N-3, r. 6.1 - Règlement sur les élections et l’organisation de la Chambre des notaires du Québec

À jour au 1^er janvier 2017

Ce document a valeur officielle.

chapitre N-3, r. 6.1

Règlement sur les élections et l’organisation de la Chambre des notaires du Québec

Loi sur le notariat

(chapitre N-3, a. 5, 2e al., a. 6, 1er al., par. 5, a. 9, 2e al.).

Code des professions

(chapitre C-26, a. 93, par. a, b, e et f et a. 94, par. a).

SECTION I DISPOSITIONS GÉNÉRALES

1. Le présent règlement régit les modalités d’élection du président, du vice-président, des administrateurs et des membres du comité exécutif de la Chambre des notaires du Québec ainsi que l’organisation de l’Ordre.

Décision 2013-10-04, a. 1.

2. Le siège de l’Ordre est situé sur le territoire de la Ville de Montréal.

Décision 2013-10-04, a. 2.

3. Les articles 82 et 83 du Code de procédure civile (chapitre C-25.01) relatifs aux jours fériés s’appliquent au présent règlement.

Décision 2013-10-04, a. 3; N.I. 2016-01-01 (NCPC).

SECTION II DURÉE DES MANDATS, NOMBRE D’ADMINISTRATEURS ET REPRÉSENTATION RÉGIONALE

Décision 2013-10-04, sec. II; Décision 2016-10-14, a. 1.

4. Le mandat du président, du vice-président, des administrateurs et des membres du comité exécutif est d’une durée de 3 ans.

Un administrateur ne peut exercer que 2 mandats consécutifs à ce titre. En outre de tels mandats, le président peut exercer au plus 2 mandats consécutifs à titre de président.

Le mandat du président ou d’un autre administrateur élu afin de combler un poste vacant n’est pas pris en compte aux termes du deuxième alinéa du présent article.

Décision 2013-10-04, a. 4; Décision 2016-10-14, a. 2.

5. Le Conseil d’administration de l’Ordre est formé de 15 administrateurs, dont le président.

Décision 2013-10-04, a. 5; Décision 2016-10-14, a. 3.

6. Pour assurer une représentation adéquate au sein du Conseil d’administration, le territoire du Québec est divisé en districts électoraux. Chacun de ces districts porte le nom et comprend le territoire et le nombre d’administrateurs élus suivants:

Districts électoraux	Districts judiciaires	Nombre d’administrateurs
Métropole	Laval	4
	Longueuil
	Montréal
Centre	Arthabaska	2
	Beauce
	Charlevoix
	Frontenac
	Montmagny
	Québec
	Trois-Rivières
Sud	Bedford	1
	Drummond
	Iberville
	Mégantic
	Richelieu
	Saint-François
	Saint-Hyacinthe
Ouest	Abitibi	2
	Beauharnois
	Gatineau
	Joliette
	Labelle
	Pontiac
	Rouyn-Noranda
	Saint-Maurice
	Témiscamingue
	Terrebonne
Est	Alma	1
	Baie-Comeau
	Bonaventure
	Chicoutimi
	Gaspé
	Kamouraska
	Mingan
	Rimouski
	Roberval

Décision 2013-10-04, a. 6; 2013, c. 29, a. 6; Décision 2016-10-14, a. 3.

SECTION III CLÔTURE DU SCRUTIN ET AVIS D’ÉLECTION

7. La clôture du scrutin pour l’élection du président et des administrateurs est fixée au deuxième jeudi d’avril à 16 h.

Décision 2013-10-04, a. 7.

8. La date de l’élection du président et des administrateurs élus est fixée à la date du dépouillement du scrutin.

Décision 2013-10-04, a. 8.

9. Entre le 70e et le 45e jour précédant la date fixée pour la clôture du scrutin, le secrétaire transmet à tous les notaires un avis d’élection comprenant les renseignements suivants:

1°  la date et l’heure de la clôture du scrutin;

2°  les postes à pourvoir et, le cas échéant, les districts concernés;

3°  les conditions requises pour être candidat;

4°  les conditions requises pour voter.

Dans le même délai, il transmet à tous les notaires les documents suivants ou il les informe du moyen d’accéder à ceux-ci:

1°  un bulletin de présentation pour l’élection au poste de président;

2°  un bulletin de présentation pour l’élection à un poste d’administrateur;

3°  les règles d’éthique et de conduite applicables aux administrateurs du Conseil d’administration;

4°  les règles de conduite des candidats pendant les campagnes électorales;

5°  le formulaire de déclaration de candidature.

Décision 2013-10-04, a. 9; Décision 2016-10-14, a. 4.

SECTION IV MISE EN CANDIDATURE

§ 1 . — Conseil d’administration

Décision 2013-10-04, ss. 1; Décision 2016-10-14, a. 5.

10. Une mise en candidature au poste d’administrateur ou de président doit se faire au moyen du bulletin de présentation.

Le bulletin de présentation doit être remis au secrétaire au plus tard à 16 h, le 30e jour avant la date fixée pour la clôture du scrutin.

Décision 2013-10-04, a. 10; Décision 2016-10-14, a. 6.

11. Le bulletin de présentation peut être accompagné du formulaire de déclaration de candidature dûment rempli. Une photographie, mesurant au plus 50 mm par 70 mm, peut être jointe à ce formulaire et doit être située au coin supérieur droit du formulaire.

Ce formulaire devra être reçu par le secrétaire au plus tard à la fin de la période des mises en candidature.

Décision 2013-10-04, a. 11; Décision 2016-10-14, a. 6.

§ 2 . —

(Intitulé abrogé)

Décision 2013-10-04, ss. 2; Décision 2016-10-14, a. 7.

12. Le bulletin de présentation pour la mise en candidature au poste de président doit être signé par le candidat et par 30 notaires.

Décision 2013-10-04, a. 12.

13. Le bulletin de présentation pour la mise en candidature à un poste d’administrateur doit être signé par le candidat et par 4 notaires ayant leur domicile professionnel dans le district électoral où le candidat se présente.

Décision 2013-10-04, a. 13.

§ 3 . — Vice-présidence et comité exécutif

14. Une mise en candidature au poste de vice-président ou à un poste de membre du comité exécutif doit se faire au moyen du bulletin de présentation et doit être signé par le candidat.

Décision 2013-10-04, a. 14; Décision 2016-10-14, a. 8.

15. Le secrétaire doit recevoir le bulletin de présentation du candidat au poste de vice-président ou à un poste de membre du comité exécutif au plus tard 15 jours avant la date de la séance du Conseil d’administration au cours de laquelle se tiendra l’élection. L’heure limite pour la réception du bulletin est fixée à 16 h.

Le secrétaire transmet la liste des candidats à tous les administrateurs, au plus tard 10 jours avant la date de la séance du Conseil d’administration au cours de laquelle se tiendra l’élection.

Décision 2013-10-04, a. 15.

SECTION V ÉLECTION AU CONSEIL D’ADMINISTRATION

§ 1 . — Modalités applicables à tous les moyens de vote

Décision 2013-10-04, ss. 1; Décision 2016-10-14, a. 9.

16. Le secrétaire transmet à chaque notaire ayant droit de vote, dans le délai fixé par l’article 69 du Code des professions (chapitre C-26), un avis indiquant le nom de chacun des candidats au poste d’administrateur et au poste de président, ainsi que la procédure de vote.

Dans le même délai, le secrétaire rend accessible aux notaires les formulaires de déclaration de candidature et les photographies dûment reçus.

Ces documents demeurent accessibles jusqu’à la clôture du scrutin.

Décision 2013-10-04, a. 16; Décision 2016-10-14, a. 10.

§ 1.1 . — Vote exprimé par voie postale

Décision 2016-10-14, a. 11.

17. À la réception des enveloppes extérieures qui lui parviennent avant la clôture du scrutin, le secrétaire, ou l’une des personnes qu’il désigne à cette fin, inscrit le nom des électeurs sur une liste. Sans les ouvrir, le secrétaire appose sur ces enveloppes la date et l’heure de leur réception ainsi que ses initiales et les dépose dans une boîte de scrutin scellée.

Décision 2013-10-04, a. 17.

§ 2 . —

(Intitulé abrogé)

Décision 2013-10-04, ss. 2; Décision 2016-10-14, a. 12.

18. Le Conseil d’administration désigne 10 notaires pour agir comme scrutateurs et au moins 5 notaires pour agir comme scrutateurs suppléants.

Décision 2013-10-04, a. 18.

§ 3 . —

(Intitulé abrogé)

Décision 2013-10-04, ss. 3; Décision 2016-10-14, a. 12.

19. À l’heure fixée pour la clôture du scrutin, le secrétaire appose les derniers scellés sur les boîtes de scrutin lorsque le dépouillement du vote n’est pas effectué immédiatement après la clôture du scrutin.

Les scrutateurs peuvent assister à l’apposition des scellés sur les boîtes de scrutin.

Décision 2013-10-04, a. 19.

20. Le dépouillement du vote se fait en présence de 10 scrutateurs. Le secrétaire les convoque au plus tard 3 jours avant la date fixée pour le dépouillement du vote.

Décision 2013-10-04, a. 20.

§ 3.1 . — Vote exprimé par un moyen technologique

Décision 2016-10-14, a. 13.

20.1. Le secrétaire désigne au moins un expert indépendant pour surveiller la mise en place et l’application du système de vote technologique.

Cet expert doit répondre notamment aux critères suivants:

1°  avoir une certification dans le domaine de la sécurité des technologies de l’information;

2°  ne pas être en conflit d’intérêts;

3°  posséder une expérience dans l’analyse des systèmes de vote technologique.

L’expert indépendant doit prêter serment suivant la formule établie par le Conseil d’administration.

Décision 2016-10-14, a. 13.

20.2. L’expert indépendant a notamment pour mandat de:

1°  garantir que les mesures de sécurité mises en place sont adéquates et qu’elles permettent d’assurer le secret, la sécurité et l’intégrité du vote;

2°  superviser le déroulement du vote et les étapes postérieures à celui-ci, dont son décompte, sa conservation et la destruction de l’information;

3°  surveiller la gestion, pendant le scrutin, des accès au système de vote.

Décision 2016-10-14, a. 13.

20.3. Dans le cadre de son mandat, l’expert indépendant doit notamment:

1°  fournir au secrétaire, avant le scrutin, un rapport qui traite:

a)  des risques d’intrusion;

b)  des tests de charge;

c)  de la validation des algorithmes;

d)  de la validation de l’architecture du système de vote;

e)  de la fonctionnalité optimale du système en prévision de l’ouverture du scrutin;

2°  mettre en place des moyens permettant d’assurer la traçabilité des actions effectuées sur les serveurs et les applications du système de vote;

3°  veiller à tout moment lors du processus de vote, y compris après le décompte, à ce que soit rendu impossible l’établissement d’un lien entre le nom d’un électeur et l’expression de son vote.

Décision 2016-10-14, a. 13.

20.4. Le secrétaire s’assure que des mesures sont prises pour que le système de vote ne fasse l’objet, à aucun moment, de modification.

Il s’assure également auprès de l’expert indépendant que le système de vote est en mesure de démontrer les éléments techniques suivants:

1°  l’anonymat du vote;

2°  l’intégrité de la liste des notaires ayant voté;

3°  la garantie que la table de compilation des votes contient les votes des notaires, mais uniquement ceux-ci;

4°  l’absence de décompte partiel durant le scrutin;

5°  la possibilité de procéder à nouveau au décompte des votes enregistrés.

Décision 2016-10-14, a. 13.

20.5. Avant le début du scrutin, le secrétaire fournit à l’expert indépendant la liste à jour des notaires ayant droit de vote et des candidats. Un contrôle doit être effectué avec le système de vote afin de s’assurer que les informations concordent et être en mesure de déceler toute modification ultérieure.

Décision 2016-10-14, a. 13.

20.6. Le scrutin débute à 9 h, le 15e jour avant la date fixée pour la clôture du scrutin.

Décision 2016-10-14, a. 13.

20.7. Le notaire accède au bulletin de vote si, après vérification par le système de vote, il est habile à voter.

Décision 2016-10-14, a. 13.

20.8. Le bulletin de vote, certifié par le secrétaire, contient les renseignements suivants:

1°  l’année de l’élection;

2°  la date et l’heure fixées pour la clôture du scrutin;

3°  pour le poste de président, le nom des candidats par ordre alphabétique;

4°  pour le poste d’administrateur:

a)  l’identification du district électoral;

b)  le nom des candidats par ordre alphabétique;

c)  le nombre de postes à pourvoir.

Décision 2016-10-14, a. 13.

20.9. Le notaire vote à partir de la liste des candidats.

Il soumet ensuite son choix, ce qui entraîne l’enregistrement de son vote dans la table de compilation des votes.

Le notaire reçoit confirmation de l’enregistrement de son vote.

Dès la confirmation de l’enregistrement du vote du notaire, la liste des électeurs est mise à jour par le système de vote pour indiquer que le notaire a voté.

Décision 2016-10-14, a. 13.

20.10. La clôture du scrutin est immédiatement suivie d’un contrôle qui empêche toute modification ultérieure du contenu du système de vote et de la liste des notaires qui ont enregistré leur vote.

Décision 2016-10-14, a. 13.

20.11. Le décompte du vote se fait en présence du secrétaire et de l’expert indépendant. Les candidats ou leur représentant autorisé peuvent y assister.

Le secrétaire convoque l’expert indépendant et les candidats par un avis transmis au moins 3 jours avant la date fixée pour le décompte des votes.

Décision 2016-10-14, a. 13.

20.12. Le secrétaire décide immédiatement de toute question relative à la validité des votes. Sa décision est finale.

Il tient un registre des votes rejetés lors du décompte et y inscrit les motifs en justifiant le rejet. Il scelle ensuite ce registre. Le secrétaire et l’expert indépendant apposent leurs initiales sur les scellés.

Décision 2016-10-14, a. 13.

20.13. Le secrétaire conserve tous les documents relatifs au vote dans des conditions garantissant le secret et l’intégrité du vote.

Le secrétaire conserve ces documents pendant les 60 jours qui suivent le décompte du vote ou, le cas échéant, jusqu’à ce que le jugement en contestation d’élection soit passé en force de chose jugée. Par la suite, il les détruit de façon sécuritaire en présence de l’expert.

Décision 2016-10-14, a. 13.

§ 4 . — Entrée en fonction

21. Le président entre en fonction à la première des éventualités suivantes:

1°  le 15e jour suivant la date de son élection;

2°  à la première séance du Conseil d’administration suivant la date de son élection.

Décision 2013-10-04, a. 21.

22. Les administrateurs élus entrent en fonction à la première séance du Conseil d’administration qui suit la date de leur élection.

Décision 2013-10-04, a. 22.

SECTION VI ÉLECTION DU VICE-PRÉSIDENT ET DES MEMBRES DU COMITÉ EXÉCUTIF

23. Les administrateurs élisent le vice-président parmi les administrateurs élus lors de la première séance du Conseil d’administration qui suit la date de leur élection.

Son élection se fait à la majorité des votes exprimés au scrutin secret.

Il entre en fonction séance tenante.

Décision 2013-10-04, a. 23; Décision 2016-10-14, a. 14.

24. L’élection des membres du comité exécutif a lieu immédiatement après celle du vice-président. Il y a un scrutin pour chaque poste à pourvoir.

L’élection des membres du comité exécutif se fait à la majorité des votes exprimés au scrutin secret.

Les membres du comité exécutif entrent en fonction séance tenante.

Décision 2013-10-04, a. 24; Décision 2016-10-14, a. 15.

25. (Abrogé).

Décision 2013-10-04, a. 25; Décision 2016-10-14, a. 16.

SECTION VII POSTES VACANTS

§ 1 . — Président

26. En cas de vacance au poste de président durant la première moitié du mandat, le Conseil d’administration déclenche une élection au suffrage universel des notaires afin de pourvoir à ce poste et en fixe la date et les modalités. La clôture du scrutin doit avoir lieu dans les 4 mois de la date où le poste est devenu vacant.

En cas de vacance au poste de président durant la deuxième moitié du mandat, les administrateurs doivent pourvoir au poste à la première séance du Conseil d’administration suivant la date où il est devenu vacant. Toutefois, lorsque le poste devient vacant dans les 30 jours précédant cette séance, l’élection a lieu à la séance suivante. Ils choisissent, au scrutin secret parmi les administrateurs élus, un président pour la durée non écoulée du mandat.

Le président entre en fonction dès son élection.

Le vice-président exerce les fonctions du président tant que le poste est vacant.

Décision 2013-10-04, a. 26; Décision 2016-10-14, a. 17.

27. Dans le cas d’une élection prévue au deuxième alinéa de l’article 26, le secrétaire doit recevoir le bulletin de présentation du candidat au plus tard 15 jours avant la date de la séance du Conseil d’administration au cours de laquelle se tiendra l’élection. L’heure limite pour la réception du bulletin est fixée à 16 h.

Le secrétaire transmet la liste des candidats à tous les administrateurs au plus tard 10 jours avant la date de la séance du Conseil d’administration au cours de laquelle se tiendra l’élection.

Décision 2013-10-04, a. 27.

28. En cas de vacance au poste de président, un candidat qui occupe un poste d’administrateur élu ou de vice-président peut se porter candidat au poste de président sans qu’il doive démissionner de ses fonctions.

Décision 2013-10-04, a. 28.

§ 2 . — Administrateur élu

29. En cas de vacance à un poste d’administrateur élu, le secrétaire transmet un avis d’élection aux notaires éligibles du district électoral concerné.

Décision 2013-10-04, a. 29.

30. Le secrétaire doit recevoir le bulletin de présentation du candidat au plus tard 15 jours avant la date de la séance du Conseil d’administration au cours de laquelle se tiendra l’élection. L’heure limite pour la réception du bulletin est fixée à 16 h.

Le secrétaire transmet la liste des candidats à tous les administrateurs au plus tard 10 jours avant la date de la séance du Conseil d’administration au cours de laquelle se tiendra l’élection.

Décision 2013-10-04, a. 30.

31. Les administrateurs doivent pourvoir au poste à la première séance du Conseil d’administration suivant la date où il est devenu vacant. Toutefois, lorsque le poste devient vacant dans les 30 jours précédant cette séance, l’élection a lieu à la séance suivante. Ils choisissent, au scrutin secret parmi les candidats, un administrateur pour la durée non écoulée du mandat. Il entre en fonction séance tenante.

Décision 2013-10-04, a. 31; Décision 2016-10-14, a. 18.

§ 3 . — Vice-président

32. En cas de vacance au poste de vice-président, le secrétaire transmet un avis d’élection à tous les administrateurs.

Décision 2013-10-04, a. 32.

33. Le secrétaire doit recevoir le bulletin de présentation du candidat au poste de vice-président au plus tard 15 jours avant la date de la séance du Conseil d’administration au cours de laquelle se tiendra l’élection. L’heure limite pour la réception du bulletin est fixée à 16 h.

Le secrétaire transmet la liste des candidats à tous les administrateurs au plus tard 10 jours avant la date de la séance du Conseil d’administration au cours de laquelle se tiendra l’élection.

Décision 2013-10-04, a. 33.

34. Les administrateurs doivent pourvoir au poste vacant à la première séance du Conseil d’administration suivant la date où il est devenu vacant. Toutefois, lorsque le poste devient vacant dans les 30 jours précédant cette séance, l’élection a lieu à la séance suivante. Ils choisissent, au scrutin secret parmi les candidats, un vice-président pour la durée non écoulée du mandat. Il entre en fonction séance tenante.

Décision 2013-10-04, a. 34; Décision 2016-10-14, a. 18.

SECTION VIII ASSEMBLÉES GÉNÉRALES

35. Le quorum d’une assemblée générale est de 50 notaires.

Décision 2013-10-04, a. 35.

36. Le secrétaire convoque chaque notaire à une assemblée générale au moyen d’un avis transmis par courrier, par télécopieur ou par un procédé électronique, au plus tard 30 jours avant sa tenue.

Une assemblée générale extraordinaire est convoquée selon les mêmes modalités avec avis au plus tard 5 jours avant sa tenue.

L’avis de convocation mentionne la date, l’heure et l’endroit de l’assemblée et est accompagné de l’ordre du jour.

Décision 2013-10-04, a. 36.

SECTION IX RÉMUNÉRATION

37. Les administrateurs élus ont droit à une rémunération déterminée par le Conseil d’administration pour leur présence à une séance.

Décision 2013-10-04, a. 37.

SECTION X DISPOSITIONS TRANSITOIRE ET FINALES

38. Malgré le deuxième alinéa de l’article 4, le président en fonction lors de l’entrée en vigueur du présent règlement (2014-01-01) est rééligible pour l’élection 2014 seulement.

Décision 2013-10-04, a. 38.

38.1. Pour l’application de l’article 4, un administrateur en fonction le 1er janvier 2017 est rééligible pour les élections en 2017 et en 2020.

Décision 2016-10-14, a. 19.

38.2. Malgré les articles 5 et 6, les administrateurs élus préalablement à la date de l’envoi de l’avis d’élection par le secrétaire pour l’élection en 2017 demeurent en fonction jusqu’à la fin de leur mandat.

Décision 2016-10-14, a. 19.

39. Le présent règlement remplace le Règlement sur les modalités d’élection au Conseil d’administration et au comité exécutif de la Chambre des notaires du Québec (chapitre N-3, r. 11) et le Règlement sur l’administration et la régie interne de la Chambre des notaires du Québec (chapitre N-3, r. 1).

Décision 2013-10-04, a. 39.

40. (Omis).

Décision 2013-10-04, a. 40.

RÉFÉRENCES

Décision 2013-10-04, 2013 G.O. 2, 4738

Décision 2016-10-14, 2016 G.O. 2, 5748