M-35.1, r. 216 - Règlement sur la conservation et l’accès aux documents des Producteurs de légumes de transformation du Québec

À jour au 1^er septembre 2012

Ce document a valeur officielle.

chapitre M-35.1, r. 216

Règlement sur la conservation et l’accès aux documents de la Fédération québécoise des producteurs de fruits et légumes de transformation

Loi sur la mise en marché des produits agricoles, alimentaires et de la pêche

(chapitre M-35.1, a. 71 et 72).

1. Le présent règlement s’applique aux documents de la Fédération québécoise des producteurs de fruits et légumes de transformation se rapportant à l’application du Plan conjoint des producteurs de légumes destinés à la transformation (chapitre M-35.1, r. 221), quelle que soit leur forme ou leur mode de conservation.

Décision 5796, a. 1.

2. La Fédération conserve ses documents et ceux reliés à la gestion du Plan conjoint qu’elle administre, à son siège. La Fédération peut cependant, par résolution, convenir d’un autre lieu d’entreposage.

Décision 5796, a. 2.

3. La Fédération doit conserver les documents suivants pour une durée illimitée:

1°  l’acte constitutif de la Fédération et le Plan conjoint qu’elle administre de même que leurs amendements;

2°  tous les règlements pris pour l’application du Plan;

3°  les rapports annuels d’activités et les états financiers requis par la Loi;

4°  les procès-verbaux des assemblées des membres de la Fédération, des producteurs visés par le Plan, du conseil d’administration et, s’il y a lieu, ceux du comité exécutif.

Décision 5796, a. 3.

4. Les documents suivants qui se rapportent à l’application du Plan conjoint doivent être conservés pour une durée d’au moins 6 ans:

1°  les contrats relatifs à des services professionnels ou à la vente ou l’achat d’effets mobiliers;

2°  les chèques, lettres de change et autres effets de commerce;

3°  les conventions, sentences arbitrales ou décisions de la Régie des marchés agricoles et alimentaires du Québec;

4°  le cas échéant, tout dossier relatif au contingentement et à la production.

Décision 5796, a. 4.

5. Sous réserve du Règlement sur le fichier des producteurs visés par le Plan conjoint des producteurs de légumes destinés à la transformation (chapitre M-35.1, r. 220), et sous réserve des exceptions prévues aux articles 6 et 7, les documents de la Fédération sont publics et accessibles aux producteurs visés par ce Plan conjoint.

Décision 5796, a. 5.

6. Un document contenant des renseignements personnels n’est accessible qu’à la personne concernée.

Décision 5796, a. 6.

7. Sous réserve des dispositions des articles 39, 43, 83, 165, 166, 167, 170 et 171 de la Loi sur la mise en marché des produits agricoles, alimentaires et de la pêche (chapitre M-35.1), seuls les membres du conseil d’administration de la Fédération ont droit d’accès aux procès-verbaux du conseil d’administration et à ceux du comité exécutif, ainsi qu’aux documents de la Fédération relatifs à ses opérations financières et commerciales courantes.

Décision 5796, a. 7.

8. Le droit d’accès à un document s’exerce par consultation sur place pendant les heures habituelles de travail; il s’exerce également, lorsque réalisable, par l’obtention d’une copie. À la demande du requérant, un document informatisé doit être communiqué sous la forme d’une transcription écrite et intelligible.

Décision 5796, a. 8.

9. La consultation d’un document est gratuite, sauf les frais de transcription, de reproduction ou de transmission du document consulté.

Décision 5796, a. 9.

10. (Omis).

Décision 5796, a. 10.

RÉFÉRENCES

Décision 5796, 1993 G.O. 2, 2753

L.Q. 2006, c. 22, a. 177