T-5, r. 14 - Règlement sur la tenue des dossiers, des registres et des cabinets de consultation et sur la cessation d’exercice d’un membre de l’Ordre des technologues en imagerie médicale, en radio-oncologie et en électrophysiologie médicale du Québec

À jour au 1^er janvier 2016

Ce document a valeur officielle.

chapitre T-5, r. 14

Règlement sur la tenue des dossiers, des registres et des cabinets de consultation et sur la cessation d’exercice d’un membre de l’Ordre des technologues en imagerie médicale, en radio-oncologie et en électrophysiologie médicale du Québec

Loi sur les technologues en imagerie médicale, en radio-oncologie et en électrophysiologie médicale

(chapitre T-5, a. 3).

Code des professions

(chapitre C-26, a. 91).

CHAPITRE I TENUE DES DOSSIERS, DES REGISTRES ET DES CABINETS DE CONSULTATION

SECTION I DISPOSITION GÉNÉRALE

1. Le présent chapitre ne doit pas être interprété de manière à exclure l’utilisation de l’informatique ou de toute autre technique pour la constitution, la tenue, la détention, le maintien et la conservation des dossiers et registres d’un technologue en imagerie médicale, d’un technologue en radio-oncologie ou d’un technologue en électrophysiologie médicale, pourvu que la sécurité, la confidentialité et l’intégrité des renseignements et des documents de ces dossiers ou registres soient respectées.

Décision 2007-03-29, a. 1.

2. Lorsque le milieu de travail dans lequel exerce un technologue en imagerie médicale, un technologue en radio-oncologie ou un technologue en électrophysiologie médicale qui n’est pas à son propre compte ou en société constitue un obstacle au respect d’une disposition du présent chapitre, le technologue doit, après en avoir informé son employeur par écrit, aviser l’Ordre des technologues en imagerie médicale, en radio-oncologie et en électrophysiologie médicale du Québec de cette situation.

Décision 2007-03-29, a. 2.

SECTION II TENUE DES DOSSIERS

3. Tout technologue en imagerie médicale, tout technologue en radio-oncologie ou tout technologue en électrophysiologie médicale doit constituer, tenir, détenir, maintenir et conserver à l’endroit où il exerce sa profession, un dossier pour chacun de ses clients.

Décision 2007-03-29, a. 3.

4. Lorsque le technologue en imagerie médicale, le technologue en radio-oncologie ou le technologue en électrophysiologie médicale exerce dans un établissement visé à la Loi sur les services de santé et les services sociaux (chapitre S-4.2) ou au sens de la Loi sur les services de santé et les services sociaux pour les autochtones cris (chapitre S-5), le dossier de l’usager ou du bénéficiaire visé au sens de ces lois et de leurs règlements est considéré, aux fins du présent chapitre, comme le dossier du technologue en imagerie médicale, du technologue en radio-oncologie ou du technologue en électrophysiologie médicale s’il peut y inscrire et y joindre les renseignements ou les documents mentionnés à l’article 6. Dans un tel cas, le technologue n’a pas à se conformer aux articles 3 et 10.

Décision 2007-03-29, a. 4.

5. Lorsque le technologue en imagerie médicale, le technologue en radio-oncologie ou le technologue en électrophysiologie médicale est membre ou est à l’emploi d’une société ou d’une personne physique ou morale, et qu’il lui est possible d’inscrire ou de joindre dans les dossiers de cette société ou de cet employeur les renseignements ou les documents mentionnés à l’article 6 pour les services professionnels rendus à ses clients, ces dossiers sont considérés, aux fins du présent chapitre, comme les dossiers du technologue en imagerie médicale, du technologue en radio-oncologie ou du technologue en électrophysiologie médicale. Dans un tel cas, le technologue n’a pas à se conformer aux articles 3 et 10.

Décision 2007-03-29, a. 5.

6. Le dossier du technologue en imagerie médicale, du technologue en radio-oncologie ou du technologue en électrophysiologie médicale doit contenir les renseignements ou les documents suivants:

1°  la date d’ouverture du dossier;

2°  le nom du client, son sexe, sa date de naissance, son adresse et son numéro de téléphone;

3°  l’identification et la description de l’examen ou du traitement réalisé, de même que les commentaires qui justifient la qualité suboptimale de l’examen ou du traitement;

4°  la description des substances ou médicaments administrés, incluant le type, la quantité, la dose, le numéro de lot, le site, la voie et l’heure de l’administration;

5°  la dose de radiation émise, selon les cas et lorsque l’appareil le permet;

6°  toute information concernant les images réalisées au cours de l’examen ou du traitement, incluant le nombre d’images conservées dans le dossier et, selon les cas, le nombre d’images rejetées;

7°  l’ordonnance, les renseignements cliniques, la correspondance et les autres documents relatifs aux services professionnels rendus, tels que les questionnaires préalables à l’examen ou au traitement réalisé;

8°  les annotations sur l’évolution de l’état du client à la suite des services rendus;

9°  toute annotation ou document concernant la consultation ou la transmission de renseignements ou documents du dossier d’un client à ce dernier ou à un tiers.

Le technologue en imagerie médicale, le technologue en radio-oncologie ou le technologue en électrophysiologie médicale qui inscrit un renseignement dans un dossier doit y apposer sa signature, suivi de son titre professionnel.

Décision 2007-03-29, a. 6.

7. Le technologue en imagerie médicale, le technologue en radio-oncologie ou le technologue en électrophysiologie médicale doit mettre en place un système de classement ordonné de ses dossiers et des documents qui en font partie.

Décision 2007-03-29, a. 7.

8. Le technologue doit s’assurer de la confidentialité et l’intégrité de ses dossiers.

Décision 2007-03-29, a. 8.

9. Le technologue en imagerie médicale, le technologue en radio-oncologie ou le technologue en électrophysiologie médicale doit tenir à jour chacun de ses dossiers jusqu’à la date du dernier service professionnel rendu au client concerné par ce dossier.

Décision 2007-03-29, a. 9.

10. Le technologue en imagerie médicale, le technologue en radio-oncologie ou le technologue en électrophysiologie médicale doit conserver chaque dossier pendant au moins 5 ans à compter de la date du dernier service professionnel rendu.

À l’expiration de ce délai, le technologue qui procède à la destruction d’un dossier doit s’assurer que la confidentialité des renseignements qui y sont contenus est respectée.

Décision 2007-03-29, a. 10.

11. Le technologue en imagerie médicale, le technologue en radio-oncologie ou le technologue en électrophysiologie médicale doit détenir, maintenir et conserver ses dossiers dans un local ou un meuble auquel le public n’a pas librement accès et pouvant être fermé à clé ou autrement, afin d’assurer la confidentialité et l’intégrité des renseignements contenus dans ses dossiers.

Lorsqu’un technologue en imagerie médicale, un technologue en radio-oncologie ou un technologue en électrophysiologie médicale utilise un support faisant appel aux technologies de l’information pour la constitution, la tenue, la détention, le maintien et la conservation d’un dossier, il doit:

1°  sauvegarder les renseignements et les documents ainsi recueillis et en conserver une copie;

2°  protéger l’accès à ces renseignements et documents, notamment par l’utilisation d’un code d’accès individuel et d’un système de fermeture et de verrouillage d’écran.

Décision 2007-03-29, a. 11.

SECTION III TENUE DES REGISTRES

12. Le technologue en imagerie médicale, le technologue en radio-oncologie ou le technologue en électrophysiologie médicale qui procède à un contrôle de qualité des médicaments, des substances, des produits, des poisons, des appareils, du matériel, des accessoires, des systèmes de gestion des dossiers informatisés, des systèmes de communication, de traitement et de conservation des données et des images numériques doit l’effectuer selon les normes généralement reconnues.

Il doit tenir à jour pour chacun des éléments mentionnés au premier alinéa un registre dans lequel il consigne les contrôles et les dates de ces contrôles.

Le registre doit être conservé pour une période d’au moins 5 ans à compter de la date de la dernière inscription. À l’expiration de ce délai, le technologue en imagerie médicale, le technologue en radio-oncologie ou le technologue en électrophysiologie médicale qui procède à la destruction d’un registre doit s’assurer que la confidentialité des renseignements qui y sont contenus est respectée.

Décision 2007-03-29, a. 12.

SECTION IV TENUE DES CABINETS DE CONSULTATION

13. La présente section s’applique à tout technologue en imagerie médicale, tout technologue en radio-oncologie ou à tout technologue en électrophysiologie médicale n’exerçant pas dans un établissement visé à la Loi sur les services de santé et les services sociaux (chapitre S-4.2) ou au sens de la Loi sur les services de santé et les services sociaux pour les autochtones cris (chapitre S-5).

Décision 2007-03-29, a. 13.

14. Le cabinet de consultation d’un technologue en imagerie médicale, d’un technologue en radio-oncologie ou d’un technologue en électrophysiologie médicale et ses autres bureaux doivent comprendre l’ameublement, les appareils, le matériel, les accessoires, les médicaments et les autres substances appropriés au type d’exercice du technologue en imagerie médicale, du technologue en radio-oncologie ou du technologue en électrophysiologie médicale.

Décision 2007-03-29, a. 14.

15. Le cabinet de consultation et les autres bureaux du technologue en imagerie médicale, du technologue en radio-oncologie ou du technologue en électrophysiologie médicale doivent être aménagés de sorte que:

1°  une salle d’attente soit à la disposition de ses clients;

2°  le confort, l’intimité et l’intégrité de ses clients soient assurés;

3°  la confidentialité soit respectée;

4°  la salubrité, l’hygiène et la sécurité soient assurées, notamment en:

a)  fournissant des lieux propres, éclairés, aérés et chauffés;

b)  maintenant sous clef, les drogues et autres substances régies par la Loi réglementant certaines drogues et autres substances (L.C. 1996, c. 19).

Décision 2007-03-29, a. 15.

16. Le technologue en imagerie médicale, le technologue en radio-oncologie ou le technologue en électrophysiologie médicale doit s’assurer que les méthodes de nettoyage, de désinfection et de stérilisation des appareils, du matériel et des accessoires respectent les normes généralement reconnues.

Décision 2007-03-29, a. 16.

17. Le technologue en imagerie médicale, le technologue en radio-oncologie ou le technologue en électrophysiologie médicale doit conserver et éliminer les médicaments et les autres substances conformément aux règles généralement reconnues.

Décision 2007-03-29, a. 17.

18. Le technologue en imagerie médicale, le technologue en radio-oncologie ou le technologue en électrophysiologie médicale doit mettre à la vue du public une copie du Code de déontologie des technologues en imagerie médicale, en radio-oncologie et en électrophysiologie médicale (chapitre T-5, r. 5), et du Règlement sur la procédure de conciliation et d’arbitrage des comptes des technologues en imagerie médicale, en radio-oncologie et en électrophysiologie médicale (chapitre T-5, r. 12). Il doit également inscrire sur chacune de ces copies l’adresse et le numéro de téléphone de l’Ordre.

Décision 2007-03-29, a. 18.

19. Le technologue en imagerie médicale, le technologue en radio-oncologie ou le technologue en électrophysiologie médicale qui s’absente de son cabinet de consultation ou de ses autres bureaux prend selon la durée de cette absence les mesures nécessaires pour que ses appels, ses messages, son courrier et ses dossiers urgents soient traités.

Décision 2007-03-29, a. 19.

20. En tout lieu où il exerce sa profession, le technologue en imagerie médicale, le technologue en radio-oncologie ou le technologue en électrophysiologie médicale doit afficher son nom et son numéro de permis.

Décision 2007-03-29, a. 20.

CHAPITRE II CESSATION D’EXERCICE

SECTION I CHAMP D’APPLICATION

21. Le présent chapitre s’applique à la disposition des dossiers, livres et registres tenus et des médicaments, poisons, produits, substances, appareils et équipements détenus par un technologue en imagerie médicale, un technologue en radio-oncologie ou un technologue en électrophysiologie médicale qui cesse d’exercer sa profession.

Toutefois, le présent chapitre ne s’applique pas à un technologue en imagerie médicale, un technologue en radio-oncologie ou un technologue en électrophysiologie médicale qui cesse d’exercer sa profession alors qu’il est employé d’une personne physique ou morale, d’une société ou d’un gouvernement.

Décision 2007-03-29, a. 21.

SECTION II CESSATION DÉFINITIVE D’EXERCICE

22. Lorsqu’un technologue en imagerie médicale, un technologue en radio-oncologie ou un technologue en électrophysiologie médicale décide de cesser définitivement d’exercer sa profession, il doit dans les 15 jours de la date prévue pour la cessation d’exercice, aviser le secrétaire, par poste recommandée, de la date de cessation, des nom, adresse et numéro de téléphone du technologue en imagerie médicale, du technologue en radio-oncologie ou du technologue en électrophysiologie médicale qui a accepté d’être le cessionnaire des éléments visés à l’article 21 et transmettre au secrétaire une copie de la convention de cession.

Si le technologue en imagerie médicale, le technologue en radio-oncologie ou le technologue en électrophysiologie médicale n’a pu convenir d’une cession, l’avis au secrétaire doit alors indiquer la date à laquelle il le mettra en possession des éléments visés à l’article 21.

Décision 2007-03-29, a. 22; N.I. 2016-01-01 (NCPC).

23. Lorsqu’un technologue en imagerie médicale, un technologue en radio-oncologie ou un technologue en électrophysiologie médicale décède, est radié de façon permanente ou que son permis est révoqué, le secrétaire prend possession des éléments visés à l’article 21 dans les 15 jours suivant la survenance de l’une de ces éventualités, sauf si le technologue en imagerie médicale, le technologue en radio-oncologie ou le technologue en électrophysiologie médicale avait convenu d’une cession dont copie doit être transmise au secrétaire dans le même délai.

Décision 2007-03-29, a. 23.

24. Dans les cas où une cession avait été convenue et qu’elle ne peut être exécutée, le secrétaire prend possession des éléments visés à l’article 21.

Décision 2007-03-29, a. 24.

25. Dans le cas d’une cessation définitive d’exercice, le cessionnaire ou le secrétaire, selon le cas, doit, dans les 30 jours qui suivent la date où il prend possession des éléments visés à l’article 21, donner l’un ou l’autre des avis suivants:

1°  un avis publié 2 fois, à 10 jours d’intervalle, dans un journal desservant la région où exerçait le technologue en imagerie médicale, le technologue en radio-oncologie ou le technologue en électrophysiologie médicale et qui donne les informations suivantes:

a)  la date et le motif de la prise de possession;

b)  le délai que les clients ont pour accepter la cession, reprendre les éléments du dossier qui leur appartiennent, ou en demander le transfert à un autre professionnel;

c)  les adresse, numéro de téléphone et heures de bureau où le cessionnaire ou le secrétaire peut être rejoint;

2°  un avis écrit qui donne à chaque client du membre qui a cessé d’exercer les informations prévues au paragraphe 1.

Lorsque l’avis a été publié et que l’intérêt d’un client le requiert, un avis écrit contenant les informations prévues au paragraphe 1 du premier alinéa doit en outre lui être adressé.

Lorsque l’avis est donné par le cessionnaire, il doit en transmettre copie au secrétaire.

Décision 2007-03-29, a. 25.

26. Lorsqu’il est en possession des éléments visés à l’article 21, le cessionnaire ou le secrétaire doit prendre les mesures conservatoires nécessaires afin de sauvegarder les intérêts des clients du technologue en imagerie médicale, du technologue en radio-oncologie ou du technologue en électrophysiologie médicale.

Décision 2007-03-29, a. 26.

27. Le cessionnaire ou le secrétaire, selon le cas, doit respecter le droit d’une personne de prendre connaissance des documents qui la concernent dans tout dossier constitué à son sujet et d’obtenir copie de ces documents.

Décision 2007-03-29, a. 27.

28. Le cessionnaire ou le secrétaire qui prend possession des éléments visés à l’article 21 doit les conserver pendant une période d’au moins 5 ans.

Le secrétaire peut, durant cette période, céder les éléments visés à l’article 21 à un cessionnaire mais ce dernier est alors assujetti aux obligations prévues à l’article 25.

Décision 2007-03-29, a. 28.

SECTION III CESSATION TEMPORAIRE D’EXERCICE

29. Lorsqu’un technologue en imagerie médicale, un technologue en radio-oncologie ou un technologue en électrophysiologie médicale décide de cesser temporairement d’exercer sa profession, il doit, dans les 15 jours de la date prévue pour la cessation d’exercice, aviser le secrétaire, par poste recommandée, de la date de cessation, des nom, adresse et numéro de téléphone du technologue en imagerie médicale, du technologue en radio-oncologie ou du technologue en électrophysiologie médicale qui a accepté d’être le gardien provisoire des éléments visés à l’article 21 et transmettre au secrétaire une copie de la convention de garde provisoire.

Si le technologue en imagerie médicale, le technologue en radio-oncologie ou le technologue en électrophysiologie médicale n’a pu convenir d’une garde provisoire, il en avise le secrétaire. Le secrétaire l’avise alors de la date à laquelle lui ou le gardien provisoire nommé par le Conseil d’administration à cette fin, prendra possession des éléments visés à l’article 21.

Décision 2007-03-29, a. 29; N.I. 2016-01-01 (NCPC).

30. Lorsqu’un technologue en imagerie médicale, un technologue en radio-oncologie ou un technologue en électrophysiologie médicale est radié de façon temporaire ou que son droit d’exercer des activités professionnelles est suspendu, le secrétaire prend possession des éléments visés à l’article 21 dans les 15 jours de la survenance de l’une de ces éventualités, sauf si le technologue avait convenu d’une garde provisoire dont il doit transmettre une copie au secrétaire dans le même délai.

Si le technologue en imagerie médicale, le technologue en radio-oncologie ou le technologue en électrophysiologie médicale n’a pu convenir d’une garde provisoire dans ce délai, le secrétaire prend possession des éléments visés à l’article 21, à moins qu’un gardien provisoire n’ait été nommé à cette fin par le Conseil d’administration.

Décision 2007-03-29, a. 30.

31. Dans les cas où une garde provisoire avait été convenue et qu’elle ne peut être exécutée, le secrétaire prend possession des éléments visés à l’article 21.

Décision 2007-03-29, a. 31.

32. Les articles 26 et 27 s’appliquent au gardien provisoire ou au secrétaire qui prend possession d’éléments visés à l’article 21 conformément à la présente section.

Décision 2007-03-29, a. 32.

33. Dans le cas où la radiation temporaire ou son droit d’exercer des activités professionnelles est suspendu de plus de 6 mois, le gardien provisoire ou le secrétaire est alors assujetti aux obligations prévues à l’article 25.

Décision 2007-03-29, a. 33.

SECTION IV LIMITATION DU DROIT D’EXERCICE

34. Lorsqu’une décision a été rendue contre un technologue en imagerie médicale, un technologue en radio-oncologie ou un technologue en électrophysiologie médicale limitant son droit d’exercice et déterminant les activités professionnelles qu’il n’est pas autorisé à exercer, celui-ci doit trouver un gardien provisoire dans les 15 jours de prise d’effet de cette limitation pour les éléments visés à l’article 21 relatifs aux activités professionnelles qu’il n’est pas autorisé à exercer.

Si le technologue en imagerie médicale, le technologue en radio-oncologie ou le technologue en électrophysiologie médicale n’a pu convenir d’une garde provisoire dans ce délai, le gardien provisoire nommé à cette fin par le Conseil d’administration ou le secrétaire prend possession des éléments visés à l’article 21 relatifs aux activités professionnelles que le technologue n’est pas autorisé à exercer.

Décision 2007-03-29, a. 34.

35. Les articles 26 et 27 s’appliquent au gardien provisoire ou au secrétaire qui prend possession d’éléments visés à l’article 21 conformément à la présente section.

Décision 2007-03-29, a. 35.

36. Le présent règlement remplace le Règlement sur la cessation d’exercice d’un membre de l’Ordre des technologues en radiologie du Québec (Décision 94-12-21, 94-12-21).

Décision 2007-03-29, a. 36.

37. (Omis).

Décision 2007-03-29, a. 37.

RÉFÉRENCES

Décision 2007-03-29, 2007 G.O. 2, 1835

L.Q. 2008, c. 11, a. 212

L.Q. 2009, c. 35, a. 77

L.Q. 2012, c. 10, a. 1 et 20