c-65.1, r. 2 - Règlement sur certains contrats d’approvisionnement des organismes publics

À jour au 1^er mars 2016

Ce document a valeur officielle.

chapitre C-65.1, r. 2

Règlement sur les contrats d’approvisionnement des organismes publics

Loi sur les contrats des organismes publics

(chapitre C-65.1, a. 23).

CHAPITRE I CHAMP D’APPLICATION

1. Le présent règlement s’applique aux contrats d’approvisionnement visés au paragraphe 1 du premier alinéa de l’article 3 de la Loi sur les contrats des organismes publics (chapitre C-65.1).

D. 531-2008, a. 1.

2. Pour l’application du présent règlement, le système électronique d’appel d’offres est celui approuvé par le gouvernement en vertu de l’article 11 de la Loi.

D. 531-2008, a. 2.

CHAPITRE II APPEL D’OFFRES PUBLIC

SECTION I DISPOSITION GÉNÉRALE

3. La procédure d’appel d’offres public doit être réalisée conformément aux dispositions du présent chapitre.

Toutefois, lorsqu’un organisme public procède à un appel d’offres public pour l’adjudication d’un contrat comportant une dépense inférieure au seuil d’appel d’offres public prévu au paragraphe 1 du premier alinéa de l’article 10 de la Loi, le délai de réception des soumissions prévu au paragraphe 6 du deuxième alinéa de l’article 4, l’exigence quant au lieu de l’établissement prévue au paragraphe 2 du premier alinéa de l’article 6 et le délai de transmission d’un addenda prévu au deuxième alinéa de l’article 9 peuvent différer.

Lorsqu’il s’agit d’un contrat à commandes ou d’un contrat adjugé à la suite d’une évaluation de la qualité, la procédure d’appel d’offres public doit tenir compte des dispositions particulières du chapitre III.

D. 531-2008, a. 3.

SECTION II DOCUMENTS D’APPEL D’OFFRES

4. Tout appel d’offres public s’effectue au moyen d’un avis diffusé dans le système électronique d’appel d’offres.

Cet avis fait partie des documents d’appel d’offres et indique:

1°  le nom de l’organisme public;

2°  la description sommaire des besoins ainsi que le lieu de livraison;

2.1°  le cas échéant, la description sommaire des options;

3°  la nature et le montant de la garantie de soumission exigée, le cas échéant;

4°  l’applicabilité ou non d’un accord intergouvernemental au sens de l’article 2 de la Loi;

5°  l’endroit où obtenir des renseignements;

5.1°  une mention selon laquelle les documents d’appel d’offres ne peuvent être obtenus que par l’intermédiaire du système électronique d’appel d’offres;

6°  l’endroit prévu ainsi que la date et l’heure limites fixées pour la réception et l’ouverture des soumissions, le délai de réception ne pouvant être inférieur à 15 jours à compter de la date de la diffusion de cet avis;

7°  le fait que l’organisme public ne s’engage à accepter aucune des soumissions reçues.

Pour l’application du présent règlement, on entend par «option» une option de renouvellement ou une option concernant l’acquisition de biens supplémentaires identiques à ceux initialement acquis, au même prix et destinés à répondre aux besoins visés au paragraphe 2 du deuxième alinéa.

D. 531-2008, a. 4; D. 679-2011, a. 1; D. 432-2013, a. 1.

5. Un organisme public doit prévoir dans ses documents d’appel d’offres:

1°  la description des besoins et des modalités de livraison;

1.1°  le cas échéant, la description des options;

2°  dans le cas d’un regroupement d’organismes au sens de l’article 15 de la Loi, l’identification de tout organisme public et de toute personne morale de droit public parties à ce regroupement ou ayant exprimé par écrit leur intention d’y être parties, ainsi que l’identification de leurs besoins;

3°  les conditions d’admissibilité exigées d’un fournisseur et les conditions de conformité des soumissions;

4°  la liste des documents ou autres pièces exigés des fournisseurs;

5°  les modalités d’ouverture des soumissions;

6°  la règle d’adjudication du contrat, laquelle comprend, le cas échéant, toute modalité de calcul applicable aux fins de l’adjudication;

7°  tout autre renseignement requis en vertu du présent règlement.

Dans le cas visé au paragraphe 2 du premier alinéa, il est obligatoire pour toute partie au regroupement de s’approvisionner auprès du fournisseur retenu, et ce, aux conditions prévues aux documents d’appel d’offres.

D. 531-2008, a. 5; D. 432-2013, a. 2.

6. Les conditions d’admissibilité exigées d’un fournisseur pour la présentation d’une soumission sont les suivantes:

1°  posséder les qualifications, les autorisations, les permis, les licences, les enregistrements, les certificats, les accréditations et les attestations nécessaires;

2°  avoir au Québec ou dans un territoire visé par un accord intergouvernemental applicable, un établissement où il exerce ses activités de façon permanente, clairement identifié à son nom et accessible durant les heures normales de bureau;

3°  satisfaire à toute autre condition d’admissibilité prévue dans les documents d’appel d’offres.

Malgré le paragraphe 2 du premier alinéa, lorsque la concurrence est insuffisante, l’organisme public peut rendre admissible tout fournisseur qui a un établissement dans un territoire non visé par un accord intergouvernemental applicable, à la condition qu’il en fasse mention dans les documents d’appel d’offres.

Le défaut d’un fournisseur de respecter l’une de ces conditions le rend inadmissible.

D. 531-2008, a. 6.

7. Les conditions de conformité doivent indiquer les cas qui entraînent le rejet automatique d’une soumission, soit:

1°  le non-respect de l’endroit prévu, de la date et de l’heure limites fixées pour la réception des soumissions;

2°  l’absence d’un document requis;

3°  l’absence d’une signature requise d’une personne autorisée;

4°  une rature ou une correction apportée au prix soumis et non paraphée;

5°  une soumission conditionnelle ou restrictive;

6°  le non-respect de toute autre condition de conformité indiquée dans les documents d’appel d’offres comme entraînant le rejet automatique d’une soumission.

Les conditions de conformité doivent aussi indiquer que le dépôt par un fournisseur de plusieurs soumissions pour un même appel d’offres entraîne le rejet automatique de toutes ses soumissions.

D. 531-2008, a. 7; D. 432-2013, a. 3.

7.1. Les conditions de conformité doivent également indiquer qu’une soumission est non conforme et doit être rejetée, après autorisation du dirigeant de l’organisme public en application des dispositions de la section IV.1 du présent chapitre, si elle comporte un prix anormalement bas.

D. 432-2013, a. 4.

8. Un organisme public peut, à la condition qu’il en fasse mention dans les documents d’appel d’offres, se réserver la possibilité de refuser tout fournisseur qui, au cours des 2 années précédant la date d’ouverture des soumissions, a fait l’objet de la part de cet organisme d’une évaluation de rendement insatisfaisant, a omis de donner suite à une soumission ou à un contrat, ou a fait l’objet d’une résiliation de contrat en raison de son défaut d’en respecter les conditions.

D. 531-2008, a. 8.

9. Un organisme public peut modifier ses documents d’appel d’offres au moyen d’un addenda transmis aux fournisseurs concernés par l’appel d’offres.

Si la modification est susceptible d’avoir une incidence sur les prix, l’addenda doit être transmis au moins 7 jours avant la date limite de réception des soumissions; si ce délai ne peut être respecté, la date limite de réception des soumissions doit être reportée d’autant de jours qu’il en faut pour que ce délai minimal soit respecté.

D. 531-2008, a. 9; D. 679-2011, a. 2.

9.1. Les documents d’appel d’offres et, le cas échéant, tout addenda les modifiant ne peuvent être obtenus que par l’intermédiaire du système électronique d’appel d’offres.

D. 679-2011, a. 3.

SECTION III MODE DE SOLLICITATION ET OUVERTURE DES SOUMISSIONS

10. Un organisme public sollicite uniquement un prix pour adjuger un contrat d’approvisionnement.

D. 531-2008, a. 10.

11. L’organisme public ouvre publiquement les soumissions en présence d’un témoin à l’endroit prévu, à la date et à l’heure limites fixées dans les documents d’appel d’offres, à moins que les soumissions soient sous la forme d’une liste de prix dont l’ampleur ou la configuration ne permet pas d’identifier un prix total.

Lors de l’ouverture publique, le nom des fournisseurs ainsi que leur prix total respectif sont divulgués, sous réserve de vérifications ultérieures.

L’organisme public rend disponible, dans les 4 jours ouvrables, le résultat de l’ouverture publique des soumissions dans le système électronique d’appel d’offres.

D. 531-2008, a. 11.

SECTION IV EXAMEN DES SOUMISSIONS ET ADJUDICATION DU CONTRAT

12. L’organisme public procède à l’examen des soumissions reçues en vérifiant l’admissibilité des fournisseurs et la conformité de leur soumission.

S’il rejette une soumission parce que le fournisseur n’est pas admissible ou parce que cette soumission est non conforme, il en informe le fournisseur en mentionnant la raison de ce rejet au plus tard 15 jours après l’adjudication du contrat.

D. 531-2008, a. 12.

13. L’organisme public adjuge le contrat au fournisseur qui a soumis le prix le plus bas.

Un organisme public peut, dans la détermination du prix le plus bas, tenir compte des coûts d’impact liés à cette acquisition et ainsi ajuster les prix soumis. Cet ajustement des prix doit cependant être fondé sur des éléments quantifiables et mesurables clairement identifiés aux documents d’appel d’offres.

D. 531-2008, a. 13.

14. Lorsqu’il y a égalité des résultats à la suite d’un appel d’offres, le contrat est adjugé par tirage au sort.

D. 531-2008, a. 14.

15. L’organisme public adjuge le contrat en fonction des besoins décrits et des règles établies dans les documents d’appel d’offres et selon le prix soumis.

L’organisme public peut toutefois négocier le prix soumis et le prix indiqué au contrat peut alors être inférieur au prix soumis lorsque les conditions suivantes sont réunies:

1°  un seul fournisseur a présenté une soumission conforme;

2°  le fournisseur a consenti un nouveau prix;

3°  il s’agit de la seule modification apportée aux conditions énoncées dans les documents d’appel d’offres ou à la soumission dans le cadre de cette négociation.

D. 531-2008, a. 15.

15.1. L’adjudication du contrat se produit au moment où le choix de l’adjudicataire est effectué par l’organisme public ou, le cas échéant, lorsque le tirage au sort a lieu.

D. 432-2013, a. 5.

SECTION IV.1 SOUMISSION DONT LE PRIX EST ANORMALEMENT BAS

D. 432-2013, a. 5.

15.2. Le prix d’une soumission est anormalement bas si une analyse sérieuse et documentée effectuée par le comité visé à l’article 15.4 démontre que le prix soumis ne peut permettre au fournisseur de réaliser le contrat selon les conditions des documents d’appel d’offres sans mettre en péril l’exécution du contrat.

D. 432-2013, a. 5.

15.3. Lorsqu’un organisme public constate que le prix d’une soumission semble anormalement bas, il demande au fournisseur de lui exposer par écrit, dans les 5 jours qui suivent la réception de cette demande, les raisons justifiant ce prix.

D. 432-2013, a. 5.

15.4. Si le fournisseur ne transmet pas ses explications dans le délai prévu à l’article 15.3 ou si, malgré les explications fournies, l’organisme public considère toujours que le prix semble anormalement bas, il transmet la soumission pour analyse à un comité constitué à cette fin.

Le comité est composé du responsable de l’observation des règles contractuelles de l’organisme public et d’au moins 3 membres désignés par le dirigeant de l’organisme public qui ne sont pas impliqués dans la procédure d’adjudication.

Le responsable de l’observation des règles contractuelles coordonne les travaux du comité.

D. 432-2013, a. 5.

15.5. Lorsqu’il analyse la soumission, le comité tient compte des éléments suivants:

1°  l’écart entre le prix soumis et la valeur estimée de la dépense par l’organisme public, laquelle est confirmée au moyen d’une vérification adéquate et rigoureuse;

2°  l’écart entre le prix soumis et celui soumis par les autres fournisseurs ayant présenté une soumission conforme;

3°  l’écart entre le prix soumis et le prix que l’organisme public ou un autre organisme public a payé pour un contrat similaire, en tenant compte du contexte économique;

4°  les représentations du fournisseur sur la présence d’éléments particuliers qui influencent le prix soumis, notamment:

a)  le mode de fabrication des biens visés par l’appel d’offres ou de leurs composants;

b)  les conditions exceptionnellement favorables dont profiterait le fournisseur pour l’exécution du contrat;

c)  le caractère innovant de la soumission;

d)  les conditions de travail des employés du fournisseur ou, le cas échéant, de ses sous-contractants;

e)  l’aide financière gouvernementale dont le fournisseur est bénéficiaire.

D. 432-2013, a. 5.

15.6. Le comité expose dans un rapport ses conclusions ainsi que les motifs à leur appui.

Si les conclusions sont à l’effet que le prix soumis n’est pas anormalement bas, le responsable de l’observation des règles contractuelles transmet un exemplaire du rapport au dirigeant de l’organisme public.

Si les conclusions sont à l’effet que le prix soumis est anormalement bas, le responsable de l’observation des règles contractuelles transmet un exemplaire du rapport au fournisseur.

D. 432-2013, a. 5.

15.7. Le fournisseur peut, dans un délai de 10 jours suivant la réception du rapport visé à l’article 15.6, transmettre par écrit ses commentaires au responsable de l’observation des règles contractuelles de l’organisme public.

D. 432-2013, a. 5.

15.8. Après avoir pris connaissance des commentaires, s’il en est, le comité décide s’il maintient ou non les conclusions de son rapport.

Si le comité ne maintient pas les conclusions de son rapport, le responsable de l’observation des règles contractuelles transmet un exemplaire du rapport, mis à jour, au dirigeant de l’organisme public.

Si le comité maintient les conclusions de son rapport, le responsable de l’observation des règles contractuelles transmet un exemplaire du rapport, mis à jour s’il y a lieu, au dirigeant de l’organisme public, lequel autorise le rejet de la soumission au plus tard avant l’expiration de la période de validité des soumissions.

D. 432-2013, a. 5.

15.9. L’organisme public informe le Conseil du trésor des soumissions rejetées en application de la présente section.

D. 432-2013, a. 5.

CHAPITRE III MODALITÉS PARTICULIÈRES D’ADJUDICATION DES CONTRATS

SECTION I CONTRAT À COMMANDES

16. Un organisme public peut conclure un contrat à commandes avec un ou plusieurs fournisseurs lorsque des besoins sont récurrents et que la quantité de biens, le rythme ou la fréquence de leur acquisition sont incertains.

D. 531-2008, a. 16.

16.1. Malgré l’article 10, un organisme public peut évaluer le niveau de qualité d’une soumission pour adjuger un contrat à commandes en appliquant les dispositions de la section II du présent chapitre relatives à une évaluation fondée sur l’atteinte du niveau minimal de qualité.

D. 432-2013, a. 6.

17. L’organisme public indique dans les documents d’appel d’offres les quantités approximatives des biens susceptibles d’être acquis ou, à défaut, la valeur monétaire approximative du contrat et, le cas échéant, les lieux de livraison.

D. 531-2008, a. 17.

18. Lorsque le contrat à commandes est conclu avec plusieurs fournisseurs, les commandes sont attribuées au fournisseur qui a soumis le prix le plus bas, à moins que ce fournisseur ne puisse y donner suite, auquel cas les autres fournisseurs sont sollicités en fonction de leur rang respectif.

Toutefois, de telles commandes peuvent être attribuées à l’un ou l’autre des fournisseurs retenus dont le prix soumis n’excède pas de plus de 10% le prix le plus bas, à la condition que cette règle d’adjudication soit autorisée par le dirigeant de l’organisme public avant la diffusion de l’avis d’appel d’offres.

D. 531-2008, a. 18.

SECTION II CONTRAT ADJUGÉ À LA SUITE D’UNE ÉVALUATION DE LA QUALITÉ

19. Malgré l’article 10, un organisme public peut décider d’évaluer le niveau de qualité d’une soumission; il sollicite alors un prix et une démonstration de la qualité en fonction de critères d’évaluation prédéterminés.

L’organisme public doit prévoir dans les documents d’appel d’offres les règles d’évaluation de la qualité des soumissions, incluant les critères d’évaluation retenus et, aux fins de l’application de l’annexe 2, leur poids respectif.

Le prix et la démonstration de la qualité doivent être présentés séparément afin de permettre l’application du premier alinéa de l’article 24. En plus des cas prévus à l’article 7, les conditions de conformité doivent indiquer que le défaut de respecter cette exigence entraîne le rejet automatique d’une soumission.

D. 531-2008, a. 19.

20. Lors de l’ouverture publique des soumissions tel que prévu à l’article 11, seul le nom des fournisseurs est alors divulgué et le résultat de l’ouverture est rendu disponible conformément au troisième alinéa de cet article.

D. 531-2008, a. 20.

21. L’organisme public évalue la qualité des soumissions conformément aux dispositions de l’annexe 1 ou de l’annexe 2, selon le cas.

D. 531-2008, a. 21.

22. Lorsqu’une évaluation est fondée sur l’atteinte du niveau minimal de qualité, l’organisme public doit appliquer les conditions et modalités d’évaluation prévues à l’annexe 1 et adjuger le contrat au fournisseur qui a soumis le prix le plus bas.

D. 531-2008, a. 22.

23. Lorsqu’une évaluation est fondée sur la mesure du niveau de qualité suivie du calcul du rapport qualité-prix, l’organisme public doit appliquer les conditions et modalités d’évaluation prévues à l’annexe 2 et adjuger le contrat au fournisseur qui a soumis le prix ajusté le plus bas.

D. 531-2008, a. 23.

24. Les soumissions sont évaluées par un comité de sélection constitué à cette fin par l’organisme public. Le comité procède à l’évaluation de la qualité, et ce, sans connaître le prix soumis.

Lorsque l’évaluation des soumissions concerne l’adjudication d’un contrat comportant une dépense égale ou supérieure au seuil d’appel d’offres public, le comité de sélection doit être composé d’un secrétaire chargé d’en coordonner les activités et d’au moins 3 membres.

D. 531-2008, a. 24.

25. Pour l’application de l’article 15 à l’égard d’un contrat adjugé à la suite d’une évaluation de la qualité, la condition prévue au paragraphe 1 du deuxième alinéa de cet article est qu’un seul fournisseur a présenté une soumission acceptable.

D. 531-2008, a. 25.

26. L’organisme public informe chaque soumissionnaire du résultat de l’évaluation de la qualité de sa soumission dans les 15 jours suivant l’adjudication du contrat.

Les renseignements transmis au soumissionnaire, dans le cas où l’annexe 1 s’applique, sont:

1°  la confirmation de l’acceptation ou non de sa soumission;

2°  le nom de l’adjudicataire et le prix soumis par celui-ci.

Les renseignements transmis au soumissionnaire, dans le cas où l’annexe 2 s’applique, sont:

1°  la confirmation de l’acceptation ou non de sa soumission;

2°  sa note pour la qualité, son prix ajusté et son rang en fonction des prix ajustés, le cas échéant;

3°  le nom de l’adjudicataire, sa note pour la qualité, le prix qu’il a soumis et le prix ajusté qui en découle.

D. 531-2008, a. 26.

CHAPITRE IV CONTRATS PARTICULIERS

SECTION I CONTRAT POUR L’ACQUISITION DE SABLE, DE PIERRE, DE GRAVIER OU D’ENROBÉS BITUMINEUX

27. Un contrat pour l’acquisition de sable, de pierre, de gravier ou d’enrobés bitumineux comportant une dépense inférieure à 200 000 $ peut être conclu de gré à gré.

D. 531-2008, a. 27.

SECTION II CONTRAT LIÉ À LA RECHERCHE ET AU DÉVELOPPEMENT OU À L’ENSEIGNEMENT

28. Un contrat d’approvisionnement relatif à des activités de recherche et de développement ou à des activités d’enseignement peut être conclu de gré à gré lorsque, pour des raisons d’ordre technique ou scientifique, un seul fournisseur est en mesure de le réaliser et il n’existe aucune solution de rechange ou encore de biens de remplacement.

D. 531-2008, a. 28.

SECTION III CONTRAT D’APPROVISIONNEMENT POUR DES ACTIVITÉS À L’ÉTRANGER

29. Un contrat d’approvisionnement pour les activités à l’étranger d’une délégation générale, d’une délégation ou d’une autre organisation permettant la représentation du Québec à l’étranger, établie conformément à l’article 28 de la Loi sur le ministère des Relations internationales (chapitre M-25.1.1), peut être conclu de gré à gré même s’il comporte une dépense égale ou supérieure au seuil d’appel d’offres public prévu à l’article 10 de la Loi. Le cas échéant, le contrat est attribué dans le respect des principes énoncés à l’article 2 de la Loi.

D. 531-2008, a. 29.

SECTION IV CONTRAT POUR L’ACQUISITION DE LOGICIELS

D. 694-2009, a. 1.

29.1. Malgré les dispositions de la section I du chapitre III, un organisme public visé aux paragraphes 1 à 4 du premier alinéa de l’article 4 de la Loi, peut conclure de gré à gré un contrat à commandes pour l’acquisition de logiciels pour des cas autres que ceux prévus aux paragraphes 1 à 4 du premier alinéa de l’article 13 de la Loi.

Le contrat à commandes peut être conclu au bénéfice d’un regroupement d’organismes visé à l’article 15 de la Loi. Dans ce cas, les dispositions prévues à l’article 5 relatives à un tel regroupement s’appliquent compte tenu des adaptations nécessaires et de l’obligation prévue au troisième alinéa du présent article.

Pour se prévaloir du contrat à commandes, l’organisme public et, le cas échéant, la personne morale de droit public au bénéfice duquel l’acquisition est effectuée doivent avoir réalisé une recherche sérieuse et documentée démontrant que seul le fournisseur visé par ce contrat peut répondre à leurs besoins.

L’autorisation du Conseil du trésor est requise lorsque la valeur monétaire approximative du contrat à commandes est égale ou supérieure au seuil d’appel d’offres public. Il peut, le cas échéant, fixer les conditions applicables à ce contrat.

D. 694-2009, a. 1; D. 432-2013, a. 7.

CHAPITRE V HOMOLOGATION DE BIENS

30. Un organisme public procède à une homologation de biens lorsqu’il y a lieu de s’assurer, avant de procéder à un appel d’offres, de la conformité d’un bien à une norme reconnue ou à une spécification technique établie.

D. 531-2008, a. 30.

31. Un organisme public peut recourir à un processus d’homologation de biens dans la mesure où les exigences suivantes sont respectées:

1°  l’homologation de biens est précédée d’un avis public à cet effet dans le système électronique d’appel d’offres;

2°  la liste des biens homologués est diffusée dans le système électronique d’appel d’offres et tout fournisseur est informé de l’acceptation ou de la raison du refus de l’inscription du bien sur cette liste;

3°  un avis public d’homologation est publié à nouveau au moins une fois l’an, et ce, bien que l’organisme public puisse procéder à une homologation à des intervalles variant de 1 à 3 ans.

D. 531-2008, a. 31.

32. Sauf dans les cas prévus à l’article 13 de la Loi, tout contrat subséquent à l’homologation de biens est restreint aux seuls biens homologués et, lorsqu’un tel contrat comporte une dépense égale ou supérieure au seuil d’appel d’offres public, il doit faire l’objet d’un appel d’offres public.

D. 531-2008, a. 32.

CHAPITRE VI CONDITIONS PRÉALABLES À LA CONCLUSION DES CONTRATS

SECTION I AUTORISATION REQUISE

33. L’autorisation du dirigeant de l’organisme public est requise pour tout contrat dont la durée prévue, incluant tout renouvellement, est supérieure à 3 ans. Dans le cas d’un contrat à commandes, le dirigeant de l’organisme public ne peut toutefois autoriser un contrat dont la durée prévue, incluant tout renouvellement, est supérieure à 5 ans.

Une telle autorisation est aussi requise avant la conclusion du contrat comportant une dépense égale ou supérieure au seuil d’appel d’offres public dans les cas suivants:

1°  un seul fournisseur a présenté une soumission conforme;

2°  à la suite d’une évaluation de la qualité selon la section II du chapitre III, un seul fournisseur a présenté une soumission acceptable.

Dans le cas prévu au paragraphe 2 du deuxième alinéa, le comité de sélection ne prend pas connaissance du prix et laisse au dirigeant de l’organisme public le soin de déterminer s’il y a lieu de poursuivre ou non le processus d’adjudication.

D. 531-2008, a. 33.

SECTION II PROGRAMME D’ACCÈS À L’ÉGALITÉ

34. La présente section ne s’applique qu’aux organismes publics visés au paragraphe 1 ou au paragraphe 2 du premier alinéa de l’article 4 de la Loi.

D. 531-2008, a. 34.

35. Lorsque le montant d’un contrat d’approvisionnement est de 100 000 $ ou plus ou lorsque le montant d’un sous-contrat d’approvisionnement se rapportant à un tel contrat est de 100 000 $ ou plus, ce contrat ou ce sous-contrat ne peut être conclu avec un fournisseur ou un sous-contractant du Québec dont l’entreprise compte plus de 100 employés, à moins que le fournisseur ou le sous-contractant ne se soit préalablement engagé à implanter un programme d’accès à l’égalité conforme à la Charte des droits et libertés de la personne (chapitre C-12) et qu’il ne soit titulaire d’une attestation d’engagement à cet effet délivrée par le président du Conseil du trésor.

Si un tel contrat ou sous-contrat doit être conclu avec un fournisseur ou un sous-contractant d’une autre province ou territoire du Canada à l’égard duquel un programme d’équité en emploi est applicable et que ce fournisseur ou ce sous-contractant compte plus de 100 employés, celui-ci doit fournir au préalable une attestation selon laquelle il s’est engagé à implanter un programme d’équité en emploi conforme à celui de sa province ou de son territoire.

Si un tel contrat ou sous-contrat doit être conclu avec un fournisseur ou un sous-contractant du Québec ou d’une autre province ou territoire du Canada, qui est régi par la législation fédérale, qui compte plus de 100 employés et à l’égard duquel un programme fédéral d’équité en emploi est applicable, celui-ci doit fournir au préalable une attestation selon laquelle il s’est engagé à implanter un programme d’équité en emploi conforme au programme fédéral.

D. 531-2008, a. 35; D. 432-2013, a. 8.

36. Le président du Conseil du trésor annule l’attestation qu’il a délivrée à un fournisseur visé au premier alinéa de l’article 35 si celui-ci ne respecte pas son engagement d’implanter un programme d’accès à l’égalité.

Tout fournisseur dont l’attestation mentionnée à l’article 35 a été annulée ne peut conclure un contrat d’approvisionnement avec un organisme visé à l’article 34 ou un sous-contrat d’approvisionnement se rapportant à un tel contrat tant qu’il n’est pas titulaire d’une nouvelle attestation.

D. 531-2008, a. 36; D. 432-2013, a. 9.

SECTION III ASSURANCE DE LA QUALITÉ, DÉVELOPPEMENT DURABLE ET ENVIRONNEMENT

37. Un organisme public peut considérer l’apport d’un système d’assurance de la qualité, notamment une norme ISO, ou une spécification liée au développement durable et à l’environnement pour la réalisation d’un contrat. Il précise alors l’exigence requise dans les documents d’appel d’offres.

Si l’imposition d’une telle exigence réduit indûment la concurrence, l’organisme public doit permettre à tout fournisseur de présenter une soumission et accorder à celui qui répond à l’exigence prévue au premier alinéa, une marge préférentielle d’au plus 10%. Dans ce dernier cas, le prix soumis par un tel fournisseur est, aux seules fins de déterminer l’adjudicataire, réduit du pourcentage de marge préférentielle prévu, et cela, sans affecter le prix soumis aux fins de l’adjudication du contrat.

Le pourcentage de marge préférentielle qui sera appliqué doit être indiqué dans les documents d’appel d’offres.

D. 531-2008, a. 37; D. 432-2013, a. 10.

SECTION IV ATTESTATION DE REVENU QUÉBEC

D. 353-2010, a. 1; D. 847-2011, a. 1.

37.1. Tout fournisseur intéressé à conclure avec un organisme public un contrat d’approvisionnement comportant une dépense égale ou supérieure à 25 000 $ doit détenir une attestation valide de Revenu Québec.

D. 353-2010, a. 1; D. 847-2011, a. 1; L.Q. 2015, c. 8, a. 118.

37.2. L’attestation de Revenu Québec est délivrée à tout fournisseur qui, à la date y indiquée, a produit les déclarations et les rapports qu’il devait produire en vertu des lois fiscales et n’a pas de compte payable en souffrance à l’endroit du ministre du Revenu, notamment lorsque son recouvrement a été légalement suspendu ou lorsque des dispositions ont été convenues avec lui pour en assurer le paiement et qu’il n’est pas en défaut à cet égard.

D. 353-2010, a. 1; D. 847-2011, a. 1.

37.3. L’attestation du fournisseur est valide jusqu’à la fin de la période de trois mois qui suit le mois au cours duquel elle a été délivrée.

De plus, l’attestation du fournisseur ne doit pas avoir été délivrée après la date et l’heure limites fixées pour la réception des soumissions ou, s’il s’agit d’un contrat conclu de gré à gré, après la date d’attribution du contrat.

La détention par le fournisseur d’une attestation valide délivrée conformément au deuxième alinéa est considérée comme une condition d’admissibilité au sens de l’article 6.

D. 847-2011, a. 1; L.Q., 2015, c. 8, a. 120.

37.4. Un fournisseur ne peut transmettre une attestation de Revenu Québec qui contient des renseignements faux ou inexacts, produire pour lui-même l’attestation d’un tiers ou faussement déclarer qu’il ne détient pas l’attestation requise.

D. 847-2011, a. 1.

37.5. Il est interdit d’aider une personne, par un acte ou une omission, à contrevenir aux dispositions de l’article 37.4 ou, par un encouragement, un conseil, un consentement, une autorisation ou un ordre, de l’amener à y contrevenir.

D. 847-2011, a. 1.

37.6. L’article 37.1 ne s’applique pas au fournisseur qui n’a pas, au Québec, un établissement où il exerce ses activités de façon permanente, clairement identifié à son nom et accessible durant les heures normales de bureau.

Il ne s’applique également pas lorsqu’un contrat d’approvisionnement doit être conclu en raison d’une situation d’urgence mettant en cause la sécurité des personnes ou des biens.

D. 847-2011, a. 1.

CHAPITRE VII PUBLICATION DES RENSEIGNEMENTS

SECTION I CONTRAT CONCLU À LA SUITE D’UN APPEL D’OFFRES PUBLIC

D. 432-2013, a. 11.

38. À la suite d’un appel d’offres public, l’organisme public publie dans le système électronique d’appel d’offres, dans les 15 jours suivant la conclusion du contrat, la description initiale du contrat. Cette description contient au moins les renseignements suivants:

1°  le nom du fournisseur ou, s’il s’agit d’un contrat à commandes impliquant plusieurs fournisseurs, le nom de ceux qui ont été retenus;

2°  la nature des biens qui font l’objet du contrat;

3°  la date de conclusion du contrat;

4°  le montant du contrat ou, s’il s’agit d’un contrat à commandes, le montant estimé de la dépense ou, s’il s’agit d’un contrat à commandes impliquant plusieurs fournisseurs, le prix respectivement soumis par chacun;

5°  s’il s’agit d’un contrat comportant des options, leur description ainsi que le montant total de la dépense qui sera encourue si toutes les options sont exercées.

D. 531-2008, a. 38; D. 432-2013, a. 11.

38.1. L’organisme public publie dans le système électronique d’appel d’offres toute dépense supplémentaire découlant d’une modification du contrat, dans les 60 jours suivant cette modification, lorsque le montant initial du contrat visé à l’article 38 est majoré de plus de 10%.

L’organisme public publie alors le montant de la dépense supplémentaire, incluant les dépenses cumulées qui ont précédé celle excédant 10% du montant initial du contrat et publie, par la suite, chaque dépense supplémentaire.

D. 432-2013, a. 11.

38.2. L’organisme public publie également dans le système électronique d’appel d’offres, dans les 90 jours suivant la fin du contrat visé à l’article 38, la description finale du contrat. Ce délai est porté à 120 jours pour un contrat conclu au bénéfice d’un regroupement d’organismes visé à l’article 15 de la Loi.

La description finale du contrat contient au moins les renseignements suivants:

1°  le nom du fournisseur, la date de fin du contrat et le montant total payé;

2°  s’il s’agit d’un contrat à commandes impliquant plusieurs fournisseurs, leur nom respectif et le montant total payé à chacun d’eux;

3°  s’il s’agit d’un contrat comportant des options, le type et le nombre d’options exercées et le montant total payé à la suite de leur exercice.

D. 432-2013, a. 11.

38.3. Si un contrat à commandes impliquant plusieurs fournisseurs comporte une liste de prix soumis dont l’ampleur ou la configuration ne permet pas la publication des résultats conformément aux dispositions des articles 38 à 38.2, l’organisme public indique dans le système électronique d’appel d’offres la façon d’obtenir les renseignements relatifs à ces résultats.

D. 432-2013, a. 11.

SECTION II CONTRAT CONCLU DE GRÉ À GRÉ OU À LA SUITE D’UN APPEL D’OFFRES SUR INVITATION

D. 432-2013, a. 11.

39. L’organisme public publie dans le système électronique d’appel d’offres, dans les 30 jours suivant la conclusion du contrat comportant une dépense égale ou supérieure à 25 000 $ qu’il a conclu de gré à gré ou à la suite d’un appel d’offres sur invitation, la description initiale du contrat. Cette description contient au moins les renseignements suivants:

1°  le mode d’adjudication ou d’attribution du contrat;

2°  le nom du fournisseur ou, s’il s’agit d’un contrat à commandes impliquant plusieurs fournisseurs, le nom de ceux qui ont été retenus;

3°  la nature des biens qui font l’objet du contrat;

4°  la date de conclusion du contrat;

5°  le montant du contrat ou, s’il s’agit d’un contrat à commandes, le montant estimé de la dépense ou, s’il s’agit d’un contrat à commandes impliquant plusieurs fournisseurs, le prix respectivement soumis par chacun;

6°  s’il s’agit d’un contrat comportant des options, leur description ainsi que le montant total de la dépense qui sera encourue si toutes les options sont exercées;

7°  s’il s’agit d’un contrat conclu de gré à gré comportant une dépense égale ou supérieure au seuil d’appel d’offres public, la disposition de la Loi ou du présent règlement en vertu de laquelle le contrat a été attribué et, dans le cas d’un contrat attribué en application du paragraphe 4 du premier alinéa de l’article 13 de la Loi, l’énoncé des motifs invoqués pour soustraire le contrat à l’appel d’offres public.

D. 531-2008, a. 39; D. 432-2013, a. 11.

39.1. L’organisme public publie dans le système électronique d’appel d’offres toute dépense supplémentaire découlant d’une modification du contrat, dans les 60 jours suivant cette modification, lorsque le montant initial du contrat visé à l’article 39 est majoré de plus de 10%.

L’organisme public publie alors le montant de la dépense supplémentaire, incluant les dépenses cumulées qui ont précédé celle excédant 10% du montant initial du contrat et publie, par la suite, chaque dépense supplémentaire.

D. 432-2013, a. 11.

39.2. L’organisme public publie également dans le système électronique d’appel d’offres, dans les 90 jours suivant la fin du contrat visé à l’article 39, la description finale du contrat. Ce délai est porté à 120 jours pour un contrat conclu au bénéfice d’un regroupement d’organismes visé à l’article 15 de la Loi.

L’organisme y publie aussi, dans le même délai, la description finale de tout contrat qui, au moment de sa conclusion, devait comporter une dépense inférieure à 25 000 $, mais dont le montant total payé est égal ou supérieur à 25 000 $.

La description finale d’un contrat doit contenir au moins les renseignements suivants:

1°  le nom du fournisseur, la date de fin du contrat et le montant total payé;

2°  s’il s’agit d’un contrat à commandes impliquant plusieurs fournisseurs, leur nom respectif et le montant total payé à chacun d’eux;

3°  s’il s’agit d’un contrat comportant des options, le type et le nombre d’options exercées et le montant total payé à la suite de leur exercice;

4°  s’il s’agit d’un contrat visé au deuxième alinéa, les autres renseignements prévus aux paragraphes 1 à 6 de l’article 39 et à l’article 39.1.

D. 432-2013, a. 11.

39.3. Si un contrat à commandes impliquant plusieurs fournisseurs comporte une liste de prix soumis dont l’ampleur ou la configuration ne permet pas la publication des résultats conformément aux dispositions des articles 39 à 39.2, l’organisme public indique dans le système électronique d’appel d’offres la façon d’obtenir les renseignements relatifs à ces résultats.

D. 432-2013, a. 11.

40. Malgré les dispositions des articles 39 à 39.3, aucune publication n’est requise lorsqu’il s’agit d’un contrat portant sur une question de nature confidentielle ou protégée au sens du paragraphe 3 du premier alinéa de l’article 13 de la Loi.

D. 531-2008, a. 40; D. 432-2013, a. 11.

CHAPITRE VIII CONDITIONS DE GESTION DES CONTRATS

SECTION I RÈGLEMENT DES DIFFÉRENDS

41. L’organisme public et le fournisseur doivent tenter de régler à l’amiable toute difficulté pouvant survenir à l’égard d’un contrat en respectant, le cas échéant, les modalités que le contrat prévoit pour y remédier.

Si la difficulté ne peut être ainsi résolue, elle peut être soumise à un tribunal judiciaire ou à un organisme juridictionnel, selon le cas, ou à un arbitre. Dans ce dernier cas, l’autorisation générale ou spéciale du ministre de la Justice est requise pour les organismes publics visés au paragraphe 1 ou au paragraphe 2 du premier alinéa de l’article 4 de la Loi.

D. 531-2008, a. 41.

SECTION II ÉVALUATION DU RENDEMENT

42. Un organisme public doit consigner dans un rapport l’évaluation d’un fournisseur dont le rendement est considéré insatisfaisant.

D. 531-2008, a. 42.

43. L’organisme public doit compléter son évaluation au plus tard 60 jours après la date de la fin du contrat et transmettre au fournisseur un exemplaire de l’évaluation.

D. 531-2008, a. 43.

44. Le fournisseur peut, dans un délai de 30 jours suivant la réception du rapport constatant le rendement insatisfaisant, transmettre par écrit à l’organisme public tout commentaire sur ce rapport.

D. 531-2008, a. 44.

45. Dans les 30 jours suivant l’expiration du délai prévu à l’article 44 ou suivant la réception des commentaires du fournisseur, selon le cas, le dirigeant de l’organisme public maintient ou non l’évaluation effectuée et en informe le fournisseur. S’il ne procède pas dans le délai prescrit, le rendement du fournisseur est considéré satisfaisant.

D. 531-2008, a. 45.

CHAPITRE VIII.1 DISPOSITIONS PÉNALES

D. 847-2011, a. 2.

45.1. La violation des dispositions de l’article 37.4 ou de l’article 37.5 constitue une infraction.

D. 847-2011, a. 2.

CHAPITRE IX DISPOSITIONS TRANSITOIRES ET FINALES

46. (Abrogé).

D. 531-2008, a. 46; D. 754-2010, a. 1; D. 432-2013, a. 12.

46.1. Le ministre du Revenu est chargé de l’application et de l’exécution des articles 37.2, 37.4, 37.5 et 45.1.

D. 847-2011, a. 3.

47. (Omis).

D. 531-2008, a. 47.

ANNEXE 1

(a. 21, 22, 26)

CONDITIONS ET MODALITÉS D’ÉVALUATION DE LA QUALITÉ EN VUE D’UNE ADJUDICATION SELON LE PRIX LE PLUS BAS

1. Un minimum de 3 critères est nécessaire pour l’évaluation de la qualité.

2. L’organisme public doit préciser dans les documents d’appel d’offres, pour chaque critère retenu, les éléments de qualité requis pour l’atteinte d’un «niveau de performance acceptable», lequel correspond à ses attentes minimales pour le critère.

3. Une soumission acceptable à l’égard de la qualité est celle qui, pour chacun des critères retenus, rencontre le «niveau de performance acceptable». Le cas échéant, une soumission qui n’atteint pas ce niveau de performance à l’égard de l’un de ces critères est rejetée.

D. 531-2008, Ann. 1.

ANNEXE 2

(a. 21, 23, 26)

CONDITIONS ET MODALITÉS D’ÉVALUATION DE LA QUALITÉ EN VUE D’UNE ADJUDICATION SELON LE PRIX AJUSTÉ LE PLUS BAS

1. La grille d’évaluation doit prévoir un minimum de 3 critères nécessaires à l’évaluation de la qualité.

2. L’organisme public doit préciser dans les documents d’appel d’offres, pour chaque critère retenu, les éléments de qualité requis pour l’atteinte d’un «niveau de performance acceptable», lequel correspond à ses attentes minimales pour le critère.

3. Chaque critère retenu à la grille d’évaluation est pondéré en fonction de son importance relative pour la réalisation du contrat. La somme des poids des critères est égale à 100%.

4. Chaque critère est évalué sur une échelle de 0 à 100 points, le «niveau de performance acceptable» correspondant à 70 points.

5. Un minimum de 70 points peut être exigé à l’égard de l’un ou l’autre des critères identifiés dans la grille d’évaluation. Le cas échéant, une soumission qui n’atteint pas ce minimum est rejetée.

6. La note finale pour la qualité d’une soumission est la somme des notes pondérées obtenues pour chacun des critères, lesquelles sont déterminées en multipliant la note obtenue pour un critère par le poids de ce critère.

7. Une soumission acceptable à l’égard de la qualité est celle dont la note finale est d’au moins 70 points.

8. Le prix de chaque soumission acceptable est ajusté selon la formule suivante:

Prix ajusté = Prix soumis

__________________________________________

Coefficient d’ajustement pour la qualité

Le coefficient d’ajustement pour la qualité est égal à:

Note finale pour la qualité - 70

1 + K (________________________________)

30

Le paramètre K exprime en pourcentage ce que l’organisme public est prêt à payer de plus pour passer d’une soumission de 70 points à une soumission de 100 points, et ce, sur l’ensemble des critères.

9. L’organisme public détermine dans les documents d’appel d’offres la valeur du paramètre K, laquelle ne peut être inférieure à 15% ni excéder 30%.

D. 531-2008, Ann. 2.

DISPOSITIONS TRANSITOIRES

2013

(D. 432-2013) ARTICLE 13Les dispositions des articles 1 à 4, de l’article 5, dans la mesure où il concerne les dispositions des articles 15.2 à 15.9 du présent règlement, et celles de l’article 6 ne s’appliquent qu’aux appels d’offres lancés à compter du 23 mai 2013.

Les dispositions de l’article 11, dans la mesure où il concerne les dispositions des articles 38, 38.2, 38.3, 39, 39.2, 39.3 et 40 du présent règlement, s’appliquent aux contrats en cours au 15 septembre 2013, sans égard aux délais qui y sont indiqués, ainsi qu’à ceux conclus à compter de cette date.

Les dispositions de l’article 11, dans la mesure où il concerne les dispositions des articles 38.1 et 39.1 du présent règlement, s’appliquent à toute dépense supplémentaire découlant d’une modification du contrat effectuée à compter du 15 septembre 2013.

2011

(D. 847-2011) ARTICLE 4La violation des dispositions de l’article 37.4 ou de l’article 37.5 commise entre le 15 septembre 2011 et le 15 mars 2012 inclusivement donnera lieu à la transmission d’un avertissement au contrevenant au lieu d’un constat d’infraction.

ARTICLE 5. Le présent règlement ne s’applique qu’aux appels d’offres lancés et aux contrats conclus de gré à gré par un organisme public à compter du 15 septembre 2011.

2010

(D. 353-2010) ARTICLE 2Malgré les troisième et quatrième alinéas de l’article 37.1 du présent règlement, un fournisseur demeure admissible à présenter une soumission dans le cadre d’un appel d’offres dont la date limite de réception des soumissions est antérieure au 1er octobre 2010 même si son attestation est délivrée postérieurement à cette date limite.

ARTICLE 3. Le président du Conseil du trésor rend compte au gouvernement de la première année d’application de l’article 37.1 du présent règlement.

ARTICLE 4. La section IV du présent règlement ne s’applique qu’aux appels d’offres lancés et aux contrats conclus de gré à gré à compter du 1er juin 2010.

RÉFÉRENCES

D. 531-2008, 2008 G.O. 2, 2981

D. 694-2009, 2009 G.O. 2, 2745A

D. 353-2010, 2010 G.O. 2, 1685

D. 754-2010, 2010 G.O. 2, 3775

L.Q. 2010, c. 31, a. 175

D. 679-2011, 2011, G.O. 2, 2635

D. 847-2011, 2011 G.O. 2, 3905

D. 432-2013, 2013 G.O. 2, 1782

L.Q. 2015, c. 8, a. 117 à 121