p-12, r. 4 - Règlement sur les cabinets et les effets des membres de l’Ordre des podiatres du Québec

À jour au 1^er septembre 2012

Ce document a valeur officielle.

chapitre P-12, r. 4

Règlement sur les cabinets et les effets des membres de l’Ordre des podiatres du Québec

Loi sur la podiatrie

(chapitre P-12, a. 3).

Code des professions

(chapitre C-26, a. 91).

SECTION I TENUE DU CABINET

1. Dans la présente section, le mot «cabinet» désigne le lieu où un podiatre dispense ses services professionnels.

Décision 2002-12-12, a. 1.

2. La présente section ne s’applique qu’au podiatre exerçant à son propre compte, pour celui d’un autre podiatre ou en société.

Décision 2002-12-12, a. 2.

3. Un podiatre doit aménager son cabinet de façon à assurer le respect de la confidentialité.

L’agencement des locaux d’un cabinet doit correspondre aux normes généralement reconnues pour son type d’exercice.

Décision 2002-12-12, a. 3.

4. Un podiatre doit aménager près de son cabinet une salle d’attente destinée à recevoir ses clients. Cette salle doit comprendre, notamment, des chaises ou des bancs et permettre l’accès à des toilettes.

Décision 2002-12-12, a. 4.

5. Un podiatre doit afficher à la vue du public, dans son cabinet, son permis d’exercice et, s’il y a lieu, dans chacun des cabinets où il exerce sa profession, une copie de ce permis certifiée par le secrétaire de l’Ordre.

Décision 2002-12-12, a. 5.

6. Un podiatre doit mettre à la vue du public, dans sa salle d’attente, une copie à jour du Code de déontologie des podiatres (chapitre P-12, r. 5) et du Règlement sur la procédure de conciliation et d’arbitrage des comptes des membres de l’Ordre des podiatres du Québec (chapitre P-12, r. 11). Il doit également inscrire sur chacune de ces copies l’adresse et le numéro de téléphone du siège de l’Ordre.

Décision 2002-12-12, a. 6.

7. Sous réserve des articles 5 et 6 et outre les objets décoratifs ou utilitaires, un podiatre ne peut afficher dans son cabinet que les diplômes ainsi que le matériel ayant un rapport avec l’exercice de la profession et servant à l’éducation et à l’information du public.

Décision 2002-12-12, a. 7.

8. Un podiatre doit disposer dans son cabinet de l’équipement nécessaire pour assurer l’asepsie de ses instruments et respecter les normes d’hygiène, de salubrité et de sécurité des locaux appropriées à l’exercice de sa profession.

Son cabinet doit notamment être pourvu d’une chaise podiatrique, d’une lampe directionnelle, d’un lavabo et d’un stérilisateur.

Décision 2002-12-12, a. 8.

9. Un podiatre qui s’absente de son bureau pour plus de 5 jours ouvrables consécutifs doit prendre les mesures nécessaires pour informer les clients qui tentent de le rejoindre de la durée de cette absence et de la procédure à suivre en cas d’urgence.

Décision 2002-12-12, a. 9.

SECTION II TENUE, DÉTENTION ET MAINTIEN D’EFFETS DANS L’EXERCICE DE LA PROFESSION

§ 1 . — Disposition générale

10. Rien dans la présente section ne doit être interprété comme excluant l’utilisation de l’informatique ou de toute autre technique pour la constitution ou la tenue des dossiers, livres et registres d’un podiatre, pourvu que l’exactitude et la confidentialité des renseignements soient respectées, ainsi que pour le maintien de ses équipements.

Décision 2002-12-12, a. 10.

§ 2 . — Tenue, détention et maintien des dossiers

11. Sous réserve des articles 18 et 19, tout podiatre doit, à l’endroit où il exerce sa profession, tenir ou contribuer à la tenue d’un dossier pour chacun de ses clients.

Décision 2002-12-12, a. 11.

12. Un podiatre doit consigner ou s’assurer que soient consignés dans chaque dossier les éléments et les renseignements suivants:

1°  la date d’ouverture du dossier et de chaque consultation;

2°  les nom, adresse, date de naissance, sexe, taille et poids du client;

3°  si le client est mineur, les noms de ses parents ou de son tuteur;

4°  le numéro d’assurance maladie si le podiatre exerce dans un établissement au sens de la Loi sur les services de santé et les services sociaux (chapitre S-4.2);

5°  une description sommaire des motifs de la consultation et des symptômes mentionnés par le client au podiatre ou que celui-ci constate par un examen des pieds;

6°  la liste des médicaments dont le client déclare faire usage et des traitements médicaux qu’il reçoit ainsi que, le cas échéant, le nom des professionnels de la santé qui les dispensent;

7°  une description de l’évaluation effectuée de même que des services professionnels rendus et leur date;

8°  les recommandations, avis, conseils ou renseignements particuliers donnés au client;

9°  les annotations, les rapports, la correspondance et les autres documents relatifs aux services professionnels dispensés;

10°  les ordonnances avec mention, dans le cas d’une ordonnance de médicaments, du nom, de la concentration et de la posologie du médicament ainsi que le nombre de renouvellements;

11°  le matériel et les médicaments utilisés pour effectuer le traitement;

12°  le nom, la concentration et la quantité d’anesthésie utilisée dans le cas d’anesthésie ou de sédation consciente;

13°  la date où le client a été dirigé chez un autre professionnel de la santé, le nom de ce dernier ainsi que le but visé.

Le podiatre doit apposer sa signature ou ses initiales sur toute inscription qu’il fait lui-même et qui est versée au dossier.

Décision 2002-12-12, a. 12.

13. Un podiatre doit tenir à jour ou s’assurer que soit tenu à jour chaque dossier jusqu’au moment où il cesse de rendre des services professionnels à la personne concernée par ce dossier.

Il doit employer un système permettant le classement ordonné de ses dossiers et des documents ou rapports qui en font partie.

Il doit tenir un registre des codes correspondant aux dossiers lorsqu’il utilise une identification codifiée.

Décision 2002-12-12, a. 13.

14. Un podiatre doit conserver ou s’assurer que soit conservé chaque dossier pendant au moins 5 ans à compter de la date du dernier service rendu.

Décision 2002-12-12, a. 14.

15. Un podiatre doit ranger ou s’assurer que soient rangés ses dossiers dans un local ou un meuble pouvant être fermé à clef ou autrement, auquel le public n’a pas accès librement.

Décision 2002-12-12, a. 15.

16. Lorsqu’un document concernant un client est retiré à la demande de ce dernier, le podiatre doit insérer ou s’assurer que soit insérée dans ce dossier une note signée par ce client indiquant la nature du document et la date du retrait.

Décision 2002-12-12, a. 16.

17. Lorsqu’un transfert de dossier à un autre professionnel est effectué à la demande d’un client, le podiatre doit conserver ou s’assurer que soit conservée une copie de ce dossier et y insérer une note signée par ce client confirmant son consentement au transfert.

Décision 2002-12-12, a. 17.

18. Le podiatre qui exerce en groupe, en société ou qui est à l’emploi d’un autre podiatre peut ne constituer qu’un seul dossier par client, s’il peut y inscrire ou y faire inscrire, sous forme de rapport ou autrement, les éléments et renseignements visés à l’article 12. Dans ce cas, chaque podiatre traitant le client doit apposer sa signature ou ses initiales à la suite de toute inscription ou de toute introduction d’un document au dossier.

Chaque podiatre exerçant en groupe a l’obligation de voir à ce que soit remis à celui d’entre eux qui quitte le groupe, à sa demande et à ses frais, copie du dossier des clients qui l’ont consulté et qui ont autorisé ce transfert.

Décision 2002-12-12, a. 18.

19. Lorsqu’un podiatre exerce dans un établissement régi par la Loi sur les services de santé et les services sociaux (chapitre S-4.2), le dossier de l’usager au sens de cette loi et des règlements édictés conformément à cette loi est considéré, aux fins du présent règlement, comme le dossier de ce podiatre s’il peut y inscrire ou y faire inscrire, sous forme de rapport ou autrement, les éléments et les renseignements visés à l’article 12; dans un tel cas, le podiatre n’est pas tenu de se conformer aux articles 14 à 16.

Décision 2002-12-12, a. 19.

20. Le podiatre qui détient des médicaments, des poisons et des produits ou substances dangereux doit les conserver ou s’assurer qu’ils soient conservés sous clef dans un endroit hors d’atteinte des clients et selon les normes prescrites par le fabricant.

Décision 2002-12-12, a. 20.

§ 3 . — Maintien des équipements

21. Le podiatre doit veiller à ce que tout équipement qu’il utilise soit entretenu afin d’assurer constamment son fonctionnement adéquat.

Décision 2002-12-12, a. 21.

22. Le podiatre doit vérifier ou s’assurer que soit vérifiée toute pièce d’équipement susceptible d’être inspectée ou calibrée, et ce, aussi souvent que l’exige un fonctionnement optimum, compte tenu des spécifications de l’équipement et des normes scientifiques généralement reconnues.

Décision 2002-12-12, a. 22.

23. Le podiatre doit garder à jour ou s’assurer que soit gardé à jour un registre contenant la date de vérification, l’identification de l’équipement, le résultat obtenu et la signature de la personne ayant procédé à la vérification.

Décision 2002-12-12, a. 23.

24. Les mesures d’asepsie conformes aux normes scientifiques généralement acceptées doivent être prises pour éviter les dangers de contamination.

Décision 2002-12-12, a. 24.

25. Le podiatre doit s’assurer que soit gardé à sa portée l’équipement nécessaire pour répondre rapidement à une complication et que ce matériel soit entretenu adéquatement.

Le podiatre doit s’assurer que ce matériel soit gardé dans un endroit accessible et connu de l’ensemble des personnes qui travaillent dans le cabinet du podiatre.

Décision 2002-12-12, a. 25.

SECTION III DISPOSITION DES EFFETS EN CAS DE CESSATION D’EXERCICE

26. La présente section détermine les règles, conditions, modalités de conservation, d’utilisation, de gestion, d’administration, de transfert, de garde provisoire des dossiers, livres, registres, médicaments, poisons, produits, substances, appareils et équipements détenus par un podiatre qui cesse d’exercer sa profession.

Toutefois, la présente section ne s’applique pas à un podiatre qui cesse d’exercer sa profession alors qu’il est employé d’une personne physique ou morale, d’une société ou d’un gouvernement.

Décision 2002-12-12, a. 26.

§ 1 . — Cessation définitive d’exercice

27. Lorsqu’un podiatre décide de cesser définitivement d’exercer sa profession ou cesse définitivement d’exercer sa profession parce qu’il a accepté de remplir une fonction qui l’empêche de compléter les mandats qui lui avaient été confiés, il doit, dans les 15 jours de la date prévue pour la cessation d’exercice, aviser le secrétaire de l’Ordre, par courrier recommandé, de la date de cessation, des nom, adresse et numéro de téléphone du podiatre qui a accepté d’être le cessionnaire des éléments visés à l’article 26 et transmettre au secrétaire de l’Ordre une copie de la convention de cession.

Si le podiatre n’a pu convenir d’une cession, l’avis au secrétaire de l’Ordre doit alors indiquer la date à laquelle il le mettra en possession des éléments visés à l’article 26.

Décision 2002-12-12, a. 27.

28. Lorsqu’un podiatre décède, est radié de façon permanente ou que son permis est révoqué, le secrétaire de l’Ordre prend possession des éléments visés à l’article 26 dans les 30 jours suivant la survenance de l’une de ces éventualités, sauf si le podiatre avait convenu d’une cession dont copie doit être transmise au secrétaire de l’Ordre dans le même délai.

Décision 2002-12-12, a. 28.

29. Dans les cas où une cession avait été convenue et qu’elle ne peut être exécutée, le secrétaire de l’Ordre prend possession des éléments visés à l’article 26.

Décision 2002-12-12, a. 29.

30. Dans le cas d’une cessation définitive d’exercice, le cessionnaire ou le secrétaire de l’Ordre, selon le cas, doit, dans les 30 jours qui suivent la date où il prend possession des éléments visés à l’article 26, donner l’un ou l’autre des avis suivants:

1°  un avis publié 2 fois, à 10 jours d’intervalle, dans un journal desservant la région où exerçait le podiatre et qui donne les informations suivantes:

a)  la date et le motif de la prise de possession;

b)  le délai que les clients ont pour accepter la cession, reprendre les éléments du dossier qui leur appartiennent ou en demander le transfert à un autre professionnel;

c)  les adresse, numéro de téléphone et heures de bureau où le cessionnaire ou le secrétaire de l’Ordre peut être rejoint;

2°  un avis écrit qui donne à chaque client du podiatre qui a cessé d’exercer les informations prévues au paragraphe 1.

Lorsque l’avis a été publié et que l’intérêt d’un client le requiert, un avis écrit contenant les informations prévues au paragraphe 1 doit en outre lui être adressé.

Lorsque l’avis est donné par le cessionnaire, il doit en transmettre copie au secrétaire de l’Ordre.

Décision 2002-12-12, a. 30.

31. Lorsqu’il est en possession des éléments visés à l’article 26, le cessionnaire ou le secrétaire de l’Ordre, selon le cas, doit prendre les mesures conservatoires nécessaires afin de sauvegarder les intérêts des clients de ce podiatre.

Décision 2002-12-12, a. 31.

32. Le cessionnaire ou le secrétaire de l’Ordre, selon le cas, est soumis aux dispositions relatives à l’accessibilité, la rectification et la remise des documents contenues au Code de déontologie des podiatres (chapitre P-12, r. 5).

Décision 2002-12-12, a. 32.

33. Le cessionnaire ou le secrétaire de l’Ordre qui prend possession des éléments visés à l’article 26 doit les conserver pendant une période d’au moins 5 ans.

Le secrétaire de l’Ordre peut, durant cette période, céder les éléments visés à l’article 26 à un cessionnaire mais ce dernier est alors assujetti aux obligations prévues à l’article 30.

Décision 2002-12-12, a. 33.

§ 2 . — Cessation temporaire d’exercice

34. Lorsqu’un podiatre décide de cesser temporairement d’exercer sa profession ou cesse temporairement d’exercer sa profession parce qu’il a accepté de remplir une fonction qui l’empêche de compléter les mandats qui lui avaient été confiés, il doit, dans les 15 jours de la date prévue pour la cessation d’exercice, aviser le secrétaire de l’Ordre, par courrier recommandé, de la date de cessation, des nom, adresse et numéro de téléphone du podiatre qui a accepté d’être le gardien provisoire des éléments visés à l’article 26 et transmettre au secrétaire de l’Ordre une copie de la convention de garde provisoire.

Si le podiatre n’a pu convenir d’une garde provisoire, il en avise le secrétaire de l’Ordre. Ce dernier l’avise alors de la date à laquelle lui ou le gardien provisoire nommé par le Conseil d’administration à cette fin prendra possession des éléments visés à l’article 26.

Décision 2002-12-12, a. 34.

35. Lorsqu’un podiatre est radié de façon temporaire ou que son droit d’exercer des activités professionnelles est suspendu, le secrétaire de l’Ordre prend possession des éléments visés à l’article 26 dans les 15 jours de la survenance de l’une de ces éventualités, sauf si ce podiatre avait convenu d’une garde provisoire dont il doit transmettre une copie au secrétaire de l’Ordre dans le même délai.

Si le podiatre n’a pu convenir d’une garde provisoire dans ce délai, le secrétaire de l’Ordre prend possession des éléments visés à l’article 26, à moins qu’un gardien provisoire n’ait été nommé à cette fin par le Conseil d’administration.

Décision 2002-12-12, a. 35.

36. Dans les cas où une garde provisoire avait été convenue et qu’elle ne peut être exécutée, le secrétaire de l’Ordre prend possession des éléments visés à l’article 26.

Décision 2002-12-12, 36.

37. Les articles 31, 32 et 33 s’appliquent au gardien provisoire ou au secrétaire de l’Ordre qui prend possession d’éléments visés à l’article 26 conformément à la présente sous-section.

Décision 2002-12-12, a. 37.

38. Dans le cas où la radiation temporaire ou la suspension du droit d’exercice est de plus de 6 mois, le gardien provisoire ou le secrétaire de l’Ordre est alors assujetti aux obligations prévues à l’article 30.

Décision 2002-12-12, a. 38.

§ 3 . — Limitation du droit d’exercice

39. Lorsqu’une décision a été rendue contre un podiatre limitant son droit d’exercice et déterminant les activités professionnelles qu’il n’est pas autorisé à poser, celui-ci doit trouver un gardien provisoire dans les 15 jours de la prise d’effet de cette limitation pour les éléments visés à l’article 26 relatifs aux activités professionnelles qu’il n’est pas autorisé à poser.

Si le podiatre n’a pu convenir d’une garde provisoire dans ce délai, le gardien provisoire nommé à cette fin par le Conseil d’administration ou le secrétaire de l’Ordre prend possession des éléments visés à l’article 26 relatifs aux activités professionnelles que le podiatre n’est pas autorisé à poser.

Décision 2002-12-12, a. 39.

40. Dans le cas où la limitation du droit d’exercice est de plus de 6 mois, le gardien provisoire ou le secrétaire de l’Ordre est alors assujetti aux obligations prévues à l’article 30.

Décision 2002-12-12, a. 40.

41. Les articles 31 et 32 s’appliquent au gardien provisoire ou au secrétaire de l’Ordre qui prend possession d’éléments visés à l’article 26 conformément à la présente sous-section.

Décision 2002-12-12, a. 41.

42. Le présent règlement remplace le Règlement sur les dossiers d’un podiatre cessant d’exercer (R.R.Q., 1981, c. P-12, r.5) et le Règlement sur la tenue des dossiers et des bureaux d’affaires des podiatres (R.R.Q., 1981, c. P-12, r. 11).

Décision 2002-12-12, a. 42.

43. (Omis).

Décision 2002-12-12, a. 43.

RÉFÉRENCES

Décision 2002-12-12, 2003 G.O. 2, 1247

L.Q. 2008, c. 11, a. 212