M-9, r. 26 - Règlement sur la procédure de conciliation et d’arbitrage des comptes des médecins

À jour au 1^er septembre 2012

Ce document a valeur officielle.

chapitre M-9, r. 26

Règlement sur la procédure de conciliation et d’arbitrage des comptes des médecins

Loi médicale

(chapitre M-9, a. 3).

Code des professions

(chapitre C-26, a. 88).

SECTION I CONCILIATION

1. Le syndic transmet une copie du présent règlement à toute personne qui lui en fait la demande.

D. 558-2004, a. 1.

2. Un client qui a un différend avec un médecin quant au montant d’un compte pour services professionnels doit, avant de demander l’arbitrage du compte, requérir la conciliation du syndic.

Pour l’application du présent règlement, le terme «client» vise la personne qui acquitte ou doit acquitter un compte pour des services professionnels.

D. 558-2004, a. 2; Décision 2010-05-21, a. 1.

3. Un médecin ne peut intenter une action sur compte d’honoraires avant l’expiration d’un délai de 60 jours suivant la date de la réception du compte par le client ou celle où le client a eu connaissance qu’une somme a été prélevée ou retenue par le médecin à même les fonds qu’il détient ou reçoit pour ou au nom de ce client.

Un médecin ne peut également intenter une action sur compte d’honoraires à compter du moment où le syndic l’informe de la réception d’une demande de conciliation relativement à ce compte, tant que le différend peut être réglé par conciliation ou par arbitrage.

Toutefois, sur autorisation du syndic, le médecin peut intenter une action sur compte d’honoraires et demander des mesures provisionnelles conformément à l’article 940.4 du Code de procédure civile (chapitre C-25) s’il est à craindre que sans l’introduction de cette action, le recouvrement de ses honoraires ne soit mis en péril.

D. 558-2004, a. 3; Décision 2010-05-21, a. 2.

4. Une demande de conciliation à l’égard d’un compte pour services professionnels, qui n’a pas été payé ou qui a été payé en tout ou en partie, doit être transmise au syndic dans le délai de 60 jours prévu à l’article 3.

Une demande de conciliation d’un compte ou d’une partie d’un compte qui n’a pas été payé peut être transmise au syndic après l’expiration du délai de 60 jours prévu par l’article 3 pourvu qu’elle le soit avant la signification au client d’une action sur compte d’honoraires.

Dans le cas où un médecin a convenu avec le patient d’un plan de traitement s’échelonnant sur plusieurs séances, payables en plusieurs comptes ou en plusieurs versements, le délai de 60 jours commence à courir à partir de la date de la réception du plus récent compte ou de la plus récente échéance d’un versement. La demande peut couvrir l’ensemble des comptes émis ou des versements échus dans l’année qui la précède. Lorsque le médecin prélève ou retient des sommes à même des fonds qu’il détient ou qu’il reçoit pour ou au nom du client, le délai ne commence à courir qu’à partir du moment où le client a connaissance que ces sommes ont été prélevées ou retenues.

La conciliation peut également être demandée dans les 45 jours suivant la décision du conseil de discipline qui remet expressément en question la qualité ou la pertinence d’un acte professionnel qui y est facturé, sauf si un compte a déjà fait l’objet d’une conciliation ou d’un arbitrage.

Dans le cas où une décision de la Régie de l’assurance maladie du Québec ou d’un autre assureur est rendue à l’effet de refuser en tout ou en partie le remboursement d’un compte, plus de 45 jours mais moins d’un an après sa réception par le client, la demande de conciliation doit être transmise au syndic dans un délai de 30 jours à compter de la date de cette décision.

D. 558-2004, a. 4; Décision 2010-05-21, a. 3.

5. Toute demande de conciliation doit être formulée par écrit. Dès la réception d’une telle demande, le syndic transmet au client une copie du présent règlement et une copie de l’annexe I, laquelle est remplie et retournée au syndic, et ce, à titre d’informations complémentaires.

D. 558-2004, a. 5.

6. Le syndic doit aviser le médecin de la demande de conciliation dans les meilleurs délais.

D. 558-2004, a. 6.

7. Le syndic procède à la conciliation de la façon qu’il juge la plus appropriée.

D. 558-2004, a. 7.

8. Une entente qui intervient entre le client et le médecin en cours de conciliation est constatée par écrit. Cet écrit peut consister en une lettre du syndic au client et au médecin constatant l’entente.

Si le syndic l’estime nécessaire, il peut demander que l’entente intervenue entre le client et le médecin soit constatée dans des termes analogues à ceux prévus à l’annexe II.

D. 558-2004, a. 8.

9. Si la conciliation n’a pas conduit à une entente dans un délai de 45 jours à compter de la date de réception de la demande de conciliation, le syndic transmet un rapport sur le différend au client et au médecin, par courrier recommandé ou certifié.

Ce rapport porte, le cas échéant, sur les éléments suivants:

1°  le montant du compte d’honoraires à l’origine du différend;

2°  le montant que le client reconnaît devoir;

3°  le montant que le médecin reconnaît devoir rembourser ou est prêt à accepter en règlement du différend;

4°  le montant suggéré par le syndic, en cours de conciliation, à titre de paiement au médecin ou de remboursement au client.

Le syndic transmet de plus au client la formule prévue à l’annexe III, en lui indiquant la procédure et le délai pour soumettre le différend à l’arbitrage.

D. 558-2004, a. 9.

SECTION II ARBITRAGE

§ 1 . — Demande d’arbitrage

10. Dans le cas où la conciliation n’a pas conduit à une entente, le client peut demander l’arbitrage du compte dans les 30 jours de la réception du rapport de conciliation du syndic.

La demande d’arbitrage est transmise au secrétaire du Collège des médecins du Québec, par courrier recommandé ou certifié, et reproduit le contenu de l’annexe III.

D. 558-2004, a. 10.

11. Le secrétaire doit, dès la réception d’une demande d’arbitrage, en aviser le médecin concerné.

D. 558-2004, a. 11.

12. Une demande d’arbitrage ne peut être retirée que par écrit et avec le consentement du médecin.

D. 558-2004, a. 12.

13. Le médecin qui reconnaît devoir rembourser un montant au client doit le déposer auprès du secrétaire qui en fait alors la remise au client.

Dans un tel cas, l’arbitrage se poursuit sur le seul montant encore en litige.

D. 558-2004, a. 13.

14. Une entente qui intervient entre le client et le médecin après la demande d’arbitrage est constatée par écrit, dans des termes analogues à ceux de l’annexe II, signée par eux et déposée auprès du secrétaire.

Lorsque l’entente intervient après la formation du conseil d’arbitrage, elle est consignée dans la sentence arbitrale et le conseil décide des frais de la manière prévue à l’article 28.

D. 558-2004, a. 14.

§ 2 . — Formation du conseil d’arbitrage

15. Un conseil d’arbitrage est composé de 3 arbitres, lorsque le montant en litige est de 5 000 $ ou plus, et d’un seul lorsque celui-ci est inférieur à 5 000 $.

D. 558-2004, a. 15.

16. Le président du Collège nomme, parmi les membres de l’ordre, le ou les membres d’un conseil d’arbitrage et, s’il est composé de 3 arbitres, il en désigne le président.

Le secrétaire avise par écrit le ou les membres du conseil d’arbitrage et les parties de la constitution du conseil d’arbitrage.

D. 558-2004, a. 16.

17. Avant d’agir, les arbitres prêtent le serment prévu à l’annexe II du Code des professions (chapitre C-26).

D. 558-2004, a. 17.

18. Une demande de récusation à l’égard d’un arbitre ne peut être faite que pour l’un des motifs prévus à l’article 234 du Code de procédure civile (chapitre C-25), sauf le paragraphe 7 de cet article. Elle doit être communiquée par écrit au secrétaire, au conseil d’arbitrage et aux parties, dans les 10 jours suivant la réception de l’avis prévu au deuxième alinéa de l’article 16 ou de la connaissance du motif de récusation.

Le président du Collège se prononce sur cette demande et, le cas échéant, pourvoit au remplacement de l’arbitre récusé.

D. 558-2004, a. 18.

19. En cas de décès, d’absence ou d’empêchement d’agir d’un arbitre, les autres terminent l’affaire. Dans le cas où cet arbitre est le président du conseil d’arbitrage, le président du Collège désigne parmi les 2 autres arbitres celui qui agit à titre de président.

Dans le cas d’un conseil d’arbitrage formé d’un arbitre unique, celui-ci est remplacé par un nouvel arbitre nommé par le président du Collège et l’audience du différend est reprise.

D. 558-2004, a. 19.

§ 3 . — Audience

20. Le conseil d’arbitrage donne aux parties un avis écrit d’au moins 10 jours de la date, de l’heure et du lieu de l’audience.

D. 558-2004, a. 20.

21. Les parties ont le droit d’être représentées par avocat ou d’en être assistées.

D. 558-2004, a. 21.

22. Le conseil d’arbitrage peut demander à chacune des parties de lui remettre, dans un délai imparti, un exposé de ses prétentions avec pièces à l’appui.

D. 558-2004, a. 22.

23. Le conseil d’arbitrage, avec diligence, entend les parties, reçoit leur preuve ou constate leur défaut. À ces fins, il applique les règles de la preuve des tribunaux de juridiction civile, adopte la procédure qui lui paraît la plus appropriée et adjuge suivant les règles du droit.

D. 558-2004, a. 23.

24. Les dépenses effectuées par les parties pour la tenue de l’arbitrage sont supportées respectivement par chacune d’elles et ne sont pas recouvrables de la partie adverse.

Si une partie requiert l’enregistrement des témoignages, elle en paie le coût.

D. 558-2004, a. 24.

§ 4 . — Sentence arbitrale

25. Le conseil d’arbitrage doit rendre sa sentence dans les 30 jours de la fin de l’audience.

D. 558-2004, a. 25.

26. Une sentence est rendue à la majorité des membres du conseil d’arbitrage; à défaut de la majorité, elle est rendue par le président du conseil.

Une sentence doit être motivée et signée par l’arbitre unique ou les arbitres qui y souscrivent. Si l’un d’eux refuse ou ne peut signer, la sentence doit en faire mention et a le même effet que si elle avait été signée par tous. Toutefois, un membre dissident peut y inscrire les motifs de son refus.

D. 558-2004, a. 26.

27. Dans la sentence, le conseil d’arbitrage peut maintenir ou diminuer le compte en litige, et peut également déterminer, s’il y a lieu, le remboursement auquel une partie peut avoir droit. À ces fins, il peut notamment tenir compte de la qualité des services rendus.

D. 558-2004, a. 27.

28. Des frais de 50 $ sont exigibles lors d’une demande d’arbitrage. Le conseil d’arbitrage doit, dans sa sentence, se prononcer sur le remboursement de ces frais. Il peut également statuer sur les déboursés reliés à l’arbitrage, soit les dépenses effectuées par le Collège pour la tenue de l’arbitrage.

Le montant total des déboursés, excluant les frais d’arbitrage, ne peut excéder 15% du montant qui fait l’objet de l’arbitrage.

Le conseil d’arbitrage peut aussi, lorsque le compte en litige est maintenu en totalité ou en partie ou lorsqu’un remboursement est accordé, y ajouter l’intérêt et une indemnité calculés selon les articles 1618 et 1619 du Code civil, à compter de la demande de conciliation.

D. 558-2004, a. 28; Décision 2010-05-21, a. 4.

29. La sentence arbitrale est définitive, sans appel, lie les parties et est exécutoire conformément aux articles 946.1 à 946.6 du Code de procédure civile (chapitre C-25).

D. 558-2004, a. 29.

30. Le conseil d’arbitrage dépose la sentence auprès du secrétaire qui en transmet copie à chacune des parties et au syndic.

Il transmet également au secrétaire le dossier complet d’arbitrage, dont des copies ne peuvent être transmises qu’aux parties et au syndic.

D. 558-2004, a. 30.

31. Le présent règlement remplace le Règlement sur la procédure de conciliation et d’arbitrage des comptes des médecins (D. 1322-96, 96-10-16). Toutefois, ce règlement continue de régir la procédure de conciliation et d’arbitrage des comptes pour lesquels une conciliation du syndic ou une demande d’arbitrage a été demandée avant le 8 juillet 2004.

D. 558-2004, a. 31.

32. (Omis).

D. 558-2004, a. 32.

ANNEXE I

(a. 5)

DEMANDE DE CONCILIATION

Je, soussigné __________(nom et adresse du client)__________, déclare que:

1. Le docteur __________(nom et adresse du médecin)__________ me réclame la somme de __________ $ pour des services professionnels rendus entre le __________(date)__________ et le __________(date)__________comme en fait foi:

le compte dont copie est annexée à la présente □

ou

le document dont copie est annexée à la présente, □

indiquant que la somme a été prélevée ou retenue.

2. Je conteste ce compte pour le(s) motif(s) suivant(s):

---

---

---

3. Je reconnais devoir la somme de __________ $ relativement aux services professionnels mentionnés dans ce compte.

4. a) Je n’ai pas payé ce compte □

ou

b) J’ai payé ce compte en entier □

ou

c) J’ai payé ce compte jusqu’à concurrence de la somme de _______________________ □

ou

d) La somme de ______________________________ $ a été prélevée ou □

retenue à même des fonds que le médecin détient ou reçoit pour ou en mon nom.

5. Je demande la conciliation du syndic en vertu du Règlement sur la procédure de conciliation et d’arbitrage des comptes des médecins (chapitre M-9, r. 26).

Et j’ai signé le _______________________________________________________________________________

(date)

---

(signature du client)

D. 558-2004, Ann. I.

ANNEXE II

(a. 8, 14)

ENTENTE RELATIVE À UN DIFFÉREND

SOUMIS À LA CONCILIATION □

OU

À L’ARBITRAGE □

Intervenue entre:

---

(nom et adresse du client)

ci-après désigné «client»,

et

---

(nom et adresse du médecin)

lesquels font les déclarations et conventions suivantes:

Entente est intervenue entre le client et le médecin quant au différend soumis à la conciliation □

ou

à l’arbitrage □

demandé (e) le _______________________________________________________________________________

(date)

Cette entente prévoit les modalités suivantes:

---

---

---

Le client et le médecin demandent l’arrêt des procédures de conciliation □

ou

d’arbitrage □

---

(signature du client)

signé à _____________________________________________________________________________________

(lieu)

le _________________________________________________________________________________________

(date)

---

(signature du client)

signé à _____________________________________________________________________________________

(lieu)

le _________________________________________________________________________________________

(date)

---

(signature du médecin)

D. 558-2004, Ann. II.

ANNEXE III

(a. 9, 10)

DEMANDE D’ARBITRAGE DE COMPTE

Je, soussigné __________(nom et adresse du client)__________ étant dûment assermenté, déclare que:

1. Le docteur __________(nom et adresse du médecin)__________, me réclame (ou refuse de me rembourser) une somme d’argent relativement à des services professionnels.

2. J’annexe à la présente une copie du rapport de conciliation.

3. Je demande l’arbitrage de ce compte en vertu du Règlement sur la procédure de conciliation et d’arbitrage des comptes des médecins (chapitre M-9, r. 26), dont j’ai reçu copie et pris connaissance.

4. Je m’engage à me soumettre à la procédure prévue à ce règlement et, le cas échéant, à payer au médecin concerné le montant fixé par la sentence arbitrale.

Et j’ai signé le _______________________________________________________________________________

---

(signature du client)

D. 558-2004, Ann. III.

RÉFÉRENCES

D. 558-2004, 2004 G.O. 2, 2746

Décision 2010-05-21, 2010 G.O. 2, 2212