C-26, r. 116.01 - Règlement sur les élections et l’organisation de l’Ordre des ergothérapeutes du Québec

À jour au 1^er septembre 2012

Ce document a valeur officielle.

chapitre C-26, r. 116.01

Règlement sur les élections et l’organisation de l’Ordre des ergothérapeutes du Québec

Code des professions

(chapitre C 26, a. 65, 93, par. a, b, e et f, et 94 par. a).

SECTION I INTERPRÉTATION ET CHAMP D’APPLICATION

1. Le présent règlement régit certaines conditions et modalités de l’élection du président et des administrateurs de l’Ordre des ergothérapeutes du Québec. Il régit également la représentation régionale au sein du Conseil d’administration de l’Ordre ainsi que l’organisation de cet ordre.

Décision 2012-06-27, a. 1.

SECTION II COMPOSITION DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

2. Lorsque le président de l’Ordre est élu au suffrage universel des membres, le Conseil d’administration est formé:

— d’un président;

— de 13 administrateurs élus;

— de 4 administrateurs nommés par l’Office des professions.

Toutefois, lorsque le président est élu au suffrage des administrateurs élus, le Conseil d’administration est formé:

— de 13 administrateurs élus, dont le président;

— de 4 administrateurs nommés par l’Office des professions.

Décision 2012-06-27, a. 2.

SECTION III REPRÉSENTATION RÉGIONALE AU SEIN DU CONSEIL D’ADMINISTRATION DE L’ORDRE

3. Pour assurer une représentation régionale au sein du Conseil d’administration de l’Ordre des ergothérapeutes du Québec, le territoire du Québec est divisé en 7 régions électorales, lesquelles sont délimitées en référence à la description et à la carte de délimitation apparaissant à l’annexe I du Décret concernant la révision des limites des régions administratives du Québec (chapitre D-11, r. 1) et représentées par le nombre d’administrateurs suivant:

Régions                      Régions                                Nombre 
électorales                  administratives                   d’administrateurs

Est                          Bas-Saint-Laurent (01)                   1
                             Côte-Nord (09)
                             Gaspésie—Îles-de-
                             la-Madeleine (11) 

Centre                       Mauricie (04)                            1
                             Estrie (05)
                             Centre-du-Québec (17) 

Québec                       La Capitale-Nationale (03)               2
                             Chaudière-Appalaches (12)
                             Saguenay—Lac-Saint-Jean (02) 

Montérégie                   Montérégie (16)                          2

Basses-                      Laval (13)                               2
Laurentides                  Lanaudière (14) 
                             Laurentides (15) 

Nord-Ouest                   Outaouais (07)                           1
                             Abitibi-Témiscamingue (08)  
                             Nord-du-Québec (10) 

Montréal                     Montréal (06)                            4
    

Décision 2012-06-27, a. 3.

SECTION IV DURÉE DES MANDATS

4. Le président et les administrateurs de l’Ordre sont élus pour un mandat de 3 ans.

Décision 2012-06-27, a. 4.

SECTION V FONCTIONS DU SECRÉTAIRE

5. Le secrétaire de l’Ordre exerce les fonctions qui lui sont confiées par le Code des professions (chapitre C-26) et par le présent règlement; il surveille notamment le déroulement du vote.

Le secrétaire s’adjoint le personnel nécessaire pour l’appuyer dans l’exercice de ses fonctions.

Décision 2012-06-27, a. 5.

6. Lorsque, entre le 60e jour précédant la date de clôture du scrutin et le 10e jour suivant cette date, le secrétaire est candidat à l’élection ou est dans l’impossibilité d’exercer ses fonctions, il est remplacé par la personne désignée par le Conseil d’administration. Cette personne, dûment assermentée, exerce, aux fins de l’élection, toutes les fonctions du secrétaire auquel elle est substituée.

Décision 2012-06-27, a. 6.

SECTION VI CLÔTURE DU SCRUTIN ET DATE DE L’ÉLECTION

7. La date de clôture du scrutin est fixée au premier jeudi de novembre à 16 h.

Décision 2012-06-27, a. 7.

8. La date de l’élection des administrateurs élus et du président, si celui-ci est élu au suffrage universel des membres de l’Ordre, est la même que la date de dépouillement du scrutin.

Lorsque le président est élu au suffrage des administrateurs élus, son élection a lieu lors de la première séance du Conseil d’administration suivant l’élection des administrateurs.

Décision 2012-06-27, a. 8.

SECTION VII MODALITÉ CONCERNANT L’ÉLECTION DES ADMINISTRATEURS ET DU PRÉSIDENT AU SUFFRAGE UNIVERSEL DES MEMBRES DE L’ORDRE

§ 1 . — Formalités préalables au vote

9. Le Conseil d’administration désigne 3 scrutateurs et 2 scrutateurs suppléants parmi les membres de l’Ordre qui ne sont ni membres du Conseil d’administration ni employés de l’Ordre.

Décision 2012-06-27, a. 9.

10. Entre le 60e et le 45e jour qui précèdent la date de la clôture du scrutin, le secrétaire transmet à chaque membre de la région où un administrateur doit être élu ou à tous les membres dans le cas d’une élection du président au suffrage universel des membres de l’Ordre, les documents suivants:

1°  un avis indiquant les postes à combler, la période de mise en candidature, les conditions pour être candidat de même que la date et l’heure de clôture du scrutin;

2°  un formulaire de mise en candidature.

Décision 2012-06-27, a. 10.

11. Le candidat transmet son formulaire de mise en candidature dûment rempli au secrétaire par courrier ou par un procédé électronique dans la mesure où le secrétaire peut authentifier à sa satisfaction les signatures qu’il comporte, au moins 30 jours avant la date fixée pour la clôture du scrutin. L’heure limite pour la réception des formulaires, le dernier jour où ils peuvent être reçus par le secrétaire, est fixée à 16 h.

À la réception du formulaire de mise en candidature, le secrétaire en vérifie la forme et le contenu et, si tout est conforme, transmet au candidat un reçu officiel qui fait preuve de sa candidature.

Décision 2012-06-27, a. 11.

12. Le candidat qui le souhaite peut également transmettre au secrétaire par procédé électronique, dans le délai prévu à l’article 14, un document de présentation devant contenir uniquement les éléments d’information suivants: la formation du candidat, son expérience professionnelle, les raisons qui le motivent à se porter candidat au poste d’administrateur ou de président de l’Ordre et un bref exposé des objectifs qu’il poursuit.

Le document de présentation doit être accompagné d’une photographie du candidat et être confectionné selon les paramètres établis par l’Ordre.

Décision 2012-06-27, a. 12.

13. À la réception du document de présentation, le secrétaire en vérifie la forme et le contenu. Il peut exiger du candidat qu’il y apporte toute modification requise afin de le rendre conforme aux paramètres établis par l’Ordre.

À défaut par le candidat de donner suite à la demande du secrétaire dans le délai imparti, ce dernier peut décider de ne pas transmettre aux membres le document de présentation non conforme. La décision du secrétaire à cet égard est finale et sans appel.

Décision 2012-06-27, a. 13.

14. En plus des documents prévus à l’article 69 du Code des professions (chapitre C-26), le secrétaire transmet à chacun des membres ayant droit de vote dans les régions où un administrateur doit être élu et à tous les membres ayant droit de vote dans le cas où l’élection du président est tenue au suffrage universel des membres de l’Ordre, les documents suivants:

1°  le document de présentation de chaque candidat, le cas échéant;

2°  une description de la procédure à suivre pour le déroulement du vote.

Décision 2012-06-27, a. 14.

15. Le secrétaire remet un nouveau bulletin de vote à un membre qui a détérioré, maculé, raturé ou perdu son bulletin de vote ou qui ne l’a pas reçu.

Décision 2012-06-27, a. 15.

§ 2 . — Le dépouillement du vote

16. Après la clôture du scrutin et au plus tard le 10e jour suivant cette date, le secrétaire procède au dépouillement du vote au siège de l’Ordre en présence des scrutateurs et, s’ils le désirent, des candidats ou de leur représentant dûment autorisé.

Décision 2012-06-27, a. 16.

17. La décision du secrétaire concernant la validité d’un bulletin de vote est finale.

Décision 2012-06-27, a. 17.

18. Après le dépouillement du vote et les tirages au sort, s’il y a lieu, le secrétaire dresse le relevé du scrutin, déclare le ou les candidats élus et fait savoir à chacun d’eux le résultat de l’élection.

Décision 2012-06-27, a. 18.

SECTION VIII MODALITÉS CONCERNANT L’ÉLECTION DU PRÉSIDENT AU SUFFRAGE DES ADMINISTRATEURS ÉLUS

19. L’élection du président, si celui-ci est élu au suffrage des administrateurs élus, a lieu à l’expiration du mandat du président sortant, lors d’une séance du Conseil d’administration suivant l’élection des administrateurs.

Décision 2012-06-27, a. 19.

20. L’élection du président au suffrage des administrateurs élus est tenue au scrutin secret, selon les modalités suivantes:

1°  le secrétaire convoque le Conseil d’administration à une séance au moyen d’un avis écrit transmis au moins un jour avant la date fixée pour la tenue de la réunion. L’avis de convocation doit indiquer l’objet, le lieu, la date et l’heure de la séance;

2°  cette séance se tient sous la présidence d’un administrateur choisi par les membres du Conseil d’administration parmi les administrateurs nommés par l’Office des professions;

3°  pour se porter candidat à la présidence, un administrateur élu doit transmettre sa candidature par écrit au secrétaire de l’Ordre. La période pour déposer une candidature se termine le jour de la séance, au moment de l’ouverture de cette dernière;

4°  s’il y a plus d’un candidat, chacun d’eux énonce à tour de rôle ses objectifs, avant la tenue du scrutin secret;

5°  le secrétaire remet à tous les administrateurs élus présents à la séance un bulletin de vote sur lequel apparaît dans l’ordre alphabétique, le nom de chacun des candidats;

6°  il est fait autant de tour de scrutin que nécessaire pour dégager une majorité absolue;

7°  à compter du deuxième tour, seuls sont éligibles les candidats qui ont recueillis un vote au tour précédent; cessent toutefois d’être éligibles celui qui a obtenu le moins de votes et ceux qui sont à égalité avec lui, sauf si cela a pour effet de laisser une seule personne sur les rangs; un candidat peut en tout temps retirer sa candidature;

8°  le secrétaire communique les résultats après chaque tour de scrutin et déclare élue la personne qui a obtenu la majorité absolue des voix;

9°  l’administrateur nommé par l’Office des professions du Québec, choisi pour présider la séance, agit en tant que scrutateur de l’élection avec le secrétaire.

Décision 2012-06-27, a. 20.

SECTION IX ENTRÉE EN FONCTION DU PRÉSIDENT ET DES ADMINISTRATEURS ÉLUS

21. Le président élu au suffrage universel des membres et les administrateurs élus entrent en fonction lors de la première réunion du Conseil d’administration suivant la date de leur élection. Le président ou l’administrateur déclaré élu sans opposition entre en fonction à la même date.

Le président élu au suffrage des administrateurs élus entre en fonction le jour de son élection, tel qu’établi selon l’article 20.

Décision 2012-06-27, a. 21.

SECTION X ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

22. Le secrétaire de l’Ordre convoque une assemblée générale au moyen d’un avis de convocation transmis à chaque membre de l’Ordre au moins 30 jours avant la date de la tenue de cette assemblée.

Le secrétaire transmet aussi à chaque administrateur nommé conformément à l’article 78 du Code des professions (chapitre C-26), dans le même délai, l’avis de convocation de même que tout autre document adressé aux membres de l’Ordre pour cette assemblée.

Dans le cas d’une assemblée générale extraordinaire, le délai mentionné au premier alinéa est d’au moins 5 jours.

Décision 2012-06-27, a. 22.

23. Le quorum d’une assemblée générale de l’Ordre est fixé à 25 membres.

Décision 2012-06-27, a. 23.

SECTION XI SIÈGE DE L’ORDRE

24. Le siège de l’Ordre est situé sur le territoire de la Ville de Montréal.

Décision 2012-06-27, a. 24.

SECTION XII DISPOSITIONS TRANSITOIRES ET FINALES

25. Malgré l’article 3, en 2012, il y aura élection de 8 administrateurs: 2 administrateurs dans la région de la Montérégie, 2 administrateurs dans la région des Basses-Laurentides et 4 administrateurs dans la région de Montréal.

Décision 2012-06-27, a. 25.

26. Malgré l’article 3, en 2014, il y aura élection de 5 administrateurs: 1 administrateur dans la région de l’Est, 1 administrateur dans la région du Centre, 2 administrateurs dans la région de Québec et 1 administrateur dans la région du Nord-Ouest.

Décision 2012-06-27, a. 26.

27. Malgré l’article 4:

1°  le mandat de l’administrateur de la région du Nord-Ouest qui devait se terminer en 2012 est prolongé de 2 ans et se terminera en 2014;

2°  le mandat de l’administrateur de la région de Québec qui devait se terminer en 2012 est prolongé de 2 ans et se terminera en 2014;

3°  les mandats des 4 administrateurs de la région de Montréal qui devaient se terminer en 2014 sont réduits de 2 ans et se termineront en 2012.

Décision 2012-06-27, a. 27.

28. Le présent règlement remplace le Règlement sur les affaires du Conseil d’administration, le comité exécutif et les assemblées générales de l’Ordre professionnel des ergothérapeutes du Québec (chapitre C-26, r. 108), le Règlement sur les élections au Conseil d’administration de l’Ordre des ergothérapeutes du Québec (chapitre C-26, r. 116) et le Règlement sur la représentation régionale au Conseil d’administration de l’Ordre des ergothérapeutes du Québec (chapitre C-26, r. 119).

Décision 2012-06-27, a. 28.

29. (Omis).

Décision 2012-06-27, a. 29.

RÉFÉRENCES

Décision 2012-06-27, 2012 G.O. 2, 3630