R-22.1, r. 1 - Règlement d’application de certaines dispositions de la Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux

À jour au 1^er juillet 2024

Ce document a valeur officielle.

chapitre R-22.1, r. 1

Règlement d’application de certaines dispositions de la Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux

Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux

(chapitre R-22.1, a. 4, 1er al., par. 5, a. 6, 5e al., a. 9, 39, 107, 1er al., a. 108, 4e al., et a. 110, 1er al.).

CHAPITRE I AUTRE ORGANISME DU SECTEUR DE LA SANTÉ ET DES SERVICES SOCIAUX

D. 947-2024, c. I.

1. Un établissement d’enseignement de niveau collégial ou un établissement d’enseignement de niveau universitaire visé à l’un des paragraphes 1 à 11 de l’article 1 de la Loi sur les établissements d’enseignement de niveau universitaire (chapitre E-14.1) est, pour ses activités liées à la prestation de services de santé ou de services sociaux, incluant la prestation de tels services aux étudiants de cet établissement, considéré être un organisme visé à l’annexe II de la Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux (chapitre R-22.1).

D. 947-2024, a. 1.

CHAPITRE II MODALITÉS DE MANIFESTATION DU CONSENTEMENT ET D’EXERCICE DES DROITS DE RESTRICTION ET DE REFUS À L’ACCÈS

D. 947-2024, c. II.

SECTION I CONSENTEMENT

D. 947-2024, sec. I.

2. Conformément à l’article 6 de la Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux (chapitre R-22.1), toute personne peut manifester son consentement à l’utilisation ou à la communication d’un renseignement la concernant par écrit ou verbalement.

Un tel consentement peut être retiré, en tout temps, suivant l’une ou l’autre de ces manières.

D. 947-2024, a. 2.

SECTION II DROITS DE RESTRICTION ET DE REFUS

D. 947-2024, sec. II.

§ 1 . — Droit de restriction

D. 947-2024, ss. 1.

3. La personne qui souhaite restreindre l’accès aux renseignements la concernant en application de l’article 7 de la Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux (chapitre R-22.1) doit en aviser par écrit l’organisme qui détient les renseignements visés.

L’avis de restriction comporte les renseignements suivants:

1°  le nom et les coordonnées de la personne concernée par les renseignements;

2°  l’identité de l’intervenant ou la catégorie d’intervenants visé par la restriction;

3°  une description des renseignements visés par la restriction.

L’avis qui concerne un mineur de moins de 14 ans est formulé par le titulaire de l’autorité parentale ou le tuteur. L’avis indique alors, outre les renseignements visés au deuxième alinéa, le nom et les coordonnées de la personne qui le formule. Il en est de même pour l’avis formulé par le représentant d’une personne autre qu’un tel mineur.

La personne qui formule l’avis le signe.

D. 947-2024, a. 3.

4. La personne qui souhaite retirer ou modifier sa restriction peut le faire, en tout temps, au moyen d’une demande écrite adressée à l’organisme.

La demande doit indiquer le nom et les coordonnées de la personne concernée par les renseignements et, s’il s’agit d’une demande de modification, les renseignements visés aux paragraphes 2 ou 3 du deuxième alinéa de l’article 3 tels qu’ils doivent être modifiés.

Les troisième et quatrième alinéas de cet article s’appliquent, avec les adaptations nécessaires, à la demande.

D. 947-2024, a. 4.

§ 2 . — Droit de refus

D. 947-2024, ss. 2.

5. La personne qui souhaite refuser l’accès à un renseignement la concernant en application de l’article 8 de la Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux (chapitre R-22.1) doit en aviser par écrit l’organisme visé.

L’avis de refus comporte les renseignements suivants:

1°  le nom et les coordonnées de la personne concernée par les renseignements;

2°  la ou les personnes à qui le refus s’applique parmi celles visées au premier alinéa de l’article 8 de la Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux;

3°  dans le cas d’un refus applicable aux personnes visées au paragraphe 4 du premier alinéa de cet article, les renseignements, les thématiques de recherche ou les catégories d’activités de recherche visés par le refus.

L’avis qui concerne un mineur de moins de 14 ans est formulé par le titulaire de l’autorité parentale ou le tuteur. L’avis indique alors, outre les renseignements visés au deuxième alinéa, le nom et les coordonnées de la personne qui le formule. Il en est de même pour l’avis formulé par le représentant d’une personne autre qu’un tel mineur.

La personne qui formule l’avis le signe.

D. 947-2024, a. 5.

6. La personne qui souhaite retirer ou modifier son refus peut le faire, en tout temps, au moyen d’une demande écrite adressée à l’organisme.

La demande doit indiquer le nom et les coordonnées de la personne concernée par les renseignements et, s’il s’agit d’une demande de modification, les renseignements visés aux paragraphes 2 ou 3 du deuxième alinéa de l’article 5 tels qu’ils doivent être modifiés.

Les troisième et quatrième alinéas de cet article s’appliquent, avec les adaptations nécessaires, à la demande.

D. 947-2024, a. 6.

CHAPITRE III CONDITIONS D’ACCÈS À UN RENSEIGNEMENT PAR UN INTERVENANT QUI N’EST PAS UN PROFESSIONNEL AU SENS DU CODE DES PROFESSIONS

D. 947-2024, c. III.

7. Un intervenant qui n’est pas un professionnel au sens du Code des professions (chapitre C-26) peut être informé de l’existence d’un renseignement détenu par un organisme et y avoir accès, dans l’un des cas prévus à l’article 39 de la Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux (chapitre R-22.1), lorsqu’il s’est vu attribuer une autorisation d’accès en application du présent chapitre.

D. 947-2024, a. 7.

8. La personne ayant la plus haute autorité au sein d’un organisme ou le professionnel de la santé ou des services sociaux qu’elle désigne attribue une autorisation d’accès à un intervenant visé à l’article 7 lorsque celui-ci remplit les conditions suivantes:

1°  il est membre du personnel de l’organisme;

2°  il a complété une formation en matière de protection des renseignements visée à l’article 1 du Règlement sur la gouvernance des renseignements de santé et de services sociaux (chapitre R-22.1, r. 2) et a mis à jour ses connaissances en cette matière conformément à l’article 2 de ce règlement;

3°  il s’engage par écrit à faire preuve de discrétion et à ne pas divulguer l’information confidentielle dont il pourrait avoir connaissance dans l’exercice de ses fonctions autrement que conformément à la Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux (chapitre R-22.1).

Malgré le paragraphe 1 du premier alinéa, les intervenants suivants peuvent se voir attribuer une autorisation d’accès lorsqu’ils remplissent les conditions prévues aux paragraphes 2 et 3 de cet alinéa:

1°  l’étudiant ou le stagiaire, dans la mesure où son offre de services est supervisée par un professionnel de la santé ou des services sociaux dans le cadre de ses études au sein d’un établissement d’enseignement de niveau collégial ou universitaire visé à l’article 1;

2°  le bénévole qui exerce des activités décrites aux articles 39.7 et 39.8 du Code des professions (chapitre C-26);

3°  le salarié fourni par une agence de placement de personnel tenue d’être titulaire d’un permis d’agence de placement de personnel en vertu de l’article 92.5 de la Loi sur les normes du travail (chapitre N-1.1) ou la personne qui est de la main-d’œuvre indépendante visée par l’article 338.2 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux (chapitre S-4.2).

D. 947-2024, a. 8 et 18.

9. La personne ayant la plus haute autorité au sein d’un organisme ou le professionnel de la santé ou des services sociaux qu’elle désigne peut suspendre, pour la durée qu’il fixe, l’autorisation d’accès attribuée à un intervenant qui se trouve dans l’une ou l’autre des situations suivantes:

1°  il fait défaut de mettre à jour ses connaissances visées au paragraphe 2 du premier alinéa de l’article 8;

2°  il ne respecte pas l’engagement visé au paragraphe 3 de cet alinéa.

Est révoquée l’autorisation d’accès de l’intervenant qui cesse d’être membre du personnel de l’organisme.

D. 947-2024, a. 9.

CHAPITRE IV REGISTRE DES PRODUITS ET SERVICES TECHNOLOGIQUES

D. 947-2024, c. IV.

10. Le registre des produits et services technologiques prévu à l’article 107 de la Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux (chapitre R-22.1) doit contenir les renseignements suivants:

1°  le type de produit ou service technologique;

2°  une brève description du produit ou service technologique et les fins pour lesquelles il est utilisé;

3°  le nom du fournisseur du produit ou service technologique;

4°  le cas échéant, une indication qu’il s’agit d’un produit ou service technologique certifié par le ministre;

5°  le cas échéant, une indication qu’il s’agit d’un produit ou service technologique qui utilise des renseignements afin que soit rendue une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé.

D. 947-2024, a. 10.

CHAPITRE V AVIS D’INCIDENT DE CONFIDENTIALITÉ ET REGISTRE DES INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ

D. 947-2024, c. V.

SECTION I AVIS AU MINISTRE ET À LA COMMISSION D’ACCÈS À L’INFORMATION

D. 947-2024, sec. I.

11. L’avis au ministre et à la Commission d’accès à l’information qu’un incident de confidentialité présente un risque qu’un préjudice sérieux soit causé, donné en application du deuxième alinéa de l’article 108 de la Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux (chapitre R-22.1), est fait par écrit et doit contenir les renseignements suivants:

1°  le nom de l’organisme ayant fait l’objet de l’incident de confidentialité;

2°  le nom et les coordonnées de la personne à contacter au sein de l’organisme relativement à l’incident;

3°  une description des renseignements visés par l’incident ou, si cette information n’est pas connue, la raison justifiant l’impossibilité de fournir une telle description;

4°  une brève description des circonstances de l’incident et, si elle est connue, sa cause;

5°  la date ou la période où l’incident a eu lieu ou, si cette dernière n’est pas connue, une approximation de cette période;

6°  la date ou la période où l’organisme a pris connaissance de l’incident;

7°  le nombre de personnes concernées par l’incident et, parmi celles-ci, le nombre de personnes qui résident au Québec ou, s’ils ne sont pas connus, une approximation de ces nombres;

8°  une description des éléments qui amènent l’organisme à conclure qu’il existe un risque qu’un préjudice sérieux soit causé aux personnes concernées, notamment la sensibilité des renseignements visés, les utilisations malveillantes possibles de ces renseignements, les conséquences appréhendées de leur utilisation et la probabilité qu’ils soient utilisés à des fins préjudiciables;

9°  les mesures que l’organisme a prises ou entend prendre afin d’aviser les personnes concernées par l’incident, en application du deuxième alinéa de l’article 108 de la Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux, de même que la date où ces personnes ont été avisées ou le délai d’exécution envisagé;

10°  les mesures que l’organisme a prises ou entend prendre, à la suite de la survenance de l’incident, notamment celles visant à diminuer les risques qu’un préjudice soit causé ou à atténuer un tel préjudice et celles visant à éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent, de même que la date ou la période où les mesures ont été prises ou le délai d’exécution envisagé;

11°  le cas échéant, une mention précisant qu’une personne ou un organisme situé à l’extérieur du Québec et exerçant des responsabilités semblables à celles de la Commission d’accès à l’information à l’égard de la surveillance de la protection des renseignements personnels a été avisé de l’incident.

D. 947-2024, a. 11.

12. L’organisme doit transmettre au ministre et à la Commission d’accès à l’information tout renseignement énuméré à l’article 11 dont il prend connaissance après leur avoir transmis l’avis qui y est visé. L’information complémentaire doit alors être transmise avec diligence à compter de cette connaissance.

D. 947-2024, a. 12.

SECTION II AVIS AUX PERSONNES CONCERNÉES

D. 947-2024, sec. II.

13. L’avis à la personne dont un renseignement est concerné par un incident qui présente un risque qu’un préjudice sérieux soit causé, donné en application du deuxième alinéa de l’article 108 de la Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux (chapitre R-22.1), doit contenir les renseignements suivants:

1°  une description des renseignements visés par l’incident ou, si cette information n’est pas connue, la raison justifiant l’impossibilité de fournir une telle description;

2°  une brève description des circonstances de l’incident;

3°  la date ou la période où l’incident a eu lieu ou, si cette dernière n’est pas connue, une approximation de cette période;

4°  une brève description des mesures que l’organisme a prises ou entend prendre, à la suite de la survenance de l’incident, afin de diminuer les risques qu’un préjudice soit causé;

5°  les mesures que l’organisme suggère à la personne concernée de prendre afin de diminuer le risque que lui soit causé un préjudice ou afin d’atténuer un tel préjudice;

6°  les coordonnées permettant à la personne concernée de se renseigner davantage relativement à l’incident.

D. 947-2024, a. 13.

14. L’avis prévu à l’article 13 est transmis à la personne concernée par l’incident de confidentialité.

Afin d’agir rapidement pour diminuer le risque qu’un préjudice sérieux soit causé ou pour atténuer un tel préjudice, l’avis peut également être donné au moyen d’un avis public. Dans ce cas, l’organisme demeure toutefois tenu de transmettre avec diligence un avis à la personne concernée.

Malgré les premier et deuxième alinéas, l’avis est donné uniquement au moyen d’un avis public dans l’éventualité où sa transmission est susceptible de causer un préjudice accru à la personne concernée ou représente une difficulté excessive pour l’organisme, notamment lorsque l’organisme ne possède pas les coordonnées de la personne concernée.

Un avis public peut être fait par tout moyen dont on peut raisonnablement s’attendre à ce qu’il permette de joindre la personne concernée.

D. 947-2024, a. 14.

SECTION III REGISTRE DES INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ

D. 947-2024, sec. III.

15. Le registre des incidents de confidentialité prévu à l’article 110 de la Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux (chapitre R-22.1) doit contenir les renseignements suivants:

1°  une description des renseignements visés par l’incident ou, si cette information n’est pas connue, la raison justifiant l’impossibilité de fournir une telle description;

2°  une brève description des circonstances de l’incident;

3°  la date ou la période où l’incident a eu lieu ou, si cette dernière n’est pas connue, une approximation de cette période;

4°  la date ou la période où l’organisme a pris connaissance de l’incident;

5°  le nombre de personnes concernées par l’incident ou, s’il n’est pas connu, une approximation de ce nombre;

6°  une description des éléments qui amènent l’organisme à conclure qu’il existe ou non un risque qu’un préjudice sérieux soit causé aux personnes concernées, notamment la sensibilité des renseignements visés, les utilisations malveillantes possibles de ces renseignements, les conséquences appréhendées de leur utilisation et la probabilité qu’ils soient utilisés à des fins préjudiciables;

7°  si l’incident présente un risque qu’un préjudice sérieux soit causé, les dates de transmission des avis au ministre, à la Commission d’accès à l’information et aux personnes concernées par l’incident, en application du deuxième alinéa de l’article 108 de la Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux, de même qu’une mention indiquant si des avis publics ont été donnés par l’organisme et la raison pour laquelle ils l’ont été, le cas échéant;

8°  une brève description des mesures prises par l’organisme, à la suite de la survenance de l’incident, afin de diminuer les risques qu’un préjudice soit causé.

D. 947-2024, a. 15.

16. Les renseignements contenus au registre doivent être tenus à jour et conservés pendant une période minimale de 5 ans après la date ou la période où l’organisme a pris connaissance de l’incident.

D. 947-2024, a. 16.

CHAPITRE VI DISPOSITIONS TRANSITOIRES ET FINALE

D. 947-2024, c. VI.

17. Jusqu’à la date de l’entrée en vigueur de l’article 10.3.4 de la Loi sur le ministère de la Santé et des Services sociaux (chapitre M-19.2), édicté par l’article 217 de la Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux (chapitre R-22.1), est considéré être un organisme visé à l’annexe I de cette loi un organisme qui assure la coordination des dons d’organes ou de tissus désigné par le ministre conformément à l’article 2.0.11 de la Loi sur la Régie de l’assurance maladie du Québec (chapitre R-5).

D. 947-2024, a. 17.

18. Jusqu’au 1er décembre 2024, l’article 8 du présent règlement doit se lire en remplaçant le paragraphe 3 du deuxième alinéa par le paragraphe suivant:

«3° le salarié fourni par une agence de placement de personnel tenue d’être titulaire d’un permis d’agence de placement de personnel en vertu de l’article 92.5 de la Loi sur les normes du travail (chapitre N-1.1) ou la personne qui est de la main-d’œuvre indépendante visée par l’article 338.2 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux (chapitre S-4.2).».

D. 947-2024, a. 18.

19. (Omis).

D. 947-2024, a. 19.

RÉFÉRENCES

D. 947-2024, 2024 G.O. 2, 3409