M-35.1, r. 53.1 - Règlement sur le fichier des producteurs de bois et sur la conservation et l’accès aux documents de l’Association des propriétaires de boisés de la Beauce

À jour au 1^er septembre 2012

Ce document a valeur officielle.

chapitre M-35.1, r. 53.1

Règlement sur le fichier des producteurs de bois et sur la conservation et l’accès aux documents de l’Association des propriétaires de boisés de la Beauce

Loi sur la mise en marché des produits agricoles, alimentaires et de la pêche

(chapitre M-35.1, a. 71).

CHAPITRE 1 FICHIER DES PRODUCTEURS

1. L’Association des propriétaires de boisés de la Beauce dresse et tient à jour un fichier dans lequel sont inscrits les nom et adresse de chaque producteur visé par le Plan conjoint des producteurs de bois de la Beauce (chapitre M-35.1, r. 57) dont il connaît l’identité.

Décision 9562, a. 1.

2. Toute demande d’inscription, de radiation ou de correction doit être adressée par écrit à l’Association, avec un exposé sommaire des faits la justifiant. Avant de rendre une décision, l’Association peut requérir toute autre preuve qu’elle juge nécessaire.

Décision 9562, a. 2.

3. Lorsque l’Association refuse de donner suite à une demande qui lui est soumise en vertu de l’article 2, elle doit en informer par écrit le producteur et lui indiquer les motifs justifiant sa décision.

Décision 9562, a. 3.

4. Conformément à l’article 71 de la Loi sur la mise en marché des produits agricoles, alimentaires et de la pêche (chapitre M-35.1), il appartient au producteur de vérifier son inscription au fichier en s’adressant à l’Association. Il peut exiger de l’Association une confirmation écrite de son inscription.

Décision 9562, a. 4.

CHAPITRE 2 CONSERVATION ET ACCÈS AUX DOCUMENTS

SECTION I CONSERVATION DES DOCUMENTS

5. Les documents de l’Association relatifs à l’application du Plan conjoint sont conservés au siège de l’Association.

Décision 9562, a. 5.

6. Les documents suivants doivent être conservés pour une durée illimitée:

1°  l’acte constitutif de l’Association et ses amendements;

2°  le Plan conjoint;

3°  les règlements généraux et les règlements de régie interne;

4°  les rapports annuels d’activités et les états financiers requis par la Loi;

5°  les procès-verbaux des assemblées des membres de l’Association, des producteurs visés par le Plan conjoint, du conseil d’administration, du conseil exécutif.

Décision 9562, a. 6.

7. Les documents suivants doivent être conservés pour une durée d’au moins 6 ans à compter de la date de la fin de l’exercice financier concerné ou de leur échéance:

1°  les conventions de mise en marché, les contrats de services professionnels et les contrats de vente ou d’achat de biens mobiliers;

2°  les livres et registres comptables ainsi que les pièces justificatives;

3°  tout document relatif au contingentement.

Décision 9562, a. 7.

SECTION II ACCÈS AUX DOCUMENTS

8. Sous réserve des dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (chapitre P-39.1), tout producteur visé par le Plan conjoint qui en fait la demande à l’Association a droit d’accès aux documents.

Ce droit ne s’étend toutefois pas aux procès-verbaux du conseil d’administration, du conseil exécutif et des comités formés par ces conseils ainsi qu’aux documents relatifs aux opérations financières et commerciales.

Décision 9562, a. 8.

9. Un document contenant des renseignements personnels n’est accessible qu’à la personne concernée.

Décision 9562, a. 9.

10. Le droit d’accès à un document s’exerce par consultation sur place durant les heures habituelles d’ouverture.

Le requérant peut également obtenir une copie du document, à moins que sa reproduction ne nuise à sa conservation ou ne soulève des difficultés pratiques en raison de sa forme. Toutefois, il ne peut transmettre à quiconque un document ainsi obtenu, en tout ou en partie, sans le consentement du secrétaire de l’Association.

Sous réserve de l’application de l’article 74 de la Loi sur la mise en marché des produits agricoles, alimentaires et de la pêche (chapitre M-35.1), le deuxième alinéa ne s’applique pas au fichier des producteurs.

Décision 9562, a. 10.

11. L’accès à un document est gratuit.

Toutefois, des frais n’excédant pas le coût de sa transcription, de sa reproduction ou de sa transmission peuvent être exigés.

Décision 9562, a. 11.

12. Le présent règlement remplace le Règlement sur le fichier des producteurs de bois de la Beauce (chapitre M-35.1 r. 53) et le Règlement sur la conservation et l’accès aux documents de l’Association des propriétaires de boisés de la Beauce (chapitre M-35.1, r. 50).

Décision 9562, a. 12.

13. (Omis).

Décision 9562, a. 13.

RÉFÉRENCES

Décision 9562, 2011 G.O. 2, 659