M-35.1, r. 262 - Règlement sur la conservation et l’accès aux documents des Producteurs de pommes de terre du Québec

À jour au 1^er septembre 2012

Ce document a valeur officielle.

chapitre M-35.1, r. 262

Règlement sur la conservation et l’accès aux documents de la Fédération des producteurs de pommes de terre du Québec

Loi sur la mise en marché des produits agricoles, alimentaires et de la pêche

(chapitre M-35.1, a. 71 et 72).

1. Le présent règlement s’applique aux documents de la Fédération des producteurs de pommes de terre du Québec se rapportant à l’application du Plan conjoint des producteurs de pommes de terre du Québec (chapitre M-35.1, r. 269), quel que soit leur forme ou leur mode de conservation.

Décision 5929, a. 1.

2. La Fédération conserve ses documents et ceux reliés à la gestion du Plan conjoint qu’elle administre, à son siège; la Fédération peut cependant, par résolution, convenir d’un autre lieu d’entreposage.

Décision 5929, a. 2.

3. La Fédération doit conserver les documents suivants pour une durée illimitée:

1°  l’acte constitutif de la Fédération et le Plan conjoint qu’elle administre de même que leurs modifications;

2°  tous les règlements pris pour l’application du Plan;

3°  les rapports annuels d’activités et les états financiers requis par la Loi;

4°  les procès-verbaux des assemblées des membres de la Fédération, des producteurs visés par le Plan, du conseil d’administration et s’il y a lieu, du comité exécutif.

Décision 5929, a. 3.

4. Les documents suivants qui se rapportent à l’application du Plan conjoint doivent être conservés pour une durée d’au moins 6 ans après la fin de l’année de leur échéance:

1°  les contrats relatifs à des services professionnels ou à la vente ou l’achat d’effets mobiliers;

2°  les chèques, lettres de change et autres effets de commerce;

3°  les conventions, sentences arbitrales ou décisions de la Régie des marchés agricoles et alimentaires du Québec;

4°  le cas échéant, tout dossier relatif au contingentement et à la production.

Décision 5929, a. 4.

5. Les documents suivants doivent être conservés pour une durée de 3 ans après la fin de l’année de leur rédaction: procès-verbaux des comités du Plan conjoint et de la Fédération.

Décision 5929, a. 5.

6. Le secrétaire de la Fédération peut détruire les documents concernés à l’expiration du délai de conservation prévu au présent règlement.

Décision 5929, a. 6.

7. Sous réserve du Règlement sur le fichier des producteurs visés par le Plan conjoint des producteurs de pommes de terre du Québec (chapitre M-35.1, r. 268), et sous réserve des exceptions prévues aux articles 8 et 9, les documents de la Fédération sont publics et accessibles aux producteurs visés par ce Plan conjoint.

Décision 5929, a. 7.

8. Un document contenant des renseignements personnels n’est accessible qu’à la personne concernée et aux membres du conseil d’administration de la Fédération.

Décision 5929, a. 8.

9. Sous réserve des dispositions des articles 39, 43, 83, 165, 166, 167, 170 et 171 de la Loi sur la mise en marché des produits agricoles, alimentaires et de la pêche (chapitre M-35.1), seuls les membres du conseil d’administration de la Fédération ont droit d’accès aux procès-verbaux du conseil d’administration, du comité exécutif et des comités de mise en marché et de négociation prévus au plan conjoint, ainsi qu’aux documents de la Fédération relatifs à ses opérations financières et commerciales courantes.

Décision 5929, a. 9.

10. Le droit d’accès à un document s’exerce par consultation sur place pendant les heures habituelles de travail; il s’exerce également, lorsque réalisable, par l’obtention d’une copie. À la demande du requérant, un document informatisé doit être communiqué sous la forme d’une transcription écrite et intelligible.

Décision 5929, a. 10.

11. La consultation à un document est gratuite, sauf les frais de transcription, de reproduction et de transmission.

Décision 5929, a. 11.

12. (Omis).

Décision 5929, a. 12.

RÉFÉRENCES

Décision 5929, 1993 G.O. 2, 7097

L.Q. 2006, c. 22, a. 177