M-35.1, r. 189 - Règlement sur la conservation et l’accès aux documents de la Fédération des producteurs de lait du Québec

Remplacé le 20 juin 2012

Ce document a valeur officielle.

chapitre M-35.1, r. 189

Règlement sur la conservation et l’accès aux documents de la Fédération des producteurs de lait du Québec

Loi sur la mise en marché des produits agricoles, alimentaires et de la pêche

(chapitre M-35.1, a. 71 et 72).

Remplacé, Décision 9891, 2012 G.O. 2, 3209; eff. 2012-06-20; voir c. M-35.1, r. 195.1.

1. Le présent règlement s’applique aux documents de la Fédération des producteurs de lait du Québec se rapportant à l’application du Plan conjoint (1980) des producteurs de lait du Québec (chapitre M-35.1, r. 205), quel que soit leur forme ou leur mode de conservation.

Décision 5944, a. 1.

2. La Fédération conserve ses documents et ceux reliés à la gestion du Plan conjoint qu’elle administre à son siège; la Fédération peut cependant, par résolution, convenir d’un autre lieu d’entreposage.

Décision 5944, a. 2.

3. La Fédération doit conserver les documents suivants pour une durée illimitée:

1°  l’acte constitutif de la Fédération et le Plan conjoint qu’elle administre de même que leurs modifications;

2°  tous les règlements pris pour l’application du Plan;

3°  les rapports annuels d’activités et les états financiers requis par la Loi;

4°  les procès-verbaux des assemblées des membres de la Fédération, des producteurs visés par le Plan conjoint, du conseil d’administration et, s’il y a lieu, du comité exécutif;

5°  les conventions, sentences arbitrales ou décisions de la Régie des marchés agricoles et alimentaires du Québec;

6°  les contrats relatifs à la vente ou à l’achat d’immeubles.

Décision 5944, a. 3.

4. Les documents suivants qui se rapportent à l’application du Plan conjoint doivent être conservés pour une durée d’au moins 6 ans après la fin de l’année de leur échéance:

1°  les contrats relatifs à des services ou à la vente ou l’achat d’effets mobiliers;

2°  les chèques, lettres de change et autres effets de commerce, à l’exception des chèques de paie du lait aux producteurs;

3°  les dossiers des usines;

4°  les dossiers des transporteurs;

5°  les registres comptables;

6°  tout document justifiant une transaction, à l’exception des documents visés aux articles 3, 5 et 6.

Décision 5944, a. 4.

5. Les dossiers des producteurs doivent être conservés pour une durée d’au moins 5 ans à partir de la fin de l’année laitière au cours de laquelle ils cessent leurs activités.

Décision 5944, a. 5.

6. Les documents suivants doivent être conservés pour une durée d’au moins 2 ans après la date du paiement du lait:

1°  les rapports de la cueillette du lait;

2°  les feuilles de paie aux producteurs.

Décision 5944, a. 6.

7. Le secrétaire de la Fédération ou son représentant peut détruire les documents concernés à l’expiration du délai de conservation prévu au présent règlement.

Décision 5944, a. 7.

8. Sous réserve du Règlement sur le fichier des producteurs visés par le Plan conjoint (1980) des producteurs de lait du Québec (chapitre M-35.1, r. 196), et sous réserve des exceptions prévues aux articles 9 et 10, les documents de la Fédération sont publics et accessibles aux producteurs visés par ce Plan conjoint.

Décision 5944, a. 8.

9. Un document contenant des renseignements personnels n’est accessible qu’à la personne concernée.

Décision 5944, a. 9.

10. Sous réserve des dispositions des articles 39, 43, 83, 165, 166, 167, 170 et 171 de la Loi sur la mise en marché des produits agricoles, alimentaires et de la pêche (chapitre M-35.1), seuls les membres du conseil d’administration de la Fédération ont droit d’accès aux procès-verbaux du conseil d’administration et du comité exécutif ainsi qu’à tout document ayant trait à ses opérations financières et commerciales courantes.

Décision 5944, a. 10.

11. Le droit d’accès à un document s’exerce par consultation au siège de la Fédération pendant les heures habituelles de travail; il s’exerce également, lorsque réalisable, par l’obtention d’une copie. À la demande du requérant, un document informatisé doit être communiqué sous la forme d’une transcription écrite et intelligible.

Décision 5944, a. 11.

12. La consultation d’un document est gratuite, sauf les frais de transcription, de reproduction et de transmission.

Décision 5944, a. 12.

13. (Omis).

Décision 5944, a. 13.

RÉFÉRENCES

Décision 5944, 1993 G.O. 2, 7729

L.Q. 2006, c. 22, a. 177