M-35.1, r. 272 - Règlement sur la conservation et l’accès aux documents des Éleveurs de porcs du Québec

À jour au 25 septembre 2013

Ce document a valeur officielle.

chapitre M-35.1, r. 272

Règlement sur la conservation et l’accès aux documents des Éleveurs de porcs du Québec

Loi sur la mise en marché des produits agricoles, alimentaires et de la pêche

(chapitre M-35.1, a. 71).

SECTION I GÉNÉRALITÉS

1. Le présent règlement s’applique aux documents détenus par Les Éleveurs de porcs du Québec, que leur conservation soit assurée par ceux-ci ou par un tiers; il s’applique quelle que soit la forme de ces documents.

Décision 5512, a. 1; Décision 10113, a. 2.

SECTION II CONSERVATION

2. Les documents des Éleveurs sont conservés, de façon la plus sécuritaire possible, à leur siège; à l’exception des documents visés par l’article 3 et des documents d’usage courant; les Éleveurs peuvent cependant, par résolution, convenir d’un autre lieu d’entreposage.

Décision 5512, a. 2; Décision 10113, a. 2.

3. Les documents suivants sont conservés pour une durée illimitée:

— documents constitutifs et leur amendement;

— règlements généraux, règles de régie interne et tout autre règlement adopté;

— rapports annuels et états financiers ainsi que toute déclaration requise par la Loi;

— procès-verbaux des assemblées de membres et de producteurs, des assemblées du conseil d’administration et des assemblées du comité exécutif.

Décision 5512, a. 3.

4. Les documents suivants sont conservés pour une durée d’au moins 5 ans à partir de leur échéance:

— Contrats relatifs à des services professionnels ou à la vente ou l’achat d’effets mobiliers, tels que:

• régistre de paiement, de transferts bancaires et de facturation des abattoirs;

• données nécessaires à la détermination du prix de pool et du nombre de porcs assurables;

• certificats de classement;

• certificats de condamnation.

— Les chèques, cession de créances et autres effets de commerce;

— Conventions, sentence arbitrale ou décisions de la Régie des marchés agricoles et alimentaires du Québec.

Décision 5512, a. 4.

5. Les bons de réception, cédules de livraison, données d’abattage et dossiers de réclamation relatifs au fonctionnement d’un système de vente en commun doivent être conservés pour une durée normale de 2 ans.

Décision 5512, a. 5.

SECTION III ACCÈS

6. Sous réserve du Règlement sur le fichier des producteurs visés par le Plan conjoint des producteurs de porcs (chapitre M-35.1, r. 276) et sous réserve des exceptions ci-après prévues, les documents des Éleveurs sont publics et accessibles à tous les producteurs visés par le Plan conjoint des producteurs de porcs du Québec (chapitre M-35.1, r. 280).

Décision 5512, a. 6; Décision 10113, a. 2.

7. Un document concernant les renseignements relatifs à un producteur n’est accessible qu’à ce producteur.

Décision 5512, a. 7.

8. Les administrateurs des Éleveurs peuvent consulter tous les documents de leur association.

Décision 5512, a. 8; Décision 10113, a. 2.

9. Sous réserve de prescription contraire dans la Loi, les Éleveurs peuvent refuser l’accès aux procès-verbaux des assemblées du conseil d’administration et du comité exécutif ainsi qu’à tout document ayant trait à leurs opérations financières ou commerciales courantes.

Décision 5512, a. 9; Décision 10113, a. 2.

10. Le droit d’accès à un document s’exerce par consultation sur place pendant les heures de travail; il s’exerce également, lorsque réalisable, par l’obtention d’une copie. À la demande du requérant, un document informatisé doit être communiqué sous la forme d’une transaction écrite et intelligible.

Décision 5512, a. 10.

11. L’accès au document est gratuit. Les frais n’excédant pas les coûts de la transcription, de sa reproduction et de sa transmission peuvent toutefois être exigés du requérant.

Décision 5512, a. 11.

SECTION IV DISPOSITION FINALE

12. (Omis).

Décision 5512, a. 12.

RÉFÉRENCES

Décision 5512, 1992 G.O. 2, 1094

Décision 10113, 2013 G.O. 2, 4277