M-35.1, r. 289.01 - Règlement sur le fichier des producteurs visés par le Plan conjoint des producteurs de poulettes et sur la conservation et l’accès aux documents des Éleveurs de poulettes du Québec

Abrogé le 16 février 2020

Ce document a valeur officielle.

chapitre M-35.1, r. 289.01

Règlement sur le fichier des producteurs visés par le Plan conjoint des producteurs de poulettes et sur la conservation et l’accès aux documents des Éleveurs de poulettes du Québec

Loi sur la mise en marché des produits agricoles, alimentaires et de la pêche

(chapitre M-35.1, a. 71).

Abrogé, Décision 11717, 2019 G.O. 2, 5101; eff. 2020-02-16.

CHAPITRE 1 GÉNÉRALITÉS

1. Le présent règlement s’applique aux documents détenus par les Éleveurs de poulettes du Québec, que leur conservation soit assurée par ceux-ci ou par un tiers. Il s’applique quelque soit la forme de ces documents.

Décision 10012, a. 1.

CHAPITRE 2 FICHIER DES PRODUCTEURS

2. Les Éleveurs dressent et tiennent à jour un fichier dans lequel sont inscrits les nom et adresse de chaque producteur visé par le Plan conjoint des producteurs de poulettes (chapitre M-35.1, r. 289.1) dont ils connaissent l’identité, ainsi que la date de l’inscription.

Décision 10012, a. 2.

3. Toute demande d’inscription, de radiation ou de correction doit être adressée par écrit aux Éleveurs avec un exposé sommaire des faits la justifiant. Avant de rendre une décision, les Éleveurs peuvent requérir toute autre preuve qu’ils jugent nécessaire.

Lorsqu’ils refusent de donner suite à une demande qui leur est soumise, les Éleveurs doivent en informer le producteur et lui indiquer les motifs justifiant leur décision.

Décision 10012, a. 3.

4. Il appartient au producteur de vérifier son inscription au fichier en s’adressant aux Éleveurs. Il peut exiger des Éleveurs une confirmation écrite de son inscription.

Décision 10012, a. 4.

CHAPITRE 3 CONSERVATION DES DOCUMENTS

5. Les documents des Éleveurs relatifs à l’application du Plan conjoint sont conservés à leur siège. Les Éleveurs peuvent cependant, par résolution, convenir d’un autre lieu de conservation.

Décision 10012, a. 5.

6. Les documents suivants doivent être conservés pour une durée illimitée:

1°  l’acte constitutif des Éleveurs et le Plan conjoint de même que leurs amendements;

2°  le règlement général des Éleveurs et tout règlement de régie interne, de même que leurs amendements;

3°  les règlements pris pour l’application du Plan conjoint et leurs amendements;

4°  les rapports annuels d’activités, les états financiers ainsi que toute déclaration requise par la Loi;

5°  les procès-verbaux des assemblées des membres du conseil d’administration des Éleveurs, des producteurs visés par le Plan conjoint et de tout comité formé par les Éleveurs.

Décision 10012, a. 6.

7. Les documents suivants doivent être conservés au moins 6 ans à compter de leur échéance:

1°  les livres et registres comptables ainsi que les pièces justificatives;

2°  les contrats de service et les contrats relatifs à la vente ou l’achat d’effets mobiliers;

3°  les chèques, lettres de change et autres effets de commerce;

4°  les conventions de mise en marché, sentences arbitrales ou décisions de la Régie des marchés agricoles et alimentaires du Québec;

5°  tout document relatif à la perception à la source des contributions;

6°  les rapports et procès-verbaux d’enquête et d’inspection;

7°  le cas échéant, tout dossier relatif au contingentement et à la production.

Décision 10012, a. 7.

8. Tout autre document relatif à l’administration du Plan conjoint et de ses règlements doit être conservé au moins 3 ans après la fin de l’année de sa confection ou de son échéance selon la plus tardive de ces dates.

Décision 10012, a. 8.

9. Le directeur général des Éleveurs peut détruire les documents à l’expiration du délai de conservation.

Décision 10012, a. 9.

CHAPITRE 4 ACCÈS AUX DOCUMENTS

10. Sous réserve des dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (chapitre P-39.1), tout producteur visé par le Plan conjoint qui en fait la demande aux Éleveurs a droit d’accès aux documents.

Ce droit ne s’étend toutefois pas aux procès-verbaux du conseil d’administration ou de tout autre comité formé par les Éleveurs ainsi qu’aux documents relatifs aux opérations financières et commerciales qui ne sont accessibles qu’aux membres du conseil d’administration des Éleveurs.

Décision 10012, a. 10.

11. Un document contenant des renseignements personnels n’est accessible qu’au producteur concerné.

Décision 10012, a. 11.

12. Le droit d’accès à un document s’exerce par consultation sur place pendant les heures habituelles de travail.

Le requérant peut également obtenir une copie du document sauf si sa reproduction nuit à sa conservation ou soulève des difficultés pratiques en raison de sa forme. À la demande du requérant, un document informatisé doit être communiqué sous la forme d’une transcription écrite et intelligible. Toutefois, il ne peut reproduire ou transmettre à quiconque un document ainsi obtenu, en tout ou en partie, sans le consentement du directeur général des Éleveurs.

Décision 10012, a. 12.

13. L’accès à un document est gratuit. Toutefois, des frais n’excédant pas le coût de sa transcription, de sa reproduction et de sa transmission peuvent être exigés.

Décision 10012, a. 13.

14. (Omis).

Décision 10012, a. 14.

RÉFÉRENCES

Décision 10012, 2013 G.O. 2, 2907