A-21.1, r. 1 - Règlement sur l’agrément d’un service d’archives privées

Article 2 Versions de la disposition

2012-09-01

2. La personne ou l’organisme qui demande l’agrément de son service d’archives privées doit transmettre au ministre, par écrit et à jour à la date de la demande d’agrément, les informations suivantes:

1°  le nom de la personne ou de l’organisme qui fait la demande, son adresse et, dans le cas d’une personne morale, l’adresse de son siège;

2°  le nom du service pour lequel l’agrément est demandé et son adresse;

3°  la mention que la personne ou l’organisme est propriétaire des lieux où le service est situé ou qu’il occupe ces lieux au titre et aux conditions qu’il indique;

4°  une description des fonds et des collections d’archives privées conservés;

5°  une description du mode et de l’état de classement des archives privées et leur plan de classification, le cas échéant;

6°  le volume des archives versées, déposées ou prêtées au service au cours des 12 mois précédant la date de la demande;

7°  l’énumération des instruments de recherche donnant accès aux archives;

8°  l’énumération des activités d’information, de sensibilisation, d’éducation ou de diffusion concernant les archives privées entreprises ou réalisées par le service durant les 12 mois précédant la date de la demande et les projets qu’il entend entreprendre dans les 12 mois suivant cette date;

9°  les conditions que doivent respecter les personnes qui désirent consulter les archives;

10°  les périodes d’ouverture du service au cours des 12 mois précédant la date de la demande et la description des services qui ont été offerts au public;

11°  les statistiques de fréquentation du service durant les 12 mois précédant la date de la demande;

12°  le niveau de formation de chaque personne qui travaille auprès du service, son statut à titre d’employé régulier, occasionnel, contractuel ou bénévole, le nombre de ses années d’expérience auprès d’un service d’archives privées et auprès du service, en précisant si ce fut à plein temps ou à temps partiel;

13°  la description physique du service comprenant les dimensions et la capacité de l’aire de conservation, de l’aire de consultation et, s’il y a lieu, des autres aires utilisées par le service de même que la description des matériaux de construction des murs, des planchers et des plafonds de ces aires;

14°  l’inventaire et la description technique des appareils et du mobilier de consultation, de conservation et de reproduction du service;

15°  la description technique des dispositifs de contrôle de la température et de l’humidité et de protection contre le vol, les incendies, les inondations et les muridés, le cas échéant;

16°  le bilan du service pour son dernier exercice financier et ses prévisions budgétaires pour l’année en cours.

D. 424-90, a. 2.