M-35.1, r. 247 - Règlement sur la conservation et l’accès aux documents de l’Office des producteurs de plants forestiers du Québec

À jour au 1^er septembre 2012

Ce document a valeur officielle.

chapitre M-35.1, r. 247

Règlement sur la conservation et l’accès aux documents de l’Office des producteurs de plants forestiers du Québec

Loi sur la mise en marché des produits agricoles, alimentaires et de la pêche

(chapitre M-35.1, a. 71).

1. Le présent règlement s’applique aux documents de l’Office des producteurs de plants forestiers du Québec se rapportant à l’application du Plan conjoint des producteurs de plants forestiers du Québec (chapitre M-35.1, r. 252) quelle que soit leur forme ou leur mode de conservation.

Décision 7401, a. 1.

2. L’Office conserve à son siège ses documents et ceux reliés à la gestion du Plan conjoint qu’il administre; l’Office peut cependant, par résolution, convenir d’un autre lieu d’entreposage.

Décision 7401, a. 2.

3. L’Office doit conserver les documents suivants pour une durée illimitée:

1°  le Plan conjoint qu’il administre de même que leurs modifications;

2°  tous les règlements pris pour l’application du Plan;

3°  les rapports annuels d’activité et les états financiers requis par la Loi;

4°  les procès-verbaux des assemblées des producteurs visés par le Plan, du conseil d’administration et, s’il y a lieu, du comité exécutif.

Décision 7401, a. 3.

4. Les documents suivants qui se rapportent à l’application du Plan conjoint doivent être conservés pour une durée d’au moins 6 ans, à partir de leur échéance:

1°  les contrats relatifs à des services professionnels ou à la vente ou l’achat d’effets mobiliers;

2°  les chèques, lettres de change et autres effets de commerce;

3°  les conventions, sentences arbitrales ou décisions de la Régie des marchés agricoles et alimentaires du Québec.

Décision 7401, a. 4.

5. Le secrétaire de l’Office peut détruire les documents concernés à l’expiration du délai de conservation prévu au présent règlement.

Décision 7401, a. 5.

6. Sous réserve du Règlement sur le fichier et les renseignements des producteurs de plants forestiers du Québec (chapitre M-35.1, r. 250) et des articles 7 et 8, les documents de l’Office sont publics et accessibles aux producteurs visés par le Plan conjoint des producteurs de plants forestiers du Québec (chapitre M-35.1, r. 252). Le producteur qui fait une demande d’accès devra cependant la justifier verbalement au secrétaire de l’Office ou à son représentant.

Décision 7401, a. 6.

7. Un document contenant des renseignements personnels n’est accessible qu’à la personne concernée et aux membres du conseil d’administration.

Décision 7401, a. 7.

8. Sous réserve des dispositions des articles 39, 43, 83, 165, 166, 167, 170 et 171 de la Loi sur la mise en marché des produits agricoles, alimentaires et de la pêche (chapitre M-35.1), l’accès aux procès-verbaux des assemblées du conseil d’administration et à ceux du comité exécutif, ainsi qu’à tout document de l’Office ayant trait aux opérations financières et commerciales courantes est limité aux producteurs concernés par ces documents ou aux membres du conseil d’administration.

Décision 7401, a. 8.

9. Le droit d’accès à un document s’exerce par consultation sur place pendant les heures habituelles de travail; il s’exerce également, lorsque réalisable, par l’obtention d’une copie. À la demande du requérant, un document informatisé doit être communiqué sous la forme d’une transcription écrite et intelligible.

Décision 7401, a. 9.

10. La consultation d’un document est gratuite, sauf les frais de transcription, de reproduction ou de transmission du document consulté.

Décision 7401, a. 10.

11. (Omis).

Décision 7401, a. 11.

RÉFÉRENCES

Décision 7401, 2001 G.O. 2, 7582

L.Q. 2006, c. 22, a. 177