A-6.01, r. 4.1 - Règles relatives à la perception et à l’administration des revenus de l’État

Texte complet
chapitre A-6.01, r. 4.1
Règles relatives à la perception et à l’administration des revenus de l’État
ADMINISTRATION PUBLIQUE — PERCEPTION ET ADMINISTRATION — REVENUS DE L’ÉTAT
Loi sur l’administration publique
(chapitre A-6.01, a. 73)
A-6.01
1er septembre 2012
SECTION 1
DISPOSITIONS GÉNÉRALES
Champ d’application
1. Les présentes règles s’appliquent à une entité qui est un ministère ou un organisme budgétaire, ainsi qu’aux fonds spéciaux visés par l’article 5.1 de la Loi sur l’administration financière (chapitre A-6.001) qui y sont institués.
Toutefois, elles ne s’appliquent pas au Tribunal administratif du Québec à l’égard du Fonds du Tribunal administratif du Québec.
C.T. 211304, a. 1; C.T. 212783, a. 1.
Définitions
2. Dans les présentes règles, à moins que le contexte n’indique un sens différent, on entend par:
«facturation»: l’action d’indiquer à un débiteur la nature et le montant de la créance que le gouvernement a le droit de percevoir à son endroit;
«maître d’oeuvre»: une entité, une municipalité ou une entreprise privée assurant la réalisation de projets ou d’activités admissibles à un programme à frais partagés;
«programme à frais partagés»: un programme établissant une contribution du gouvernement fédéral convenue selon une proportion déterminée des coûts réels encourus pour la réalisation d’un projet ou d’une activité admissible;
«programme inconditionnel»: un programme établissant une contribution du gouvernement fédéral convenue indépendamment des coûts réels encourus pour sa réalisation et sans conditions s’y rattachant;
«recettes»: les rentrées d’argent de quelque source qu’elles proviennent;
«revenus»: les sommes reçues ou à recevoir en vertu de lois, règlements ou directives, provenant des impôts sur les revenus et les biens, des taxes à la consommation, des droits et permis, des ventes de biens et services, des transferts du gouvernement fédéral et des organismes et entreprises du gouvernement ou provenant d’autres sources;
«transfert du gouvernement fédéral»: le revenu correspondant à la contribution partielle ou totale du gouvernement fédéral à un programme inconditionnel ou à un programme à frais partagés.
C.T. 211304, a. 2; N.I. 2016-01-01 (NCPC).
SECTION 2
RESPONSABILITÉS
Responsabilités et politiques de l’entité à l’égard de la gestion des débiteurs
3. L’entité doit assurer une gestion prudente, efficiente et efficace des sommes d’argent perçues et à recevoir qui sont sous sa responsabilité.
À cette fin, elle conçoit et applique des politiques, procédures et contrôles suffisants en fonction des risques encourus, notamment à l’égard de la facturation, du crédit, de la perception et du recouvrement. Elle évalue périodiquement les pratiques mises en place et les rectifie, le cas échéant, en fonction des observations et des résultats obtenus.
Elle doit établir des politiques de crédit et de recouvrement comprenant notamment les éléments indiqués aux articles 10 et 12 des présentes règles. Ces politiques sont déposées au Secrétariat du Conseil du trésor de même que toute mise à jour de celles-ci. Le Secrétariat du Conseil du trésor s’assure de la cohérence entre ces différentes politiques.
C.T. 211304, a. 3.
4. L’entité demeure responsable des créances sous son autorité et de l’évaluation de la provision pour créances douteuses jusqu’à ce que ces créances soient recouvrées ou éliminées. En outre, elle s’assure qu’un compte débiteur inscrit dans les livres comptables n’en soit pas retiré avant qu’elle ait reçu le paiement en entier ou ait autorisé, comme il se doit, une annulation ou une radiation.
C.T. 211304, a. 4.
5. L’entité qui a recours à l’externalisation, en tout ou en partie, des tâches en lien avec la gestion des créances du gouvernement ou leur encaissement, a la responsabilité de s’assurer que les ententes conclues avec ses contractants prévoient des contrôles ainsi que l’application de mesures correctrices appropriées, le cas échéant.
C.T. 211304, a. 5.
SECTION 3
FACTURATION ET NOTES DE CRÉDIT
Facturation
6. Tout droit de réclamer doit faire l’objet d’une facturation au moment où ce droit est constaté par l’entité.
C.T. 211304, a. 6.
Réclamations auprès du gouvernement fédéral
7. Les réclamations au gouvernement fédéral sont effectuées selon les modalités suivantes:
1°  le ministère des Finances est responsable du suivi des transferts du gouvernement fédéral dont les revenus sont versés au fonds consolidé du revenu, notamment la péréquation, le Transfert canadien en matière de santé (TCS) et le Transfert canadien en matière de programmes sociaux (TCPS);
2°  les entités sont responsables des transferts du gouvernement fédéral découlant des ententes qui leur sont confiées ou auxquelles elles participent à titre de maître d’oeuvre. Le cas échant, elles assurent le suivi, auprès du gouvernement fédéral, des réclamations concernant les projets ou les activités admissibles pour lesquels elles sont maîtres d’oeuvre.
De plus, les entités assurent la transmission au gouvernement fédéral des réclamations concernant les projets ou activités mis en oeuvre par les municipalités. Elles participent aux versements des sommes à être remises à ces municipalités conformément aux modalités prévues à ces ententes;
3°  les réclamations sont élaborées à partir d’une comptabilisation détaillée des frais réels ou selon d’autres modalités prévues aux ententes;
4°  lorsqu’il est nommé expressément à ce titre dans l’entente, le Contrôleur des finances doit s’assurer de la conformité, de l’exactitude et de l’intégralité des coûts admissibles assumés par chaque entité impliquée et certifier les réclamations annuelles ou finales afférentes. Il peut également effectuer ces mêmes travaux sur toute autre réclamation de son choix. Avant de nommer le Contrôleur des finances dans une entente, l’entité doit contacter ce dernier et obtenir son approbation.
C.T. 211304, a. 7.
Notes de crédit
8. Une note de crédit est applicable en réduction du revenu et de la contrepartie initialement comptabilisés dans les cas suivants:
1°  une erreur de facturation;
2°  un service non rendu ou un retour de marchandise.
La note de crédit doit être approuvée par le sous-ministre ou le dirigeant d’organisme ou par la personne qu’il désigne.
C.T. 211304, a. 8.
SECTION 4
CONDITIONS DE PAIEMENT DES DÉBITEURS
Perception
9. À moins que le débiteur ne bénéficie d’un compte ouvert auprès de l’entité concernée, un paiement comptant ou effectué par tout autre mode de perception autorisé par le ministre des Finances doit être exigé pour toute transaction au plus tard au moment où:
1°  les biens et les services sont fournis par l’entité;
2°  les ressources du gouvernement sont utilisées par le débiteur ou en son nom.
C.T. 211304, a. 9.
Entente de crédit et politique de crédit
10. Pour répondre à des besoins opérationnels, une entité qui désire offrir à ses clients la possibilité d’ouvrir un compte doit signer une entente à cet effet, laquelle doit comporter tous les éléments inclus dans sa politique de crédit.
Une politique de crédit doit notamment déterminer les catégories de biens et services ainsi que les clientèles admissibles à l’égard desquelles le crédit peut être offert, les dispositions relatives à l’évaluation du risque de crédit, le niveau de risque acceptable, le point à partir duquel ce service doit être interrompu dans les cas de débiteurs en défaut et les modalités de facturation.
C.T. 211304, a. 10.
Intérêts sur débiteurs
11. Sauf disposition contraire prévue par la politique de crédit de l’entité, les ententes pour l’ouverture d’un compte et les contrats relatifs à la vente de biens ou de services doivent comporter une clause à l’effet que tout solde impayé dans les 30 jours de la date de facturation, ou à toute autre date fixée, porte intérêt à compter de la date de la facturation, au taux fixé pour les créances de l’État en application de l’article 28 de la Loi sur l’administration fiscale (chapitre A-6.002). L’intérêt se capitalise mensuellement.
C.T. 211304, a. 11.
SECTION 5
RECOUVREMENT ET ANNULATION DE CRÉANCES
Politique de recouvrement
12. Dans le cadre de sa politique de recouvrement, l’entité doit notamment prévoir l’adoption de mesures périodiques, opportunes, rentables et dont la vigueur s’accroît progressivement, de l’envoi d’un état de compte, en passant par la prise de mesures pour interrompre la prescription jusqu’à la compensation et les recours judiciaires contre le débiteur en fonction de critères tels que l’antériorité d’une créance ou l’importance des montants en cause.
La politique de recouvrement doit tenir compte des politiques de crédit et des lois et règlements applicables.
C.T. 211304, a. 12.
Compensation
13. Dans la mesure où la loi le permet, l’entité prévoit, à l’intérieur de sa politique de recouvrement, la perception d’un revenu par compensation, c’est-à-dire par la retenue d’une somme due par ailleurs par le gouvernement au débiteur.
L’entité doit gérer distinctement les comptes à recevoir et à payer à l’égard d’un débiteur qui serait simultanément un créancier de la même entité notamment en comptabilisant des transactions distinctes et en appliquant des contrôles appropriés, tels que des pistes complètes de vérification qui permettent de suivre la transaction dûment approuvée qui a donné lieu à la créance jusqu’à son règlement définitif.
C.T. 211304, a. 13.
Annulation de créances
14. L’annulation d’une créance peut être effectuée dans les cas suivants:
1°  la légitimité de la créance ne peut pas être établie en raison notamment, de l’absence de preuve ou d’une contestation du débiteur, sur recommandation du service juridique de l’entité ou suite à un jugement d’un tribunal;
2°  la créance est jugée prescrite suivant l’avis du service juridique de l’entité;
3°  un jugement du tribunal siégeant en matière de faillite relativement à la libération des faillis;
4°  un accord intervenu en vertu de la Loi sur le ministère de la Justice (chapitre M-19) ou de la Loi sur l’administration fiscale (chapitre A-6.002);
5°  une remise de dette ou de droits, décrétée en vertu d’une loi ou des pouvoirs généraux du gouvernement.
Dans le cas prévu au paragraphe 1 du premier alinéa, l’annulation est comptabilisée contre le revenu. Dans toutes les autres situations, elle est comptabilisée, selon le cas, à titre de dépense de créances douteuses ou à l’encontre de la provision pour créances douteuses.
C.T. 211304, a. 14.
SECTION 6
ENCAISSEMENT
Dépôt par l’entité ou par un mandataire du gouvernement agissant pour le compte de l’entité
15. Toute recette, identifiée ou non, doit être déposée en totalité, dès sa réception, selon son importance relative. Le dépôt est fait au nom du ministre des Finances, auprès d’une institution financière désignée en vertu de l’article 11 de la Loi sur l’administration financière (chapitre A-6.001).
C.T. 211304, a. 15.
Frais afférents à une transaction bancaire non honorée
16. Toute entente concernant un revenu du gouvernement, dont un contrat de vente de biens ou de services ou une facture en découlant, doit comporter une disposition précisant que toute transaction bancaire qui n’est pas honorée par l’institution financière sur laquelle elle est effectuée est assujettie aux frais prévus par l’article 12.2 de la Loi sur l’administration fiscale (chapitre A-6.002).
C.T. 211304, a. 16.
Remboursement de sommes perçues
17. Les sommes versées au fonds consolidé du revenu, et qui ne sont pas des sommes sur lesquelles l’Assemblée nationale a droit d’allocation, doivent être remises à la personne qui les a versées ou à ses représentants légaux ou transmises à qui de droit.
C.T. 211304, a. 17.
SECTION 7
COMPTABILISATION ET CONTRÔLE
Conventions comptables et règles de comptabilisation
18. Les revenus et les recettes doivent être enregistrés au système comptable du gouvernement selon ses conventions comptables.
Chaque entité doit appliquer les règles de comptabilisation élaborées par le Contrôleur des finances.
C.T. 211304, a. 18.
Recouvrement de certaines sommes
19. Une entité doit recouvrer les sommes qui n’auraient pas dû être versées à un contractant ou à un bénéficiaire notamment à l’égard d’un contrat ou d’une subvention.
Lorsqu’au cours d’un même exercice, l’entité perçoit d’un contractant ou d’un bénéficiaire le remboursement de sommes qui lui ont été payées par erreur ou en trop, le montant de l’encaissement peut être comptabilisé à l’encontre de la dépense qui a initialement été enregistrée. L’imputation s’effectue alors à l’encontre du même compte comptable et de la même supercatégorie que ceux initialement affectés. Les crédits ainsi recouvrés peuvent être utilisés à nouveau au cours du même exercice.
Tout recouvrement autre que celui visé au deuxième alinéa constitue un revenu du fonds consolidé. À moins d’une disposition contraire prévue par la loi ou par une décision du Conseil du trésor, ce recouvrement ne modifie pas les crédits de l’entité.
C.T. 211304, a. 19.
SECTION 8
PROVISION POUR CRÉANCES DOUTEUSES ET RADIATION DE CRÉANCES IRRÉCOUVRABLES
Liste de créances à radier
20. Chaque entité doit préparer dans les meilleurs délais une liste de créances aux fins de leur radiation par le sous-ministre ou le dirigeant d’organisme. Cette liste regroupe les sommes dues par un même débiteur à l’entité sous forme de compte à recevoir, avance ou prêt reconnus irrécouvrables.
C.T. 211304, a. 20.
Radiation de créances
21. Les seuls motifs pouvant être invoqués pour radier, en tout ou en partie, une créance en souffrance sont:
1°  un montant de créance tel qu’il ne serait plus rentable de poursuivre les mesures de recouvrement;
2°  un débiteur qu’on ne peut retracer après que des recherches raisonnables, comme prévu dans la politique de recouvrement de l’entité, aient été effectuées sans résultat;
3°  un débiteur résidant à l’extérieur du Québec pour des créances découlant de lois fiscales ou pénales;
4°  un débiteur insolvable reconnu comme tel après l’analyse de sa situation financière et plus particulièrement dans les cas suivants:
a)  un débiteur n’ayant aucun bien saisissable;
b)  un débiteur non libéré de sa faillite;
c)  un débiteur décédé qui laisse une succession insolvable;
d)  un prestataire d’un programme d’aide financière de dernier recours depuis 2 ans, qui ne possède aucun bien saisissable, et lorsqu’il est peu probable qu’il devienne en mesure de payer sa dette.
C.T. 211304, a. 21.
22. Le sous-ministre ou le dirigeant d’organisme procède à la radiation des créances irrécouvrables après s’être assuré que chaque cas de radiation est conforme aux conditions prévues par l’article 21 des présentes règles et que toutes les mesures de recouvrement appropriées ont été raisonnablement entreprises.
C.T. 211304, a. 22.
23. Le sous-ministre ou le dirigeant d’organisme peut désigner un fonctionnaire pour procéder à la radiation de créances irrécouvrables à la condition, toutefois, que ce fonctionnaire n’exerce pas des fonctions incompatibles avec le processus de radiation telles que la participation à l’application des mesures de recouvrement ou à la comptabilisation des revenus ou des recettes.
C.T. 211304, a. 23.
24. La radiation d’une créance jugée irrécouvrable n’entraîne pas la perte du droit d’en réclamer le paiement, les mesures de perception à son égard doivent être poursuivies conformément à la politique de recouvrement de l’entité.
C.T. 211304, a. 24.
Provision pour créances douteuses
25. Chaque entité doit établir annuellement sa provision pour créances douteuses. Elle la transmet au Contrôleur des finances pour fins d’analyse appropriée au regard de ses travaux visant à s’assurer de la fiabilité des données financières.
C.T. 211304, a. 25.
26. Le Contrôleur des finances informe annuellement le Secrétariat du Conseil du trésor de la provision pour créances douteuses et de la dépense afférente. Il peut, le cas échéant, lui soumettre simultanément des recommandations tirées des travaux qu’il effectue à ces égards.
C.T. 211304, a. 26.
SECTION 9
CONSERVATION DES DOCUMENTS
Pièces justificatives
27. Les documents nécessaires à la facturation ainsi que, le cas échéant, ceux qui concernent la radiation de la créance, doivent être conservés jusqu’à la réalisation de la plus tardive des éventualités suivantes:
1°  la créance est complètement encaissée et réglée;
2°  la créance est annulée conformément à l’article 14 des présentes règles;
3°  les procédures de vérification et autres formalités administratives sont complétées en accord notamment, avec les procédures de gestion documentaire de l’entité.
C.T. 211304, a. 27.
SECTION 10
RESPONSABILITÉS DU CONTRÔLEUR DES FINANCES
28. Le Contrôleur des finances est responsable de la comptabilité gouvernementale et de l’intégrité du système comptable du gouvernement. Il s’assure, de plus, de la fiabilité des données financières enregistrées au système comptable du gouvernement. Outre ses autres responsabilités énoncées dans les présentes règles, il procède aux travaux d’analyse appropriés portant sur les revenus et les recettes des entités. De plus, il peut élaborer et rendre disponibles des guides, des procédures ou d’autres outils permettant aux entités d’appliquer adéquatement les conventions comptables du gouvernement en cette matière.
C.T. 211304, a. 28.
SECTION 11
DISPOSITIONS FINALES
29. Les présentes règles remplacent le Règlement sur la perception et l’administration des revenus et des recettes du gouvernement (chapitre A-6.01, r. 5) et le Règlement sur les créances irrécouvrables ou douteuses (chapitre A-6.01, r. 1).
C.T. 211304, a. 29.
30. (Omis).
C.T. 211304, a. 30.
RÉFÉRENCES
C.T. 211304, 2012-04-03
C.T. 212783, 2013-06-18