingénieur doit afficher son permis à la vue du public.
R.R.Q., 1981, c. I-9, r. 14, a. 3.03.
3.04. L’ingénieur doit mettre à la vue du public dans le lieu mentionné à l’article 3.02 une copie du Code de déontologie des ingénieurs (chapitre I-9, r. 6) et du Règlement sur la procédure de conciliation et d’arbitrage des comptes des ingénieurs (chapitre I-9, r. 11). Il doit également inscrire sur chacun de ces règlements l’adresse de l’Ordre.
R.R.Q., 1981, c. I-9, r. 14, a. 3.04.
3.05. Sous réserve des articles 3.03 et 3.04, l’ingénieur, outre les objets décoratifs ou utilitaires, ne peut afficher dans son cabinet de consultation et dans les autres locaux reliés à la pratique de sa profession que les diplômes ayant un rapport avec l’exercice.
R.R.Q., 1981, c. I-9, r. 14, a. 3.05.
3.06. L’ingénieur qui s’absente de son cabinet de consultation doit prendre les mesures nécessaires pour assurer la continuité de ses services.
R.R.Q., 1981, c. I-9, r. 14, a. 3.06.
RÉFÉRENCES
R.R.Q., 1981, c. I-9, r. 14
D. 816-84, 1984 G.O. 2, 1878