M-35.1, r. 50 - Règlement sur la conservation et l’accès aux documents de l’Association des propriétaires de boisés de la Beauce

À jour au 1^er septembre 2012

Ce document a valeur officielle.

chapitre M-35.1, r. 50

Règlement sur la conservation et l’accès aux documents de l’Association des propriétaires de boisés de la Beauce

Loi sur la mise en marché des produits agricoles, alimentaires et de la pêche

(chapitre M-35.1, a. 71).

Remplacé, Décision 9562, 2011 G.O. 2, 659; eff. 2011-01-26; voir c. M-35.1, r. 53.1

SECTION I GÉNÉRALITÉS

1. Le présent règlement s’applique aux documents de l’Association des propriétaires de boisés de la Beauce quelle que soit leur forme.

Décision 5537, a. 1; Décision 8440, a. 1.

SECTION II CONSERVATION

2. Les documents de l’Association sont conservés à son siège. L’Association peut cependant, par résolution, convenir d’un autre lieu d’entreposage.

Décision 5537, a. 2; Décision 8440, a. 2.

3. Les documents suivants doivent être conservés pour une durée illimitée:

— documents constitutifs et leurs amendements;

— règlements généraux, règlements de régie interne et tout autre règlement adopté;

— rapports annuels et financiers ainsi que toute déclaration requise par la Loi;

— procès-verbaux des assemblées de membres et de producteurs, des assemblées du conseil d’administration et des assemblées du conseil exécutif.

Décision 5537, a. 3.

4. Les documents suivants doivent être conservés pour une durée d’au moins 6 ans, à partir de leur échéance:

— contrats relatifs à des services professionnels ou à la vente ou l’achat d’effets mobiliers;

— chèques, lettres de change et autres effets de commerce;

— conventions, sentences arbitrales ou décisions de la Régie des marchés agricoles et alimentaires du Québec;

— le cas échéant, tout dossier relatif au contingentement et à la production.

Décision 5537, a. 4.

SECTION III ACCÈS

5. Sous réserve du Règlement sur le fichier des producteurs de bois de la Beauce (chapitre M-35.1, r. 53) et des articles 6 et 7, les documents de l’Association sont publics et accessibles à tous les producteurs visés par le Plan conjoint des producteurs de bois de la Beauce (chapitre M-35.1, r. 57).

Décision 5537, a. 5; Décision 8440, a. 2.

6. Un document contenant des renseignements relatifs à un producteur n’est accessible qu’à ce producteur à moins que la Loi sur la mise en marché des produits agricoles, alimentaires et de la pêche (chapitre M-35.1) y pourvoie autrement.

Décision 5537, a. 6.

7. Sous réserve de prescription au contraire dans la Loi, l’Association peut refuser l’accès aux procès-verbaux des assemblées du conseil d’administration et du conseil exécutif et des comités formés par le conseil d’administration ainsi qu’à tout document ayant trait à ses opérations financières ou commerciales courantes.

Décision 5537, a. 7; Décision 8440, a. 2.

8. Le droit d’accès à un document s’exerce par consultation sur place pendant les heures de travail. Il s’exerce également, lorsque réalisable, par l’obtention d’une copie.

Décision 5537, a. 8.

9. L’accès à un document est gratuit. Des frais n’excédant pas le coût de sa transcription, de sa reproduction et de sa transmission peuvent toutefois être exigés du requérant.

Décision 5537, a. 9.

SECTION IV DISPOSITION FINALE

10. (Omis).

Décision 5537, a. 10.

RÉFÉRENCES

Décision 5537, 1992 G.O. 2, 2309

Décision 8440, 2005 G.O. 2, 6272