a-21, r. 9.01 - Règlement sur les élections au Conseil d’administration et l’organisation de l’Ordre des architectes du Québec

À jour au 29 mars 2018

Ce document a valeur officielle.

chapitre A-21, r. 9.01

Règlement sur les élections au Conseil d’administration et l’organisation de l’Ordre des architectes du Québec

Loi sur les architectes

(chapitre A-21, a. 3).

Code des professions

(chapitre C-26, a. 65, 93 par. a, b et e et 94, al. 1, par. a).

SECTION I DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Décision OPQ 2018-165, sec. I.

1. Pour l’application du présent règlement, les jours fériés sont ceux prévus au Code de procédure civile (chapitre C-25.01). Si un jour prévu au présent règlement tombe un jour férié ou un samedi, il est reporté automatiquement au jour ouvrable suivant.

Décision OPQ 2018-165, a. 1.

2. Le secrétaire de l’Ordre des architectes du Québec est chargé de l’application du présent règlement. S’il est dans l’impossibilité d’exercer ses fonctions, le Conseil d’administration désigne une personne pour le remplacer et assumer, aux fins de l’élection, tous les droits et obligations du secrétaire auquel elle est substituée.

Décision OPQ 2018-165, a. 2.

3. Le secrétaire et toute personne qui exerce des fonctions en lien avec les élections et prévues au présent règlement doivent faire preuve d’impartialité et éviter tout commentaire portant sur un enjeu électoral. Ils prêtent serment de discrétion et d’impartialité selon la formule établie par le Conseil d’administration.

Décision OPQ 2018-165, a. 3.

SECTION II NOMBRE D’ADMINISTRATEURS, DURÉE DES MANDATS ET REPRÉSENTATION RÉGIONALE

Décision OPQ 2018-165, sec. II.

4. Le nombre d’administrateurs, autres que le président, est fixé à 11.

Ainsi, le Conseil d’administration est formé de 12 administrateurs, dont le président, si celui-ci est élu au suffrage universel des architectes.

Toutefois, lorsque le président est élu au suffrage des administrateurs, le Conseil d’administration est formé de 11 administrateurs, dont le président.

Décision OPQ 2018-165, a. 4.

5. Le président et les autres administrateurs sont élus pour un mandat de 3 ans.

Décision OPQ 2018-165, a. 5.

6. Pour assurer une représentation régionale adéquate au sein du Conseil d’administration, le territoire du Québec est divisé en 5 régions électorales. Le territoire de chacune des régions électorales correspond au territoire d’une ou de plusieurs régions administratives apparaissant à l’annexe I du Décret concernant la révision des limites des régions administratives du Québec (chapitre D-11, r. 1). Ces régions électorales sont délimitées de la manière suivante et représentées par le nombre suivant d’administrateurs:

Régions électorales	Régions administratives		Nombre d’administrateurs
Région 1	Bas-Saint-Laurent	(01)	1
	Saguenay–Lac-Saint-Jean	(02)
	Abitibi-Témiscamingue	(08)
	Côte-Nord	(09)
	Nord-du-Québec	(10)
	Gaspésie–Îles-de-la-Madeleine	(11)
Région 2	Estrie	(05)	1
	Montérégie	(16)
	Centre-du-Québec	(17)
Région 3	Capitale-Nationale	(03)	2
	Chaudière-Appalaches	(12)
Région 4	Montréal	(06)	3
Région 5	Mauricie	(04)	1
	Outaouais	(07)
	Laval	(13)
	Laurentides	(14)
	Lanaudière	(15)

Décision OPQ 2018-165, a. 6.

SECTION III MODALITÉS D’ÉLECTIONS AU CONSEIL D’ADMINISTRATION

Décision OPQ 2018-165, sec. III.

7. Le Conseil d’administration désigne 3 scrutateurs qui ne sont ni membres du Conseil d’administration ni employés de l’Ordre.

Décision OPQ 2018-165, a. 7.

8. La clôture du scrutin est fixée à 17 h le 3e vendredi de juin.

Décision OPQ 2018-165, a. 8.

9. La date de l’élection des administrateurs élus, dont le président lorsque celui-ci est élu au suffrage universel des architectes, est la date du dépouillement du scrutin.

Décision OPQ 2018-165, a. 9.

10. Seuls peuvent voter les architectes qui étaient membres de l’Ordre le 60e jour avant la date fixée pour la clôture du scrutin et le sont demeurés.

Décision OPQ 2018-165, a. 10.

11. Entre le 75e jour et le 60e jour avant la date fixée pour la clôture du scrutin, le secrétaire rend disponible l’information suivante sur le site Internet de l’Ordre et la transmet à chaque architecte qui a son domicile professionnel dans la région où un administrateur doit être élu:

1°  la date et l’heure du début et de la clôture du scrutin;

2°  la description des postes à pourvoir;

3°  la période de mise en candidature;

4°  les exigences requises pour être candidat;

5°  le moyen d’accéder aux documents visés à l’article 14.

Lorsque le président est élu au suffrage universel des architectes, le secrétaire transmet l’information à tous les architectes.

Décision OPQ 2018-165, a. 11.

12. Seuls peuvent être candidats au poste de président ou d’administrateur les architectes dont le droit d’exercer des activités professionnelles n’est pas limité ou suspendu au moins 60 jours avant la date fixée pour la clôture du scrutin.

Décision OPQ 2018-165, a. 12.

13. Les candidats doivent en tout temps respecter les règles de conduite applicables aux candidats à une élection prévues à l’annexe I.

Décision OPQ 2018-165, a. 13.

14. Pour se porter candidat, un architecte doit transmettre au secrétaire, au plus tard à 17 h le 45e jour avant la date fixée pour la clôture du scrutin, son bulletin de présentation qui contient les documents suivants:

1°  une photographie récente;

2°  une déclaration de candidature d’au plus 400 mots;

3°  un curriculum vitae d’au plus une page;

4°  une déclaration du candidat, sur le formulaire prescrit par l’Ordre, suivant laquelle il s’engage à respecter les règles de conduite applicables aux candidats à une élection et à prendre connaissance des normes d’éthique et de déontologie applicables aux administrateurs.

Le bulletin d’un candidat au poste d’administrateur est signé par 5 architectes à l’exception de celui au poste de président qui est signé par 10 architectes.

Décision OPQ 2018-165, a. 14.

15. Au plus tard le 30e jour avant la date fixée pour la clôture du scrutin, le secrétaire rend disponible, sur le site Internet de l’Ordre, la photographie, la déclaration de candidature et le curriculum vitae de chacun des candidats.

Ces documents demeurent disponibles jusqu’à la clôture du scrutin.

Décision OPQ 2018-165, a. 15.

16. Au plus tard le 30e jour avant la date fixée pour la clôture du scrutin, le secrétaire transmet à chaque architecte ayant droit de vote, en plus des documents et de l’avis prévus à l’article 69 du Code des professions (chapitre C-26), une description de la procédure à suivre pour voter.

Lorsque le président est élu au suffrage universel des architectes, le secrétaire transmet ces documents à tous les architectes.

Par la même occasion, le secrétaire informe chaque architecte ayant droit de vote du moyen d’accéder aux documents visés à l’article 15.

Décision OPQ 2018-165, a. 16.

17. Le secrétaire transmet un nouveau bulletin de vote ou une nouvelle enveloppe à tout architecte ayant droit de vote qui atteste par écrit l’avoir altéré, l’avoir égaré ou ne pas l’avoir reçu.

Décision OPQ 2018-165, a. 17.

18. Lorsque le dépouillement du scrutin n’est pas effectué immédiatement après la clôture du scrutin, le secrétaire appose, à l’heure fixée pour la clôture du scrutin, les scellés sur les boîtes de scrutin.

Décision OPQ 2018-165, a. 18.

19. Après la clôture du scrutin, le secrétaire procède au dépouillement du scrutin, au siège de l’Ordre, en présence des scrutateurs et, s’ils le désirent, des candidats ou de leur représentant.

Le secrétaire convoque les scrutateurs et les candidats par un avis transmis au moins 3 jours avant la date fixée pour le dépouillement du scrutin.

Décision OPQ 2018-165, a. 19.

20. La décision du secrétaire concernant la validité d’un bulletin de vote est définitive.

Décision OPQ 2018-165, a. 20.

21. Après le dépouillement du scrutin, le secrétaire rédige un rapport général de l’élection incluant les résultats du scrutin et en transmet copie à chacun des candidats sans délai. Une copie de ce rapport est aussi déposée à la première séance du Conseil d’administration qui suit l’élection.

Décision OPQ 2018-165, a. 21.

22. Dès que les candidats sont déclarés élus, le secrétaire dépose dans des enveloppes distinctes les bulletins de vote jugés valides, les bulletins de vote rejetés et ceux qui n’ont pas été utilisés ainsi que toutes les enveloppes, y compris celles qui ont été rejetées.

Le secrétaire scelle ensuite ces enveloppes. Le secrétaire et les scrutateurs apposent leurs initiales sur les scellés.

Le secrétaire conserve ces enveloppes au moins jusqu’au 60e jour qui suit le dépouillement du scrutin ou, le cas échéant, jusqu’à ce que le jugement en contestation d’élection soit passé en force de chose jugée. Par la suite, il en dispose de façon sécuritaire.

Décision OPQ 2018-165, a. 22.

SECTION IV ENTRÉE EN FONCTION

Décision OPQ 2018-165, sec. IV.

23. Le président, s’il est élu au suffrage universel des architectes, et les autres administrateurs élus entrent en fonction immédiatement après la fin de l’assemblée générale annuelle.

Le président, s’il est élu au suffrage des administrateurs, entre en fonction dès la clôture de la séance du Conseil d’administration tenue pour son élection.

Décision OPQ 2018-165, a. 23.

SECTION V ASSEMBLÉES GÉNÉRALES

Décision OPQ 2018-165, sec. V.

24. Le quorum d’une assemblée générale de l’Ordre est fixé à 35 membres.

Décision OPQ 2018-165, a. 24.

25. Le secrétaire de l’Ordre convoque une assemblée générale annuelle au moyen d’un avis de convocation transmis à chaque architecte au moins 30 jours avant la date de la tenue de cette assemblée.

L’avis de convocation à une assemblée générale annuelle indique la date, l’heure, le lieu et le projet d’ordre du jour de cette assemblée.

Une assemblée générale extraordinaire est convoquée selon les mêmes modalités au moyen d’un avis au moins 15 jours avant la date fixée pour l’assemblée.

Décision OPQ 2018-165, a. 25.

SECTION VI RÉMUNÉRATION DES ADMINISTRATEURS ÉLUS

Décision OPQ 2018-165, sec. VI.

26. Les administrateurs élus, autres que le président, qui participent à une assemblée générale des membres, à une séance du Conseil d’administration ou de l’un des comités constitués par le Conseil d’administration ou qui assistent à une activité ou une formation requise par l’Ordre ont droit à un jeton de présence dont la valeur est fixée par le Conseil d’administration.

La valeur du jeton de présence peut varier selon que la séance ou la formation est d’une journée ou d’une demi-journée et selon que l’administrateur y assiste en personne, à distance par conférence téléphonique ou par un moyen technologique.

Décision OPQ 2018-165, a. 26.

27. Le président reçoit une rémunération annuelle fixée par le Conseil d’administration qui la ventile tant pour la rémunération directe que pour la rémunération indirecte.

La rémunération prévue au premier alinéa peut inclure des frais de représentation dans la mesure déterminée par le Conseil d’administration.

Décision OPQ 2018-165, a. 27.

SECTION VII DISPOSITIONS TRANSITOIRES ET FINALES

Décision OPQ 2018-165, sec. VII.

28. Malgré les articles 4 et 6, pour l’élection de 2018, il y a élection d’un administrateur dans la région 1, d’un administrateur dans la région 3 et d’un administrateur dans la région 4.

Malgré les articles 4 et 6, pour l’élection de 2019, il y a élection d’un administrateur dans la région 2, d’un administrateur dans la région 3 et d’un administrateur dans la région 4.

Décision OPQ 2018-165, a. 28.

29. Le présent règlement remplace le Règlement sur les élections au Conseil d’administration de l’Ordre des architectes du Québec (chapitre A-21, r. 9), le Règlement divisant le territoire du Québec en régions aux fins des élections au Conseil d’administration de l’Ordre des architectes du Québec (chapitre A-21, r. 16) et le Règlement sur les affaires du Conseil d’administration et les assemblées générales de l’Ordre des architectes du Québec (chapitre A-21, r. 1).

Décision OPQ 2018-165, a. 29.

30. (Omis).

Décision OPQ 2018-165, a. 30.

Annexe I

(a. 13)

RÈGLES DE CONDUITE APPLICABLES AUX CANDIDATS À UNE ÉLECTION AU CONSEIL D’ADMINISTRATION

1. Un candidat ne doit pas se placer en situation de conflit d’intérêts.

2. Un candidat doit être respectueux à l’égard de tout autre candidat, des électeurs ainsi qu’à l’égard de l’Ordre et de ses dirigeants.

3. Un candidat ne peut donner ni recevoir aucun cadeau, présent, faveur, ristourne ou avantage quelconque pour favoriser sa candidature.

4. Un candidat ne peut donner un renseignement faux ou inexact.

5. Un candidat doit donner suite, dans les meilleurs délais, à toute demande provenant du secrétaire de l’Ordre.

6. Un candidat doit respecter les décisions du secrétaire de l’Ordre.

7. Un candidat qui utilise des moyens technologiques dans le cadre de sa campagne, tels les réseaux sociaux, doit se limiter à la diffusion de 2 messages et le faire dans le respect des personnes qui les reçoivent.

Décision OPQ 2018-165, Ann. I.

RÉFÉRENCES

Décision OPQ 2018-165, 2018 G.O. 2, 1607