S-0.1, r. 2 - Règlement sur les affaires du Conseil d’administration et les assemblées générales de l’Ordre des sages-femmes du Québec

À jour au 17 novembre 2016

Ce document a valeur officielle.

chapitre S-0.1, r. 2

Règlement sur les affaires du Conseil d’administration et les assemblées générales de l’Ordre des sages-femmes du Québec

Loi sur les sages-femmes

(chapitre S-0.1, a. 2).

Code des professions

(chapitre C-26, a. 93, par. a et e et 94, par. a et b).

SECTION I SERMENT DE DISCRÉTION

1. À la première réunion du Conseil d’administration qui suit l’entrée en fonction de la présidente ou d’un administrateur, le premier sujet à l’ordre du jour doit être l’assermentation de ce nouveau membre du Conseil d’administration. La prestation du serment se fait selon la formule prévue à l’annexe I.

Décision 2000-08-17, a. 1.

SECTION II CONSEIL D’ADMINISTRATION DE L’ORDRE

2. Le Conseil d’administration de l’Ordre est formé de 8 administrateurs.

Décision 2000-08-17, a. 2.

3. La vice-présidente de l’Ordre est élue parmi les administrateurs élus, au suffrage de ceux-ci, par scrutin secret.

La vice-présidente exerce les fonctions et les pouvoirs de la présidente de l’Ordre en cas d’absence ou d’empêchement de cette dernière.

Décision 2000-08-17, a. 3.

4. Le secrétaire de l’Ordre agit comme secrétaire du Conseil d’administration.

Décision 2000-08-17, a. 4.

5. Les membres du Conseil d’administration tiennent leurs réunions ordinaires au siège de l’Ordre; la présidente peut toutefois déterminer qu’une réunion ordinaire se tiendra ailleurs, à l’endroit qu’elle indique.

La présidente fixe la date et l’heure de ces réunions et en dresse le projet d’ordre du jour.

Décision 2000-08-17, a. 5.

6. Le secrétaire convoque une réunion ordinaire du Conseil d’administration au moyen d’un avis de convocation écrit accompagné d’un projet d’ordre du jour, transmis à chaque membre du Conseil d’administration, par courrier, par télégramme, par télécopieur, par courrier électronique ou par messager, au moins 10 jours avant la date fixée pour la tenue de la réunion.

Décision 2000-08-17, a. 6.

7. À la demande de la présidente ou du quart des membres du Conseil d’administration, le secrétaire convoque une réunion extraordinaire, soit au moyen d’un avis de convocation écrit transmis à chaque membre du Conseil d’administration par courrier, par télégramme, par télécopieur, par courrier électronique ou par messager, soit au moyen d’un avis de convocation verbal donné à chaque membre du Conseil d’administration, au moins 24 heures avant la date fixée pour la tenue de la réunion.

La présidente détermine les sujets pour lesquels la réunion extraordinaire est convoquée ainsi que l’endroit où elle doit se tenir et en fixe la date et l’heure.

Une réunion extraordinaire ne porte que sur les sujets qui sont indiqués dans l’avis de convocation.

Une réunion extraordinaire du Conseil d’administration peut être tenue sous forme de conférence téléphonique.

Décision 2000-08-17, a. 7.

8. Tout avis de convocation à une réunion du Conseil d’administration indique la date et l’heure de la réunion ainsi que l’endroit où elle doit se tenir.

L’avis de convocation à une réunion extraordinaire du Conseil d’administration indique de plus les sujets pour lesquels la réunion est convoquée.

Décision 2000-08-17, a. 8.

9. Malgré les dispositions des articles 6 et 7, une réunion du Conseil d’administration est considérée comme régulièrement convoquée si tous ses membres sont présents ou s’expriment en conférence téléphonique et renoncent à l’avis de convocation.

Décision 2000-08-17, a. 9.

10. La présidente constate s’il y a quorum avant le début de chaque réunion.

Si la réunion ne peut être tenue faute de quorum, dans les 30 minutes qui suivent l’heure mentionnée dans l’avis de convocation, le secrétaire dresse un procès-verbal à cet effet et y indique l’heure d’ajournement ainsi que le nom des membres qui se sont présentés.

Décision 2000-08-17, a. 10.

11. Lors d’une réunion, la présidente peut intervertir l’ordre du jour mais elle ne peut y ajouter d’autres sujets qu’avec l’assentiment de la majorité des membres présents.

Décision 2000-08-17, a. 11.

12. Une proposition faite par un membre ne fait l’objet d’une discussion que si elle est appuyée par un autre membre.

Décision 2000-08-17, a. 12.

13. Un membre peut proposer un amendement et un sous-amendement à une proposition. Le vote est pris en premier lieu sur le sous-amendement, en second lieu sur l’amendement et en dernier lieu sur la proposition principale.

Décision 2000-08-17, a. 13.

14. Le vote se prend à main-levée sauf lorsqu’un membre demande le vote secret. Dans ce dernier cas, la présidente ordonne le vote secret sans qu’il y ait de discussions à l’égard du caractère secret du vote.

Décision 2000-08-17, a. 14.

15. Tout membre du Conseil d’administration qui est dans une situation de conflit d’intérêts sur une question doit le révéler au Conseil d’administration et quitter la salle de réunion durant le temps que dure la discussion sur cette question. Il doit en outre s’abstenir de prendre part à la discussion et s’abstenir de voter.

Décision 2000-08-17, a. 15.

16. Le Conseil d’administration siège à huis clos. Cependant, lorsque la majorité des membres présents en fait la demande, le Conseil d’administration peut autoriser les personnes qu’il indique à assister à la réunion.

Décision 2000-08-17, a. 16.

17. La présidente est la seule personne autorisée à s’exprimer au nom de l’Ordre sur des sujets relatifs aux affaires de celui-ci ou à l’exercice de la profession.

Toutefois, elle peut désigner une autre personne pour agir comme porte-parole de l’Ordre.

Décision 2000-08-17, a. 17.

18. Tout membre du Conseil d’administration peut exprimer en public son opinion sur des sujets relatifs aux affaires de l’Ordre ou à l’exercice de la profession, à condition qu’il mette expressément en garde le public que les idées qu’il exprime lui sont personnelles et ne sont pas nécessairement partagées par le Conseil d’administration.

Décision 2000-08-17, a. 18.

SECTION III RÉMUNÉRATION, FRAIS, ALLOCATIONS

19. La présidente reçoit une rémunération et des frais de représentation.

Décision 2000-08-17, a. 19.

20. Les membres du Conseil d’administration, autres que les administrateurs nommés, qui se présentent à une réunion du Conseil d’administration ont droit à des allocations.

Décision 2000-08-17, a. 20.

SECTION IV ASSEMBLÉES GÉNÉRALES DES MEMBRES DE L’ORDRE ET QUORUM

21. Les sommes mentionnées aux articles 19 et 20 sont déterminées par le Conseil d’administration.

Décision 2000-08-17, a. 21.

22. Toute assemblée générale, annuelle ou extraordinaire, des membres de l’Ordre, se tient à la date, à l’endroit et à l’heure que le Conseil d’administration détermine.

Décision 2000-08-17, a. 22.

23. Tout avis de convocation à une assemblée générale indique la date et l’heure de l’assemblée, ainsi que l’endroit où elle doit se tenir, et est accompagné d’un projet d’ordre du jour de cette assemblée et, le cas échéant, de tout autre document.

Décision 2000-08-17, a. 23.

24. Le secrétaire de l’Ordre convoque l’assemblée générale annuelle de l’une des façons suivantes:

1°  au moyen d’un avis de convocation écrit adressé par courrier ou par un moyen technologique à chaque membre de l’Ordre, à l’adresse mentionnée au tableau, au moins 30 jours avant la date fixée pour la tenue de l’assemblée;

2°  au moyen d’un avis de convocation publié ou inséré dans une publication que l’Ordre adresse à chacun de ses membres, à l’adresse mentionnée au tableau, au moins 30 jours avant la date fixée pour la tenue de cette assemblée; cet avis doit être présenté dans un espace délimité, d’une superficie d’au moins 12 cm sur 8 cm sous le titre de «AVIS DE CONVOCATION DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE DES MEMBRES DE L’ORDRE DES SAGES-FEMMES DU QUÉBEC»;

Le secrétaire adresse aussi à chaque administrateur nommé conformément à l’article 78 du Code des professions (chapitre C-26), dans le même délai, l’avis de convocation, le projet d’ordre du jour de même que tout autre document adressé aux membres de l’Ordre en vue de cette assemblée.

Décision 2000-08-17, a. 24; Décision 2016-10-14, a. 1.

25. Dans le cas d’une assemblée générale extraordinaire, le délai pour expédier l’avis de convocation est d’au moins 5 jours avant la date fixée pour la tenue de l’assemblée.

Décision 2000-08-17, a. 25.

26. Le Conseil d’administration dresse l’ordre du jour d’une assemblée générale des membres de l’Ordre. Dans le cas d’une assemblée générale extraordinaire, convoquée à la demande écrite du nombre de membres requis pour former le quorum, conformément à l’article 106 du Code des professions (chapitre C-26), l’ordre du jour contient les sujets inscrits dans cette demande.

Décision 2000-08-17, a. 26.

27. Le quorum de toute assemblée générale est fixé à 12 membres.

Décision 2000-08-17, a. 27.

28. La présidente constate s’il y a quorum avant le début de chaque assemblée.

Si l’assemblée ne peut commencer faute de quorum dans les 30 minutes qui suivent l’heure mentionnée dans l’avis de convocation, le secrétaire dresse un procès-verbal à cet effet et y inscrit le nom des membres présents et convoque une autre assemblée générale au moment et à l’endroit qu’il juge opportun afin d’obtenir quorum.

Décision 2000-08-17, a. 28.

29. Lors d’une assemblée, la présidente de l’Ordre peut intervertir l’ordre du jour.

Décision 2000-08-17, a. 29.

30. Le Conseil d’administration peut, en tout temps avant la tenue de l’assemblée générale annuelle, ajouter un sujet à l’ordre du jour de cette assemblée.

Décision 2000-08-17, a. 30.

31. Pour être acceptée à l’assemblée générale annuelle, une proposition concernant un sujet qui n’est pas inscrit à l’ordre du jour doit être formulée par écrit et reçue au siège de l’Ordre 15 jours avant la date fixée pour la tenue de l’assemblée.

Décision 2000-08-17, a. 31.

32. Le vote sur une proposition se prend à main-levée, sauf lorsque la majorité des membres présents demande le vote secret.

Décision 2000-08-17, a. 32.

33. Les décisions se prennent à la majorité des voix des membres présents. En cas d’égalité de voix, la présidente donne un second vote qui est prépondérant.

Décision 2000-08-17, a. 33.

34. La présidente peut, avec le consentement de l’assemblée, ajourner cette assemblée sans qu’il soit nécessaire de donner un avis de cet ajournement. L’assemblée qui se continue suite à cet ajournement ne peut être saisie que des questions mentionnées à l’ordre du jour.

Décision 2000-08-17, a. 34.

35. Si aucune des règles de procédure prévues au Code des professions (chapitre C-26) ou au présent règlement ne permet d’apporter une solution à un cas particulier, les règles prévues dans «Procédure des assemblées délibérantes» de Victor Morin, édition 1994, doivent être appliquées, compte tenu des adaptations nécessaires.

Décision 2000-08-17, a. 35.

SECTION V ADMINISTRATION DES BIENS DE L’ORDRE

36. Les deniers perçus par l’Ordre sont déposés dans les institutions financières approuvées par le Conseil d’administration.

Décision 2000-08-17, a. 36.

37. Le surplus de l’Ordre est investi dans des obligations, des certificats de dépôt garanti ou des fonds gérés par des sociétés de fiducie, à condition que ces fonds ne servent pas à l’achat d’actions de compagnie.

Décision 2000-08-17, a. 37.

38. Les dépenses doivent être faites dans les limites du budget approuvé par le Conseil d’administration à l’exception des dépenses courantes qui peuvent être faites avant l’approbation du budget.

Décision 2000-08-17, a. 38.

39. Les chèques émis par l’Ordre doivent porter la signature de 2 personnes que le Conseil d’administration habilite spécifiquement à signer ces documents.

Décision 2000-08-17, a. 39.

SECTION VI DISPOSITION FINALE

40. (Omis).

Décision 2000-08-17, a. 40.

ANNEXE I

(a. 1)

SERMENT DE DISCRÉTION DES ADMINISTRATEURS

Je, ______________________________, déclare sous serment que je ne divulguerai à quiconque, en aucune circonstance, quoi que ce soit dont j’aurai eu connaissance dans l’exercice de mes fonctions d’administrateur concernant toute information confidentielle contenue dans le dossier personnel d’un membre de l’Ordre ou relative à la discipline, l’inspection professionnelle, la déontologie, ou toute information obtenue par l’Ordre ou l’un de ses préposés sous le sceau du secret, à moins d’y être autorisé par la loi ou par une résolution du Conseil d’administration prise dans l’intérêt général.

___________________________________________, le _____________________________________

___________________________________________

Signature

Serment de discrétion prononcé devant moi les jour, mois et an susdits.

___________________________________________

Commissaire à l’assermentation

Décision 2000-08-17, Ann I.

RÉFÉRENCES

Décision 2000-08-17, 2000 G.O. 2, 5767

L.Q. 2008, c. 11, a. 212

Décision 2016-10-14, 2016 G.O. 2, 5745