M-35.1, r. 145 - Règlement sur la conservation et l’accès aux documents de la Fédération des producteurs de bovins du Québec

Remplacé le 10 février 2010

Ce document a valeur officielle.

chapitre M-35.1, r. 145

Règlement sur la conservation et l’accès aux documents de la Fédération des producteurs de bovins du Québec

Loi sur la mise en marché des produits agricoles, alimentaires et de la pêche

(chapitre M-35.1, a. 71 et 72).

Remplacé, Décision 9330, 2010 G.O. 2, 716; eff. 10-02-10; voir c. M-35.1, r. 148.1

1. Le présent règlement s’applique aux documents de la Fédération des producteurs de bovins du Québec se rapportant à l’application du Plan conjoint des producteurs de bovins du Québec (chapitre M-35.1, r. 157), quelle que soit leur forme ou leur mode de conservation.

Décision 5919, a. 1.

2. La Fédération conserve ses documents et ceux reliés à la gestion du Plan conjoint qu’elle administre, à son siège; la Fédération peut cependant, par résolution, convenir d’un autre lieu d’entreposage.

Décision 5919, a. 2.

3. La Fédération doit conserver les documents suivants pour une durée illimitée:

1°  l’acte constitutif de la Fédération et le Plan conjoint qu’elle administre de même que leurs amendements;

2°  tous les règlements pris pour l’application du Plan;

3°  les rapports annuels d’activités et les états financiers requis par la Loi;

4°  les procès-verbaux des assemblées des membres de la Fédération, des producteurs visés par le Plan, du conseil d’administration, du Comité exécutif et des Comités de mise en marché et de négociation prévus au Plan conjoint.

Décision 5919, a. 3.

4. Les documents suivants qui se rapportent à l’application du Plan doivent être conservés pour une durée d’au moins 6 ans après la fin de l’année de leur échéance:

1°  les contrats relatifs à des services professionnels ou à la vente ou l’achat d’effets mobiliers;

2°  les chèques, lettres de change et autres effets de commerce;

3°  les conventions, sentences arbitrales ou décisions de la Régie des marchés agricoles et alimentaires du Québec.

Décision 5919, a. 4.

5. Les documents suivants doivent être conservés pour une durée d’au moins 5 ans après la fin de l’année de leur confection:

1°  les documents relatifs à la perception à la source des contributions;

2°  les documents relatifs à l’opération des agences de vente tels que:

a)  les rapports et procès-verbaux d’enquêtes et d’inspections;

b)  les documents relatifs au traitement des griefs;

c)  les copies des certificats de classement et de condamnation ainsi que les registres de paiement, de transfert bancaire et de facturation des abattoirs, produits ou obtenus dans le cadre de l’application du Règlement sur la production et la mise en marché des veaux de grain (Décision 7242, 01-03-15) et du Règlement sur la production et la mise en marché des bovins de réforme et des veaux laitiers du Québec (Décision 6992, remplacée par la Décision 8902, 07-11-19);

d)  les catalogues et résumés des ventes produits ou obtenus dans le cadre de l’application du Règlement sur la vente des bovins du Québec (Décision 4496, abrogée par la Décision 7246, 01-03-20).

Décision 5919, a. 5.

6. Les documents suivants doivent être conservés pour une durée d’au moins 1 an après la fin de l’année de leur confection:

1°  la liste détaillée des transactions quotidiennes dans le cadre du programme de garantie de paiement;

2°  tout autre document relatif à l’administration du Plan et qui n’est pas mentionné au présent article ou aux articles 3 à 5.

Décision 5919, a. 6.

7. Le secrétaire de la Fédération peut détruire les documents concernés à l’expiration du délai de conservation prévu au présent règlement.

Décision 5919, a. 7.

8. Sous réserve du Règlement sur le fichier des producteurs visés par le Plan conjoint des producteurs de bovins du Québec (chapitre M-35.1, r. 148), et sous réserve des exceptions prévues aux articles 9, 10 et 11, les documents de la Fédération sont publics et accessibles aux producteurs visés par ce Plan conjoint.

Décision 5919, a. 8.

9. Un document contenant des renseignements personnels n’est accessible qu’à la personne concernée.

Décision 5919, a. 9.

10. Sous réserve des dispositions des articles 39, 43, 83, 165, 166, 167, 170 et 171 de la Loi sur la mise en marché des produits agricoles, alimentaires et de la pêche (chapitre M-35.1), seuls les membres du conseil d’administration de la Fédération ont droit d’accès aux procès-verbaux du conseil d’administration, du comité exécutif et des comités de mise en marché et de négociation prévus au Plan conjoint, ainsi qu’aux documents de la Fédération relatifs à ses opérations financières et commerciales courantes.

Décision 5919, a. 10.

11. Le droit d’accès à un document s’exerce par consultation sur place pendant les heures habituelles de travail; il s’exerce également, lorsque réalisable, par l’obtention d’une copie. À la demande du requérant, un document informatisé doit être communiqué sous la forme d’une transcription écrite et intelligible.

Décision 5919, a. 11.

12. La consultation à un document est gratuite, sauf les frais de transcription, de reproduction et de transmission.

Décision 5919, a. 12.

13. (Omis).

Décision 5919, a. 13.

RÉFÉRENCES

Décision 5919, 1993 G.O. 2, 6725

L.Q. 2006, c. 22, a. 177