E-3.3, r. 6 - Règlement sur les contrats du directeur général des élections

Remplacé le 24 février 2011

Ce document a valeur officielle.

chapitre E-3.3, r. 6

Règlement sur les contrats du directeur général des élections

Loi électorale

(chapitre E-3.3, a. 488.1).

Remplacé, Décision 1553-1, 2011 G.O. 2, 1227; eff. 2011-02-24; voir c. E-3.3, r. 6.1

CHAPITRE I DISPOSITIONS GÉNÉRALES

SECTION I CHAMP D’APPLICATION

1. Le présent règlement s’applique aux contrats suivants conclus par le directeur général des élections:

1°  les contrats d’approvisionnement, soit les contrats d’achat ou de location de biens meubles, lesquels peuvent inclure les frais d’installation, de fonctionnement ou d’entretien des biens;

2°  les contrats de construction, soit les contrats conclus pour des travaux de construction visés à la Loi sur le bâtiment (chapitre B-1.1) pour lesquels le fournisseur doit être titulaire de la licence requise en vertu du chapitre IV de cette loi;

3°  les contrats de services comprenant un contrat d’entreprise ou de service visé au Code civil, un contrat d’assurances de dommages ou un contrat de transport, à l’exception d’un contrat de construction et d’un contrat visé à la Politique d’intégration des arts à l’architecture et à l’environnement des bâtiments et des sites gouvernementaux (D. 955-96, 96-08-07);

4°  les contrats de location d’immeubles, autres qu’une entente d’occupation conclue entre le directeur général des élections et la Société immobilière du Québec, par lesquels sont acquis les droits d’occupation d’un immeuble pendant un certain temps moyennant un loyer.

Décision 1155, a. 1.

2. Le présent règlement ne s’applique pas aux contrats suivants:

1°  les contrats conclus dans le cadre d’une entente de coopération financée en tout ou en partie par un organisme de coopération internationale, si l’entente comporte des règles pour la conclusion de ces contrats;

2°  les contrats conclus en situation d’urgence lorsque la sécurité des personnes ou des biens est en cause sauf en ce qui concerne l’article 64.

Décision 1155, a. 2.

SECTION II DÉFINITIONS

3. Dans le présent règlement, on entend par:

«appel d’offres»: une procédure d’appel à la concurrence entre plusieurs fournisseurs, les invitant à présenter une soumission ou une offre de services en vue de l’obtention d’un contrat;

«contrat de services auxiliaires»: un contrat de services autre qu’un contrat de services professionnels;

«contrat de services professionnels»; un contrat de services qui doit être exécuté par des professionnels ou sous la responsabilité de ceux-ci, en considérant qu’un professionnel est une personne ayant une formation sanctionnée par un diplôme de niveau universitaire de premier cycle reconnu par le ministre de l’Éducation, du Loisir et du Sport ou l’équivalent et, dans le cas où le domaine d’activité est à exercice exclusif, inscrite au tableau d’un ordre professionnel régi par le Code des professions (chapitre C-26);

«contrat mixte»: un contrat qui comporte à la fois de l’approvisionnement, des services ou des travaux de construction;

«contrat ouvert»: un contrat dont l’objet vise à répondre aux besoins éventuels d’un ensemble d’utilisateurs par lequel le directeur général des élections s’engage à effectuer ou à faire effectuer des acquisitions de biens ou de services ou à réaliser des travaux de construction, à des prix ou selon un mode d’établissement de prix convenus à l’avance, suivant des modalités et des conditions déterminées, pour une période précise et au fur et à mesure des besoins;

«établissement»: un lieu où le fournisseur exerce ses activités de façon permanente, clairement identifié à son nom et accessible durant les heures normales de bureau;

«fichier»: le fichier des fournisseurs du gouvernement, tel qu’établi en vertu de l’article 62 de la Loi sur l’administration publique (chapitre A-6.01);

«fournisseur»: une personne morale ou physique ou une société, à l’exception d’un organisme public au sens de l’article 3 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A-2.1), d’un ministère ou d’un organisme d’un autre gouvernement, d’un conseil de bande, d’un fonds de soutien à la réinsertion sociale constitué en vertu de l’article 74 de la Loi sur le système correctionnel du Québec (chapitre S-40.1) ou d’une personne morale sans but lucratif autre qu’une entreprise adaptée;

«montant du contrat»: l’engagement financier total qui découle d’un contrat en tenant compte des reconductions qu’il comporte ou, dans le cas d’un contrat ouvert, le montant estimé de la dépense pouvant en résulter;

«montant estimé du contrat»: la dépense totale estimée du contrat, sauf pour un contrat dont la durée est d’au moins un an pouvant être reconduit pour une période déterminée, auquel cas il s’agit de la dépense estimée du contrat initial, en excluant celle estimée pour la reconduction; toutefois, dans le cas d’un contrat de services pour la réalisation d’une campagne de publicité, le montant estimé du contrat n’inclut pas les frais de placement média;

«offre de services»: une proposition ou une candidature présentée par un fournisseur en vue de l’obtention d’un contrat;

«offre permanente»: une soumission ou une offre de services présentée par un fournisseur en vue de l’obtention éventuelle de contrats spécifiques d’approvisionnement ou de services, à des prix ou selon un mode d’établissement de prix convenus à l’avance, suivant des modalités déterminées, pour une période précise et au fur et à mesure des besoins, comportant soit l’obligation de livrer les biens ou services requis chaque fois qu’un utilisateur en fait la demande, soit une simple obligation de les livrer dans la mesure de leur disponibilité;

«prix»: un prix forfaitaire, un prix unitaire, un taux, un pourcentage ou une combinaison de ces éléments;

«proposition non sollicitée»: une offre de services professionnels présentée par un fournisseur, de sa propre initiative, afin de satisfaire ou de tenter de satisfaire un besoin du directeur général des élections;

«région»: une région administrative du Québec établie par le Décret concernant la révision des limites des régions administratives du Québec (chapitre D-11, r. 1);

«services relatifs aux voyages»: des services visant la délivrance d’un titre de transport aérien et pouvant notamment inclure des conseils sur l’organisation du voyage, la réservation d’hôtel, la location de voiture ou la réservation, l’émission et la livraison de titres de transport terrestre;

«soumission»: une offre présentée par un fournisseur qui consiste à soumettre exclusivement un prix pour la réalisation d’un contrat;

«taux»: le montant établi sur une base horaire, journalière, hebdomadaire ou mensuelle pour un bien, un service ou une personne affecté à la réalisation d’un contrat.

Décision 1155, a. 3.

CHAPITRE II CONDITIONS PRÉALABLES À LA CONCLUSION DES CONTRATS

SECTION I OBLIGATION DU FOURNISSEUR

§ 1 . — Programme d’accès à l’égalité

4. Lorsque le montant d’un contrat d’approvisionnement ou de services est de 100 000 $ ou plus, ou lorsque le montant d’un sous-contrat d’approvisionnement ou de services à un contrat d’approvisionnement ou de services est de 100 000 $ ou plus, ce contrat ou ce sous-contrat ne peut être conclu avec un fournisseur ou un sous-contractant du Québec dont l’entreprise compte plus de 100 employés, à moins que le fournisseur ou le sous-contractant ne se soit préalablement engagé à implanter un programme d’accès à l’égalité conforme à la Charte des droits et libertés de la personne (chapitre C-12) et qu’il ne soit titulaire d’une attestation d’engagement à cet effet délivrée par le ministre responsable de l’Administration gouvernementale.

Si un tel contrat ou sous-contrat doit être conclu avec un fournisseur ou un sous-contractant hors du Québec, mais au Canada, dont l’entreprise compte plus de 100 employés, celui-ci doit fournir au préalable une attestation suivant laquelle il s’est déjà engagé à implanter un programme d’équité en emploi de sa province ou de son territoire s’il en est ou, à défaut, à implanter un programme fédéral d’équité en emploi.

Le directeur général des élections n’adjuge aucun nouveau contrat à un fournisseur ou sous-contractant à qui a été retirée cette attestation jusqu’à ce que celui-ci fournisse une nouvelle attestation.

Décision 1155, a. 4.

§ 2 . — Assurance de la qualité

5. Un contrat, sauf ceux visés aux paragraphes 5, 7 et 13 de l’article 8, ne peut être conclu avec un fournisseur ou un groupement d’entreprises agissant à titre de fournisseur à moins que celui-ci ou la partie constituante de ce groupement réalisant la prestation requise ne soit titulaire d’un certificat d’enregistrement, délivré par un registraire accrédité par le Conseil canadien des normes ou par un organisme d’accréditation reconnu par celui-ci, selon lequel il possède un système d’assurance de la qualité dont la portée couvre la fourniture des biens ou des services concernés ou la réalisation des travaux de construction recherchés et qui est conforme à la norme ISO indiquée à l’annexe I du Règlement sur les contrats d’approvisionnement, de construction et de services des ministères et des organismes publics, (D. 961-2000, 00-08-16), dans les cas suivants:

1°  l’objet principal du contrat est la fourniture de biens ou de services qui relèvent d’une spécialité identifiée à l’article 1 de cette annexe et ce contrat est d’un montant estimé identifié à cet article;

2°  il s’agit d’un contrat de construction qui relève, en tout ou en partie, d’une spécialité identifiée à l’article 3 de cette annexe et la partie du contrat relevant de cette spécialité est d’un montant estimé identifié à cet article.

Les définitions des spécialités identifiées à cette annexe correspondent à celles retenues pour l’inscription des fournisseurs au fichier pour les spécialités où une telle inscription est possible.

Décision 1155, a. 5.

6. Malgré l’article 5, l’appel d’offres peut s’adresser à tous les fournisseurs concernés par un contrat, qu’ils soient ou non titulaires d’un certificat d’enregistrement ISO, dans l’un ou l’autre des cas suivants:

1°  le territoire considéré pour l’appel d’offres ne permet pas d’assurer une saine concurrence puisqu’il ne compte pas suffisamment de fournisseurs titulaires d’un certificat d’enregistrement ISO dans une spécialité identifiée à l’annexe I du Règlement sur les contrats d’approvisionnement, de construction et de services des ministères et des organismes publics;

2°  le contrat a pour objet un service d’impression.

Dans ces cas, à chaque fois qu’une offre est présentée par un fournisseur titulaire d’un certificat d’enregistrement ISO spécifié à l’annexe I du Règlement sur les contrats d’approvisionnement, de construction et de services des ministères et des organismes publics, la détermination de la soumission la plus basse ou de l’offre de service ayant obtenu le plus haut résultat s’effectue après avoir soustrait du prix soumis par ce fournisseur, un montant pouvant atteindre jusqu’à 10% de ce prix. À cette fin, le pourcentage retenu par le directeur général des élections doit être indiqué dans les documents d’appel d’offres.

Décision 1155, a. 6.

SECTION II APPEL D’OFFRES

7. Sous réserve de l’article 8, un contrat ne peut être conclu que s’il a été précédé d’un appel d’offres, sauf lorsque le montant du contrat est inférieur à:

1°  5 000 $ pour un contrat d’approvisionnement;

2°  10 000 $ pour un contrat de services auxiliaires;

3°  25 000 $ pour un contrat de construction ou de services professionnels.

Décision 1155, a. 7.

8. L’émission d’un appel d’offres n’est pas requise dans l’un ou l’autre des cas suivants:

1°  un contrat est adjugé à l’un des fournisseurs mentionnés dans la liste des fournisseurs dont des offres permanentes ont été retenues;

2°  un contrat est attribué à un contractant autre qu’un fournisseur au sens de l’article 3;

3°  un seul nom de fournisseur est demandé ou obtenu du fichier;

4°  il n’existe qu’un fournisseur ayant un établissement au Québec qui, après une recherche sérieuse et documentée, est le seul à pouvoir répondre aux spécifications requises et à posséder les qualifications nécessaires à la réalisation du contrat, ou encore, il n’existe aucun fournisseur sur le territoire concerné répondant à ces exigences;

5°  le fait de contracter avec un fournisseur autre que celui ayant fourni un bien meuble, un service ou ayant réalisé des travaux de construction risquerait d’annuler les garanties existantes sur ce bien, ce service ou ces travaux;

6°  en raison du coût de transport des matériaux utilisés pour la construction ou parce qu’un fournisseur détient un droit d’auteur ou de propriété lui procurant un avantage significatif par rapport à d’autres fournisseurs potentiels, il n’y a pas de concurrence possible étant donné qu’un seul fournisseur est en mesure de présenter une offre à des conditions économiques avantageuses;

7°  un contrat est attribué à un fournisseur qui est le seul possible en tenant compte du respect d’un droit exclusif, tel un droit d’auteur ou un droit fondé sur une licence ou un brevet, ou de la valeur artistique ou muséologique du bien ou du service requis;

8°  un contrat est attribué dans le cadre d’une entente de coproduction liée au domaine culturel et cette entente prévoit des dispositions particulières sur la conclusion du contrat et une participation financière d’un coproducteur qui n’est pas assujetti au présent règlement;

9°  il s’agit d’un contrat qui concerne l’acquisition de meubles destinés au bureau personnel du directeur général des élections dans l’exercice de ses fonctions, dont le montant est inférieur à 25 000 $;

10°  il s’agit d’un contrat qui concerne l’acquisition de biens meubles destinés à la revente au public;

11°  il s’agit d’un contrat qui concerne l’acquisition de livres, d’oeuvres d’art ou l’acquisition d’un document qui fait l’objet du dépôt prescrit par le chapitre II.1 de la Loi sur Bibliothèque et Archives nationale du Québec (chapitre B-1.2);

12°  un contrat de construction ou de services auxiliaires est confié à une entreprise d’utilité publique visée à l’article 98 de la Charte de la langue française (chapitre C-11) lorsqu’elle agit à l’intérieur de son champ d’activité;

13°  il s’agit d’un contrat de services juridiques, financiers ou bancaires;

14°  il s’agit d’un contrat de services qui concerne l’engagement d’un enquêteur, d’un conciliateur, d’un négociateur ou d’un arbitre dans le domaine des relations de travail, ou d’une personne devant agir à titre de témoin expert devant un tribunal;

15°  un contrat de services professionnels est confié au concepteur original des plans et devis pour des travaux d’adaptation, de modification ou de surveillance et les plans et devis de construction originaux sont réutilisés;

16°  un contrat de services professionnels est confié au concepteur des plans et devis pour la surveillance de travaux;

17°  un contrat de services professionnels est confié au concepteur des plans et devis ou à celui qui a effectué la surveillance des travaux pour la défense des intérêts du directeur général des élections eu égard à une réclamation soumise aux tribunaux de droit commun ou à une procédure d’arbitrage;

18°  un contrat de services relatif à des activités de formation ou de services conseils en formation est attribué à un établissement d’enseignement privé qui dispense les services éducatifs visés aux paragraphes 4 et 8 de l’article 1 de la Loi sur l’enseignement privé (chapitre E-9.1);

19°  un contrat de services professionnels relatif à des activités d’étude ou de recherche est attribué à un établissement d’enseignement de niveau universitaire identifié à l’article 1 de la Loi sur les établissements d’enseignement de niveau universitaire (chapitre E-14.1);

20°  il s’agit d’un contrat lié à un événement protocolaire pour des services d’hébergement, de restauration, de location de salles ou de croisières;

21°  il s’agit d’un contrat de services auxiliaires assujetti à un tarif pris en vertu d’une loi ou à un tarif approuvé par le gouvernement ou par le Conseil du trésor;

22°  il s’agit d’un contrat de services relatifs aux voyages visé à l’article 18 dont le montant est inférieur à 100 000 $;

23°  il s’agit d’un contrat pour la réparation de véhicules automobiles ou de machinerie lourde;

24°  le bien à acheter a déjà fait l’objet d’un contrat de location et les paiements sont partiellement ou totalement crédités à l’achat;

25°  le directeur général des élections effectue lui-même le placement directement dans un média;

26°  il s’agit d’un contrat qui concerne la location d’un immeuble dont le montant estimé est inférieur à 75 000 $ et que sa durée n’excède pas 1 an;

27°  il s’agit d’un contrat qui concerne le renouvellement d’un contrat de location;

28°  il s’agit d’un contrat de construction et de services professionnels lié à la construction, réalisé sur un immeuble ou une partie d’un immeuble loué par le directeur général des élections et ce contrat est exécuté par le locateur de l’immeuble.

Décision 1155, a. 8.

9. Lorsque le directeur général des élections estime, compte tenu des exigences particulières ou des délais, que la procédure d’appel d’offres prévue au présent règlement risque de compromettre le déroulement d’une activité à caractère électoral prévue par la loi et dont la responsabilité lui incombe, il peut:

1°  soit procéder à un appel d’offres sur invitation pour l’adjudication d’un contrat;

2°  soit soustraire l’adjudication d’un contrat à la procédure d’appel d’offres.

Malgré les articles 10 et 11, seul le directeur général des élections peut signer un contrat ou autoriser l’émission d’un appel d’offres visé par le présent article.

Décision 1155, a. 9.

SECTION III AUTORISATION REQUISE

10. Tout contrat visé par le présent règlement doit être signé par le directeur général des élections ou par une personne habilitée à signer en son nom.

Décision 1155, a. 10.

11. L’émission d’un appel d’offres doit être autorisée par le directeur général des élections ou par son représentant habilité à cette fin dans les cas suivants:

1°  l’appel d’offres prévoit que le fournisseur doit être titulaire d’un certificat d’enregistrement conforme à une norme ISO attestant qu’il possède un système qualité dont la portée est autre que celle prévue aux articles 5 et 6;

2°  des offres de services sont sollicitées en vue de l’adjudication d’un contrat d’approvisionnement, de construction ou de services auxiliaires;

3°  l’appel d’offres de services prévoit une rémunération établie sur la base d’un taux et cette rémunération est estimée à un montant de 100 000 $ ou plus, sauf s’il s’agit d’un contrat assujetti à un tarif pris en vertu d’une loi ou approuvé par le gouvernement ou par le Conseil du trésor et si le montant estimé de ce contrat est inférieur à 500 000 $;

4°  des offres permanentes sont sollicitées et leurs modalités ne prévoient pas que des contrats spécifiques éventuels doivent être adjugés, parmi les fournisseurs retenus, à celui qui, compte tenu du coût du transport lié à la livraison du bien ou du service recherché et, le cas échéant, de leur disponibilité, a soumis le prix le plus bas ou le meilleur rapport qualité/prix.

Décision 1155, a. 11.

12. La conclusion d’un contrat doit être autorisée par le directeur général des élections ou son représentant habilité à cette fin dans les cas suivants:

1°  la durée du contrat à adjuger ou des offres permanentes sollicitées est supérieure à 3 ans;

2°  une seule offre conforme est considérée acceptable par le comité de sélection à la suite de l’évaluation des offres de services reçues;

3°  à moins d’avoir été précédé d’un appel d’offres, un contrat attribué à un contractant autre qu’un fournisseur si ce contrat ne comporte pas de clause suivant laquelle un maximum de 10% du montant du contrat peut servir à rémunérer des activités confiées en sous-traitance;

4°  le montant du contrat est de 25 000 $ ou plus et une seule offre conforme a été reçue.

Décision 1155, a. 12.

CHAPITRE III RÈGLES SPÉCIFIQUES À CERTAINS CONTRATS

SECTION I CONTRATS DE CONSTRUCTION

13. Lorsque la décision de ne pas donner suite à un appel d’offres public est prise postérieurement à l’ouverture des soumissions, le plus bas soumissionnaire conforme reçoit, à titre de compensation et de règlement final pour les dépenses effectuées:

1°  2 000 $ lorsque le montant estimé du contrat est de 500 000 $ ou plus, mais inférieur à 1 000 000 $;

2°  5 000 $ lorsque le montant estimé du contrat est de 1 000 000 $ ou plus.

Décision 1155, a. 13.

14. La réception de l’ouvrage par le directeur général des élections s’effectue par un avis de réception avec ou sans réserve.

Décision 1155, a. 14.

15. Lorsque le contrat du fournisseur est partiellement achevé, le directeur général des élections peut, à la condition que le fournisseur y consente et qu’il assure le libre accès en toute sécurité aux parties de l’ouvrage mises en service, recevoir conformément aux articles 16 et 17 une ou plusieurs parties achevées.

Décision 1155, a. 15.

16. L’avis de réception avec réserve est un écrit signé par le représentant autorisé à cette fin par le directeur général des élections attestant que l’ouvrage est terminé en grande partie, que les travaux à parachever n’ont pu l’être en raison de conditions indépendantes de la volonté du fournisseur et que la valeur des travaux à corriger, excluant ceux à parachever, est égale ou inférieure à 0,5% du montant du contrat.

Cet avis est accompagné d’une liste des travaux qui doivent être parachevés ou corrigés, selon le cas.

Décision 1155, a. 16.

17. L’avis de réception sans réserve est un écrit signé par le représentant autorisé à cette fin par le directeur général des élections attestant que l’ouvrage est devenu prêt pour l’usage auquel il est destiné et que, le cas échéant, tous les travaux mentionnés dans la liste jointe à l’avis de réception avec réserve ont été parachevés ou corrigés, selon le cas.

Décision 1155, a. 17.

SECTION II CONTRATS DE SERVICES RELATIFS AUX VOYAGES

18. Tout contrat de services relatifs aux voyages d’un montant inférieur à 100 000 $ doit être attribué à un fournisseur situé dans la région de la communauté métropolitaine de Québec et choisi par le directeur général des élections parmi les fournisseurs inscrits au fichier dans la spécialité concernée.

Décision 1155, a. 18.

SECTION III CONTRATS MIXTES

19. Sous réserve des articles 20 à 22, un contrat mixte doit être conclu conformément aux règles applicables à l’objet représentant la plus grande partie du montant estimé du contrat.

Si le contrat inclut des frais d’installation, de fonctionnement ou d’entretien d’un bien, ces frais sont considérés comme des éléments compris dans la partie relative à l’approvisionnement.

Décision 1155, a. 19.

20. Les articles 43 et 44 ne s’appliquent pas à un contrat mixte de construction et de services.

Décision 1155, a. 20.

21. Un contrat qui comporte à la fois des acquisitions de services et la réalisation de travaux de construction doit être conclu à un prix forfaitaire. Il peut toutefois comporter, de façon accessoire, un prix unitaire, un taux ou un pourcentage.

Décision 1155, a. 21.

22. Lorsqu’un appel d’offres est requis en vue de l’adjudication d’un contrat mixte de construction et de services, les offres sont sollicitées par appel d’offres de services.

Décision 1155, a. 22.

SECTION IV OFFRES PERMANENTES

23. Le directeur général des élections ne peut solliciter des offres permanentes que s’il vise à confectionner une liste regroupant plusieurs noms de fournisseurs pour répondre aux besoins d’un ensemble d’utilisateurs.

Décision 1155, a. 23.

24. Le directeur général des élections ne peut confectionner une liste de fournisseurs lorsque, à la suite d’un appel d’offres public, il n’y a qu’une seule offre permanente conforme. Cependant, il peut procéder à l’attribution d’un contrat ouvert avec le fournisseur ayant présenté cette offre, si celui-ci l’accepte.

Décision 1155, a. 24.

SECTION V PROPOSITIONS NON SOLLICITÉES

25. Lorsque le directeur général des élections reçoit une proposition non sollicitée, il doit:

1°  s’assurer qu’elle ne correspond pas à un projet qu’il a déjà entamé ou qui a déjà été entamé par un autre ministère ou organisme, qu’elle s’inscrit dans la réalisation de sa mission et qu’elle contribue directement à la réalisation d’un objectif qu’il poursuit;

2°  en évaluer le niveau de qualité en considérant notamment sa faisabilité, sa rentabilité et son opportunité.

Décision 1155, a. 25.

26. À la suite de l’évaluation effectuée à l’égard d’une proposition non sollicitée, le directeur général des élections avise le fournisseur de la recevabilité de sa proposition et, dans la négative, des raisons justifiant sa non-recevabilité.

Décision 1155, a. 26.

27. Lorsque la proposition non sollicitée est jugée recevable par le directeur général des élections, il est procédé comme suit:

1°  lorsque la proposition n’est pas suffisamment précise pour que des fournisseurs potentiels puissent proposer d’en effectuer la réalisation à un prix forfaitaire, le directeur général des élections attribue, sans appel d’offres, au fournisseur qui a présenté cette proposition un contrat ayant pour but de lui permettre de la préciser, à la condition que ce contrat soit d’un montant inférieur à 100 000 $ et que le fournisseur garantisse que sa proposition deviendra suffisamment précise pour être réalisée à un prix forfaitaire;

2°  lorsque la proposition soumise est ou devient suffisamment précise pour permettre à des fournisseurs potentiels de présenter un prix forfaitaire pour en effectuer la réalisation, le directeur général des élections procède à un appel d’offres de services.

Malgré l’article 44, l’appel d’offres visé au paragraphe 2 du premier alinéa doit prévoir l’obligation pour les fournisseurs de présenter un prix forfaitaire en vue de l’obtention du contrat. En outre, l’offre conforme la plus basse est déterminée après avoir soustrait 7% du prix soumis par le fournisseur ayant présenté la proposition non sollicitée ayant fait l’objet de l’avis favorable, à la condition que ce fournisseur n’ait pas eu à préciser sa proposition en application du paragraphe 1 du premier alinéa.

Décision 1155, a. 27.

28. Une proposition non sollicitée qui a fait l’objet d’un avis favorable ne peut être de nouveau présentée par un fournisseur à un autre ministère ou organisme, à moins que le directeur général des élections informe le fournisseur qu’elle ne sera pas réalisée.

Décision 1155, a. 28.

CHAPITRE IV TYPES D’APPEL D’OFFRES

SECTION I PRINCIPE

29. Lorsqu’un appel d’offres est requis, il s’effectue soit par appel d’offres public, soit par appel d’offres sur invitation.

Décision 1155, a. 29.

SECTION II CAS D’APPLICATION

§ 1 . — Appel d’offres public

30. L’appel d’offres public est utilisé lorsque le montant estimé du contrat est de 25 000 $ ou plus

Décision 1155, a. 30.

31. L’appel d’offres public peut être utilisé dans les cas suivants:

1°  le montant estimé du contrat d’approvisionnement ou de services auxiliaires est inférieur à 25 000 $;

2°  aucune soumission conforme ou offre de services conforme et acceptable n’a été reçue à la suite d’un appel d’offres sur invitation;

3°  la négociation permise par l’article 60 ne conduit pas à la conclusion d’un contrat.

Décision 1155, a. 31.

§ 2 . — Appel d’offres sur invitation

32. Sous réserve de l’article 31, l’appel d’offres sur invitation est utilisé dans les cas suivants:

1°  le montant estimé du contrat d’approvisionnement ou de services auxiliaires est inférieur à 25 000 $;

2°  un contrat lié à une spécialité du fichier sauf dans les cas identifiés au paragraphe 3 de l’article 8.

Décision 1155, a. 32.

33. Sous réserve du deuxième alinéa, lorsque le directeur général des élections utilise l’appel d’offres sur invitation, il invite un minimum de 3 fournisseurs ayant un établissement au Québec ou, à défaut, les 2 seuls fournisseurs ayant un établissement au Québec.

Lorsque l’appel d’offres sur invitation est utilisé et que la spécialité et le niveau correspondant au montant estimé du contrat sont prévus au fichier, les fournisseurs invités doivent être ceux dont le nom a été transmis à partir du fichier.

Décision 1155, a. 33.

34. Malgré les articles 35 et 36, lorsque le mode de sollicitation utilisé pour un contrat dont le montant estimé est inférieur à 25 000 $ est l’appel de soumissions, l’invitation et les offres peuvent se faire verbalement. Un relevé écrit des gestes posés et des faits accomplis doit cependant être conservé.

Décision 1155, a. 34.

SECTION III ADMISSIBILITÉ ET CONFORMITÉ DES OFFRES

35. Le directeur général des élections indique, dans le document d’appel d’offres, les conditions d’admissibilité des offres et d’adjudication du contrat, les règles de réception, d’ouverture, de conformité et d’évaluation des offres incluant les critères d’évaluation retenus ainsi que la pondération applicable conformément à l’article 47 et, le cas échéant, l’utilisation de la marge préférentielle fixée à l’article 6 ou au deuxième alinéa de l’article 27.

Si l’appel d’offres vise la confection d’une liste de fournisseurs dont des offres permanentes seront retenues, le document d’appel d’offres précise également les modalités suivant lesquelles un fournisseur est inscrit sur cette liste et les modalités d’adjudication des contrats.

De plus, le directeur général des élections indique la mention qu’il ne s’engage à accepter aucune des offres reçues.

Décision 1155, a. 35.

36. Les règles relatives à la conformité des offres doivent faire état des cas qui entraînent automatiquement le rejet de l’offre, notamment:

1°  l’absence de l’un ou l’autre des documents requis;

2°  l’absence de signature d’une personne autorisée sur un document devant être signé;

3°  toute rature ou correction apportée aux prix soumis et non paraphée par la personne autorisée, lorsque applicable;

4°  toute offre conditionnelle ou restrictive;

5°  le non-respect de l’endroit, de la date et de l’heure limites fixés pour la réception des offres.

Décision 1155, a. 36.

37. Seules les offres présentées par des fournisseurs possédant les qualifications, les autorisations, les permis, les licences et les enregistrements requis et ayant un établissement au Québec sont considérées par le directeur général des élections.

Décision 1155, a. 37.

38. Le directeur général des élections peut refuser de considérer l’offre d’un fournisseur pour lequel il a produit, au cours des 2 années qui précèdent la date de l’ouverture des offres, un rapport de rendement insatisfaisant dont l’évaluation a été maintenue en application de l’article 73 si la nature du contrat concerné est la même.

De plus, le directeur général des élections peut refuser de considérer l’offre d’un fournisseur qui a déjà omis de donner suite à une offre lui ayant été présentée ou à un contrat conclu avec lui au cours des 2 années qui précèdent la date de l’ouverture des offres, sauf si le directeur général des élections a réalisé en raison de cette omission une garantie qu’il avait exigée.

Décision 1155, a. 38.

SECTION IV PUBLICITÉ DE L’APPEL D’OFFRES PUBLIC

39. L’appel d’offres public s’effectue au moyen d’un avis diffusé dans un système électronique d’appel d’offres.

Décision 1155, a. 39.

40. L’avis doit comporter les renseignements concernant les biens, les services ou les travaux de construction requis et il doit indiquer les conditions applicables à la réception des offres ainsi que celles applicables en vertu de l’article 37.

L’avis doit, le cas échéant, préciser que le directeur général des élections peut refuser de considérer une offre en application de l’article 38.

Décision 1155, a. 40.

SECTION V DÉLAI DE RÉCEPTION DES OFFRES

41. Le délai de la réception des offres se calcule à compter de la date de la première publication de l’appel d’offres.

Décision 1155, a. 41.

42. Tout addenda doit être expédié aux fournisseurs à qui ont été remis les documents d’appel d’offres. Si l’addenda est susceptible d’influer sur les prix à être soumis par les fournisseurs, il doit être transmis au moins 7 jours avant la date limite pour la réception des offres. Cette date est reportée, le cas échéant, d’autant de jours qu’il faut pour que ce délai de 7 jours soit respecté.

Décision 1155, a. 42.

CHAPITRE V SOLLICITATION DES OFFRES, ÉVALUATION DES OFFRES ET ADJUDICATION DES CONTRATS

SECTION I SOLLICITATION DES OFFRES

43. Les offres sont sollicitées par appel de soumissions ou par appel d’offres de services dans les cas suivants:

1°  lorsqu’un appel d’offres est requis en vue de l’adjudication d’un contrat;

2°  lorsqu’il s’agit de confectionner une liste de fournisseurs dont des offres permanentes seront retenues en vue de l’adjudication de contrats.

Décision 1155, a. 43.

44. Un prix doit être sollicité lorsque l’appel d’offres de services est utilisé.

Malgré le premier alinéa, un prix peut ne pas être sollicité dans les cas suivants:

1°  lorsqu’il s’agit d’un contrat de services pour la réalisation d’une campagne de publicité;

2°  lorsqu’il existe un tarif pris en vertu d’une loi ou approuvé par le gouvernement ou par le Conseil du trésor.

Malgré les premier et deuxième alinéas, un prix ne doit pas être sollicité lorsqu’il s’agit d’un contrat de services professionnels liés à l’architecture, au génie, à l’ingénierie des sols et des matériaux.

Décision 1155, a. 44.

SECTION II ÉVALUATION DES OFFRES DE SERVICES

§ 1 . — Comité de sélection

45. L’évaluation des offres de services s’effectue par un comité de sélection composé d’un secrétaire et d’au moins 3 membres nommés par le directeur général des élections ou son représentant habilité à cette fin dont au moins un doit être externe au directeur général des élections. De plus, le directeur général des élections doit assurer la rotation des personnes désignées pour agir comme membres de ces comités.

Décision 1155, a. 45.

§ 2 . — Procédure de sélection

46. Les membres du comité de sélection évaluent la qualité des offres de services conformes au moyen de la grille élaborée par le directeur général des élections.

Décision 1155, a. 46.

47. La grille doit comprendre un minimum de 4 critères permettant l’évaluation des offres de services.

Chaque critère doit être pondéré en fonction de son importance pour la réalisation du contrat. La pondération totale des critères doit être égale à 20 et aucun critère ne peut avoir une pondération supérieure à 6.

Décision 1155, a. 47.

48. L’évaluation des offres selon les critères établis s’effectue sans que l’offre de prix, lorsque exigée, ne soit connue des membres du comité de sélection. L’offre de prix doit être présentée sous pli séparé.

Décision 1155, a. 48.

49. Chaque offre de services est évaluée individuellement et chaque critère reçoit une note variant de 0 à 5; la note 3 est allouée lorsque l’évaluation est considérée satisfaisante.

Décision 1155, a. 49.

50. La note finale allouée à une offre de services est la sommation des notes obtenues à l’égard de chacun des critères, lesquelles sont déterminées par le produit résultant de la multiplication de la note attribuée par le comité de sélection par la pondération établie.

Un minimum de 60% des points peut être exigé à l’égard de l’un ou l’autre des critères ou groupe de critères identifiés dans les documents d’appel d’offres. Le cas échéant, une offre de services qui n’atteint pas ce minimum est considérée non acceptable.

Décision 1155, a. 50.

51. Lorsque l’appel d’offres de services ne sollicite pas un prix, le comité de sélection détermine le fournisseur qui a obtenu le plus haut pointage.

Décision 1155, a. 51.

52. Lorsque l’appel d’offres de services sollicite un prix, le comité de sélection ne retient que les offres de services considérées acceptables. Une offre de services acceptable est celle qui obtient au moins 70 points sur 100 lors de son évaluation pour le volet «qualité» en se limitant aux 5 offres ayant obtenu les plus hauts pointages.

Toutefois, lorsque le nombre d’offres de services retenues en application du premier alinéa est inférieur à 3, sont également considérées acceptables les offres de services qui obtiennent au moins 60 points sur 100, s’il en est, en se limitant à celles ayant obtenu les plus hauts pointages afin d’en retenir 5 au total.

Décision 1155, a. 52.

53. Le fournisseur dont l’offre de services est acceptable pour le volet «qualité» en application de l’article 52 et qui a présenté l’offre de prix la plus basse ou réputée la plus basse en vertu du deuxième alinéa de l’article 27, en tenant compte, le cas échéant, du prix global approximatif se voit attribuer 100 points pour le volet «prix». Les autres fournisseurs dont les offres de services sont acceptables se voient retrancher, de la note 100, un nombre de points correspondant au pourcentage d’écart entre leur prix et le prix de la plus basse offre jusqu’à concurrence de 10 points; le fournisseur dont l’offre de prix dépasse l’offre la plus basse par plus de 10 points est éliminé.

Pour chacune des offres de services acceptables, les points obtenus à l’égard du volet «qualité» et du volet «prix» sont additionnés. Le comité de sélection détermine le fournisseur qui a obtenu le plus haut pointage.

L’offre de prix d’une offre de services non acceptable n’est pas considérée et l’enveloppe contenant ce prix doit être retournée non décachetée au fournisseur.

Décision 1155, a. 53.

54. Lorsque l’appel d’offres de services prévoit que l’évaluation s’effectue en 2 étapes, la première étape consiste en un appel d’offres de services sans prix par lequel le comité de sélection retient un certain nombre de fournisseurs qui seront invités à poursuivre à la deuxième étape. Le nombre de fournisseurs retenus doit être déterminé dans les documents d’appel d’offres et les fournisseurs invités à présenter de nouvelles offres de services doivent être ceux ayant obtenu les plus hauts pointages.

Décision 1155, a. 54.

55. Le résultat de l’analyse du dossier d’un fournisseur ayant soumis une offre de services lui est transmis dans les 15 jours suivant la conclusion du contrat. L’information transmise doit comprendre:

1°  le rang et la note obtenus par le fournisseur ou les raisons de la non-conformité de son offre;

2°  le nombre de fournisseurs conformes et non conformes;

3°  le nom de l’adjudicataire, la note qu’il a obtenue et, le cas échéant, le prix soumis.

Le nom des membres du comité de sélection est également transmis au fournisseur qui en fait la demande.

Décision 1155, a. 55.

SECTION III ADJUDICATION DES CONTRATS

56. Dans le cadre d’un appel de soumissions, le contrat est adjugé au fournisseur qui présente l’offre conforme comportant le prix forfaitaire ou le prix global approximatif le plus bas, selon le cas, à la suite de l’application des modalités de calcul prévues dans les documents d’appel d’offres ou à celui qui est réputé avoir soumis le prix le plus bas en application de l’article 6; en cas d’égalité, le contrat est adjugé par tirage au sort parmi ces fournisseurs. Le prix indiqué au contrat ne peut excéder le prix soumis.

Décision 1155, a. 56.

57. Dans le cadre d’un appel d’offres de services où un prix n’est pas sollicité, le contrat est adjugé au fournisseur dont l’offre conforme a obtenu le plus haut pointage; en cas d’égalité des résultats, le contrat est adjugé par tirage au sort parmi ces fournisseurs.

Décision 1155, a. 57.

58. Dans le cadre d’un appel d’offres de services où un prix a été sollicité, le contrat est adjugé au fournisseur dont l’offre conforme a obtenu le plus haut pointage en application de l’article 53; en cas d’égalité des résultats, le contrat est adjugé à celui qui a soumis le prix forfaitaire ou le prix global approximatif le plus bas, selon le cas, ou à celui qui est réputé avoir soumis le prix le plus bas en application du deuxième alinéa de l’article 27. En cas de double égalité des offres de services et des prix soumis, le contrat est adjugé par tirage au sort parmi ces fournisseurs. Le prix indiqué au contrat ne peut excéder le prix soumis.

Décision 1155, a. 58.

59. Le directeur général des élections peut, à la suite d’un appel d’offres public, négocier le prix avec le seul fournisseur ayant présenté une soumission conforme ou une offre de services conforme et acceptable, lorsque ce prix accuse un écart important avec l’estimation initiale.

Décision 1155, a. 59.

60. Le directeur général des élections peut, à la suite d’un appel d’offres sur invitation, négocier le prix avec le fournisseur ayant présenté la plus basse soumission conforme ou ayant obtenu le plus haut pointage à l’égard de l’offre de services conforme et acceptable qu’il a présentée, lorsque ce prix accuse un écart important avec l’estimation initiale.

Décision 1155, a. 60.

61. Lorsque le directeur général des élections a confectionné une liste de fournisseurs dont des offres permanentes ont été retenues, il adjuge, conformément aux modalités des documents d’appel d’offres, à l’un ou l’autre des fournisseurs apparaissant sur cette liste tout contrat d’approvisionnement ou de services visé par cette liste de fournisseurs.

Décision 1155, a. 61.

CHAPITRE VI CONDITIONS DE GESTION DES CONTRATS

SECTION I SUPPLÉMENT

62. Sous réserve de l’article 63, le directeur général des élections peut accorder un supplément au montant payable pour l’exécution d’un contrat dans l’un ou l’autre des cas suivants:

1°  une modification est requise au contrat pour assurer la réalisation du projet;

2°  il y a une variation du montant sur lequel doit s’appliquer un pourcentage déjà établi ou une variation d’une quantité pour laquelle un prix unitaire ou un taux a été convenu;

3°  des salaires payables sont modifiés en vertu d’une loi ou d’un décret.

Décision 1155, a. 62.

63. Un supplément à un contrat d’approvisionnement, de construction ou de services, visé au paragraphe 1 de l’article 62 ou un supplément attribuable à une variation de la période de temps déterminée dans un contrat dont la rémunération est établie sur la base d’un taux doit être autorisé par le directeur général des élections dans les cas suivants:

1°  le montant initial du contrat est inférieur à 100 000 $ et le supplément ou le total des suppléments se chiffre à plus de 25% du montant du contrat;

2°  le montant initial du contrat est de 100 000 $ ou plus et le supplément ou le total des suppléments s’élève au-delà de la plus élevée des deux valeurs suivantes, soit 25 000 $, soit 10% du montant du contrat.

Décision 1155, a. 63.

SECTION II PAIEMENT

64. Aucun paiement en exécution d’un contrat conclu en situation d’urgence, alors que la sécurité des personnes ou des biens est en cause, ne peut être effectué sans l’autorisation du directeur général des élections ou de son représentant habilité à cette fin.

Décision 1155, a. 64.

SECTION III RÈGLEMENT DES DIFFÉRENDS

65. Tout différend qui se produit lors de l’exécution ou à la suite d’un contrat peut être tranché au moyen d’un recours judiciaire ou par voie d’arbitrage.

Décision 1155, a. 65.

66. Le directeur général des élections ne peut être partie à une convention d’arbitrage que si le contrat intervenu avec un cocontractant le prévoit.

Pour l’application du premier alinéa, on entend par «convention d’arbitrage» un contrat par lequel le directeur général des élections s’engage avec un cocontractant à soumettre un différend né ou éventuel à la décision d’un ou plusieurs arbitres, à l’exclusion des tribunaux.

Décision 1155, a. 66.

67. Un différend soumis à l’arbitrage est tranché selon les dispositions contractuelles et les règles de droit applicables au cas d’espèce.

Décision 1155, a. 67.

68. Toute décision arbitrale est finale et sans appel.

Décision 1155, a. 68.

CHAPITRE VII ÉVALUATION DU RENDEMENT DES FOURNISSEURS

69. Le directeur général des élections doit évaluer le rendement d’un fournisseur à l’égard d’un contrat dont le montant est de 100 000 $ ou plus.

Décision 1155, a. 69.

70. L’évaluation est consignée dans un rapport de rendement dans un délai de 60 jours à compter de la fin du contrat, sauf dans le cas d’un contrat de construction pour lequel le délai doit être calculé à compter de la date d’expiration de la garantie d’exécution ou, à défaut de telle garantie, de la date de la fin des travaux. Cependant, pour un contrat de nature répétitive ou comportant plusieurs livraisons successives, le rapport de rendement peut être fait avant la fin du contrat.

Décision 1155, a. 70.

71. Le directeur général des élections transmet au fournisseur une copie de tout rapport de rendement insatisfaisant le concernant.

Décision 1155, a. 71.

72. Le fournisseur peut, dans un délai de 30 jours suivant la réception du rapport de rendement insatisfaisant, transmettre par écrit au directeur général des élections tout commentaire sur ce rapport.

Décision 1155, a. 72.

73. Dans les 30 jours suivant l’expiration du délai prévu à l’article 72 ou dans les 30 jours suivant la réception des commentaires écrits du fournisseur, selon le cas, le directeur général des élections maintient ou non l’évaluation effectuée et il en informe le fournisseur. À défaut de procéder dans le délai prescrit, le rendement du fournisseur est considéré satisfaisant.

Décision 1155, a. 73.

CHAPITRE VIII FICHIER

74. Sauf dans les cas prévus aux articles 75 et 76, le directeur général des élections doit inviter tous les fournisseurs dont le nom lui a été transmis à partir du fichier.

Décision 1155, a. 74.

75. Un nom de fournisseur transmis à partir du fichier peut être refusé par le directeur général des élections lorsque ce fournisseur a fait l’objet d’un rapport de rendement insatisfaisant établi par le directeur général des élections relativement à un contrat réalisé dans la même spécialité au cours des 2 années qui précèdent la date de transmission des noms. Le nom du fournisseur refusé est considéré comme ayant été transmis et le directeur général des élections peut demander de remplacer ce nom, sauf si tous les noms de fournisseurs inscrits dans la spécialité, le niveau et le territoire concernés ont été transmis.

Décision 1155, a. 75.

76. Un nom de fournisseur hors du Québec transmis à partir du fichier doit être refusé par le directeur général des élections.

Décision 1155, a. 76.

77. Si un projet de contrat est abandonné par le directeur général des élections, les noms des fournisseurs transmis à partir du fichier à l’égard de ce projet sont considérés comme n’ayant pas été transmis.

Décision 1155, a. 77.

78. Dès qu’il est informé que l’inscription d’un fournisseur est annulée ou radiée du fichier dans la spécialité et le niveau concernés, le directeur général des élections doit, à l’égard de ce fournisseur dont le nom lui a été préalablement transmis par le fichier, suspendre toute démarche entreprise avec lui en vue de la conclusion d’un contrat. Toutefois, si le contrat est déjà conclu et qu’il comporte une clause de reconduction, le directeur général des élections doit s’assurer de la conformité de l’inscription de ce fournisseur au fichier avant de reconduire ce contrat.

Décision 1155, a. 78.

CHAPITRE IX DISPOSITIONS TRANSITOIRES ET FINALES

79. Les procédures d’adjudication de contrats entreprises avant le 15 juillet 2003 se poursuivent conformément aux dispositions en vigueur à la date du début des procédures d’adjudication.

Décision 1155, a. 79.

80. Tout contrat en cours au 15 juillet 2003 est continué et poursuivi conformément aux dispositions du présent règlement à moins qu’il n’y ait incompatibilité avec une disposition du contrat en cours, auquel cas cette dernière prévaut.

Décision 1155, a. 80.

81. Le présent règlement remplace le Règlement sur les contrats du directeur général des élections (Décision 0622-1, 93-10-20).

Décision 1155, a. 81.

82. (Omis).

Décision 1155, a. 82.

RÉFÉRENCES

Décision 1155, 2003 G.O. 2, 3365

L.Q. 2004, c. 31, a. 72