M-35.1, r. 64 - Règlement sur la conservation et l’accès aux documents du Syndicat des producteurs de bois de la Côte-du-Sud

À jour au 1^er septembre 2012

Ce document a valeur officielle.

chapitre M-35.1, r. 64

Règlement sur la conservation et l’accès aux documents du Syndicat des producteurs de bois de la Côte-du-Sud

Loi sur la mise en marché des produits agricoles, alimentaires et de la pêche

(chapitre M-35.1, a. 71).

Décision 5361. Décision 7040, a. 1.

SECTION I DISPOSITION GÉNÉRALE

1. Le présent règlement s’applique aux documents du Syndicat des producteurs de bois de la Côte-du-Sud, quelle que soit leur forme ou leur mode de conservation.

Décision 5361, a. 1; Décision 7040, a. 1.

SECTION II CONSERVATION

2. Les documents du Syndicat sont conservés, de façon la plus sécuritaire possible, à son siège. Pour les documents visés à l’article 3 et les documents d’usage courant, le Syndicat peut cependant, par résolution, convenir d’un autre lieu d’entreposage.

Décision 5361, a. 2; Décision 7040, a. 1.

3. Les documents suivants doivent être conservés pour une durée illimitée:

— documents constitutifs et leurs amendements;

— règlements généraux, règlements de régie interne et tout autre règlement adopté;

— rapports annuels et financiers ainsi que toute déclaration requise par la Loi;

— procès-verbaux des assemblées des producteurs, des assemblées du conseil d’administration et des assemblées du conseil exécutif.

Décision 5361, a. 3.

4. Les documents suivants doivent être conservés pour une durée d’au moins 6 ans, à partir de leur échéance:

— contrats relatifs à des services professionnels ou à la vente ou l’achat d’effets mobiliers;

— chèques, lettres de change et autres effets de commerce;

— conventions, sentences arbitrales ou décisions de la Régie des marchés agricoles et alimentaires du Québec;

— le cas échéant, tout dossier relatif au contingentement et à la production.

Lorsque le délai prévu à l’article 4 est échu, le Syndicat peut détruire les documents concernés.

Décision 5361, a. 4; Décision 7040, a. 1.

SECTION III ACCÈS

5. Sous réserve du Règlement sur le fichier des producteurs visés par le Plan conjoint des producteurs de bois de la Côte-du-Sud (chapitre M-35.1, r. 68) et sous réserve des exceptions ci-après prévues, certains documents du Syndicat peuvent être accessibles aux producteurs visés par le Plan conjoint des producteurs de bois de la Côte-du-Sud (chapitre M-35.1, r. 73). Le producteur qui fait une demande devra cependant la justifier.

Décision 5361, a. 5; Décision 7040, a. 1.

6. Un document contenant des renseignements relatifs à un producteur n’est accessible qu’à ce producteur.

Décision 5361, a. 6.

7. Tout document d’affaires à caractère nominatif intervenu avec le Syndicat n’est accessible qu’aux administrateurs du Syndicat.

Décision 5361, a. 7; Décision 7040, a. 1.

8. Sous réserve de prescription au contraire dans la Loi, le Syndicat peut refuser l’accès aux procès-verbaux des assemblées du conseil d’administration, du conseil exécutif, des comités formés par ses conseils ainsi qu’à tout document ayant trait à ses opérations financières ou commerciales courantes.

Décision 5361, a. 8; Décision 7040, a. 1.

9. Le droit d’accès à un document s’exerce par consultation sur place pendant les heures de travail; il s’exerce également, lorsque réalisable par l’obtention d’une copie. À la demande du requérant, un document informatisé doit être communiqué sous la forme d’une transcription écrite et intelligible.

Décision 5361, a. 9.

10. L’accès à un document est gratuit. Le Syndicat peut toutefois exiger du requérant des frais n’excédant pas le coût de sa transcription, de sa reproduction et de sa transmission.

Décision 5361, a. 10; Décision 7040, a. 1.

SECTION IV DISPOSITION FINALE

11. (Omis).

Décision 5361, a. 11.

RÉFÉRENCES

Décision 5361, 1991 G.O. 2, 3547

Décision 7040, 2000 G.O. 2, 1642