C-26, r. 84 - Règlement sur les dossiers d’un conseiller en ressources humaines ou en relations industrielles agréés cessant d’exercer

À jour au 1^er octobre 2024

Ce document a valeur officielle.

chapitre C-26, r. 84

Règlement sur les dossiers d’un conseiller en ressources humaines ou en relations industrielles agréés cessant d’exercer

Code des professions

(chapitre C-26, a. 91).

SECTION I DISPOSITIONS GÉNÉRALES

1.01. Dans le présent règlement, à moins que le contexte n’indique un sens différent, les mots suivants signifient:

a)  «Ordre»: l’Ordre professionnel des conseillers en ressources humaines et en relations industrielles agréés du Québec;

b)  «conseiller»: une personne inscrite au tableau de l’Ordre;

c)  «secrétaire»: le secrétaire de l’Ordre;

d)  «dossiers»: les dossiers, livres et registres qu’un conseiller doit tenir dans l’exercice de sa profession;

e)  «cessionnaire»: le conseiller à qui sont cédés les dossiers d’un autre conseiller qui cesse définitivement d’exercer;

f)  «gardien provisoire»: le conseiller à qui sont confiés les dossiers d’un autre conseiller pendant sa cessation temporaire d’exercer.

R.R.Q., 1981, c. C-26, r. 54, a. 1.01.

1.02. La Loi d’interprétation (chapitre I-16) s’applique au présent règlement.

R.R.Q., 1981, c. C-26, r. 54, a. 1.02.

1.03. Rien dans le présent règlement ne doit être interprété comme excluant l’utilisation de l’informatique ou de toute autre technique pour la conservation des dossiers.

R.R.Q., 1981, c. C-26, r. 54, a. 1.03.

1.04. Dans le cas d’un conseiller membre ou à l’emploi d’une société de professionnels ou à l’emploi d’une personne physique ou morale, le présent règlement ne s’applique pas aux dossiers de cette société ou de cet employeur que ce conseiller utilise dans l’exercice de sa profession. Le présent règlement s’applique toutefois lorsque tous les membres d’une société de professionnels cessent d’exercer.

R.R.Q., 1981, c. C-26, r. 54, a. 1.04.

1.05. Une convention concernant la cession ou la garde provisoire des dossiers d’un conseiller cessant d’exercer doit être constatée par écrit et expédiée au secrétaire.

R.R.Q., 1981, c. C-26, r. 54, a. 1.05.

SECTION II CESSATION DÉFINITIVE D’EXERCER

2.01. Sous réserve des articles 2.02 et 2.03, lorsqu’un conseiller cesse définitivement d’exercer sa profession, il doit au plus tard 15 jours avant la date fixée pour la cessation d’exercice:

a)  s’il a trouvé un cessionnaire, aviser le secrétaire, par poste recommandée, qu’il cesse d’exercer sa profession à compter de telle date et lui indiquer le nom, l’adresse et le numéro de téléphone de ce cessionnaire; ou

b)  s’il n’a pu trouver un cessionnaire, en informer le secrétaire, par poste recommandée, et l’aviser qu’il lui remettra la garde de ses dossiers à la date fixée pour la cessation d’exercice.

R.R.Q., 1981, c. C-26, r. 54, a. 2.01; N.I. 2016-01-01 (NCPC).

2.02. Lorsqu’un conseiller cesse d’exercer sa profession à la suite d’une radiation permanente du tableau, le secrétaire doit veiller à ce que le conseiller radié trouve un cessionnaire dans les 60 jours de la décision finale de radiation.

Si un cessionnaire n’a pu être trouvé à l’expiration de cette période, les dossiers du conseiller radié sont confiés à la garde du secrétaire.

R.R.Q., 1981, c. C-26, r. 54, a. 2.02.

2.03. Lorsqu’un conseiller décède, le secrétaire doit, dès qu’il en est avisé, veiller à ce que les ayants cause du conseiller décédé trouvent un cessionnaire dans le plus bref délai possible.

R.R.Q., 1981, c. C-26, r. 54, a. 2.03.

2.04. Le cessionnaire ou le secrétaire, selon le cas, doit, dans les 30 jours suivant la date où il prend possession des dossiers d’un conseiller cessant définitivement d’exercer, aviser, par écrit, les clients de ce conseiller:

a)  du fait qu’il est en possession des dossiers de ce dernier;

b)  de son adresse, son numéro de téléphone et ses heures de bureau; et

c)  de leur droit de consulter un autre conseiller.

R.R.Q., 1981, c. C-26, r. 54, a. 2.04.

2.05. Le cessionnaire ou le secrétaire, selon le cas, doit respecter le droit d’une personne de prendre connaissance des documents qui la concernent dans tout dossier constitué à son sujet et d’obtenir des copies de ces documents. Les frais de l’obtention de ces copies sont à la charge de celui qui en fait la demande.

R.R.Q., 1981, c. C-26, r. 54, a. 2.05.

2.06. Lorsque le secrétaire a la garde des dossiers d’un conseiller qui a cessé définitivement d’exercer sa profession, il peut en tout temps, après consultation de ce conseiller, confier ces dossiers à un cessionnaire.

R.R.Q., 1981, c. C-26, r. 54, a. 2.06.

2.07. Pendant qu’il a la garde des dossiers d’un conseiller qui a cessé définitivement d’exercer sa profession, le secrétaire doit prendre les mesures conservatoires nécessaires afin de sauvegarder les intérêts des clients de ce conseiller.

R.R.Q., 1981, c. C-26, r. 54, a. 2.07.

2.08. Sous réserve de l’article 2.06, le secrétaire doit conserver pendant une période minimale de 3 ans les dossiers qu’il a reçus en vertu de la présente section.

R.R.Q., 1981, c. C-26, r. 54, a. 2.08.

SECTION III CESSATION TEMPORAIRE D’EXERCER

3.01. Sous réserve de l’article 3.02, lorsqu’un conseiller cesse temporairement d’exercer sa profession, il doit, au plus tard 15 jours avant la date fixée pour la cessation d’exercice:

a)  s’il a trouvé un gardien provisoire, aviser le secrétaire, par poste recommandée, qu’il cesse d’exercer temporairement sa profession à compter de telle date, lui indiquer la date à laquelle il entend reprendre l’exercice de sa profession ainsi que le nom, l’adresse et le numéro de téléphone du gardien provisoire; ou

b)  s’il n’a pu trouver un gardien provisoire, en informer le secrétaire, par poste recommandée, et l’aviser qu’il lui remettra la garde de ses dossiers à la date fixée pour la cessation d’exercice.

R.R.Q., 1981, c. C-26, r. 54, a. 3.01; N.I. 2016-01-01 (NCPC).

3.02. Lorsqu’un conseiller cesse d’exercer sa profession à la suite d’une radiation temporaire du tableau, le secrétaire doit veiller à ce que le conseiller radié trouve un gardien provisoire dans les 15 jours de l’expiration du délai d’appel ou de la décision finale de radiation.

Lorsqu’un gardien provisoire n’a pu être trouvé à l’expiration de cette période, les dossiers du conseiller radié sont confiés à la garde du secrétaire.

R.R.Q., 1981, c. C-26, r. 54, a. 3.02.

3.03. Le gardien doit communiquer aux clients du conseiller dont il a la garde des dossiers, les renseignements pertinents concernant l’état de leur dossier, tenir à jour ces dossiers et prendre les autres mesures conservatoires nécessaires afin de sauvegarder les intérêts des clients de ce conseiller.

R.R.Q., 1981, c. C-26, r. 54, a. 3.03.

3.04. L’article 2.04 s’applique, compte tenu des adaptations nécessaires, à la présente section sauf dans le cas où un conseiller cesse d’exercer à la suite d’une radiation temporaire de moins de 6 mois.

R.R.Q., 1981, c. C-26, r. 54, a. 3.04.

3.05. Les articles 2.05 à 2.07 s’appliquent, compte tenu des adaptations nécessaires, à la présente section.

R.R.Q., 1981, c. C-26, r. 54, a. 3.05.

3.06. Le secrétaire ou le gardien provisoire, selon le cas, doit remettre au conseiller ses dossiers immédiatement après la fin de la période de cessation temporaire d’exercice.

R.R.Q., 1981, c. C-26, r. 54, a. 3.06.

3.07. Un conseiller qui ne désire plus reprendre l’exercice de sa profession pendant ou après l’expiration de la période où il avait temporairement cessé d’exercer, doit se conformer à la section II.

R.R.Q., 1981, c. C-26, r. 54, a. 3.07.

RÉFÉRENCES

R.R.Q., 1981, c. C-26, r. 54