M-35.1, r. 115 - Règlement sur la conservation et l’accès aux documents du Syndicat des propriétaires forestiers de la région de Québec

À jour au 1^er septembre 2012

Ce document a valeur officielle.

chapitre M-35.1, r. 115

Règlement sur la conservation et l’accès aux documents du Syndicat des propriétaires forestiers de la région de Québec

Loi sur la mise en marché des produits agricoles, alimentaires et de la pêche

(chapitre M-35.1, a. 71).

Décision 5374; Décision 7975, a. 1.

SECTION I GÉNÉRALITÉ

1. Le présent règlement s’applique aux documents du Syndicat des propriétaires forestiers de la région de Québec, quelle que soit leur forme ou leur mode de conservation.

Décision 5374, a. 1; Décision 7975, a. 1.

SECTION II CONSERVATION

2. Le Syndicat conserve ses documents, de façon la plus sécuritaire possible, à son siège. Pour les documents visés à l’article 3 et les documents d’usage courant, le Syndicat peut cependant, par résolution, convenir d’un autre lieu d’entreposage.

Décision 5374, a. 2; Décision 7975, a. 2.

3. Les documents suivants doivent être conservés pour une durée illimitée:

— documents constitutifs et leurs amendements;

— règlements généraux, règlements de régie interne et tout autre règlement adopté;

— rapports annuels et financiers ainsi que toute déclaration requise par la Loi;

— procès-verbaux des assemblées de producteurs, des assemblées du conseil d’administration et des assemblées du conseil exécutif.

Décision 5374, a. 3.

4. Les documents suivants doivent être conservés pour une durée d’au moins 6 ans, à partir de leur échéance:

— contrats relatifs à des services professionnels ou à la vente ou l’achat d’effets mobiliers;

— chèques, lettres de change et autres effets de commerce;

— conventions, sentences arbitrales ou décisions de la Régie des marchés agricoles et alimentaires du Québec;

— le cas échéant, tout dossier relatif au contingentement et à la production.

Le Syndicat peut détruire les documents concernés à l’expiration du délai prévu au présent article.

Décision 5374, a. 4; Décision 7975, a. 2.

SECTION III ACCÈS

5. Sous réserve du Règlement sur le fichier des producteurs de bois de la région de Québec (chapitre M-35.1, r. 119) et sous réserve des exceptions ci-après prévues, certains documents du Syndicat peuvent être accessibles aux producteurs visés par le Plan conjoint des producteurs de bois de la région de Québec (chapitre M-35.1, r. 124). Le producteur qui fait une demande devra cependant la justifier.

Décision 5374, a. 5; Décision 7975, a. 3.

6. Un document contenant des renseignements relatifs à un producteur n’est accessible qu’à ce producteur.

Décision 5374, a. 6.

7. Tout document d’affaires à caractère nominatif intervenu avec le Syndicat n’est accessible qu’aux administrateurs du Syndicat.

Décision 5374, a. 7; Décision 7975, a. 4.

8. Sous réserve de prescription au contraire dans la Loi, le Syndicat peut refuser l’accès aux procès-verbaux des assemblées du conseil d’administration, du conseil exécutif, des comités formés par ses conseils ainsi qu’à tout document ayant trait à ses opérations financières ou commerciales courantes.

Décision 5374, a. 8; Décision 7975, a. 5.

9. Le droit d’accès à un document s’exerce par consultation sur place pendant les heures normales de travail; il s’exerce également, lorsque réalisable, par l’obtention d’une copie. À la demande du requérant, un document informatisé doit être communiqué sous la forme d’une transcription écrite et intelligible.

Décision 5374, a. 9.

10. L’accès à un document est gratuit. Des frais n’excédant pas le coût de sa transcription, de sa reproduction et de sa transmission peuvent toutefois être exigés du requérant.

Décision 5374, a. 10.

SECTION IV DISPOSITION FINALE

11. (Omis).

Décision 5374, a. 11.

RÉFÉRENCES

Décision 5374, 1991 G.O. 2, 3550

Décision 7975, 2004 G.O. 2, 1176