105. Un organisme doit adopter une politique de gouvernance des renseignements qu’il détient mettant en œuvre les règles de gouvernance des renseignements visées à l’article 90.
Cette politique doit notamment contenir les éléments suivants:1° les rôles et les responsabilités des membres du personnel de l’organisme et des professionnels qui y exercent leur profession, y compris les étudiants et les stagiaires, à l’égard de ces renseignements;
2° les catégories de personnes qui peuvent utiliser ces renseignements dans l’exercice de leurs fonctions;
3° les mécanismes de journalisation et les mesures de sécurité propres à assurer la protection de ces renseignements qu’il met en place;
4° les conditions et les modalités suivant lesquelles des renseignements peuvent être communiqués en application des articles 74 à 76;
5° un calendrier de mise à jour des produits ou services technologiques qu’il utilise;
6° un processus de traitement des incidents de confidentialité;
7° un processus de traitement des plaintes relatives à la protection de ces renseignements;
8° une description des activités de formation et de sensibilisation en matière de protection de ces renseignements qu’il offre aux membres du personnel de l’organisme et aux professionnels qui y exercent leur profession, y compris aux étudiants et aux stagiaires.
Dans le cas d’un organisme visé au paragraphe 4° du premier alinéa de l’article 4, la politique de l’organisme avec lequel il a conclu une entente s’applique aux deux organismes, à moins qu’ils n’en conviennent autrement.
L’organisme doit faire connaître la politique à tout membre de son personnel et à tout professionnel qui exerce sa profession au sein de l’organisme, y compris à tout étudiant et à tout stagiaire. Il doit également la publier sur son site Internet ou, à défaut, la rendre accessible au public par tout autre moyen approprié.
2023, c. 52023, c. 5, a. 105.