M-35.1, r. 241 - Règlement sur la conservation et l’accès aux documents des Éleveurs d'ovins du Québec

À jour au 1^er octobre 2024

Ce document a valeur officielle.

chapitre M-35.1, r. 241

Règlement sur la conservation et l’accès aux documents des Éleveurs d'ovins du Québec

Loi sur la mise en marché des produits agricoles, alimentaires et de la pêche

(chapitre M-35.1, a. 71 et 72).

Décision 5935; Décision 11209, a. 1.

1. Le présent règlement s’applique aux documents des Éleveurs d’ovins du Québec se rapportant à l’application du Plan conjoint des producteurs d’ovins du Québec (chapitre M-35.1, r. 245), quel que soit leur forme ou leur mode de conservation.

Décision 5935, a. 1.

2. Les Éleveurs conservent leurs documents et ceux reliés à la gestion du plan conjoint qu’ils administrent, à leur siège; Les Éleveurs peuvent cependant, par résolution, convenir d’un autre lieu d’entreposage.

Décision 5935, a. 2.

3. Les Éleveurs doivent conserver les documents suivants pour une durée illimitée:

1°  l’acte constitutif des Éleveurs et le plan conjoint qu’ils administrent de même que leurs modifications;

2°  tous les règlements pris pour l’application du plan;

3°  les rapports annuels d’activités et les états financiers requis par la Loi;

4°  les procès-verbaux des assemblées des membres des Éleveurs d'ovins du Québec, des producteurs visés par le plan, du conseil d’administration et, s’il y a lieu, du comité exécutif.

Décision 5935, a. 3.

4. Les documents suivants qui se rapportent à l’application du plan doivent être conservés pour une durée d’au moins 6 ans après la fin de l’année de leur échéance:

1°  les contrats relatifs à des services professionnels ou à la vente ou l’achat d’effets mobiliers;

2°  les chèques, lettres de change et autres effets de commerce;

3°  les conventions, sentences arbitrales ou décisions de la Régie des marchés agricoles et alimentaires du Québec;

4°  le cas échéant, tout dossier relatif au contingentement et à la production.

Décision 5935, a. 4.

5. Tout autre document relatif à l’administration du plan et des règlements et qui n’est pas mentionné aux articles précédents doit être conservé pour une durée d’au moins 3 ans après la fin de l’année de sa confection ou de son échéance.

Décision 5935, a. 5.

6. Le secrétaire des Éleveurs peut détruire les documents concernés à l’expiration du délai de conservation prévu au présent règlement.

Décision 5935, a. 6.

7. Sous réserve du Règlement sur le fichier des producteurs visés par le Plan conjoint des producteurs d’ovins du Québec (chapitre M-35.1, r. 244), et sous réserve des exceptions prévues aux articles 8 et 9, les documents des Éleveurs sont publics et accessibles aux producteurs visés par ce plan conjoint.

Décision 5935, a. 7.

8. Un document contenant des renseignements personnels n’est accessible qu’à la personne concernée.

Décision 5935, a. 8.

9. Sous réserve des dispositions des articles 39, 43, 83, 165, 166, 167, 170 et 171 de la Loi sur la mise en marché des produits agricoles, alimentaires et de la pêche (chapitre M-35.1), seuls les membres du conseil d’administration des Éleveurs ont droit d’accès aux procès-verbaux des assemblées du conseil d’administration et du comité exécutif ainsi qu’aux documents des Éleveurs ayant trait à leurs opérations financières et commerciales courantes.

Décision 5935, a. 9.

10. Le droit d’accès à un document s’exerce par consultation sur place pendant les heures habituelles de travail; il s’exerce également, lorsque réalisable, par l’obtention d’une copie. À la demande du requérant, un document informatisé doit être communiqué sous la forme d’une transcription écrite et intelligible.

Décision 5935, a. 10.

11. La consultation d’un document est gratuite, sauf les frais de transcription, de reproduction et de transmission.

Décision 5935, a. 11.

12. (Omis).

Décision 5935, a. 12.

RÉFÉRENCES

Décision 5935, 1993 G.O. 2, 7102

L.Q. 2006, c. 22, a. 177

Décision 11209, 2017 G.O. 2, 1633