M-35.1, r. 168 - Règlement sur la conservation et l’accès aux documents des Producteurs de grains du Québec

À jour au 1^er septembre 2012

Ce document a valeur officielle.

chapitre M-35.1, r. 168

Règlement sur la conservation et l’accès aux documents de la Fédération des producteurs de cultures commerciales du Québec

Loi sur la mise en marché des produits agricoles, alimentaires et de la pêche

(chapitre M-35.1, a. 71).

SECTION I GÉNÉRALITÉ

1. Le présent règlement s’applique aux documents détenus par la Fédération des producteurs de cultures commerciales du Québec, que leur conservation soit assurée par celle-ci ou par un tiers; il s’applique quelle que soit la forme de ces documents.

Décision 5405, a. 1.

SECTION II CONSERVATION

2. Les documents de la Fédération sont conservés, de façon la plus sécuritaire possible, à son siège; à l’exception des documents visés à l’article 3 et des documents d’usage courant, la Fédération peut cependant, par résolution, convenir d’un autre lieu d’entreposage.

Décision 5405, a. 2.

3. Les documents suivants doivent être conservés pour une durée illimitée:

— documents constitutifs et leurs amendements;

— règlements généraux, règlements de régie interne et tout autre règlement adopté;

— rapports annuels et financiers ainsi que toute déclaration requise par la Loi;

— procès-verbaux des assemblées de membres et de producteurs, des assemblées du conseil d’administration et des assemblées du conseil exécutif.

Décision 5405, a. 3.

4. Les documents suivants doivent être conservés pour une durée d’au moins 6 ans, à partir de leur échéance:

— contrats relatifs à des services professionnels ou à la vente ou l’achat d’effets mobiliers;

— chèques, lettres de change et autres effets de commerce;

— procès-verbaux des comités prévus au Plan;

— conventions, sentences arbitrales ou décisions de la Régie des marchés agricoles et alimentaires du Québec;

— tout document relatif à la perception à la source des contributions.

Décision 5405, a. 4.

5. Ces documents suivants doivent être conservés pour une durée minimale d’un an:

— comptes-rendus des comités de travail reliés au Plan;

— toute correspondance avec la Régie, les associations accréditées et les producteurs visés par le Plan conjoint des producteurs de cultures commerciales;

— tout autre document relatif à l’administration du Plan et qui n’est pas mentionné aux articles précédents.

Décision 5405, a. 5.

SECTION III ACCÈS

6. Sous réserve du Règlement sur le fichier des producteurs visés par le Plan conjoint des producteurs de cultures commerciales (chapitre M-35.1, r. 173) et sous réserve des exceptions ci-après prévues, les documents de la Fédération sont publics et accessibles à tous les producteurs visés par le Plan conjoint des producteurs de cultures commerciales du Québec (chapitre M-35.1, r. 177).

Décision 5405, a. 6.

7. Un document contenant des renseignements relatifs à un producteur n’est accessible qu’à ce producteur.

Décision 5405, a. 7.

8. Sous réserve de prescriptions au contraire dans la Loi, la Fédération peut refuser l’accès aux procès-verbaux des assemblées du conseil d’administration et du conseil exécutif ainsi qu’à tout document ayant trait à ses opérations financières ou commerciales courantes.

Décision 5405, a. 8.

9. Le droit d’accès à un document s’exerce par consultation sur place pendant les heures de travail; il s’exerce également, lorsque réalisable, par l’obtention d’une copie. À la demande du requérant, un document informatisé doit être communiqué sous la forme d’une transcription écrite et intelligible.

Décision 5405, a. 9.

10. L’accès à un document est gratuit. Des frais n’excédant pas le coût de sa transcription, de sa reproduction et de sa transmission peuvent toutefois être exigés du requérant.

Décision 5405, a. 10.

SECTION IV DISPOSITION FINALE

11. (Omis).

Décision 5405, a. 11.

RÉFÉRENCES

Décision 5405, 1991 G.O. 2, 4817