c-65.1, r. 5.1 - Règlement sur les contrats des organismes publics en matière de technologies de l’information

À jour au 2 juin 2022

Ce document a valeur officielle.

chapitre C-65.1, r. 5.1

Règlement sur les contrats des organismes publics en matière de technologies de l’information

Loi sur les contrats des organismes publics

(chapitre C-65.1, a. 23 par. 1, 3, 5 à 7, 14 et 15 et a. 24.2).

CHAPITRE I CHAMP D’APPLICATION

1. Le présent règlement s’applique aux contrats d’approvisionnement et aux contrats de services visés respectivement aux paragraphes 1 et 3 du premier alinéa de l’article 3 de la Loi sur les contrats des organismes publics (chapitre C-65.1) et aux contrats d’entreprise qui sont assimilés à des contrats de services conformément au quatrième alinéa de cet article lorsqu’ils visent l’acquisition de biens ou la prestation de services en matière de technologies de l’information.

Pour l’application du présent règlement, un contrat vise l’acquisition de biens ou la prestation de services en matière de technologies de l’information lorsqu’il cherche, de façon prépondérante, à assurer ou à permettre des fonctions de traitement et de communication d’informations par des moyens électroniques, dont notamment leur collecte, leur transmission, leur affichage et leur stockage.

D. 295-2016, a. 1; L.Q. 2018, c. 10, a. 29.

2. Pour l’application du présent règlement, le système électronique d’appel d’offres est celui approuvé par le gouvernement en vertu de l’article 11 de la Loi.

D. 295-2016, a. 2.

CHAPITRE II PROCÉDURE D’APPEL D’OFFRES PUBLIC

SECTION I DISPOSITION GÉNÉRALE

3. La procédure d’appel d’offres public doit être réalisée conformément aux dispositions du présent chapitre et à celles du chapitre III.

Toutefois, lorsqu’un organisme public procède à un appel d’offres public pour l’adjudication d’un contrat comportant une dépense inférieure au seuil d’appel d’offres public prévu au paragraphe 1 du premier alinéa de l’article 10 de la Loi, le délai de réception des soumissions prévu au paragraphe 10 du deuxième alinéa de l’article 4, l’exigence quant au lieu de l’établissement prévue au paragraphe 2 du premier alinéa de l’article 6, le délai de transmission d’un addenda prévu au deuxième alinéa de l’article 11 et la composition du comité de sélection prévue au deuxième alinéa de l’article 27 peuvent différer.

De même, lorsqu’il s’agit d’un contrat à commandes ou d’un contrat à exécution sur demande visé au chapitre IV, la procédure d’appel d’offres public doit, lorsqu’applicable, tenir également compte des dispositions particulières prévues à ce chapitre.

D. 295-2016, a. 3.

SECTION II APPEL D’OFFRES PUBLIC

§ 1 . — Documents d’appel d’offres

4. Tout appel d’offres public s’effectue au moyen d’un avis diffusé dans le système électronique d’appel d’offres.

Cet avis fait partie des documents d’appel d’offres et indique:

1°  le nom de l’organisme public;

2°  la description sommaire des besoins, le lieu de livraison des biens ainsi que la durée prévue du contrat ou le calendrier de livraison des biens ou de prestation des services, le cas échéant;

3°  la description sommaire des options, le cas échéant;

4°  une mention selon laquelle un dialogue compétitif sera effectué, le cas échéant;

5°  la nature et le montant de la garantie de soumission exigée, le cas échéant;

6°  l’applicabilité ou non d’un accord intergouvernemental au sens de l’article 2 de la Loi;

7°  l’endroit où obtenir des renseignements;

8°  une mention selon laquelle les documents d’appel d’offres ne peuvent être obtenus que par l’intermédiaire du système électronique d’appel d’offres;

9°  le cas échéant, une mention selon laquelle les soumissions peuvent être transmises par voie électronique et que cette transmission ne peut s’effectuer que par l’intermédiaire du système électronique d’appel d’offres;

10°  l’endroit prévu ainsi que la date et l’heure limites fixées pour la réception et l’ouverture des soumissions autres que les soumissions déposées à la suite d’un dialogue compétitif, le délai de réception ne pouvant être inférieur à 15 jours à compter de la date de la diffusion de cet avis;

10.1°  la date limite fixée pour la réception des plaintes formulées en vertu de l’article 21.0.4 de la Loi; cette date est déterminée, sous réserve du troisième alinéa, en ajoutant à la date de l’avis d’appel d’offres une période correspondant à la moitié du délai de réception des soumissions, laquelle période ne peut toutefois être inférieure à 10 jours;

11°  le fait que l’organisme ne s’engage à accepter aucune des soumissions reçues.

L’organisme doit s’assurer qu’une période d’au moins 4 jours ouvrables sépare les dates limites prévues aux paragraphes 10 et 10.1 du deuxième alinéa. Aux fins du présent règlement, le samedi est assimilé à un jour férié, de même que le 2 janvier et le 26 décembre.

Pour l’application du présent règlement, on entend par «option» une option de renouvellement ou une option concernant, selon le cas, l’acquisition de biens supplémentaires identiques à ceux initialement acquis tenant compte, le cas échéant, de l’évolution technologique, ou la prestation de services supplémentaires de même nature que ceux initialement requis, offerts au même prix et destinés à répondre aux besoins visés au paragraphe 2 du deuxième alinéa.

D. 295-2016, a. 4; L.Q. 2018, c. 10, a. 30; L.Q. 2017, c. 27, a. 246.

5. Un organisme public doit prévoir dans ses documents d’appel d’offres:

1°  la description des besoins et des modalités de livraison ou d’exécution, selon le cas;

2°  le cas échéant, la description des options;

3°  les conditions d’admissibilité exigées d’un fournisseur ou d’un prestataire de services et les conditions de conformité des soumissions;

4°  la liste des documents ou autres pièces exigés des fournisseurs ou des prestataires de services;

5°  les modalités d’ouverture des soumissions;

6°  lorsqu’une évaluation de la qualité des soumissions est prévue, les règles d’évaluation, incluant les critères retenus et, aux fins de l’application de l’annexe 2, leur poids respectif;

7°  la règle d’adjudication du contrat, laquelle comprend, le cas échéant, les éléments sur lesquels l’organisme se fonde aux fins de l’ajustement des prix pour le calcul du coût total d’acquisition visé à l’article 15, les modalités de calcul applicables aux fins de l’adjudication ainsi que les modalités du dialogue compétitif;

8°  tout autre renseignement requis en vertu du présent règlement.

D. 295-2016, a. 5.

§ 2 . — Conditions d’admissibilité

6. Les conditions d’admissibilité exigées d’un fournisseur ou d’un prestataire de services pour la présentation d’une soumission sont les suivantes:

1°  posséder les qualifications, les autorisations, les permis, les licences, les enregistrements, les certificats, les accréditations et les attestations nécessaires;

2°  avoir au Québec ou dans un territoire visé par un accord intergouvernemental applicable, un établissement où il exerce ses activités de façon permanente, clairement identifié à son nom et accessible durant les heures normales de bureau;

3°  satisfaire à toute autre condition d’admissibilité prévue dans les documents d’appel d’offres.

Malgré le paragraphe 2 du premier alinéa, lorsque la concurrence est insuffisante, l’organisme public peut rendre admissible, selon le cas, tout fournisseur ou tout prestataire de services qui a un établissement dans un territoire non visé par un accord intergouvernemental applicable, à la condition qu’il en fasse mention dans les documents d’appel d’offres.

Le défaut de respecter l’une de ces conditions rend le soumissionnaire inadmissible.

D. 295-2016, a. 6.

7. Un organisme public peut, à la condition qu’il en fasse mention dans les documents d’appel d’offres, se réserver la possibilité de refuser tout soumissionnaire qui, au cours des 2 années précédant la date d’ouverture des soumissions, a fait l’objet de la part de cet organisme d’une évaluation de rendement insatisfaisant, a omis de donner suite à une soumission ou à un contrat, ou a fait l’objet d’une résiliation de contrat en raison de son défaut d’en respecter les conditions.

D. 295-2016, a. 7.

§ 3 . — Conditions de conformité

8. Les conditions de conformité doivent indiquer les cas qui entraînent le rejet automatique d’une soumission, soit:

1°  le non-respect, sous réserve du quatrième alinéa de l’article 26, de la date et de l’heure limites fixées pour la réception des soumissions et, dans le cas d’une soumission transmise sur support papier, le non-respect de l’endroit prévu pour sa réception;

2°  l’absence du document constatant l’engagement du soumissionnaire ou du document relatif au prix soumis ou, dans le cas d’une soumission transmise sur support papier, l’absence d’une signature requise d’une personne autorisée sur l’un ou l’autre de ces documents;

3°  une soumission conditionnelle ou restrictive;

4°  dans le cas d’une soumission transmise par voie électronique, le fait qu’elle ne l’ait pas été par l’intermédiaire du système électronique d’appel d’offres ou le fait qu’elle soit inintelligible, infectée ou autrement illisible une fois son intégrité établie par le système électronique d’appel d’offres;

5°  le fait que le prix soumis et la démonstration de la qualité ne soient pas présentés séparément tel que l’exige le deuxième alinéa de l’article 14, le cas échéant;

6°  lorsque l’appel d’offres comprend l’acquisition de biens soumis à des spécifications techniques ou à des essais de conformité, le non-respect des exigences requises à cet égard;

7°  le non-respect de toute autre condition de conformité indiquée dans les documents d’appel d’offres comme entraînant le rejet automatique d’une soumission.

Les conditions de conformité doivent aussi indiquer que le dépôt par un soumissionnaire de plusieurs soumissions pour un même appel d’offres entraîne le rejet automatique de toutes ses soumissions. Pour l’application du présent alinéa, la transmission d’une même soumission par voie électronique et sur support papier est réputée être un dépôt de plusieurs soumissions.

D. 295-2016, a. 8; L.Q. 2018, c. 10, a. 31.

9. Les conditions de conformité doivent également indiquer que dans le cas d’une soumission transmise par voie électronique dont l’intégrité n’a pas été constatée, le fait de ne pas remédier à cette irrégularité dans les 2 jours ouvrables suivant l’avis de défaut transmis par l’organisme public entraîne le rejet de la soumission.

Une soumission transmise par voie électronique dans le délai fixé au premier alinéa pour remédier au défaut d’intégrité d’une soumission transmise antérieurement se substitue à cette dernière dès que son intégrité est constatée par l’organisme public. Cette soumission est alors réputée avoir été transmise avant la date et l’heure limites fixées pour la réception des soumissions.

D. 295-2016, a. 9.

10. Les conditions de conformité doivent aussi indiquer qu’une soumission est non conforme et doit être rejetée, après autorisation du dirigeant de l’organisme public en application des dispositions de la section III du chapitre III, si elle comporte un prix anormalement bas.

D. 295-2016, a. 10.

§ 4 . — Modification et obtention des documents d’appel d’offres

11. Un organisme public peut modifier ses documents d’appel d’offres au moyen d’un addenda transmis, selon le cas, aux fournisseurs ou aux prestataires de services concernés par l’appel d’offres. Tout addenda doit contenir les informations relatives au délai pour formuler une plainte visée à l’article 21.0.4 de la Loi ou, selon le cas, pour formuler une plainte en vertu de l’article 40 de la Loi sur l’Autorité des marchés publics (chapitre A-33.2.1) ou pour présenter une demande en vertu de l’article 52.1 de cette loi. Si les modifications apportées aux documents d’appel d’offres découlent d’une décision de l’Autorité des marchés publics, les informations mentionnées précédemment sont remplacées par une mention à cet effet.

Si la modification est susceptible d’avoir une incidence sur les prix, l’addenda doit être transmis au moins 7 jours avant la date limite de réception des soumissions; si ce délai ne peut être respecté, la date limite de réception des soumissions doit être reportée d’autant de jours qu’il en faut pour que ce délai minimal soit respecté.

Toute modification effectuée avant la date limite de réception des plaintes inscrite au système électronique d’appel d’offres qui modifie la date limite de réception des soumissions reporte la date limite de réception des plaintes d’une période correspondant à la moitié de l’augmentation de la période de dépôt des soumissions.

Sous réserve du deuxième alinéa, toute modification effectuée 3 jours ou moins avant la date limite de réception des soumissions entraîne le report de cette date d’au moins 3 jours. Ce report doit toutefois faire en sorte que le jour précédant la nouvelle date limite de réception des soumissions soit un jour ouvrable.

En outre, l’organisme peut, à la condition qu’il en fasse mention dans les documents d’appel d’offres, se réserver la possibilité de ne pas considérer une demande de précision formulée, selon le cas, par un fournisseur ou un prestataire de services, si cette demande lui est transmise moins de 3 jours ouvrables avant la date et l’heure limites fixées pour la réception des soumissions.

D. 295-2016, a. 11; L.Q. 2017, c. 27, a. 247; L.Q. 2022, c. 18, a. 144.

12. Les documents d’appel d’offres et, le cas échéant, tout addenda les modifiant ne peuvent être obtenus que par l’intermédiaire du système électronique d’appel d’offres.

D. 295-2016, a. 12.

§ 5 . — Transmission d’une soumission par voie électronique

13. La transmission d’une soumission par voie électronique ne peut être effectuée que par l’intermédiaire du système électronique d’appel d’offres.

D. 295-2016, a. 13.

SECTION III TRAITEMENT DES PLAINTES CONCERNANT UN APPEL D’OFFRES PUBLIC

L.Q. 2017, c. 27, a. 248.

13.1. Une plainte visée à l’article 21.0.4 de la Loi qui concerne un appel d’offres public doit être reçue par l’organisme public au plus tard à la date limite de réception des plaintes indiquée au système électronique d’appel d’offres. Une telle plainte ne peut porter que sur le contenu des documents d’appel d’offres disponibles au plus tard 2 jours avant cette date.

Le plaignant transmet sans délai une copie de cette plainte à l’Autorité des marchés publics pour information.

L.Q. 2017, c. 27, a. 248.

13.2. Lorsque l’organisme public reçoit une première plainte, il doit en faire mention sans délai dans le système électronique d’appel d’offres après s’être assuré de l’intérêt du plaignant.

L.Q. 2017, c. 27, a. 248.

13.3. L’organisme public doit transmettre sa décision au plaignant par voie électronique après la date limite de réception des plaintes mais au plus tard 3 jours avant la date limite de réception des soumissions qu’il a déterminée. Il doit, au besoin, reporter cette dernière date.

L’organisme doit de plus, le cas échéant, informer le plaignant de son droit, selon le cas, de formuler une plainte en vertu de l’article 37 de la Loi sur l’Autorité des marchés publics (chapitre A-33.2.1) ou de présenter une demande en vertu de l’article 52.1 de cette loi dans les 3 jours suivant la réception de la décision.

L.Q. 2017, c. 27, a. 248; L.Q. 2022, c. 18, a. 145.

13.4. Lorsque l’organisme public a reçu plus d’une plainte pour un même appel d’offres public, il doit transmettre ses décisions au même moment.

L.Q. 2017, c. 27, a. 248.

13.5. Lorsqu’il transmet sa décision à l’égard d’une plainte qui lui a été formulée, l’organisme public doit sans délai en faire mention dans le système électronique d’appel d’offres.

L.Q. 2017, c. 27, a. 248.

13.6. L’organisme public doit reporter la date limite de réception des soumissions d’autant de jours qu’il en faut pour qu’un délai minimal de 7 jours reste à courir à compter de la date de transmission de sa décision.

L.Q. 2017, c. 27, a. 248.

13.7. Lorsque 2 jours avant la date limite de réception des soumissions l’organisme public n’a pas indiqué dans le système électronique d’appel d’offres qu’il a transmis sa décision à l’égard d’une plainte, l’exploitant du système doit reporter sans délai cette date limite de 4 jours.

Lorsque la date reportée tombe un jour férié, elle doit être de nouveau reportée au deuxième jour ouvrable suivant. Lorsque le jour précédant la date reportée n’est pas un jour ouvrable, cette date doit être reportée au jour ouvrable suivant.

L.Q. 2017, c. 27, a. 248.

CHAPITRE III MODES D’ADJUDICATION ET TRAITEMENT DES SOUMISSIONS

SECTION I MODES D’ADJUDICATION

§ 1 . — Dispositions générales

14. Pour adjuger un contrat en matière de technologies de l’information, l’organisme public sollicite uniquement un prix ou évalue la qualité d’une soumission et sollicite un prix, puis sélectionne la soumission économiquement la plus avantageuse.

Lorsque pour une même étape, un prix est sollicité et une évaluation de la qualité est prévue, le prix et la démonstration de la qualité doivent être présentés séparément afin de permettre l’application du premier alinéa de l’article 27.

D. 295-2016, a. 14.

15. Pour déterminer le prix le plus bas ou le prix ajusté le plus bas aux fins de l’adjudication en vertu de l’article 16, 17, 18, 22 ou 43 d’un contrat comprenant une acquisition de biens, un organisme public peut considérer des coûts additionnels liés à cette acquisition. Ces coûts additionnels sont ajoutés, selon le cas, aux prix soumis ou aux prix ajustés conformément à l’article 8 de l’annexe 2, de façon à établir le coût total d’acquisition pour l’organisme.

L’ajustement des prix effectué conformément au premier alinéa doit être fondé sur des éléments quantifiables et mesurables identifiés aux documents d’appel d’offres. Il doit en outre s’effectuer après le dépôt des soumissions selon les renseignements contenus dans chaque soumission.

Pour l’application du présent règlement, les coûts additionnels correspondent aux coûts non inclus dans le prix soumis que devrait assumer l’organisme pendant la durée de vie utile des biens acquis. Ils peuvent comprendre des coûts d’installation, d’entretien, de soutien, de configuration, de licence, d’évolution, d’interopérabilité, de formation et de migration de données de même que les coûts de tout autre élément jugé pertinent par l’organisme en lien avec les biens acquis.

D. 295-2016, a. 15.

§ 2 . — Contrat adjugé selon le prix le plus bas

16. Lorsqu’aux fins de l’adjudication d’un contrat un organisme public sollicite uniquement un prix, il adjuge le contrat au soumissionnaire qui a soumis le prix le plus bas.

D. 295-2016, a. 16.

§ 3 . — Contrat adjugé à la suite d’une évaluation de la qualité

17. Lorsqu’aux fins de l’adjudication d’un contrat un organisme public effectue une évaluation de la qualité des soumissions fondée sur l’atteinte du niveau minimal de qualité, il doit appliquer les conditions et modalités d’évaluation prévues à l’annexe 1 et adjuger le contrat au soumissionnaire qui a soumis le prix le plus bas.

Lorsqu’aux mêmes fins, l’organisme effectue une évaluation de la qualité des soumissions fondée sur la mesure du niveau de qualité suivie du calcul du rapport qualité-prix, il doit appliquer les conditions et modalités d’évaluation prévues à l’annexe 2 et adjuger le contrat au soumissionnaire qui a soumis le prix ajusté le plus bas.

D. 295-2016, a. 17.

§ 4 . — Contrat adjugé à la suite d’un appel d’offres comportant 2 étapes

18. Un organisme public peut procéder à un appel d’offres en 2 étapes pour l’adjudication d’un contrat.

Il sélectionne d’abord les fournisseurs ou les prestataires de services en sollicitant uniquement une démonstration de la qualité conformément à l’annexe 1 ou aux articles 1 à 7 de l’annexe 2. Dans ce dernier cas, les documents d’appel d’offres doivent indiquer le nombre de soumissionnaires sélectionnés qui seront invités à participer à la deuxième étape.

L’organisme invite par la suite les soumissionnaires sélectionnés à présenter une soumission comportant soit uniquement un prix, soit une démonstration de la qualité et un prix. Dans le premier cas, l’organisme adjuge le contrat au soumissionnaire qui a soumis le prix le plus bas; dans le second, il applique les conditions et modalités d’évaluation prévues à l’annexe 2 et adjuge le contrat au soumissionnaire qui a soumis le prix ajusté le plus bas.

D. 295-2016, a. 18.

§ 5 . — Contrat adjugé à la suite d’un appel d’offres comportant un dialogue compétitif

19. Lorsque les besoins d’un organisme public présentent un haut degré de complexité, l’organisme peut, pour l’adjudication d’un contrat et après autorisation de son dirigeant, procéder à un appel d’offres comportant un dialogue compétitif.

D. 295-2016, a. 19.

20. L’organisme public invite d’abord les fournisseurs ou les prestataires de services à déposer une soumission initiale pour en évaluer la qualité conformément aux articles 1 à 7 de l’annexe 2. L’évaluation porte particulièrement sur la capacité de chaque soumissionnaire et de chaque solution proposée à répondre aux besoins de l’organisme.

Les documents d’appel d’offres doivent indiquer le nombre de soumissionnaires qui seront appelés à participer au dialogue compétitif, lequel ne peut être inférieur à 3.

Toutefois, si seulement 2 soumissionnaires satisfont aux critères de sélection, l’organisme peut, après autorisation de son dirigeant, continuer la procédure avec ces soumissionnaires. Si un seul soumissionnaire satisfait aux critères de sélection, l’organisme doit annuler l’appel d’offres.

D. 295-2016, a. 20.

21. L’organisme public tient ensuite un dialogue avec chaque soumissionnaire sélectionné. Le dialogue doit s’effectuer en présence d’un vérificateur de processus indépendant désigné par l’organisme. Ce vérificateur est principalement chargé de s’assurer que le dialogue se tient de façon équitable à l’égard de tous les soumissionnaires et de manière à assurer la transparence du processus contractuel en cours.

Le dialogue compétitif vise essentiellement à préciser avec chaque soumissionnaire sélectionné une solution susceptible de répondre aux besoins de l’organisme et sur la base de laquelle chacun sera ensuite invité à présenter une offre finale. Il porte notamment sur les moyens technologiques pouvant répondre aux besoins de l’organisme, sur l’échéancier de la prestation ainsi que sur diverses modalités contractuelles.

D. 295-2016, a. 21.

22. Après avoir dialogué avec chacun des soumissionnaires sélectionnés, l’organisme public les invite à présenter, dans le délai qu’il fixe, une soumission finale comportant un prix ainsi qu’une démonstration de la qualité eu égard à la solution discutée et précisée lors du dialogue.

L’organisme applique les conditions et modalités d’évaluation prévues à l’annexe 2 puis adjuge le contrat au soumissionnaire qui a soumis le prix ajusté le plus bas.

D. 295-2016, a. 22.

SECTION II TRAITEMENT DES SOUMISSIONS

23. Dans le cas où une soumission est transmise par voie électronique, l’organisme public doit, lors de l’ouverture des soumissions, constater par l’entremise du système électronique d’appel d’offres que cette soumission est intègre.

D. 295-2016, a. 23.

24. Lorsqu’un organisme public adjuge un contrat conformément à l’article 16 ou à l’article 17, il ouvre publiquement les soumissions en présence d’un témoin à l’endroit prévu ainsi qu’à la date et à l’heure limites fixées dans les documents d’appel d’offres, à moins que les soumissions soient sous la forme d’une liste de prix dont l’ampleur ou la configuration ne permet pas d’identifier un prix total.

Lors de l’ouverture publique, l’organisme divulgue le nom de tous les soumissionnaires, y compris, le cas échéant, le nom de ceux ayant transmis une soumission par voie électronique dont l’intégrité n’a pas été constatée, et ce, bien que ces renseignements soient sujets à vérification.

En outre, lorsque l’appel d’offres concerne l’adjudication d’un contrat sans évaluation de la qualité, l’organisme divulgue également, sujet à la même vérification, le prix total respectif des soumissions. Toutefois, si l’intégrité d’au moins une soumission transmise par voie électronique n’a pu être constatée lors de l’ouverture, cette divulgation s’effectue plutôt lors de la publication prévue au quatrième alinéa.

L’organisme publie, dans les 4 jours ouvrables, le résultat de l’ouverture publique dans le système électronique d’appel d’offres.

D. 295-2016, a. 24.

25. Lorsqu’un organisme public procède à un appel d’offres comportant plus d’une étape suivant l’article 18 ou l’article 19, les soumissions présentées lors de la première étape sont ouvertes uniquement en présence du secrétaire du comité de sélection ou de son représentant à l’endroit prévu ainsi qu’à la date et à l’heure limites fixées dans les documents d’appel d’offres.

L’organisme publie dans le système électronique d’appel d’offres le nom des soumissionnaires ayant participé à la première étape dans les 4 jours ouvrables suivant l’ouverture publique des soumissions déposées lors de la dernière étape.

Dans le cas d’un appel d’offres comportant 2 étapes, les dispositions de l’article 24 s’appliquent, compte tenu des adaptations nécessaires, à l’égard des soumissions présentées lors de la deuxième étape.

Dans le cas d’un appel d’offres comportant un dialogue compétitif, l’organisme ouvre publiquement les soumissions présentées lors de la dernière étape en présence d’un témoin à l’endroit prévu ainsi qu’à la date et à l’heure limites fixées lors de l’invitation des soumissionnaires sélectionnés à présenter une soumission finale. Lors de cette ouverture, l’organisme divulgue le nom de tous les soumissionnaires, y compris, le cas échéant, le nom de ceux ayant transmis une soumission par voie électronique dont l’intégrité n’a pas été constatée. L’organisme publie, dans les 4 jours ouvrables, le résultat de l’ouverture publique des soumissions dans le système électronique d’appel d’offres.

D. 295-2016, a. 25.

26. L’organisme public procède à l’examen des soumissions reçues en vérifiant l’admissibilité des soumissionnaires et la conformité de leur soumission.

Toutefois, lorsque les documents d’appel d’offres prévoient des essais de conformité, ceux-ci sont d’abord effectués à l’égard des biens proposés par le soumissionnaire qui, n’eût été ces essais, serait l’adjudicataire. Ils ne sont ensuite effectués à l’égard des biens proposés par le soumissionnaire suivant que si les biens proposés par le soumissionnaire précédent ne réussissent pas les essais de conformité et ainsi de suite jusqu’à ce que les essais soient réussis. Cependant, dans le cas d’un contrat à commandes conclu avec plusieurs fournisseurs, les essais de conformité sont effectués à l’égard des biens proposés par tous les soumissionnaires qui, n’eût été ces essais, seraient retenus.

Si l’organisme rejette une soumission parce qu’elle n’est pas conforme ou parce que le soumissionnaire n’est pas admissible, il en informe le soumissionnaire en mentionnant la raison de ce rejet au plus tard 15 jours après l’adjudication du contrat. Toutefois, lorsque ce rejet s’effectue lors de la première étape d’un appel d’offres qui en comporte plus d’une, l’organisme en informe le soumissionnaire au moment de transmettre aux soumissionnaires retenus l’invitation à participer à l’étape subséquente.

Une soumission reçue après la date et l’heure limites fixées pour la réception des soumissions ne peut, pour ce seul motif, être considérée non conforme lorsque le retard est imputable uniquement à l’organisme.

D. 295-2016, a. 26; L.Q. 2018, c. 10, a. 32.

27. Les soumissions présentées dans le cadre d’un appel d’offres comportant une démonstration de la qualité sont évaluées par un comité de sélection constitué à cette fin par l’organisme public. Le comité procède à l’évaluation de la qualité, et ce, sans connaître le prix soumis.

Le comité de sélection doit être composé d’un secrétaire chargé d’en coordonner les activités et d’un minimum de 3 membres.

D. 295-2016, a. 27.

28. L’organisme public adjuge le contrat conformément aux dispositions de la section I du présent chapitre.

L’organisme peut toutefois négocier le prix soumis et le prix indiqué au contrat peut alors être inférieur au prix soumis lorsque les conditions suivantes sont réunies:

1°  au terme de la procédure d’appel d’offres, un seul soumissionnaire a présenté une soumission conforme ou, si le contrat est adjugé à la suite d’une évaluation de la qualité, un seul soumissionnaire a présenté une soumission acceptable;

2°  le soumissionnaire a consenti un nouveau prix;

3°  il s’agit de la seule modification apportée aux conditions énoncées dans les documents d’appel d’offres ou à la soumission dans le cadre de cette négociation.

D. 295-2016, a. 28.

29. Lorsqu’il y a égalité des résultats à la suite d’un appel d’offres, l’adjudicataire est déterminé par tirage au sort.

D. 295-2016, a. 29.

30. L’adjudication du contrat se produit au moment où le choix de l’adjudicataire est effectué par l’organisme public ou, le cas échéant, lorsque le tirage au sort a lieu.

D. 295-2016, a. 30.

31. Lorsqu’aux fins de l’adjudication, l’organisme public a considéré des coûts additionnels conformément à l’article 15, il transmet à chaque soumissionnaire la valeur des coûts additionnels le concernant dans les 15 jours suivant l’adjudication du contrat.

D. 295-2016, a. 31.

32. Lorsque la procédure d’adjudication comporte une évaluation de la qualité, l’organisme public informe chaque soumissionnaire du résultat de l’évaluation de la qualité de sa soumission pour chacune des étapes comprenant une telle évaluation à laquelle il a participé. Cette communication s’effectue dans les 15 jours suivant l’adjudication du contrat ou, dans le cas des articles 18 et 20, au moment de transmettre aux soumissionnaires retenus l’invitation à participer à l’étape subséquente.

Les renseignements transmis au soumissionnaire, dans le cas où l’annexe 1 s’applique, sont:

1°  la confirmation de l’acceptation ou non de sa soumission;

2°  selon le cas, le nom des soumissionnaires qualifiés pour l’étape subséquente ou le nom de l’adjudicataire et le prix soumis par celui-ci.

Les renseignements transmis au soumissionnaire, dans le cas où l’annexe 2 s’applique, sont:

1°  la confirmation de l’acceptation ou non de sa soumission;

2°  sa note pour la qualité et, le cas échéant, son prix ajusté et son rang en fonction des prix ajustés;

3°  selon le cas, le nom des soumissionnaires qualifiés pour l’étape subséquente ou le nom de l’adjudicataire, sa note pour la qualité, le prix qu’il a soumis ainsi que le prix ajusté qui en découle.

En outre, l’organisme doit, sur demande écrite d’un soumissionnaire transmise dans les 30 jours suivant la communication effectuée en vertu du premier alinéa, lui présenter les résultats de l’évaluation de sa soumission pour chacun des critères utilisés pour l’appréciation de la qualité et lui exposer sommairement les motifs justifiant le fait que sa soumission n’ait pas été retenue. Cette rétroaction doit s’effectuer, selon le cas, dans les 30 jours suivant la date de réception de la demande du soumissionnaire si celle-ci est présentée après l’adjudication du contrat ou dans les 30 jours suivant la date de l’adjudication si la demande est transmise avant cette date.

D. 295-2016, a. 32.

SECTION III SOUMISSION DONT LE PRIX EST ANORMALEMENT BAS

33. Le prix d’une soumission est anormalement bas si une analyse sérieuse et documentée effectuée par le comité visé à l’article 35 démontre que le prix soumis ne peut permettre au soumissionnaire de réaliser le contrat selon les conditions des documents d’appel d’offres sans mettre en péril l’exécution du contrat.

D. 295-2016, a. 33.

34. Lorsqu’un organisme public constate que le prix d’une soumission semble anormalement bas, il demande au soumissionnaire de lui exposer par écrit, dans les 5 jours qui suivent la réception de cette demande, les raisons justifiant ce prix.

D. 295-2016, a. 34.

35. Si le soumissionnaire ne transmet pas ses explications dans le délai prévu à l’article 34 ou si, malgré les explications fournies, l’organisme public considère toujours que le prix semble anormalement bas, il transmet la soumission pour analyse à un comité constitué à cette fin.

Le comité est composé du responsable de l’application des règles contractuelles de l’organisme et d’au moins 3 membres désignés par le dirigeant de l’organisme qui ne sont pas impliqués dans la procédure d’adjudication.

Le responsable de l’application des règles contractuelles coordonne les travaux du comité.

D. 295-2016, a. 35; L.Q. 2017, c. 27, a. 257.

36. Lorsqu’il analyse la soumission, le comité tient compte des éléments suivants:

1°  l’écart entre le prix soumis et la valeur estimée de la dépense par l’organisme public, laquelle est confirmée au moyen d’une vérification adéquate et rigoureuse;

2°  l’écart entre le prix soumis et celui soumis par les autres soumissionnaires ayant présenté une soumission conforme;

3°  l’écart entre le prix soumis et le prix que l’organisme ou un autre organisme public a payé pour un contrat similaire, en tenant compte du contexte économique;

4°  les représentations du soumissionnaire sur la présence d’éléments particuliers qui influencent le prix soumis, notamment:

a)  selon le cas, le mode de fabrication des biens visés par l’appel d’offres et de leurs composants ou les modalités d’exécution de la prestation de services visée par l’appel d’offres;

b)  les conditions exceptionnellement favorables dont profiterait le soumissionnaire pour l’exécution du contrat;

c)  le caractère innovant de la soumission;

d)  les conditions de travail des employés du soumissionnaire ou, le cas échéant, de ses sous-contractants;

e)  l’aide financière gouvernementale dont le soumissionnaire est bénéficiaire.

D. 295-2016, a. 36.

37. Le comité expose dans un rapport ses conclusions ainsi que les motifs à leur appui.

Si les conclusions sont à l’effet que le prix soumis n’est pas anormalement bas, le responsable de l’application des règles contractuelles transmet un exemplaire du rapport au dirigeant de l’organisme public.

Si les conclusions sont à l’effet que le prix soumis est anormalement bas, le responsable de l’application des règles contractuelles transmet un exemplaire du rapport au soumissionnaire.

D. 295-2016, a. 37; L.Q. 2017, c. 27, a. 257.

38. Le soumissionnaire peut, dans un délai de 10 jours suivant la réception du rapport visé à l’article 37, transmettre par écrit ses commentaires au responsable de l’application des règles contractuelles de l’organisme public.

D. 295-2016, a. 38; L.Q. 2017, c. 27, a. 257.

39. Après avoir pris connaissance des commentaires, s’il en est, le comité décide s’il maintient ou non les conclusions de son rapport.

Si le comité ne maintient pas les conclusions de son rapport, le responsable de l’application des règles contractuelles transmet un exemplaire du rapport, mis à jour, au dirigeant de l’organisme public.

Si le comité maintient les conclusions de son rapport, le responsable de l’application des règles contractuelles transmet un exemplaire du rapport, mis à jour s’il y a lieu, au dirigeant de l’organisme, lequel autorise le rejet de la soumission au plus tard avant l’expiration de la période de validité des soumissions.

D. 295-2016, a. 39; L.Q. 2017, c. 27, a. 257.

40. L’organisme public informe le Conseil du trésor des soumissions rejetées en application de la présente section.

D. 295-2016, a. 40.

CHAPITRE IV MODALITÉS PARTICULIÈRES D’ADJUDICATION DES CONTRATS

SECTION I CONTRAT À COMMANDES

41. Un organisme public peut, pour une durée maximale de 5 ans incluant tout renouvellement, conclure un contrat à commandes en matière de technologies de l’information avec un ou plusieurs fournisseurs lorsque des besoins sont récurrents et que la quantité de biens, le rythme ou la fréquence de leur acquisition sont incertains.

D. 295-2016, a. 41.

42. L’organisme public indique dans les documents d’appel d’offres les quantités approximatives des biens susceptibles d’être acquis ou, à défaut, la valeur monétaire approximative du contrat et, le cas échéant, les lieux de livraison.

D. 295-2016, a. 42.

43. Lorsque le contrat à commandes est conclu avec plusieurs fournisseurs, les commandes sont attribuées au fournisseur qui, à l’égard du bien à acquérir, a soumis le prix le plus bas, à moins que ce fournisseur ne puisse y donner suite, auquel cas les autres fournisseurs sont sollicités en fonction de leur rang respectif pour ce même bien.

Toutefois, de telles commandes peuvent être attribuées à l’un ou l’autre des fournisseurs retenus dont le prix soumis à l’égard du bien à acquérir n’excède pas de plus de 10% le prix le plus bas, à la condition que cette règle d’adjudication soit autorisée par le dirigeant de l’organisme public avant la diffusion de l’avis d’appel d’offres.

D. 295-2016, a. 43.

44. Un contrat à commandes peut permettre au fournisseur retenu de remplacer un bien visé par le contrat par un nouveau bien dans la mesure où ce bien est conforme aux spécifications techniques requises et que son prix n’excède pas celui du bien remplacé.

Lorsque le contrat à commandes est conclu avec plusieurs fournisseurs, chacun d’eux peut réduire le prix d’un bien visé par le contrat ou encore le remplacer conformément au premier alinéa.

L’organisme public doit indiquer dans les documents d’appel d’offres les modalités à respecter pour apporter de telles modifications, de même que le mécanisme qui permettra d’informer les autres fournisseurs retenus des modifications apportées par un fournisseur concurrent.

Pour l’application de l’article 43, le prix d’un bien réduit par un fournisseur en vertu du deuxième alinéa devient le prix soumis par celui-ci pour le bien visé.

D. 295-2016, a. 44.

SECTION II CONTRAT À EXÉCUTION SUR DEMANDE

45. Un organisme public peut, pour une durée maximale de 5 ans incluant tout renouvellement, conclure un contrat à exécution sur demande en matière de technologies de l’information avec un ou plusieurs prestataires de services lorsque des besoins sont récurrents et que le nombre de demandes, le rythme ou la fréquence de leur exécution sont incertains.

D. 295-2016, a. 45.

46. L’organisme public indique dans les documents d’appel d’offres l’étendue des prestations de services qu’il entend requérir ou, à défaut, la valeur monétaire approximative du contrat.

D. 295-2016, a. 46.

47. Lorsque le contrat à exécution sur demande est conclu avec plusieurs prestataires de services, les demandes d’exécution sont attribuées au prestataire qui a soumis le prix le plus bas à moins que ce prestataire ne puisse y donner suite, auquel cas les autres prestataires sont sollicités en fonction de leur rang respectif.

D. 295-2016, a. 47.

CHAPITRE V CONTRATS PARTICULIERS

SECTION I CONTRAT CONCERNANT L’ACQUISITION DE BIENS OU DE SERVICES INFONUAGIQUES

48. Un contrat pour l’acquisition de biens ou de services infonuagiques peut être conclu de gré à gré avec un fournisseur ou un prestataire de services, à la suite d’un appel d’intérêt effectué par le ministre de la Cybersécurité et du Numérique, dans la mesure où une entente-cadre a été conclue avec ce fournisseur ou ce prestataire de services et lorsque les conditions suivantes sont remplies:

1°  le contrat porte sur un bien ou sur la prestation d’un service visé par l’entente-cadre;

2°  la durée du contrat n’excède pas 3 ans, incluant tout renouvellement;

3°  le fournisseur ou le prestataire de services retenu par l’organisme public est celui qui lui offre le bien ou le service le plus avantageux;

4°  les biens et les services visés par l’entente-cadre tiennent compte des critères de sécurité, de niveaux de services et de conformité applicables.

Pour déterminer le bien ou le service le plus avantageux, l’organisme se fonde:

1°  soit uniquement sur le prix;

2°  soit, après autorisation de son dirigeant, sur un ou plusieurs autres critères en lien avec l’objet du contrat, telles la compatibilité technologique, l’accessibilité des biens ou des services, la performance et l’assistance technique.

D. 295-2016, a. 48; L.Q. 2020, c. 2, a. 78; L.Q. 2021, c. 33, a. 45.

SECTION II CONTRAT LIÉ À LA RECHERCHE ET AU DÉVELOPPEMENT OU À L’ENSEIGNEMENT

49. Un contrat d’approvisionnement en matière de technologies de l’information relatif à des activités de recherche et de développement ou à des activités d’enseignement peut être conclu de gré à gré lorsque, pour des raisons d’ordre technique ou scientifique, un seul fournisseur est en mesure de le réaliser et il n’existe aucune solution de rechange ou encore de biens de remplacement.

D. 295-2016, a. 49.

SECTION III CONTRAT POUR DES ACTIVITÉS À L’ÉTRANGER

50. Un contrat en matière de technologies de l’information pour les activités à l’étranger d’une délégation générale, d’une délégation ou d’une autre organisation permettant la représentation du Québec à l’étranger, établie conformément à l’article 28 de la Loi sur le ministère des Relations internationales (chapitre M-25.1.1), peut être conclu de gré à gré même s’il comporte une dépense égale ou supérieure au seuil d’appel d’offres public prévu à l’article 10 de la Loi. Le cas échéant, le contrat est attribué dans le respect des principes énoncés à l’article 2 de la Loi.

D. 295-2016, a. 50.

CHAPITRE VI HOMOLOGATION DE BIENS

51. Un organisme public procède à une homologation de biens lorsqu’il y a lieu de s’assurer, avant de procéder à un appel d’offres, de la conformité d’un bien à une norme reconnue ou à une spécification technique établie.

D. 295-2016, a. 51.

52. Un organisme public peut recourir à un processus d’homologation de biens dans la mesure où les exigences suivantes sont respectées:

1°  l’homologation de biens est précédée d’un avis public à cet effet dans le système électronique d’appel d’offres indiquant notamment la date limite fixée pour la réception des plaintes formulées en vertu de l’article 21.0.4 de la Loi; cette date est déterminée, sous réserve du deuxième alinéa, en ajoutant à la date de l’avis une période correspondant à la moitié du délai de réception des demandes d’homologation, laquelle période ne peut toutefois être inférieure à 10 jours;

2°  la liste des biens homologués est diffusée dans le système électronique d’appel d’offres et tout fournisseur est informé de l’acceptation ou de la raison du refus de l’inscription du bien sur cette liste;

3°  un avis public d’homologation est publié à nouveau au moins une fois l’an, et ce, bien que l’organisme puisse procéder à une homologation à des intervalles variant de 1 à 3 ans.

L’organisme public doit s’assurer qu’une période d’au moins 4 jours ouvrables sépare la date de réception des demandes d’homologation et la date limite fixée pour la réception des plaintes.

Les dispositions des premier, troisième et quatrième alinéas de l’article 11 et celles de la section III du chapitre II s’appliquent, avec les adaptations nécessaires, lors d’une homologation de biens.

D. 295-2016, a. 52; L.Q. 2017, c. 27, a. 249.

53. Sauf dans les cas prévus à l’article 13 de la Loi, tout contrat en matière de technologies de l’information subséquent à l’homologation de biens est restreint aux seuls biens homologués et, lorsqu’un tel contrat comporte une dépense égale ou supérieure au seuil d’appel d’offres public, il doit faire l’objet d’un appel d’offres public ouvert aux seuls fournisseurs de biens homologués.

D. 295-2016, a. 53.

CHAPITRE VII QUALIFICATION DE FOURNISSEURS OU DE PRESTATAIRES DE SERVICES

D. 295-2016, c. VII; L.Q. 2018, c. 10, a. 33.

54. Un organisme public peut procéder à la qualification de fournisseurs ou de prestataires de services préalablement au processus d’acquisition dans la mesure où les exigences suivantes sont respectées :

1°  la qualification est précédée d’un avis public à cet effet dans le système électronique d’appel d’offres indiquant notamment, compte tenu des adaptations nécessaires, les informations prévues aux paragraphes 1, 2 et 6 à 10.1 du deuxième alinéa de l’article 4, à l’exception du délai de réception des demandes de qualification qui ne peut être inférieur à 25 jours à compter de la date de publication de l’avis public de qualification, la durée de validité de la liste des fournisseurs ou des prestataires de services qualifiés et les moyens utilisés pour la renouveler ou l’annuler ou, dans le cas où la durée de validité n’est pas mentionnée, une indication de la méthode utilisée pour faire part à tout intéressé du moment où cette liste ne sera plus utilisée;

2°  la liste des fournisseurs ou des prestataires de services qualifiés est diffusée dans le système électronique d’appel d’offres et tout fournisseur ou prestataire est informé de l’acceptation ou de la raison du refus de son inscription sur cette liste;

3°  un avis public de qualification est publié à nouveau au moins une fois l’an invitant d’autres fournisseurs ou prestataires de services à se qualifier pendant la période de validité de la liste;

4°  l’avis public de qualification doit demeurer accessible dans le système électronique d’appel d’offres pendant toute la période de validité de la liste;

5°  un fournisseur ou un prestataire de services peut, à tout moment, demander d’être qualifié, auquel cas l’organisme procède à la qualification dans un délai raisonnable.

Les dispositions du troisième alinéa de l’article 4, celles des premier, troisième et quatrième alinéas de l’article 11 et celles de la section III du chapitre II s’appliquent, avec les adaptations nécessaires, lors d’une qualification de fournisseurs ou de prestataires de services.

D. 295-2016, a. 54; L.Q. 2017, c. 27, a. 250; L.Q. 2018, c. 10, a. 34.

55. Lorsque l’organisme public évalue le niveau de qualité des demandes de qualification, il constitue un comité de sélection conformément au deuxième alinéa de l’article 27 et applique les conditions et modalités prévues à l’annexe 1 ou aux articles 1 à 7 de l’annexe 2.

D. 295-2016, a. 55.

56. Sauf dans les cas prévus à l’article 13 de la Loi, tout contrat en matière de technologies de l’information subséquent à la qualification est restreint aux seuls fournisseurs ou prestataires de services qualifiés et, lorsqu’un tel contrat comporte une dépense égale ou supérieure au seuil d’appel d’offres public, il doit faire l’objet d’un appel d’offres ouvert à ces seuls fournisseurs ou prestataires.

D. 295-2016, a. 56; L.Q. 2018, c. 10, a. 35.

CHAPITRE VIII CONDITIONS PRÉALABLES À LA CONCLUSION DE CONTRATS

SECTION I AUTORISATION REQUISE

57. Lorsque la durée prévue d’un contrat d’approvisionnement en matière de technologies de l’information ou d’un contrat de services de nature répétitive en cette matière est supérieure à 3 ans, incluant tout renouvellement, l’autorisation du dirigeant de l’organisme public est requise.

Une telle autorisation est aussi requise avant la conclusion d’un contrat comportant une dépense égale ou supérieure au seuil d’appel d’offres public dans les cas suivants:

1°  un seul soumissionnaire a présenté une soumission conforme;

2°  à la suite d’une évaluation de la qualité, un seul soumissionnaire a présenté une soumission acceptable.

Dans le cas prévu au paragraphe 2 du deuxième alinéa, le comité de sélection ne prend pas connaissance du prix et laisse au dirigeant de l’organisme le soin de déterminer s’il y a lieu de poursuivre ou non le processus d’adjudication.

D. 295-2016, a. 57.

SECTION II PROGRAMME D’ACCÈS À L’ÉGALITÉ

58. La présente section ne s’applique qu’aux organismes publics visés au paragraphe 1 ou au paragraphe 2 du premier alinéa de l’article 4 de la Loi.

D. 295-2016, a. 58.

59. Lorsque le montant d’un contrat en matière de technologies de l’information est de 100 000 $ ou plus ou lorsque le montant d’un sous-contrat se rapportant à un tel contrat est de 100 000 $ ou plus, ce contrat ou ce sous-contrat ne peut être conclu avec un fournisseur, un prestataire de services ou un sous-contractant du Québec, dont l’entreprise compte plus de 100 employés, à moins que le fournisseur, le prestataire de services ou le sous-contractant ne se soit préalablement engagé à implanter un programme d’accès à l’égalité conforme à la Charte des droits et libertés de la personne (chapitre C-12) et qu’il ne soit titulaire d’une attestation d’engagement à cet effet délivrée par le président du Conseil du trésor.

Si un tel contrat ou sous-contrat doit être conclu avec un fournisseur, un prestataire de services ou un sous-contractant d’une autre province ou territoire du Canada à l’égard duquel un programme d’équité en emploi est applicable et que ce fournisseur, ce prestataire de services ou ce sous-contractant compte plus de 100 employés, celui-ci doit fournir au préalable une attestation selon laquelle il s’est engagé à implanter un programme d’équité en emploi conforme à celui de sa province ou de son territoire.

Si un tel contrat ou sous-contrat doit être conclu avec un fournisseur, un prestataire de services ou un sous-contractant du Québec ou d’une autre province ou territoire du Canada qui est régi par la législation fédérale, qui compte plus de 100 employés et à l’égard duquel un programme fédéral d’équité en emploi est applicable, celui-ci doit fournir au préalable une attestation selon laquelle il s’est engagé à implanter un programme d’équité en emploi conforme au programme fédéral.

D. 295-2016, a. 59.

60. Le président du Conseil du trésor annule l’attestation qu’il a délivrée à un fournisseur ou à un prestataire de services visé au premier alinéa de l’article 59 si celui-ci ne respecte pas son engagement d’implanter un programme d’accès à l’égalité.

Tout fournisseur et tout prestataire de services dont l’attestation mentionnée à l’article 59 a été annulée ne peut conclure un contrat avec un organisme visé à l’article 58 ou un sous-contrat se rapportant à un tel contrat tant qu’il n’est pas titulaire d’une nouvelle attestation.

D. 295-2016, a. 60.

SECTION III ASSURANCE DE LA QUALITÉ, DÉVELOPPEMENT DURABLE ET ENVIRONNEMENT

61. Un organisme public peut considérer l’apport d’un système d’assurance de la qualité, notamment une norme ISO, ou une spécification liée au développement durable et à l’environnement pour la réalisation d’un contrat en matière de technologies de l’information. Il précise alors l’exigence requise dans les documents d’appel d’offres.

Si l’imposition d’une telle exigence réduit indûment la concurrence, l’organisme doit permettre à tout fournisseur ou à tout prestataire de services de présenter une soumission et accorder à celui qui répond à l’exigence prévue au premier alinéa, une marge préférentielle d’au plus 10%. Dans ce dernier cas, le prix soumis par un tel fournisseur ou un tel prestataire de services est, aux seules fins de déterminer l’adjudicataire, réduit du pourcentage de marge préférentielle prévu, et cela, sans affecter le prix soumis aux fins de l’adjudication du contrat.

Le pourcentage de marge préférentielle qui sera appliqué doit être indiqué dans les documents d’appel d’offres.

D. 295-2016, a. 61.

SECTION IV ATTESTATION DE REVENU QUÉBEC

62. Tout fournisseur et tout prestataire de services intéressés à conclure avec un organisme public un contrat en matière de technologies de l’information comportant une dépense égale ou supérieure à 25 000 $ doivent détenir une attestation valide de Revenu Québec.

D. 295-2016, a. 62.

63. L’attestation de Revenu Québec est délivrée à tout fournisseur et à tout prestataire de services qui, à la date y indiquée, ont produit les déclarations et les rapports qu’ils devaient produire en vertu des lois fiscales et n’ont pas de compte payable en souffrance à l’endroit du ministre du Revenu, notamment lorsque leur recouvrement a été légalement suspendu ou lorsque des dispositions ont été convenues avec eux pour en assurer le paiement et qu’ils ne sont pas en défaut à cet égard.

D. 295-2016, a. 63.

64. L’attestation du fournisseur ou du prestataire de services est valide jusqu’à la fin de la période de 3 mois qui suit le mois au cours duquel elle a été délivrée.

De plus, l’attestation ne doit pas avoir été délivrée après la date et l’heure limites fixées pour la réception des soumissions ou, s’il s’agit d’un contrat conclu de gré à gré, après la date d’attribution du contrat.

La détention par le fournisseur ou le prestataire de services d’une attestation valide délivrée conformément au deuxième alinéa est considérée comme une condition d’admissibilité au sens de l’article 6.

D. 295-2016, a. 64.

65. Un fournisseur et un prestataire de services ne peuvent transmettre une attestation de Revenu Québec qui contient des renseignements faux ou inexacts, produire pour eux-mêmes l’attestation d’un tiers ou faussement déclarer qu’ils ne détiennent pas l’attestation requise.

D. 295-2016, a. 65.

66. Il est interdit d’aider une personne, par un acte ou une omission, à contrevenir aux dispositions de l’article 65 ou, par un encouragement, un conseil, un consentement, une autorisation ou un ordre, de l’amener à y contrevenir.

D. 295-2016, a. 66.

67. L’article 62 ne s’applique pas au fournisseur et au prestataire de services qui n’ont pas, au Québec, un établissement où ils exercent leurs activités de façon permanente, clairement identifié à leur nom et accessible durant les heures normales de bureau.

Il ne s’applique également pas lorsqu’un contrat en matière de technologies de l’information doit être conclu en raison d’une situation d’urgence mettant en cause la sécurité des personnes ou des biens.

D. 295-2016, a. 67.

CHAPITRE IX PUBLICATION DES RENSEIGNEMENTS

SECTION I CONTRAT CONCLU À LA SUITE D’UN APPEL D’OFFRES PUBLIC

68. À la suite d’un appel d’offres public, l’organisme public publie dans le système électronique d’appel d’offres, dans les 15 jours suivant la conclusion du contrat en matière de technologies de l’information, la description initiale du contrat. Cette description contient au moins les renseignements suivants:

1°  le nom du fournisseur ou du prestataire de services ou, s’il s’agit d’un contrat à commandes ou à exécution sur demande impliquant respectivement plusieurs fournisseurs ou prestataires de services, le nom de ceux qui ont été retenus;

2°  la nature des biens ou des services qui font l’objet du contrat;

3°  la date de conclusion du contrat;

4°  l’un des renseignements suivants, selon le cas:

a)  le montant du contrat;

b)  lorsqu’il s’agit d’un contrat à commandes ou à exécution sur demande, le montant estimé de la dépense;

c)  lorsqu’il s’agit d’un contrat à commandes ou à exécution sur demande impliquant respectivement plusieurs fournisseurs ou prestataires de services, le prix soumis par chacun;

5°  s’il s’agit d’un contrat comportant des options, leur description ainsi que le montant total de la dépense qui sera encourue si toutes les options sont exercées.

D. 295-2016, a. 68.

69. Lorsqu’un contrat a été conclu à la suite d’un dialogue compétitif, l’organisme public publie le rapport du vérificateur de processus dans le système électronique d’appel d’offres dans les 15 jours suivant la conclusion du contrat.

D. 295-2016, a. 69.

70. L’organisme public publie dans le système électronique d’appel d’offres toute dépense supplémentaire découlant d’une modification du contrat, dans les 60 jours suivant cette modification, lorsque le montant initial du contrat visé à l’article 68 est majoré de plus de 10%.

L’organisme publie alors le montant de la dépense supplémentaire, incluant les dépenses cumulées qui ont précédé celle excédant 10% du montant initial du contrat et publie, par la suite, chaque dépense supplémentaire.

D. 295-2016, a. 70.

71. L’organisme public publie également dans le système électronique d’appel d’offres, dans les 90 jours suivant la fin du contrat visé à l’article 68, la description finale du contrat. Ce délai est porté à 120 jours pour un contrat conclu au bénéfice d’un regroupement d’organismes visé à l’article 15 de la Loi.

La description finale du contrat contient au moins les renseignements suivants:

1°  le nom du fournisseur ou du prestataire de services, la date de fin du contrat et le montant total payé;

2°  s’il s’agit d’un contrat à commandes ou à exécution sur demande impliquant respectivement plusieurs fournisseurs ou prestataires de services, leur nom respectif et le montant total payé à chacun d’eux;

3°  s’il s’agit d’un contrat comportant des options, le type et le nombre d’options exercées et le montant total payé à la suite de leur exercice.

D. 295-2016, a. 71.

72. Si un contrat à commandes ou à exécution sur demande impliquant respectivement plusieurs fournisseurs ou prestataires de services comporte une liste de prix soumis dont l’ampleur ou la configuration ne permet pas la publication des résultats conformément aux dispositions des articles 68 à 71, l’organisme public indique dans le système électronique d’appel d’offres la façon d’obtenir les renseignements relatifs à ces résultats.

D. 295-2016, a. 72.

SECTION II CONTRAT CONCLU DE GRÉ À GRÉ OU À LA SUITE D’UN APPEL D’OFFRES SUR INVITATION

73. L’organisme public publie dans le système électronique d’appel d’offres, dans les 30 jours suivant la conclusion du contrat en matière de technologies de l’information comportant une dépense égale ou supérieure à 25 000 $ qu’il a conclu de gré à gré ou à la suite d’un appel d’offres sur invitation, la description initiale du contrat. Cette description contient au moins les renseignements suivants:

1°  le mode d’adjudication ou d’attribution du contrat;

2°  le nom du fournisseur ou du prestataire de services ou, s’il s’agit d’un contrat à commandes ou à exécution sur demande impliquant respectivement plusieurs fournisseurs ou prestataires de services, le nom de ceux qui ont été retenus;

3°  la nature des biens ou des services qui font l’objet du contrat;

4°  la date de conclusion du contrat;

5°  l’un des renseignements suivants, selon le cas:

a)  le montant du contrat;

b)  lorsqu’il s’agit d’un contrat à commandes ou à exécution sur demande, le montant estimé de la dépense;

c)  lorsqu’il s’agit d’un contrat à commandes ou à exécution sur demande impliquant respectivement plusieurs fournisseurs ou prestataires de services, le prix soumis par chacun;

6°  s’il s’agit d’un contrat comportant des options, leur description ainsi que le montant total de la dépense qui sera encourue si toutes les options sont exercées;

7°  s’il s’agit d’un contrat conclu de gré à gré comportant une dépense égale ou supérieure au seuil d’appel d’offres public, la disposition de la Loi ou du présent règlement en vertu de laquelle le contrat a été attribué et, dans le cas d’un contrat attribué en application du paragraphe 4 du premier alinéa de l’article 13 de la Loi, la date de publication de l’avis d’intention et l’énoncé des motifs invoqués pour soustraire le contrat à l’appel d’offres public.

D. 295-2016, a. 73; L.Q. 2017, c. 27, a. 251.

74. L’organisme public publie dans le système électronique d’appel d’offres toute dépense supplémentaire découlant d’une modification du contrat, dans les 60 jours suivant cette modification, lorsque le montant initial du contrat visé à l’article 73 est majoré de plus de 10%.

L’organisme publie alors le montant de la dépense supplémentaire, incluant les dépenses cumulées qui ont précédé celle excédant 10% du montant initial du contrat et publie, par la suite, chaque dépense supplémentaire.

D. 295-2016, a. 74.

75. L’organisme public publie également dans le système électronique d’appel d’offres, dans les 90 jours suivant la fin du contrat visé à l’article 73, la description finale du contrat. Ce délai est porté à 120 jours pour un contrat conclu au bénéfice d’un regroupement d’organismes visé à l’article 15 de la Loi.

L’organisme y publie aussi, dans le même délai, la description finale de tout contrat qui, au moment de sa conclusion, devait comporter une dépense inférieure à 25 000 $, mais dont le montant total payé est égal ou supérieur à 25 000 $.

La description finale d’un contrat doit contenir au moins les renseignements suivants:

1°  le nom du fournisseur ou du prestataire de services, la date de fin du contrat et le montant total payé;

2°  s’il s’agit d’un contrat à commandes ou à exécution sur demande impliquant respectivement plusieurs fournisseurs ou prestataires de services, leur nom respectif et le montant total payé à chacun d’eux;

3°  s’il s’agit d’un contrat comportant des options, le type et le nombre d’options exercées et le montant total payé à la suite de leur exercice;

4°  s’il s’agit d’un contrat visé au deuxième alinéa, les autres renseignements prévus aux paragraphes 1 et 3 à 5 de l’article 73.

D. 295-2016, a. 75.

76. Si un contrat à commandes ou à exécution sur demande impliquant respectivement plusieurs fournisseurs ou prestataires de services comporte une liste de prix soumis dont l’ampleur ou la configuration ne permet pas la publication des résultats conformément aux dispositions des articles 73 à 75, l’organisme public indique dans le système électronique d’appel d’offres la façon d’obtenir les renseignements relatifs à ces résultats.

D. 295-2016, a. 76.

77. Malgré les dispositions des articles 73 à 76, aucune publication n’est requise lorsqu’il s’agit d’un contrat portant sur une question de nature confidentielle ou protégée au sens du paragraphe 3 du premier alinéa de l’article 13 de la Loi.

D. 295-2016, a. 77.

CHAPITRE X MODALITÉS DE GESTION DES CONTRATS

SECTION I RÈGLEMENT DES DIFFÉRENDS

78. L’organisme public et, selon le cas, le fournisseur ou le prestataire de services doivent tenter de régler à l’amiable toute difficulté pouvant survenir à l’égard d’un contrat en matière de technologies de l’information en respectant, le cas échéant, les modalités que le contrat prévoit pour y remédier.

Si la difficulté ne peut être ainsi résolue, elle peut être soumise à un tribunal judiciaire ou à un organisme juridictionnel, selon le cas, ou à un arbitre. Dans ce dernier cas, l’autorisation générale ou spéciale du ministre de la Justice est requise pour les organismes publics visés au paragraphe 1 ou au paragraphe 2 du premier alinéa de l’article 4 de la Loi.

D. 295-2016, a. 78.

SECTION II ÉVALUATION DU RENDEMENT

79. Lorsque le montant total payé pour un contrat en matière de technologies de l’information est égal ou supérieur à 100 000 $, un organisme public doit consigner dans un rapport l’évaluation du fournisseur ou du prestataire de services. Il doit faire de même lorsque ce montant est inférieur à 100 000 $ dans la mesure où le rendement est considéré insatisfaisant.

D. 295-2016, a. 79.

80. L’organisme public doit compléter son évaluation au plus tard 60 jours après la date de la fin du contrat et transmettre au fournisseur ou au prestataire de services un exemplaire du rapport d’évaluation.

D. 295-2016, a. 80.

81. Le fournisseur ou le prestataire de services peut, dans un délai de 30 jours suivant la réception du rapport d’évaluation, transmettre par écrit à l’organisme public tout commentaire sur ce rapport.

D. 295-2016, a. 81.

82. Dans les 30 jours suivant la réception des commentaires du fournisseur ou du prestataire de services, le dirigeant de l’organisme public maintient ou non l’évaluation effectuée et en informe le fournisseur ou le prestataire de services. S’il ne procède pas dans le délai prescrit, l’évaluation de rendement est considérée modifiée conformément aux commentaires reçus.

De même, lorsqu’à la suite d’une évaluation de rendement insatisfaisant, le fournisseur ou le prestataire de services n’a formulé aucun commentaire dans le délai prévu à l’article 81, le dirigeant de l’organisme doit, dans les 30 jours suivant l’expiration de ce délai, maintenir ou non l’évaluation et en informer le fournisseur ou le prestataire de services. S’il ne procède pas dans le délai prescrit, le rendement est considéré satisfaisant.

De plus, s’il s’agit d’un contrat conclu en vertu de l’article 48 concernant l’acquisition de biens ou de services infonuagiques, le dirigeant de l’organisme transmet à Infrastructures technologiques Québec l’évaluation du fournisseur ou du prestataire de services ajustée, le cas échéant, conformément au présent article.

D. 295-2016, a. 82.

CHAPITRE XI DISPOSITIONS PÉNALES

83. La violation des dispositions de l’article 65 ou de l’article 66 constitue une infraction.

D. 295-2016, a. 83.

CHAPITRE XII DISPOSITIONS TRANSITOIRES ET FINALES

84. Malgré le deuxième alinéa de l’article 8, la transmission, jusqu’au 31 mai 2019, d’une même soumission par voie électronique et sur support papier ne constitue pas un dépôt de plusieurs soumissions.

D. 295-2016, a. 84.

85. Jusqu’au 31 mai 2019, lorsqu’un soumissionnaire transmet dans le cadre d’un appel d’offres une même soumission par voie électronique et sur support papier, la soumission transmise sur support papier ne doit être considérée par l’organisme public que si celui-ci ne peut constater l’intégrité de la soumission transmise par voie électronique lors de l’ouverture des soumissions, étant entendu que les dispositions de l’article 9 ne s’appliquent pas dans ce cas.

D. 295-2016, a. 85.

86. Jusqu’au 31 mai 2019, la deuxième phrase du troisième alinéa de l’article 24 ne s’applique que dans le cas où la soumission dont l’intégrité n’a pu être constatée n’a pas également été transmise sur support papier.

D. 295-2016, a. 86.

87. Malgré le premier alinéa de l’article 64, la première attestation d’un fournisseur ou d’un prestataire de services délivrée après le 31 janvier 2016 et avant le 1er février 2017 est valide jusqu’à la fin de la période déterminée conformément à l’article 137 de la Loi concernant principalement la mise en oeuvre de certaines dispositions du discours sur le budget du 4 juin 2014 et visant le retour à l’équilibre budgétaire en 2015-2016 (2015, chapitre 8).

D. 295-2016, a. 87.

88. Le ministre du Revenu est chargé de l’application et de l’exécution des articles 63, 65, 66 et 83.

D. 295-2016, a. 88.

89. (Omis).

D. 295-2016, a. 89.

Annexe 1

(a. 17, 18, 32 et 55)

Conditions et modalités d’évaluation de la qualité en vue d’une adjudication selon le prix le plus bas

1. Un minimum de 3 critères est nécessaire pour l’évaluation de la qualité.

2. L’organisme public doit préciser dans les documents d’appel d’offres, pour chaque critère retenu, les éléments de qualité requis pour l’atteinte d’un «niveau de performance acceptable», lequel correspond à ses attentes minimales pour le critère.

3. Une soumission acceptable à l’égard de la qualité est celle qui, pour chacun des critères retenus, rencontre le «niveau de performance acceptable». Le cas échéant, une soumission qui n’atteint pas ce niveau de performance à l’égard de l’un de ces critères est rejetée.

D. 295-2016, Ann. 1.

Annexe 2

(a. 15, 17, 18, 20, 22, 32 et 55)

Conditions et modalités d’évaluation de la qualité en vue d’une adjudication selon le prix ajusté le plus bas ou selon la note finale pour la qualité la plus élevée

1. La grille d’évaluation doit prévoir un minimum de 3 critères nécessaires à l’évaluation de la qualité.

2. L’organisme public doit préciser dans les documents d’appel d’offres, pour chaque critère retenu, les éléments de qualité requis pour l’atteinte d’un «niveau de performance acceptable», lequel correspond à ses attentes minimales pour le critère.

3. Chaque critère retenu à la grille d’évaluation est pondéré en fonction de son importance relative pour la réalisation du contrat. La somme des poids des critères est égale à 100%.

4. Chaque critère est évalué sur une échelle de 0 à 100 points, le «niveau de performance acceptable» correspondant à 70 points.

5. Un minimum de 70 points peut être exigé à l’égard de l’un ou l’autre des critères identifiés dans la grille d’évaluation. Le cas échéant, une soumission qui n’atteint pas ce minimum est rejetée.

6. La note finale pour la qualité d’une soumission est la somme des notes pondérées obtenues pour chacun des critères, lesquelles sont déterminées en multipliant la note obtenue pour un critère par le poids de ce critère.

7. Une soumission acceptable à l’égard de la qualité est celle dont la note finale est d’au moins 70 points.

8. Le prix de chaque soumission acceptable est ajusté selon la formule suivante:

Prix ajusté =	[	Prix soumis	]
		Coefficient d'ajustement pour la qualité

Le coefficient d’ajustement pour la qualité est égal à:

1 + K	[	Note finale pour la qualité - 70	]
		30

Le paramètre K exprime en pourcentage ce que l’organisme public est prêt à payer de plus pour passer d’une soumission de 70 points à une soumission de 100 points, et ce, sur l’ensemble des critères.

9. L’organisme public détermine dans les documents d’appel d’offres la valeur du paramètre K, laquelle ne peut être inférieure à 15% ni excéder 30% ou, dans le cas d’un appel d’offres comportant un dialogue compétitif, 40%.

D. 295-2016, Ann. 2.

RÉFÉRENCES

D. 295-2016, 2016 G.O. 2, 2268

L.Q. 2017, c. 27, a. 246 à 251 et 257

L.Q. 2018, c. 10, a. 29 à 35

L.Q. 2020, c. 2, a. 2 et 78

L.Q. 2021, c. 33, a. 45

L.Q. 2022, c. 18, a. 144 et 145