M-35.1, r. 22 - Règlement sur la conservation et l’accès aux documents du Syndicat des producteurs de bleuets du Québec

À jour au 1^er septembre 2012

Ce document a valeur officielle.

chapitre M-35.1, r. 22

Règlement sur la conservation et l’accès aux documents du Syndicat des producteurs de bleuets du Québec

Loi sur la mise en marché des produits agricoles, alimentaires et de la pêche

(chapitre M-35.1, a. 71).

1. Le présent règlement s’applique aux documents du Syndicat des producteurs de bleuets du Québec se rapportant à l’application du Plan conjoint des producteurs de bleuets du Québec, quels que soient leur forme ou leur mode de conservation.

Décision 7036, a. 1.

2. Le Syndicat conserve à son siège ses documents et ceux reliés à la gestion du plan conjoint qu’il administre; le Syndicat peut cependant, par résolution, convenir d’un autre lieu d’entreposage.

Décision 7036, a. 2.

3. Le Syndicat doit conserver les documents suivants pour une durée illimitée:

1°  l’acte constitutif du Syndicat et le plan conjoint qu’il administre de même que leurs modifications;

2°  tous les règlements pris pour l’application du plan;

3°  les rapports annuels d’activités et les états financiers requis par la Loi;

4°  les procès-verbaux des assemblées des membres du Syndicat, des producteurs visés par le plan, du conseil d’administration et, s’il y a lieu, du comité exécutif.

Décision 7036, a. 3.

4. Les documents suivants qui se rapportent à l’application du plan doivent être conservés pour une durée d’au moins 6 ans après la fin de l’année de leur échéance:

1°  les contrats relatifs à des services professionnels ou à la vente ou l’achat d’effets mobiliers;

2°  les chèques, lettres de change et autres effets de commerce;

3°  les conventions, sentences arbitrales ou décisions de la Régie des marchés agricoles et alimentaires du Québec;

4°  le cas échéant, tout dossier relatif au contingentement et à la production.

Décision 7036, a. 4.

5. Tout autre document relatif à l’administration du plan et des règlements et qui n’est pas mentionné aux articles 3 et 4 doit être conservé pour une durée d’au moins 3 ans après la fin de l’année de sa confection et de son échéance.

Décision 7036, a. 5.

6. Le secrétaire du Syndicat peut détruire les documents concernés à l’expiration du délai de conservation prévu au présent règlement.

Décision 7036, a. 6.

7. Sous réserve du Règlement sur le fichier des producteurs visés par le Plan conjoint des producteurs de bleuets du Saguenay–Lac-Saint-Jean (chapitre M-35.1, r. 25) et sous réserve des exceptions prévues aux articles 8 et 9, les documents du Syndicat sont publics et accessibles aux producteurs visés par ce plan conjoint.

Décision 7036, a. 7.

8. Un document contenant des renseignements personnels n’est accessible qu’à la personne concernée.

Décision 7036, a. 8.

9. Sous réserve des dispositions des articles 39, 43, 83, 165, 167, 170 et 171 de la Loi sur la mise en marché des produits agricoles, alimentaires et de la pêche (chapitre M-35.1), seuls les membres du conseil d’administration du Syndicat ont droit d’accès aux procès-verbaux des assemblées du conseil d’administration et du comité exécutif ainsi qu’aux documents du Syndicat ayant trait à ses opérations financières et commerciales courantes.

Décision 7036, a. 9.

10. Le droit d’accès à un document s’exerce par consultation sur place pendant les heures habituelles de travail; il s’exerce également, lorsque réalisable, par l’obtention d’une copie. À la demande du requérant, un document informatisé doit être communiqué sous la forme d’une transcription écrite et intelligible.

Décision 7036, a. 10.

11. La consultation d’un document est gratuite, sauf les frais de transcription, de reproduction et de transmission.

Décision 7036, a. 11.

12. (Omis).

Décision 7036, a. 12.

RÉFÉRENCES

Décision 7036, 2000 G.O. 2, 1639

L.Q. 2006, c. 22, a. 177