M-8, r. 10.1 - Règlement sur les élections au Conseil d’administration de l’Ordre professionnel des médecins vétérinaires du Québec

À jour au 1^er septembre 2012

Ce document a valeur officielle.

chapitre M-8, r. 10.1

Règlement sur les élections au Conseil d’administration de l’Ordre professionnel des médecins vétérinaires du Québec

Loi sur les médecins vétérinaires

(chapitre M-8, a. 3).

Code des professions

(chapitre C-26, a. 93, par. b).

SECTION I CHAMP D’APPLICATION ET INTERPRÉTATION

1. Le présent règlement régit l’élection du président et des administrateurs de l’Ordre professionnel des médecins vétérinaires du Québec.

Décision 2011-01-28, a. 1.

2. Dans le présent règlement, le mot «région» vise l’une des régions mentionnées dans le Règlement divisant le territoire du Québec en régions aux fins des élections au Conseil d’administration de l’Ordre professionnel des médecins vétérinaires du Québec (chapitre M-8, r. 17).

Décision 2011-01-28, a. 2.

3. Les articles 6 à 8 du Code de procédure civile (chapitre C-25) relatifs aux jours non juridiques s’appliquent au présent règlement.

Décision 2011-01-28, a. 3.

SECTION II REMPLACEMENT DU SECRÉTAIRE ET DÉSIGNATION DES SCRUTATEURS

4. Lorsque, entre le 60e jour précédant la date de clôture du scrutin et le 10e jour suivant cette date, le secrétaire est empêché d’agir par suite d’absence ou de maladie, refuse d’agir ou se porte candidat à l’élection, il en informe le Conseil d’administration qui désigne une personne pour le remplacer.

Cette personne, dûment assermentée, assume, aux fins du présent règlement, toutes les fonctions du secrétaire auquel elle est substituée.

Décision 2011-01-28, a. 4.

5. Le Conseil d’administration désigne les scrutateurs parmi les membres de l’Ordre.

Les personnes suivantes ne sont toutefois pas habilitées à devenir scrutateurs:

1°  le président de l’Ordre;

2°  les administrateurs;

3°  les candidats à l’élection en cours;

4°  les membres du comité d’inspection professionnelle, le syndic, un syndic adjoint et un syndic correspondant;

5°  le secrétaire et les employés de l’Ordre.

Décision 2011-01-28, a. 5.

6. Le secrétaire, la personne qui, le cas échéant, le remplace et les scrutateurs prêtent le serment de discrétion selon la formule fournie par le Conseil d’administration.

Décision 2011-01-28, a. 6.

SECTION III DATE DE L’ÉLECTION ET CLÔTURE DU SCRUTIN

7. La date de l’élection des administrateurs élus et du président, si celui-ci est élu au suffrage universel des membres de l’Ordre, est fixée au premier jeudi du mois de juin.

La clôture du scrutin est fixée à 16 h.

Décision 2011-01-28, a. 7.

8. Lors de l’élection de 2011 et par la suite tous les 3 ans, il y a élection des administrateurs élus pour représenter la région de la Montérégie.

Lors de l’élection de 2012 et par la suite tous les 3 ans, il y a élection des administrateurs élus pour représenter la région de Montréal et des administrateurs élus pour représenter la région Mauricie, Centre-du-Québec et Estrie.

Lors de l’élection de 2013 et par la suite tous les 3 ans, il y a élection des administrateurs élus pour représenter la région Est, la région de Québec, la région Outaouais, Abitibi-Témiscamingue et Laurentides, la région Chaudière-Appalaches et la région Laval et Lanaudière.

Décision 2011-01-28, a. 8.

SECTION IV DURÉE DES MANDATS

9. Le président de l’Ordre est élu pour un mandat de 3 ans. Il ne peut être élu pour plus de 3 mandats consécutifs.

Décision 2011-01-28, a. 9.

10. Les administrateurs de l’Ordre sont élus pour un mandat de 3 ans. Ils sont rééligibles.

Décision 2011-01-28, a. 10.

SECTION V MODALITÉS CONCERNANT L’ÉLECTION DU PRÉSIDENT ET DES ADMINISTRATEURS AU SUFFRAGE UNIVERSEL DES MEMBRES DE L’ORDRE

§ 1 . — Formalités préalables au vote

11. Entre le 60e et le 45e jour qui précèdent la date de la clôture du scrutin, le secrétaire transmet à chacun des membres de l’Ordre ayant droit de vote dans la région où un administrateur doit être élu:

1°  un avis indiquant la date et l’heure de clôture du scrutin et les conditions requises pour être candidat et pour voter conformément au Code des professions (chapitre C-26);

2°  un bulletin de présentation de candidature pour un poste d’administrateur;

3°  un formulaire de présentation du candidat.

Dans le cas où l’élection du président doit se faire au suffrage universel des membres, le secrétaire transmet à tous les membres l’avis prescrit au paragraphe 1 du premier alinéa, un bulletin de présentation de candidature pour le poste de président ainsi qu’un formulaire de présentation du candidat au poste de président.

Décision 2011-01-28, a. 11.

12. Un membre ne peut signer plus d’un bulletin de présentation de candidature.

Si la signature d’un membre apparaît sur plus d’un bulletin pour chaque poste à pourvoir, sa signature est rayée de tous les bulletins.

Décision 2011-01-28, a. 12.

13. Le bulletin de présentation de candidature doit être remis au secrétaire au plus tard à 16 h, le 30e jour précédant la date fixée pour la clôture du scrutin. Il doit être dûment rempli et accompagné du formulaire de présentation ainsi que d’une photographie, mesurant au plus 50 mm par 70 mm, qui doit être située au coin supérieur droit du formulaire.

Décision 2011-01-28, a. 13.

14. Sur réception du bulletin de présentation de candidature dûment rempli, le secrétaire remet au candidat, en mains propres, ou lui transmet par la poste, un accusé de réception qui fait preuve de sa candidature.

Décision 2011-01-28, a. 14.

15. Le secrétaire transmet à chacun des membres de l’Ordre ayant droit de vote dans les régions électorales où un administrateur doit être élu, en plus des documents mentionnés à l’article 69 du Code des professions (chapitre C-26) et dans le délai fixé par cet article, les documents suivants:

1°  un avis informant l’électeur sur la façon de voter, de l’heure et de la date limites où les votes doivent être reçus par le secrétaire de l’Ordre;

2°  le formulaire de présentation dûment rempli par le candidat.

Dans le cas où l’élection du président est tenue au suffrage universel des membres de l’Ordre, le secrétaire transmet, dans le même délai, à tous les membres de l’Ordre ayant droit de vote, les mêmes documents.

Décision 2011-01-28, a. 15.

16. Pour la certification du bulletin de vote, la signature du secrétaire peut être apposée au moyen d’un appareil automatique ou d’un procédé électronique.

Décision 2011-01-28, a. 16.

17. Le secrétaire peut remettre un nouveau bulletin de vote certifié au membre dont le bulletin a été détérioré, maculé, raturé ou perdu ou qui ne l’a pas reçu, à condition qu’il atteste ce fait au moyen de la formule de serment fournie par le Conseil d’administration.

Décision 2011-01-28, a. 17.

§ 2 . — Le vote

18. Après avoir voté, l’électeur insère son bulletin de vote dans l’enveloppe destinée à le recevoir et sur laquelle sont notamment écrits, conformément à l’article 69 du Code des professions (chapitre C-26), les mots «BULLETIN DE VOTE PRÉSIDENT» et le nom de l’Ordre ou «BULLETIN DE VOTE ADMINISTRATEUR» et le nom de l’Ordre, selon le cas. Il cachète cette enveloppe et l’insère dans l’enveloppe portant la mention «ÉLECTION» et pré-adressée au secrétaire de l’Ordre, qu’il cachète également. Puis, il inscrit son numéro de permis et appose sa signature, dans l’espace réservé à cette fin, sur l’enveloppe et la transmet au secrétaire avant l’heure et la date fixées pour la clôture du scrutin.

Décision 2011-01-28, a. 18.

19. Sur réception des enveloppes pré-adressées qui lui parviennent avant la clôture du scrutin, le secrétaire enregistre le nom des électeurs, appose ses initiales, la date et l’heure de leur réception sur les enveloppes, sans les ouvrir, puis les dépose dans une boîte de scrutin scellée.

Décision 2011-01-28, a. 19.

§ 3 . — Opérations consécutives au vote

20. Lorsque le dépouillement du vote n’est pas effectué immédiatement après la clôture du scrutin, le secrétaire appose, à l’heure fixée pour la clôture du scrutin, les derniers scellés sur les boîtes de scrutin.

Les scrutateurs, de même que chaque candidat ou son représentant dûment autorisé par une procuration signée par le candidat, ont le droit d’assister à l’apposition des scellés sur les boîtes de scrutin.

Décision 2011-01-28, a. 20.

21. Après la clôture du scrutin et au plus tard le 10e jour suivant cette date, le secrétaire procède, au siège de l’Ordre, au dépouillement du vote. À cette fin, le secrétaire convoque les scrutateurs au moyen d’un avis transmis par courrier ou par un procédé électronique au moins 3 jours avant la date fixée pour le dépouillement du vote.

Décision 2011-01-28, a. 21.

22. Peut également être présent au dépouillement du vote, tout candidat qui le désire ou son représentant dûment autorisé par une procuration signée par le candidat.

Le candidat ou son représentant prêtent le serment de discrétion au moyen de la formule fournie par le Conseil d’administration.

Décision 2011-01-28, a. 22.

23. Le secrétaire rejette, sans les ouvrir, les enveloppes pré-adressées qui lui sont parvenues et qu’il juge non conformes au Code des professions (chapitre C-26), au présent règlement ou qui proviennent de personnes qui n’étaient pas membres de l’Ordre le 45e jour précédant la date fixée pour la clôture du scrutin.

Décision 2011-01-28, a. 23.

24. Si plusieurs enveloppes pré-adressées provenant d’un même électeur parviennent au secrétaire, concernant un vote pour un même poste, ce dernier n’accepte que la première enveloppe reçue et rejette les autres.

Décision 2011-01-28, a. 24.

25. Le secrétaire ouvre chacune des enveloppes pré-adressées qui lui sont parvenues et qu’il a jugées conformes. Il en retire l’enveloppe contenant le bulletin de vote sur laquelle sont écrits les mots «BULLETIN DE VOTE ADMINISTRATEUR» et le nom de l’Ordre et, le cas échéant, celle sur laquelle se trouvent écrits les mots «BULLETIN DE VOTE PRÉSIDENT» et le nom de l’Ordre. Puis il dispose, sans les détruire, des enveloppes pré-adressées de façon à éviter qu’elles puissent être associées aux enveloppes contenant les bulletins de vote.

Décision 2011-01-28, a. 25.

26. Le secrétaire examine toutes les enveloppes contenant les bulletins de vote. Il rejette, sans les ouvrir, les enveloppes qu’il juge non conformes ou qui portent une marque permettant d’identifier l’électeur, de même que les bulletins de vote qui ne sont pas insérés dans les enveloppes destinées à les recevoir.

Décision 2011-01-28, a. 26.

27. Le secrétaire ouvre les enveloppes contenant les bulletins de vote jugées conformes et en retire les bulletins de vote.

Outre les cas prévus à l’article 74 du Code des professions (chapitre C-26), le secrétaire rejette tout bulletin de vote qui est détérioré, maculé ou raturé de manière à rendre impossible l’identification du candidat choisi par le votant.

Décision 2011-01-28, a. 27.

28. Le secrétaire considère toute contestation soulevée au sujet de la validité d’un bulletin de vote et en décide immédiatement.

Décision 2011-01-28, a. 28.

29. Immédiatement après avoir compté les bulletins de vote, le secrétaire dresse et signe un relevé du scrutin pour l’élection des administrateurs et, le cas échéant, pour l’élection du président, qu’il fait contresigner par les scrutateurs.

Décision 2011-01-28, a. 29.

30. Dès que les candidats sont déclarés élus, le secrétaire dépose dans des enveloppes distinctes les bulletins de vote jugés valides, ceux qui ont été rejetés, ceux qui n’ont pas été utilisés ainsi que toutes les enveloppes, y compris celles rejetées.

Il scelle ensuite ces enveloppes. Le secrétaire et les scrutateurs apposent leurs initiales sur les scellés.

Ces enveloppes sont conservées pendant une année et après ce délai, le secrétaire peut en disposer, sauf si une procédure en contestation d’élection a été signifiée à l’Ordre, auquel cas le secrétaire doit conserver tous ces documents jusqu’au jugement final.

Décision 2011-01-28, a. 30.

31. Dans les 15 jours suivant le jour du dépouillement du vote, le secrétaire doit transmettre une copie du relevé du scrutin à chacun des candidats.

En outre, il doit faire un rapport détaillé du résultat du scrutin à la première réunion du Conseil d’administration et à l’assemblée générale annuelle des membres qui suivent l’élection.

Décision 2011-01-28, a. 31.

SECTION VI ENTRÉE EN FONCTION DU PRÉSIDENT ET DES ADMINISTRATEURS ÉLUS

32. Les administrateurs élus et le président élu au suffrage universel des membres de l’Ordre entrent en fonction à la première réunion du Conseil d’administration suivant la date de leur élection.

Cette réunion doit être tenue avant l’assemblée générale annuelle.

Décision 2011-01-28, a. 32.

33. Le président élu au suffrage des administrateurs élus entre en fonction dès la clôture de la réunion du Conseil d’administration tenue pour son élection. Il doit maintenir sa qualité d’administrateur pendant toute la durée de son mandat.

Décision 2011-01-28, a. 33.

SECTION VII MODALITÉS CONCERNANT L’ÉLECTION DU PRÉSIDENT AU SUFFRAGE DES ADMINISTRATEURS ÉLUS

34. L’élection du président, si celui-ci est élu au suffrage des administrateurs élus, a lieu à l’expiration du mandat du président sortant, lors d’une réunion du Conseil d’administration qui doit être tenue avant l’assemblée générale annuelle suivant l’élection des administrateurs.

Décision 2011-01-28, a. 34.

35. L’élection du président au suffrage des administrateurs élus est tenue selon les modalités suivantes:

1°  le secrétaire convoque le Conseil d’administration à cette fin, au moyen d’un avis écrit transmis par courrier ou par un procédé électronique, au moins 5 jours avant la date fixée pour la tenue de la réunion. L’avis de convocation doit indiquer l’objet, le lieu, la date et l’heure de la réunion;

2°  cette réunion se tient sous la présidence d’un administrateur choisi par les membres du Conseil d’administration parmi les administrateurs nommés par l’Office des professions du Québec;

3°  pour se porter candidat à la présidence, un administrateur élu doit transmettre sa candidature par écrit au secrétaire de l’Ordre. La période pour déposer une candidature se termine 5 jours ouvrables avant la date de la réunion;

4°  s’il y a plus d’un candidat, chacun d’eux énonce à tour de rôle, lors de la réunion, ses objectifs avant la tenue du scrutin secret;

5°  le secrétaire remet à tous les administrateurs élus présents à la réunion un bulletin de vote contenant les éléments suivants:

a)  l’année de l’élection;

b)  dans l’ordre alphabétique, le nom des administrateurs élus qui se portent candidats;

c)  un espace matérialisé à droite de chacun des noms, réservé à l’exercice du droit de vote;

6°  il est fait autant de tours de scrutin que nécessaire pour dégager une majorité absolue;

7°  à compter du deuxième tour, seuls sont éligibles les candidats qui ont recueilli un vote au tour précédent; le ou les candidats qui ont obtenu, à égalité le cas échéant, le moins de votes cessent toutefois d’être éligibles, sauf si cela a pour effet de laisser un seul candidat en lice pour le poste; un candidat peut retirer sa candidature;

8°  le secrétaire communique les résultats après chaque tour de scrutin et déclare élue la personne qui a obtenu la majorité absolue des voix;

9°  l’administrateur nommé par l’Office des professions du Québec choisi pour présider la réunion agit en tant que scrutateur de l’élection avec le secrétaire.

Décision 2011-01-28, a. 35.

SECTION VIII DISPOSITION TRANSITOIRE

36. Malgré l’article 8, les administrateurs élus dans la région de Montréal et la région Mauricie, Centre-du-Québec et Estrie, aux élections de 2008 demeurent en poste jusqu’à l’entrée en fonction des administrateurs élus aux élections de 2012. Les administrateurs élus dans la région Est, la région de Québec, la région Outaouais, Abitibi-Témiscamingue et Laurentides, la région Chaudière-Appalaches et la région Laval et Lanaudière, aux élections de 2008, demeurent en poste jusqu’à l’entrée en fonction des administrateurs élus aux élections de 2013.

Décision 2011-01-28, a. 36.

37. Le présent règlement remplace le Règlement sur les élections au Conseil d’administration de l’Ordre professionnel des médecins vétérinaires du Québec (chapitre M-8, r. 10).

Décision 2011-01-28, a. 37.

38. (Omis).

Décision 2011-01-28, a. 38.

RÉFÉRENCES

Décision 2011-01-28, 2011 G.O. 2, 773