M-35.1, r. 231 - Règlement sur la conservation et l’accès aux documents de la Fédération des producteurs d’oeufs du Québec

À jour au 16 février 2020

Ce document a valeur officielle.

chapitre M-35.1, r. 231

Règlement sur la conservation et l’accès aux documents de la Fédération des producteurs d’oeufs du Québec

Loi sur la mise en marché des produits agricoles, alimentaires et de la pêche

(chapitre M-35.1, a. 71).

Décision 5332; Décision 10489, a. 1.

SECTION I GÉNÉRALITÉ

1. Le présent règlement s’applique aux documents détenus par la Fédération des producteurs d’oeufs du Québec, que leur conservation soit assurée par elle ou par un tiers; il s’applique quelle que soit la forme de ces documents.

Décision 5332, a. 1; Décision 10489, a. 1.

SECTION II CONSERVATION

2. Les documents de la Fédération sont conservés, de façon la plus sécuritaire possible, à son siège; à l’exception des documents visés à l’article 3 et des documents d’usage courant, la Fédération peut cependant, par résolution, convenir d’un autre lieu d’entreposage.

Décision 5332, a. 2.

3. Les documents suivants doivent être conservés pour une durée illimitée:

— documents constitutifs et leurs amendements;

— règlements généraux, règlements de régie interne et tout autre règlement adopté;

— rapports annuels et financiers ainsi que toute déclaration requise par la Loi;

— procès-verbaux des assemblées de membres et de producteurs, du conseil d’administration, du conseil exécutif et du Comité des éleveurs de poulettes.

Décision 5332, a. 3; Décision 11717, a. 1.

4. Les documents suivants doivent être conservés pour une durée d’au moins 6 ans, à partir de leur échéance:

— contrats relatifs à des services professionnels ou à la vente ou l’achat d’effets mobiliers;

— chèques, lettres de change et autres effets de commerce;

— conventions, sentences arbitrales ou décisions de la Régie des marchés agricoles et alimentaires du Québec;

— le cas échéant, tout dossier relatif au contingentement et à la production.

Décision 5332, a. 4.

SECTION III ACCÈS

5. Sous réserve du Règlement sur le fichier des producteurs visés par le Plan conjoint des producteurs d’oeufs de consommation et de poulettes du Québec (chapitre M-35.1, r. 235) et sous réserve des exceptions ci-après prévues, les documents de la Fédération sont accessibles à tous les producteurs visés par le Plan conjoint des producteurs d’oeufs de consommation et de poulettes du Québec (chapitre M-35.1, r. 238.1).

Décision 5332, a. 5; Décision 11717, a. 2.

6. Un document contenant des renseignements relatifs à un producteur n’est accessible qu’à ce producteur.

Décision 5332, a. 6.

7. Sous réserve des dispositions de la Loi, les procès-verbaux des assemblées du conseil d’administration, du conseil exécutif et du Comité des éleveurs de poulettes ainsi que tout document ayant trait aux opérations financières ou commerciales courantes de la Fédération ne sont accessibles qu’aux membres du conseil d’administration, sauf quant aux procès-verbaux du Comité des éleveurs de poulettes qui sont également accessibles aux membres de ce comité.

Décision 5332, a. 7; Décision 11717, a. 3.

8. Le droit d’accès à un document s’exerce par consultation sur place pendant les heures normales de travail; il s’exerce également, lorsque réalisable, par l’obtention d’une copie. À la demande du requérant, un document informatisé doit être communiqué sous la forme d’une transcription écrite et intelligible.

Décision 5332, a. 8.

9. L’accès à un document est gratuit. Des frais n’excédant pas le coût de sa transcription, de sa reproduction et de sa transmission peuvent toutefois être exigés du requérant.

Décision 5332, a. 9.

SECTION IV DISPOSITION FINALE

10. (Omis).

Décision 5332, a. 10.

RÉFÉRENCES

Décision 5332, 1991 G.O. 2, 2649

Décision 10489, 2014 G.O. 2, 3989

Décision 11717, 2019 G.O. 2, 5101