M-35.1, r. 133 - Règlement sur la conservation et l’accès aux documents du Syndicat des propriétaires forestiers du Sud-Ouest du Québec

À jour au 1^er septembre 2012

Ce document a valeur officielle.

chapitre M-35.1, r. 133

Règlement sur la conservation et l’accès aux documents du Syndicat des propriétaires forestiers du Sud-Ouest du Québec

Loi sur la mise en marché des produits agricoles, alimentaires et de la pêche

(chapitre M-35.1, a. 71).

1. Le présent règlement s’applique aux documents du Syndicat des propriétaires forestiers du Sud-Ouest du Québec se rapportant à l’application du Plan conjoint des producteurs forestiers du Sud-Ouest du Québec (chapitre M-35.1, r. 137) quelle que soit leur forme ou leur mode de conservation.

Décision 8817, a. 1.

2. Le Syndicat conserve à son siège ses documents et ceux reliés à la gestion du Plan conjoint qu’il administre; il peut cependant, par résolution, décider d’un autre lieu d’entreposage.

Décision 8817, a. 2.

3. Le Syndicat conserve les documents suivants pour une durée illimitée:

1°  le Plan conjoint qu’il administre et ses modifications;

2°  ses règlements généraux et tous les règlements pris pour l’application du Plan;

3°  les rapports annuels d’activité et les états financiers requis par la Loi;

4°  les procès-verbaux des assemblées des membres, des producteurs visés par le Plan, des réunions du conseil d’administration et du conseil exécutif.

Décision 8817, a. 3.

4. Le Syndicat conserve les documents suivants durant au moins 6 ans, à partir de leur échéance:

1°  les contrats de location, ceux relatifs à des services professionnels et à la vente ou à l’achat d’effets mobiliers;

2°  les chèques, lettres de change et autres effets de commerce;

3°  les conventions, sentences arbitrales ou décisions de la Régie des marchés agricoles et alimentaires du Québec;

4°  les documents permettant de calculer les parts de marché des producteurs.

Décision 8817, a. 4.

5. Le Syndicat conserve les copies des connaissements de transport et les bons de pesée durant au moins 3 ans, à partir de la fin de l’année fiscale de leur rédaction.

Décision 8817, a. 5.

6. Le Syndicat peut, aux fins de conservation, transférer sur support électronique, dès leur échéance, les documents mentionnés à l’article 4 et détruire leur support papier.

Décision 8817, a. 6.

7. Le secrétaire de l’Office peut détruire les documents concernés à l’expiration du délai de conservation prévu au présent règlement.

Décision 8817, a. 7.

8. Sous réserve du Règlement sur le fichier et les renseignements des producteurs forestiers du Sud-Ouest du Québec (chapitre M-35.1, r. 135) et des articles 9 et 10, les documents du Syndicat sont accessibles à ses membres et aux producteurs visés par le Plan. La personne qui fait une demande d’accès doit cependant la justifier verbalement au secrétaire du Syndicat ou à son représentant.

Décision 8817, a. 8.

9. Un document contenant des renseignements personnels n’est accessible qu’à la personne concernée et aux membres du conseil d’administration.

Décision 8817, a. 9.

10. Sauf lorsque ces documents sont nécessaires à l’application des articles 39, 43, 83, 165, 166, 167, 170 et 171 de la Loi sur la mise en marché des produits agricoles, alimentaires et de la pêche (chapitre M-35.1), l’accès aux procès-verbaux des assemblées du conseil d’administration, du conseil exécutif ou de tout comité formé par le conseil d’administration et à tout document ayant trait aux opérations financières et commerciales courantes du Syndicat est réservé aux producteurs concernés par ces documents ou aux membres du conseil d’administration.

Décision 8817, a. 10.

11. Le droit d’accès à un document s’exerce par consultation sur place, dans les bureaux du Syndicat, pendant les heures habituelles de travail; il s’exerce également, si possible, par l’obtention d’une copie. Un document informatisé doit être communiqué sous la forme d’une transcription écrite et intelligible.

Décision 8817, a. 11.

12. La consultation d’un document est gratuite, sauf les frais de transcription, de reproduction ou de transmission du document consulté.

Décision 8817, a. 12.

13. Ce règlement remplace le Règlement sur la conservation et l’accès aux documents du Syndicat des producteurs de bois Outaouais-Laurentides (Décision 5716, 92-11-10) et le Règlement sur la conservation et l’accès aux documents du Syndicat des producteurs de bois de la région de Montréal (Décision 5452, 91-09-30).

Décision 8817, a. 13.

14. (Omis).

Décision 8817, a. 14.

RÉFÉRENCES

Décision 8817, 2007 G.O. 2, 2267

L.Q. 2006, c. 22, a. 177