P-10, r. 18.1.1 - Règlement sur l’organisation de l’Ordre des pharmaciens du Québec et les élections à son Conseil d’administration

À jour au 16 novembre 2018

Ce document a valeur officielle.

non en vigueur

chapitre P-10, r. 18.1.1

Règlement sur l’organisation de l’Ordre des pharmaciens du Québec et les élections à son Conseil d’administration

Loi sur la pharmacie

(chapitre P-10, a. 3).

Code des professions

(chapitre C-26, a. 65, 93, par. a, b, e et f et a. 94, 1er al., par. a).

SECTION I DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Décision OPQ 2018-256, sec. I.

1. Le présent règlement fixe le nombre d’administrateurs formant le Conseil d’administration de l’Ordre des pharmaciens du Québec, les modalités d’élection du président et des autres administrateurs élus à ce Conseil d’administration ainsi que leur rémunération.

Il détermine également l’endroit du siège de l’Ordre et fixe le quorum ainsi que le mode de convocation des assemblées générales des membres de l’Ordre.

Décision OPQ 2018-256, a. 1.

2. Le secrétaire de l’Ordre est chargé de l’application du présent règlement. Il surveille notamment le déroulement de l’élection.

Lorsque le secrétaire est dans l’impossibilité d’exercer ses fonctions, le secrétaire adjoint le remplace. Lorsque le secrétaire et le secrétaire adjoint sont dans l’impossibilité d’agir, le Conseil d’administration désigne une autre personne.

Décision OPQ 2018-256, a. 2.

3. Le Conseil d’administration constitue un comité consultatif des élections formé de 3 personnes qu’il désigne et dont le mandat consiste à répondre aux interrogations que le secrétaire lui adresse en regard du processus électoral. Le comité consultatif ne rend aucune décision.

À la suite de l’élection, le comité fait rapport de ses activités au Conseil d’administration et peut également lui faire des recommandations.

Décision OPQ 2018-256, a. 3.

4. Le secrétaire et toute personne qui exerce des fonctions en lien avec les élections doivent faire preuve d’impartialité et éviter tout commentaire portant sur un enjeu électoral. Ils prêtent serment de discrétion et d’impartialité selon la formule établie par le Conseil d’administration.

Décision OPQ 2018-256, a. 4.

5. Pour l’application du présent règlement, les jours fériés sont ceux prévus au Code de procédure civile (chapitre C-25.01).

Si un jour prévu au présent règlement tombe un jour férié ou un samedi, il est reporté automatiquement au jour ouvrable suivant.

Décision OPQ 2018-256, a. 5.

SECTION II NOMBRE D’ADMINISTRATEURS, DURÉE DES MANDATS ET REPRÉSENTATION RÉGIONALE

Décision OPQ 2018-256, sec. II.

6. Le nombre d’administrateurs du Conseil d’administration, autres que le président, est fixé à 15.

Ainsi, le Conseil d’administration est formé de 16 administrateurs, dont le président s’il est élu au suffrage universel des membres de l’Ordre.

Toutefois, lorsque le président est élu au suffrage des administrateurs, le Conseil d’administration est formé de 15 administrateurs, dont le président.

Décision OPQ 2018-256, a. 6.

7. Le président et les autres administrateurs sont élus pour un mandat de 4 ans.

Décision OPQ 2018-256, a. 7.

8. Pour assurer une représentation régionale adéquate au sein du Conseil d’administration, le territoire du Québec est divisé en 5 régions électorales. Le territoire de chacune des régions électorales correspond au territoire d’une ou de plusieurs régions apparaissant à l’annexe I du Décret concernant la révision des limites des régions administratives du Québec (chapitre D-11, r. 1). Ces régions électorales sont délimitées de la manière suivante et représentées par le nombre suivant d’administrateurs:

Régions électorales	Régions administratives		Nombre d’administrateurs
Région 1	Bas-Saint-Laurent	(01)	1
	Saguenay–Lac-Saint-Jean	(02)
	Abitibi-Témiscamingue	(08)
	Côte-Nord	(09)
	Nord-du-Québec	(10)
	Gaspésie–Îles-de-la-Madeleine	(11)
Région 2	La Capitale-Nationale	(03)	2
	Mauricie	(04)
	Chaudière-Appalaches	(12)
Région 3	Outaouais	(07)	2
	Laval	(13)
	Lanaudière	(14)
	Laurentides	(15)
Région 4	Montréal	(06)	3
Région 5	Estrie	(05)	3
	Montérégie	(16)
	Centre-du-Québec	(17)

Décision OPQ 2018-256, a. 8.

SECTION III DATE DE L’ÉLECTION, CRITÈRES D’ÉLIGIBILITÉ, MISE EN CANDIDATURE ET RÈGLES DE CONDUITE ET DE COMMUNICATION ÉLECTORALE APPLICABLES AU CANDIDAT

Décision OPQ 2018-256, sec. III.

§ 1 . — Date de l’élection

Décision OPQ 2018-256, ss. 1.

9. La clôture du scrutin est fixée à 16 h 30 le dernier mercredi de mai chaque année où se tiennent des élections.

Décision OPQ 2018-256, a. 9.

10. La date de l’élection des administrateurs élus, dont le président lorsqu’il est élu au suffrage universel des membres de l’Ordre, est celle du dépouillement du scrutin.

Décision OPQ 2018-256, a. 10.

§ 2 . — Critères d’éligibilité

Décision OPQ 2018-256, ss. 2.

11. Le nombre maximal de mandats consécutifs que peut effectuer un administrateur est fixé à 4. Toutefois, un administrateur ne peut effectuer plus de 2 mandats consécutifs au même titre.

Tout mandat accompli afin de pourvoir une vacance au Conseil d’administration n’est pas considéré aux fins de la comptabilisation du nombre de mandats consécutifs.

Décision OPQ 2018-256, a. 11.

12. Est inéligible à la fonction d’administrateur élu, dont celle de président, un membre de l’Ordre qui:

1°  occupe un emploi à l’Ordre;

2°  est un employé, un dirigeant ou un administrateur d’un grossiste en médicaments, d’une bannière ou d’une chaîne de pharmacies ou encore d’une personne morale qui leur est liée;

3°  fait l’objet, en raison de sa quérulence, d’une interdiction visée à l’article 55 du Code de procédure civile (chapitre C-25.01);

4°  est membre du comité consultatif des élections;

5°  a fait l’objet au cours des 5 années précédant la date de l’élection:

a)  d’une décision disciplinaire rendue au Québec par le conseil de discipline d’un ordre professionnel ou par le Tribunal des professions en appel d’une décision d’un tel conseil sauf si la sanction imposée est une réprimande;

b)  d’une décision d’un tribunal canadien le déclarant coupable d’une infraction criminelle impliquant un acte de collusion, de corruption, de malversation, d’abus de confiance, de fraude, de trafic d’influence ou des gestes ou des propos abusifs à caractère sexuel;

c)  d’une décision d’un tribunal canadien le déclarant coupable d’avoir contrevenu, au Canada ou à l’étranger, aux lois ou règlements relatifs à une substance visée à l’une des annexes de la Loi réglementant certaines drogues et autres substances (L.C. 1996, c. 19);

d)  d’une décision du Conseil d’administration qui a révoqué son mandat d’administrateur en vertu du Règlement sur les normes d’éthique et de déontologie des administrateurs du Conseil d’administration d’un ordre professionnel (chapitre C-26, r. 6.1).

Toutefois, dans le cas d’une décision visée aux sous-paragraphes a et b du paragraphe 5 du premier alinéa qui impose au membre une peine d’emprisonnement, une radiation ou encore une limitation ou une suspension de son droit d’exercer des activités professionnelles, la période d’inéligibilité de 5 ans commence à courir à compter du moment où la peine d’emprisonnement imposée est totalement purgée ou à compter de la fin de la période visée par la sanction disciplinaire.

Décision OPQ 2018-256, a. 12.

§ 3 . — Mise en candidature

Décision OPQ 2018-256, ss. 3.

13. Au moins 63 jours avant la clôture du scrutin, le secrétaire rend disponibles, sur un serveur informatique accessible aux membres de l’Ordre, les documents suivants:

1°  un avis d’élection indiquant la date et l’heure de la clôture du scrutin, la description des postes en élection, les critères d’éligibilité à ces postes et les conditions à remplir pour voter;

2°  un bulletin de présentation;

3°  les profils recherchés chez un président et un administrateur.

Le secrétaire informe les membres du moyen pour accéder à ces documents.

Décision OPQ 2018-256, a. 13.

14. Pour se porter candidat au poste de président, lorsqu’il est élu au suffrage universel des membres de l’Ordre, ou à un autre poste d’administrateur, le membre remet au secrétaire un bulletin de présentation conforme à l’article 15 au plus tard à 16 h 30 le 42e jour précédant la clôture du scrutin.

Décision OPQ 2018-256, a. 14.

15. Le bulletin de présentation contient une présentation de candidature d’au plus 500 mots dans laquelle apparaissent les nom et prénom du candidat, son numéro de membre, son année d’admission à l’Ordre, ses diplômes, les distinctions qu’il a obtenues, sa formation générale complémentaire ainsi que les fonctions qu’il exerce et qu’il a déjà exercées. Cette présentation peut également contenir un sommaire des réalisations du candidat, de ses principales activités au sein de l’Ordre et des objectifs de protection du public qu’il poursuit. Aucun lien vers un site Internet ou autres médias sociaux n’est accepté dans le bulletin de présentation.

Le bulletin de présentation est accompagné d’une photographie du candidat et d’une déclaration du candidat selon laquelle il satisfait aux critères d’éligibilité.

Décision OPQ 2018-256, a. 15.

16. Sur réception du bulletin de présentation, le secrétaire transmet au membre de l’Ordre un accusé de réception qui atteste de la réception de sa candidature. Avant de remettre cet accusé de réception, le secrétaire peut exiger du membre qu’il apporte certaines modifications au bulletin de présentation qui n’est pas correctement rempli.

Le secrétaire refuse d’accuser réception d’un bulletin de présentation qui, malgré une telle demande de modifications, est incomplet, contient de l’information erronée ou propose une candidature qui ne satisfait pas aux critères d’éligibilité prévus par le Code des professions (chapitre C-26) ou par le présent règlement. Sa décision est définitive.

Décision OPQ 2018-256, a. 16.

§ 4 . — Règles de conduite applicables au candidat

Décision OPQ 2018-256, ss. 4.

17. Tout candidat à un poste d’administrateur, dont celui de président, doit:

1°  s’assurer de l’exactitude des renseignements qu’il transmet au secrétaire;

2°  donner suite, dans les meilleurs délais, à toute communication, demande ou instruction du secrétaire notamment en ce qui concerne ses dépenses électorales;

3°  s’abstenir de promettre, de donner ou de recevoir un cadeau, un présent, une faveur, une ristourne, un don ou un avantage quelconque pour favoriser sa candidature ou une autre candidature;

4°  s’abstenir de solliciter ou d’accepter de recevoir l’appui financier d’un organisme ou d’un fournisseur lié à la profession ayant pour objet de promouvoir sa propre candidature ou encore de promouvoir ou défavoriser une autre candidature;

5°  assumer personnellement toutes ses dépenses électorales.

Décision OPQ 2018-256, a. 17.

§ 5 . — Règles de communication électorale applicables au candidat

Décision OPQ 2018-256, ss. 5.

18. Tout candidat à un poste d’administrateur, dont celui de président, doit:

1°  respecter les valeurs et la mission de protection du public de l’Ordre dans sa publicité;

2°  identifier le site, la localisation et le propriétaire du site Internet qu’il utilise, le cas échéant;

3°  s’abstenir d’utiliser dans sa publicité tout logo, y compris une reproduction du symbole graphique de l’Ordre.

Tout candidat peut déposer une plainte au secrétaire à l’encontre d’un autre candidat pour un manquement aux règles de communication électorale. Le secrétaire transmet la plainte au candidat concerné et lui demande de lui fournir une réponse écrite dans les 3 jours de la réception de cette demande.

Cette plainte ainsi que la réponse du candidat visé par cette plainte font l’objet d’une analyse par le secrétaire qui peut consulter le comité consultatif des élections. Si le secrétaire est d’avis que le candidat n’a pas respecté une règle de communication électorale, il lui recommande de se rétracter ou de corriger la situation dans un délai de 3 jours. Lorsque le candidat n’applique pas cette recommandation, le secrétaire publie un avis de non-conformité aux règles de communication électorale sur un serveur informatique accessible aux membres de l’Ordre.

Décision OPQ 2018-256, a. 18.

SECTION IV MODALITÉS APPLICABLES À LA TENUE DU SCRUTIN

Décision OPQ 2018-256, sec. IV.

§ 1 . — Modalités applicables à l’élection des administrateurs et à l’élection du président au suffrage universel des membres

Décision OPQ 2018-256, ss. 1.

19. Seules peuvent voter les personnes qui étaient membres de l’Ordre le 49e jour avant la date fixée pour la clôture du scrutin, qui le sont demeurées et, le cas échéant, qui ont leur domicile professionnel dans la région où un administrateur doit être élu.

Décision OPQ 2018-256, a. 19.

20. Au moins 21 jours avant la clôture du scrutin, le secrétaire transmet à chaque électeur les documents mentionnés à l’article 69 du Code des professions (chapitre C-26) et les informe de la date et de l’heure limite de réception des votes.

Décision OPQ 2018-256, a. 20.

21. Le secrétaire conserve les documents relatifs au vote dans des conditions garantissant le secret et l’intégrité du vote.

Il conserve ces documents pendant au moins 60 jours suivant le dépouillement du scrutin ou, le cas échéant, jusqu’à ce que le jugement en contestation d’élection soit passé en force de chose jugée. Par la suite, le secrétaire en dispose de façon sécuritaire.

Décision OPQ 2018-256, a. 21.

22. Le Conseil d’administration désigne 4 scrutateurs, dont un scrutateur substitut, parmi les membres de l’Ordre qui ne sont ni administrateurs du Conseil d’administration ni employés de l’Ordre.

Décision OPQ 2018-256, a. 22.

23. Le secrétaire remet un nouveau bulletin de vote ou une nouvelle enveloppe à l’électeur qui atteste par écrit l’avoir altéré, égaré ou ne pas l’avoir reçu.

Décision OPQ 2018-256, a. 23.

24. Au plus tard le 10e jour suivant la clôture du scrutin, le secrétaire procède au dépouillement du scrutin au siège de l’Ordre ou à tout autre endroit qu’il détermine.

Le dépouillement du scrutin a lieu en présence de 3 scrutateurs. Les candidats ou leur représentant peuvent y assister.

Décision OPQ 2018-256, a. 24.

25. La décision du secrétaire concernant la validité d’un bulletin de vote ou le rejet d’une enveloppe est définitive.

Décision OPQ 2018-256, a. 25.

26. Après le dépouillement du scrutin, le secrétaire déclare élu le candidat qui a obtenu une majorité simple des votes.

Décision OPQ 2018-256, a. 26.

§ 2 . — Modalités relatives à l’élection du président au suffrage des administrateurs

Décision OPQ 2018-256, ss. 2.

27. L’élection du président, lorsqu’il est élu au suffrage des administrateurs, se tient au scrutin secret l’année où le mandat du président sortant vient à échéance lors de la séance du Conseil d’administration qui suit l’élection des administrateurs.

Le secrétaire convoque les administrateurs à cette séance au moyen d’un avis écrit transmis au moins 7 jours avant la date fixée pour sa tenue. Cet avis indique l’objet, le lieu, la date et l’heure de la séance.

Décision OPQ 2018-256, a. 27.

28. Au moins 7 jours avant la date fixée pour l’élection, le secrétaire transmet un appel de candidatures à tous les administrateurs.

Décision OPQ 2018-256, a. 28.

29. Pour se porter candidat au poste de président, un administrateur élu transmet sa candidature par écrit au secrétaire au moins 4 jours avant la date fixée pour l’élection.

À la réception de la candidature, le secrétaire transmet à l’administrateur élu un accusé de réception de sa candidature.

Au moins 24 heures avant la séance du Conseil d’administration tenue pour l’élection, le secrétaire transmet la liste des candidatures à tous les administrateurs.

Si aucune candidature n’est reçue, les administrateurs proposent des candidatures lors de la séance du Conseil d’administration tenue pour l’élection.

Décision OPQ 2018-256, a. 29.

30. Le Conseil d’administration désigne, par résolution, 2 scrutateurs parmi les employés de l’Ordre.

Décision OPQ 2018-256, a. 30.

31. Lors de la séance au cours de laquelle se tient le scrutin, les candidats énoncent leurs objectifs avant la tenue du scrutin secret.

Le secrétaire remet aux administrateurs présents à cette séance un bulletin de vote indiquant le nom des candidats.

Si un seul administrateur élu se porte candidat, le secrétaire le déclare président de l’Ordre.

Décision OPQ 2018-256, a. 31.

32. Le candidat qui obtient la majorité absolue des votes est élu président de l’Ordre. Il est fait autant de tour de scrutin que nécessaire pour dégager cette majorité absolue.

À compter du deuxième tour, seuls sont éligibles les candidats qui ont recueilli un vote au tour précédent. Cesse toutefois d’être éligible celui qui a obtenu le moins de votes.

Si plus d’un candidat obtient le même nombre de votes au dernier rang, un tirage au sort détermine lequel des candidats est éligible au tour subséquent.

Décision OPQ 2018-256, a. 32.

33. Le secrétaire déclare élu président de l’Ordre l’administrateur élu qui a obtenu la majorité absolue des votes.

La conservation des documents relatifs au vote se fait conformément à l’article 21 du présent règlement.

Décision OPQ 2018-256, a. 33.

SECTION V ENTRÉE EN FONCTION DES ADMINISTRATEURS ÉLUS

Décision OPQ 2018-256, sec. V.

34. Le président, s’il est élu au suffrage universel des membres de l’Ordre, et les autres administrateurs élus entrent en fonction à la séance du Conseil d’administration qui suit l’élection. Le candidat déclaré élu sans opposition entre en fonction à la même date.

Lorsque le président est élu au suffrage des administrateurs, il entre en fonction dès la clôture de la séance du Conseil d’administration tenue pour son élection.

Décision OPQ 2018-256, a. 34.

SECTION VI VACANCE AU POSTE DE PRÉSIDENT

Décision OPQ 2018-256, sec. VI.

35. Une vacance au poste de président est pourvue au moyen d’une élection au suffrage des administrateurs qui élisent par scrutin secret le président parmi les administrateurs élus pour la durée non écoulée du mandat.

Décision OPQ 2018-256, a. 35.

SECTION VII ORGANISATION DE L’ORDRE

Décision OPQ 2018-256, sec. VII.

§ 1 . — Assemblées générales

Décision OPQ 2018-256, ss. 1.

36. Le secrétaire convoque une assemblée générale annuelle au moyen d’un avis écrit transmis aux membres de l’Ordre au moins 30 jours avant la date de la tenue de cette assemblée.

L’avis de convocation indique la date, l’heure et le lieu de l’assemblée et est accompagné de l’ordre du jour.

Décision OPQ 2018-256, a. 36.

37. Le quorum d’une assemblée générale est de 50 membres.

Décision OPQ 2018-256, a. 37.

§ 2 . — Rémunération des administrateurs élus

Décision OPQ 2018-256, ss. 2.

38. Le président reçoit une rémunération annuelle déterminée par le Conseil d’administration pour une prestation équivalant à 3 jours de travail par semaine.

Le président reçoit également:

1°  une allocation annuelle de stationnement;

2°  une prime d’éloignement lorsqu’il séjourne, dans l’exercice de ses fonctions, à plus de 80 km du siège de l’Ordre.

Le président bénéficie de 4 semaines de vacances annuelles payées.

Décision OPQ 2018-256, a. 38.

39. Les administrateurs élus, autres que le président, qui participent à une séance du Conseil d’administration ou à une réunion de l’un de ses comités ont droit à un jeton de présence dont la valeur est fixée par le Conseil d’administration.

La valeur du jeton de présence est calculée annuellement en fonction de la rémunération horaire de référence d’un pharmacien salarié d’expérience. Elle peut varier selon la durée de la séance ou de la réunion et selon que l’administrateur y assiste en personne ou par un moyen technologique.

Les administrateurs élus, autres que le président, ont également droit:

1°  à une rémunération horaire s’ils assistent aux formations identifiées par le Conseil d’administration. Dans ce cas, aucune rémunération n’est accordée pour les heures de déplacement;

2°  à une rémunération selon le taux horaire de référence, et ce, à raison d’un maximum de 7 heures par jour s’ils sont désignés par le président pour représenter l’Ordre à un évènement ou pour participer à une mission.

Décision OPQ 2018-256, a. 39.

§ 3 . — Siège de l’Ordre

Décision OPQ 2018-256, ss. 3.

40. Le siège de l’Ordre est situé sur le territoire de la Ville de Montréal.

Décision OPQ 2018-256, a. 40.

SECTION VIII DISPOSITIONS TRANSITOIRES ET FINALES

Décision OPQ 2018-256, sec. VIII.

41. Malgré les articles 6 et 8, les administrateurs élus en fonction au moment de l’entrée en vigueur du présent règlement demeurent en fonction jusqu’à l’expiration de leur mandat.

Décision OPQ 2018-256, a. 41.

42. Malgré les articles 6 et 8, pour l’élection de 2019, le nombre d’administrateurs du Conseil d’administration, autres que le président, est fixé à 18.

Ainsi, le Conseil d’administration est formé de 19 administrateurs, dont le président s’il est élu au suffrage universel des membres.

Toutefois, si le président est élu au suffrage des administrateurs, le Conseil d’administration est formé de 18 administrateurs, dont le président.

Les postes d’administrateurs élus sont répartis comme suit:

Régions électorales	Régions administratives		Nombre d’administrateurs
Région 1	Bas-Saint-Laurent	(01)	1
	Saguenay–Lac-Saint-Jean	(02)
	Abitibi-Témiscamingue	(08)
	Côte-Nord	(09)
	Nord-du-Québec	(10)
	Gaspésie–Îles-de-la-Madeleine	(11)
Région 2	La Capitale-Nationale	(03)	3
	Mauricie	(04)
	Chaudière-Appalaches	(12)
Région 3	Outaouais	(07)	2
	Laval	(13)
	Lanaudière	(14)
	Laurentides	(15)
Région 4	Montréal	(06)	5
Région 5	Estrie	(05)	3
	Montérégie	(16)
	Centre-du-Québec	(17)

Décision OPQ 2018-256, a. 42.

43. Le présent règlement remplace le Règlement sur la représentation et sur les élections au Conseil d’administration de l’Ordre des pharmaciens du Québec (chapitre P-10, r. 20) et le Règlement sur les assemblées générales et le siège de l’Ordre des pharmaciens du Québec (chapitre P-10, r. 4).

Décision OPQ 2018-256, a. 43.

44. (Omis).

Décision OPQ 2018-256, a. 44.

RÉFÉRENCES

Décision OPQ 2018-256, 2018 G.O. 2, 7604