m-8, r. 2 - Règlement sur les affaires du Conseil d’administration, le comité exécutif et les assemblées générales de l’Ordre professionnel des médecins vétérinaires du Québec

À jour au 1^er septembre 2012

Ce document a valeur officielle.

chapitre M-8, r. 2

Règlement sur les affaires du Conseil d’administration, le comité exécutif et les assemblées générales de l’Ordre professionnel des médecins vétérinaires du Québec

Loi sur les médecins vétérinaires

(chapitre M-8, a. 3).

Code des professions

(chapitre C-26, a. 93, par. a, e et f et a. 94, par. a et b).

SECTION I CONSEIL D’ADMINISTRATION

1. Le Conseil d’administration de l’Ordre professionnel des médecins vétérinaires du Québec est formé de 14 administrateurs élus, dont le président si celui-ci est élu au suffrage universel des membres, et de 4 administrateurs nommés par l’Office des professions conformément à l’article 78 du Code des professions (chapitre C-26).

Toutefois, si le président est élu au suffrage des administrateurs élus, le Conseil d’administration est formé de 13 administrateurs élus, dont le président, et de 4 administrateurs nommés par l’Office des professions.

D. 1062-91, a. 1; Décision 2011-12-15, a. 1.

2. Le comité exécutif fixe la date, l’heure et le lieu des réunions ordinaires du Conseil d’administration.

Une réunion ordinaire du Conseil d’administration est convoquée par le secrétaire de l’Ordre au moyen d’un avis de convocation accompagné de l’ordre du jour et transmis à chaque membre du Conseil d’administration au moins 7 jours avant la date de la tenue de la réunion.

D. 1062-91, a. 2.

3. Une réunion extraordinaire du Conseil d’administration est convoquée par le secrétaire au moyen d’un avis écrit accompagné d’un ordre du jour et transmis par la poste, par télégramme, par télécopieur ou par messager, à chaque membre du Conseil d’administration au moins 48 heures avant la date de la tenue de cette réunion.

Une réunion extraordinaire ne porte que sur les sujets pour lesquels elle a été convoquée.

D. 1062-91, a. 3.

4. Tout avis de convocation à une réunion du Conseil d’administration doit indiquer la date, l’heure et le lieu de cette réunion.

D. 1062-91, a. 4.

5. Malgré le deuxième alinéa de l’article 2 et l’article 3, une réunion du Conseil d’administration est considérée comme régulièrement tenue si tous ses membres sont présents et renoncent à l’avis de convocation ou si, lorsqu’ils ne sont pas présents ou n’assistent pas physiquement à l’endroit où se tient une réunion du Conseil d’administration, tous ses membres s’expriment lors d’une conférence téléphonique et renoncent à l’avis de convocation.

D. 1062-91, a. 5.

6. Le président établit l’ordre du jour de chaque réunion. L’ordre du jour d’une réunion ordinaire ne peut être modifié qu’avec le consentement de tous les membres du Conseil d’administration qui participent à la réunion.

D. 1062-91, a. 6.

7. Le premier vice-président ou, en son absence, le deuxième vice-président, exerce les fonctions et pouvoirs du président en cas d’absence ou d’empêchement de ce dernier.

D. 1062-91, a. 7.

8. Le premier vice-président ou, en son absence, le deuxième vice-président, préside la réunion du Conseil d’administration lorsque le président demande à prendre part au débat.

D. 1062-91, a. 8.

9. Le président constate s’il y a quorum avant le début de chaque réunion.

Si la réunion ne peut commencer faute de quorum dans les 30 minutes qui suivent l’heure mentionnée dans l’avis de convocation, le secrétaire inscrit au procès-verbal les noms des membres présents du Conseil d’administration.

D. 1062-91, a. 9.

10. Chaque fois que le président ajourne une réunion du Conseil d’administration faute de quorum, le secrétaire inscrit au procès-verbal l’heure de l’ajournement et les noms des membres présents du Conseil d’administration.

D. 1062-91, a. 10.

11. Les membres du Conseil d’administration votent par scrutin secret lorsque l’un d’eux le demande.

En l’absence d’une telle demande, le vote se prend à main levée.

D. 1062-91, a. 11.

12. Le Conseil d’administration siège à huis clos. Toutefois, il peut, lorsque la majorité des membres qui y participent en décident autrement, tenir une réunion publique ou autoriser certaines personnes à assister ou à participer à la réunion.

D. 1062-91, a. 12.

13. À la première réunion du Conseil d’administration qui suit immédiatement l’entrée en fonction du président ou d’un administrateur, le premier sujet à l’ordre du jour doit être l’assermentation de ce nouveau membre.

La prestation du serment de discrétion se fait selon la formule contenue à l’annexe II du Code des professions (chapitre C-26).

D. 1062-91, a. 13.

14. Le secrétaire de l’Ordre agit comme secrétaire du Conseil d’administration et n’a pas droit de vote.

D. 1062-91, a. 14.

15. Le président est la seule personne autorisée à s’exprimer au nom de l’Ordre sur les sujets relatifs aux affaires de celui-ci ou sur l’exercice de la profession.

Toutefois il peut désigner une autre personne pour agir comme porte-parole de l’Ordre.

D. 1062-91, a. 15.

16. Tout membre du Conseil d’administration peut exprimer en public son opinion sur les sujets relatifs aux affaires de l’Ordre ou à l’exercice de la profession, à condition qu’il mette en garde le public que les idées qu’il exprime lui sont personnelles et ne sont pas nécessairement partagées par le Conseil d’administration.

D. 1062-91, a. 16.

17. Le membre du Conseil d’administration qui est dans une situation de conflit d’intérêts sur une question doit le révéler au Conseil d’administration et s’abstenir de voter.

D. 1062-91, a. 17.

SECTION II COMITÉ EXÉCUTIF

18. Les membres élus du Conseil d’administration élisent annuellement parmi eux, 3 membres du comité exécutif et ils désignent ensuite parmi ces derniers, le premier et le deuxième vice-président.

Un autre membre du comité exécutif est désigné par vote annuel des membres du Conseil d’administration parmi les membres nommés par l’Office des professions du Québec.

Ces personnes forment, avec le président de l’Ordre, le comité exécutif.

D. 1062-91, a. 18.

19. Le secrétaire de l’Ordre agit comme secrétaire du comité exécutif et n’a pas droit de vote.

D. 1062-91, a. 19.

20. Une séance ordinaire du comité exécutif est convoquée par le secrétaire au moyen d’un avis de convocation accompagné de l’ordre du jour et transmis à chaque membre du comité exécutif au moins 7 jours avant la date de la tenue de la séance.

D. 1062-91, a. 20.

21. Une séance extraordinaire du comité exécutif est convoquée par le président ou, à sa demande, par le secrétaire, au moyen d’un avis donné par téléphone, par télégramme, par télécopieur ou par messager à chaque membre du comité exécutif au moins 48 heures avant la date de la tenue de la séance.

Une séance extraordinaire ne porte que sur les sujets pour lesquels elle a été convoquée.

D. 1062-91, a. 21.

22. Tout avis de convocation à une séance du comité exécutif doit indiquer la date, l’heure et le lieu de cette séance.

D. 1062-91, a. 22.

23. Malgré les articles 20 et 21, une séance du comité exécutif est considérée comme régulièrement tenue si tous ses membres sont présents et renoncent à l’avis de convocation ou si, lorsqu’ils ne sont pas présents ou n’assistent pas physiquement à l’endroit où se tient cette séance, tous ses membres s’expriment lors d’une conférence téléphonique et renoncent à l’avis de convocation.

D. 1062-91, a. 23.

24. Le président constate s’il y a quorum avant le début de chaque séance.

Si la séance ne peut commencer faute de quorum dans les 30 minutes qui suivent l’heure mentionnée dans l’avis de convocation, le secrétaire inscrit au procès-verbal les noms des membres présents du comité exécutif.

D. 1062-91, a. 24.

25. Chaque fois que le président ajourne une séance du comité exécutif faute de quorum, le secrétaire inscrit au procès-verbal l’heure de l’ajournement et les noms des membres présents du comité exécutif.

D. 1062-91, a. 25.

26. Les décisions sont prises à la majorité des membres présents qui votent par scrutin secret lorsque l’un d’eux le demande. En l’absence d’une telle demande, les membres du comité exécutif votent à main levée.

Au cas d’égalité des voix, le président de la réunion donne un vote prépondérant.

D. 1062-91, a. 26.

27. Le comité exécutif peut exercer tous les pouvoirs attribués au Conseil d’administration par le Code des professions (chapitre C-26) et la Loi sur les médecins vétérinaires (chapitre M-8) sauf en ce qui concerne le secrétaire et son assistant.

D. 1062-91, a. 27.

28. Outre les dépenses prévues au budget, le comité exécutif peut autoriser toute dépense n’excédant pas 2 500 $.

D. 1062-91, a. 28.

SECTION III ASSEMBLÉES GÉNÉRALES

29. Le comité exécutif dresse le projet d’ordre du jour d’une assemblée générale.

Dans le cas d’une assemblée générale spéciale convoquée à la demande écrite des membres de l’Ordre conformément à l’article 106 du Code, le projet d’ordre du jour doit contenir les sujets inscrits dans cette demande.

D. 1062-91, a. 29.

30. Tout membre de l’Ordre peut demander au comité exécutif qu’un sujet soit inscrit au projet d’ordre du jour d’une assemblée générale.

Cette demande doit parvenir par écrit, au siège de l’Ordre, à l’attention du secrétaire, au moins 7 jours avant la date de la tenue de cette assemblée.

D. 1062-91, a. 30.

31. Toute assemblée générale des membres de l’Ordre se tient à la date, à l’heure et au lieu que le Conseil d’administration détermine.

D. 1062-91, a. 31.

32. Tout avis de convocation à une assemblée générale doit indiquer la date, l’heure, le lieu et le projet d’ordre du jour de cette assemblée.

D. 1062-91, a. 32.

33. Le secrétaire convoque une assemblée générale au moyen d’un avis de convocation adressé par courrier à chaque membre de l’Ordre à l’adresse mentionnée au tableau au moins 30 jours avant la date de la tenue de cette assemblée.

Le secrétaire adresse aussi à chaque administrateur nommé conformément à l’article 78 du Code, dans le même délai, l’avis de convocation de même que tout autre document adressé aux membres de l’Ordre pour cette assemblée.

Dans le cas d’une assemblée générale extraordinaire, le délai mentionné au premier alinéa est d’au moins 5 jours.

D. 1062-91, a. 33.

34. Outre le mode de convocation prévu au premier alinéa de l’article 33, le secrétaire peut convoquer l’assemblée générale annuelle au moyen d’un avis de convocation publié ou inséré dans une publication que l’Ordre adresse à chaque membre de l’Ordre à l’adresse mentionnée au tableau au moins 30 jours avant la date de la tenue de cette assemblée; cet avis doit être d’au moins 100 cm2 et présenté sous le titre de «AVIS DE CONVOCATION À L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE».

Dans ce cas, le secrétaire adresse à chaque administrateur nommé conformément à l’article 78 du Code, au moins 30 jours avant la date de la tenue de l’assemblée, un exemplaire de la publication dans laquelle cet avis a été publié ou inséré de même que tout autre document adressé aux membres de l’Ordre pour cette assemblée.

D. 1062-91, a. 34.

35. Le quorum de l’assemblée générale de l’Ordre est fixé à 30 membres.

D. 1062-91, a. 35.

36. Le président constate s’il y a quorum avant le début de chaque assemblée.

Si l’assemblée ne peut commencer faute de quorum dans les 30 minutes qui suivent l’heure mentionnée dans l’avis de convocation, le secrétaire inscrit au procès-verbal les noms des membres présents de l’Ordre.

D. 1062-91, a. 36.

37. Lors d’une assemblée générale extraordinaire, seuls les sujets mentionnés à l’ordre du jour sont discutés.

D. 1062-91, a. 37.

38. Les décisions sont prises à la majorité des membres présents qui votent à main levée.

D. 1062-91, a. 38.

SECTION IV RÉMUNÉRATION DES ADMINISTRATEURS

39. Un administrateur élu reçoit, pour chacune des réunions du Conseil d’administration à laquelle il assiste, les mêmes indemnités que celles fixées pour les membres des comités de l’Ordre.

D. 1062-91, a. 39.

SECTION V DISPOSITIONS DIVERSES

40. Le siège de l’Ordre est situé dans la région Montérégie, telle que définie au Décret concernant la révision des limites des régions administratives du Québec (chapitre D-11, r. 1).

D. 1062-91, a. 40.

41. Le sceau de l’Ordre doit contenir, au centre, l’année de la constitution (1902) et les initiales de l’Ordre professionnel des médecins vétérinaires du Québec (O.P.M.V.Q.) et, à la circonférence, les mots «Ordre professionnel des médecins vétérinaires du Québec».

D. 1062-91, a. 41.

42. Le secrétaire de l’Ordre doit rédiger et signer le procès-verbal de chaque réunion du Conseil d’administration, du comité exécutif et de l’assemblée générale.

Les procès-verbaux sont adoptés par une résolution séance tenante ou à une séance subséquente et la personne qui préside alors la réunion ou l’assemblée signe le procès-verbal.

Le secrétaire est dispensé de la lecture du procès-verbal avant son adoption à condition qu’il en ait expédié une copie à chacun des membres en même temps que l’avis de convocation et qu’il n’en soit pas décidé autrement par le Conseil d’administration, le comité exécutif ou l’assemblée générale, selon le cas.

D. 1062-91, a. 42.

43. Si aucune des règles de procédure prévue au Code ou au présent règlement ne permet d’apporter une solution à un cas particulier, les règles prévues dans «Procédure des assemblées délibérantes» de Victor Morin, 4e édition, 1987, s’appliquent compte tenu des adaptations nécessaires.

D. 1062-91, a. 43.

SECTION VI DISPOSITIONS FINALES

44. Le présent règlement remplace le Règlement sur les affaires du Bureau et les assemblées générales de l’Ordre des médecins véterinaires du Québec (R.R.Q., 1981, c. M-8, r. 2).

D. 1062-91, a. 44.

45. (Omis).

D. 1062-91, a. 45.

RÉFÉRENCES

D. 1062-91, 1991 G.O. 2, 4631

L.Q. 2008, c. 11, a. 212

Décision 2011-12-15, 2012 G.O. 2, 111