M-35.1, r. 138 - Règlement sur la conservation et l’accès aux documents de l’Office des producteurs de bois de la Gatineau

À jour au 1^er septembre 2012

Ce document a valeur officielle.

chapitre M-35.1, r. 138

Règlement sur la conservation et l’accès aux documents de l’Office des producteurs de bois de la Gatineau

Loi sur la mise en marché des produits agricoles, alimentaires et de la pêche

(chapitre M-35.1, a. 71).

SECTION I GÉNÉRALITÉS

1. Le présent règlement s’applique aux documents de l’Office des producteurs de bois de la Gatineau, quelle que soit leur forme ou leur mode de conservation.

Décision 5547, a. 1.

SECTION II CONSERVATION

2. L’Office conserve ses documents, de façon la plus sécuritaire possible, à son siège. Pour les documents visés à l’article 3 et les documents d’usage courant, l’Office peut cependant, par résolution, convenir d’un autre lieu d’entreposage.

Décision 5547, a. 2.

3. Les documents suivants doivent être conservés pour une durée illimitée:

— documents constitutifs et leurs amendements;

— règlements généraux, règlements de régie interne et tout autre règlement adopté;

— rapports annuels et financiers ainsi que toute déclaration requise par la Loi;

— procès-verbaux des assemblées de producteurs, des assemblées du conseil d’administration et des assemblées du conseil exécutif.

Décision 5547, a. 3.

4. Les documents suivants doivent être conservés pour une durée d’au moins 6 ans, à partir de leur échéance:

— contrats relatifs à des services professionnels ou à la vente ou l’achat d’effets mobiliers;

— chèques, lettres de change et autres effets de commerce;

— conventions, sentences arbitrales ou décisions de la Régie des marchés agricoles et alimentaires du Québec;

— le cas échéant, tout dossier relatif au contingentement et à la production.

Décision 5547, a. 4.

5. Les documents suivants doivent être conservés pour une durée de 3 ans après la fin de l’année fiscale concernée:

— copie de connaissement ou permis de livraison;

— bon de pesée.

L’Office peut détruire les documents concernés à l’expiration du délai prévu au présent règlement.

Décision 5547, a. 5.

SECTION III ACCÈS

6. Sous réserve du Règlement sur le fichier des producteurs visés par le Plan conjoint des producteurs de bois de la Vallée de la Gatineau (chapitre M-35.1, r. 142) et des exceptions ci-après prévues, certains documents de l’Office peuvent être accessibles aux producteurs visés par le Plan conjoint des producteurs de bois de la Vallée de la Gatineau (chapitre M-35.1, r. 144). Le producteur qui fait une demande devra cependant la justifier.

Décision 5547, a. 6.

7. Un document contenant des renseignements relatifs à un producteur n’est accessible qu’à ce producteur.

Décision 5547, a. 7.

8. Tout document d’affaires à caractère nominatif intervenu avec l’Office n’est accessible qu’aux administrateurs de l’Office.

Décision 5547, a. 8.

9. Sous réserve de prescription au contraire dans la Loi sur la mise en marché de produits agricoles, alimentaires et de la pêche (chapitre M-35.1), l’Office peut refuser l’accès aux procès-verbaux des assemblées du conseil d’administration, du conseil exécutif, des comités formés par ses conseils ainsi qu’à tout document ayant trait à ses opérations financières ou commerciales courantes.

Décision 5547, a. 9.

10. Le droit d’accès à un document s’exerce par consultation sur place pendant les heures normales de travail; il s’exerce également, lorsque réalisable, par l’obtention d’une copie. À la demande du requérant, un document informatisé doit être communiqué sous la forme d’une transcription écrite et intelligible.

Décision 5547, a. 10.

11. L’accès à un document est gratuit. L’Office peut toutefois exiger du requérant des frais n’excédant pas le coût de sa transcription, de sa reproduction et de sa transmission.

Décision 5547, a. 11.

SECTION IV DISPOSITION FINALE

12. (Omis).

Décision 5547, a. 12.

RÉFÉRENCES

Décision 5547, 1992 G.O. 2, 2223