I-9, r. 1 - Règlement sur les affaires du Conseil d’administration, le comité exécutif et les assemblées générales de l’Ordre des ingénieurs du Québec

À jour au 1^er septembre 2012

Ce document a valeur officielle.

chapitre I-9, r. 1

Règlement sur les affaires du Conseil d’administration, le comité exécutif et les assemblées générales de l’Ordre des ingénieurs du Québec

Loi sur les ingénieurs

(chapitre I-9, a. 7).

Code des professions

(chapitre C-26, a. 93, par. a, e et f et a. 94, par. a).

SECTION I CONSEIL D’ADMINISTRATION

1. Le Conseil d’administration de l’Ordre des ingénieurs du Québec est formé de 24 administrateurs.

D. 1427-92, a. 1.

2. Une réunion ordinaire du Conseil d’administration est convoquée par le secrétaire de l’Ordre au moyen d’un avis de convocation accompagné du projet d’ordre du jour et transmis à chaque membre du Conseil d’administration au moins 5 jours avant la date de la tenue de la réunion.

D. 1427-92, a. 2.

3. Une réunion extraordinaire du Conseil d’administration est convoquée par le secrétaire au moyen d’un avis écrit accompagné du projet d’ordre du jour et transmis par la poste, par télégramme, par télécopieur ou par messager, à chaque membre du Conseil d’administration au moins 48 heures avant la date de la tenue de cette réunion.

Une réunion extraordinaire ne porte que sur les sujets pour lesquels elle a été convoquée.

D. 1427-92, a. 3.

4. Tout avis de convocation à une réunion du Conseil d’administration doit indiquer la date, l’heure et le lieu de cette réunion.

D. 1427-92, a. 4.

5. Malgré les articles 2 et 3, une réunion du Conseil d’administration est considérée comme régulièrement tenue si tous ses membres sont présents et renoncent à l’avis de convocation ou si, lorsqu’ils ne sont pas présents ou n’assistent pas physiquement à l’endroit où se tient une réunion du Conseil d’administration, tous ses membres s’expriment lors d’une conférence téléphonique et renoncent à l’avis de convocation.

D. 1427-92, a. 5.

6. Le président établit le projet d’ordre du jour de chaque réunion. L’ordre du jour adopté d’une réunion ordinaire ne peut être modifié qu’avec le consentement de tous les membres du Conseil d’administration qui participent à la réunion.

D. 1427-92, a. 6.

7. Le vice-président exerce les fonctions et pouvoirs du président en cas d’absence ou d’empêchement de ce dernier.

D. 1427-92, a. 7.

8. Le vice-président préside la réunion du Conseil d’administration lorsque le président demande à prendre part au débat.

Le Conseil d’administration désigne l’un de ses membres pour présider la réunion lorsque le président et le vice-président sont absents ou demandent à prendre part au débat.

D. 1427-92, a. 8.

9. Le président constate s’il y a quorum avant le début de chaque réunion.

Si la réunion ne peut commencer faute de quorum dans les 30 minutes qui suivent l’heure mentionnée dans l’avis de convocation, le secrétaire inscrit au procès-verbal les noms des membres présents du Conseil d’administration.

D. 1427-92, a. 9.

10. Chaque fois que le président ajourne une réunion du Conseil d’administration faute de quorum, le secrétaire inscrit au procès-verbal l’heure de l’ajournement et les noms des membres présents du Conseil d’administration.

D. 1427-92, a. 10.

11. Les membres du Conseil d’administration votent par scrutin secret lorsque l’un d’eux le demande.

D. 1427-92, a. 11.

12. Le Conseil d’administration siège à huis clos. Toutefois, il peut, lorsque la majorité des membres qui y participent en décident autrement, tenir une réunion publique ou autoriser certaines personnes à assister ou à participer à la réunion.

D. 1427-92, a. 12.

13. À la première réunion du Conseil d’administration qui suit immédiatement l’entrée en fonction du président ou d’un administrateur, le premier sujet à l’ordre du jour doit être l’assermentation de ce nouveau membre.

La prestation du serment de discrétion se fait selon la formule contenue à l’annexe II du Code des professions (chapitre C-26).

D. 1427-92, a. 13.

14. Le président est la seule personne autorisée à s’exprimer au nom de l’Ordre sur des sujets relatifs aux affaires de celui-ci ou sur l’exercice de la profession.

Toutefois, il peut désigner une autre personne pour agir comme porte-parole de l’Ordre.

D. 1427-92, a. 14.

15. Tout membre du Conseil d’administration peut exprimer en public son opinion sur des sujets relatifs aux affaires de l’Ordre ou à l’exercice de la profession, à condition qu’il mette en garde le public que les idées qu’il exprime lui sont personnelles et ne sont pas nécessairement partagées par le Conseil d’administration.

D. 1427-92, a. 15.

16. Le membre du Conseil d’administration qui est dans une situation de conflit d’intérêts sur une question doit le révéler au Conseil d’administration et s’abstenir de voter.

D. 1427-92, a. 16.

17. Une vacance à un poste d’administrateur élu est comblée dans les 90 jours de la date où le poste est devenu vacant.

D. 1427-92, a. 17.

18. (Abrogé).

D. 1427-92, a. 18; D. 288-94, a. 1.

SECTION II COMITÉ EXÉCUTIF

19. Les membres élus du Conseil d’administration élisent parmi eux un vice-président aux affaires professionnelles, un vice-président aux affaires corporatives et un vice-président aux finances et aux services aux membres qu’ils désignent comme membres du comité exécutif. Ils choisissent ensuite parmi ceux-ci, celui qui agit comme vice-président en titre de l’Ordre.

Un autre membre du comité exécutif est désigné par vote annuel des membres du Conseil d’administration parmi les membres nommés par l’Office des professions du Québec.

Ces personnes forment, avec le président de l’Ordre, le comité exécutif.

D. 1427-92, a. 19; Décision 99-03-18, a. 1.

20. Une séance ordinaire du comité exécutif est convoquée par le secrétaire au moyen d’un avis de convocation accompagné de l’ordre du jour et transmis à chaque membre du comité exécutif au moins 5 jours avant la date de la tenue de la séance.

D. 1427-92, a. 20.

21. Une séance extraordinaire du comité exécutif est convoquée par le président ou, à sa demande, par le secrétaire, au moyen d’un avis donné par téléphone, par télégramme, par télécopieur ou par messager à chaque membre du comité exécutif au moins 24 heures avant la date de la tenue de la séance.

Une séance extraordinaire ne porte que sur les sujets pour lesquels elle a été convoquée.

D. 1427-92, a. 21.

22. Tout avis de convocation à une séance du comité exécutif doit indiquer la date, l’heure et le lieu de cette séance.

D. 1427-92, a. 22.

23. Malgré les articles 20 et 21, une séance du comité exécutif est considérée comme régulièrement tenue si tous ses membres sont présents ou si, lorsqu’ils ne sont pas présents ou n’assistent pas physiquement à l’endroit où se tient cette séance, tous ses membres s’expriment lors d’une conférence téléphonique et renoncent à l’avis de convocation.

D. 1427-92, a. 23.

24. Le président constate s’il y a quorum avant le début de chaque séance.

Si la séance ne peut commencer faute de quorum dans les 30 minutes qui suivent l’heure mentionnée dans l’avis de convocation, le secrétaire inscrit au procès-verbal les noms des membres présents du comité exécutif.

D. 1427-92, a. 24.

25. Chaque fois que le président ajourne une séance du comité exécutif faute de quorum, le secrétaire inscrit au procès-verbal l’heure de l’ajournement et les noms des membres présents du comité exécutif.

D. 1427-92, a. 25.

26. Les membres du comité exécutif votent par scrutin secret lorsque l’un d’eux le demande. En l’absence d’une telle demande, les membres du comité exécutif votent à main levée.

D. 1427-92, a. 26.

SECTION III ASSEMBLÉES GÉNÉRALES

27. Le comité exécutif dresse le projet d’ordre du jour d’une assemblée générale.

Lorsque l’approbation d’une résolution adoptée par le Conseil d’administration en vertu du deuxième alinéa de l’article 85.1 du Code apparaît au projet d’ordre du jour, un avis de présentation de telle résolution doit accompagner l’avis de convocation à l’assemblée générale.

Dans le cas d’une assemblée générale extraordinaire convoquée à la demande écrite des membres de l’Ordre conformément à l’article 106 du Code, le projet d’ordre du jour doit contenir les sujets inscrits dans cette demande.

D. 1427-92, a. 27; Décision 99-03-18, a. 2.

28. Tout membre de l’Ordre peut demander au comité exécutif qu’un sujet soit inscrit au projet d’ordre du jour d’une assemblée générale.

Cette demande doit parvenir par écrit, au siège de l’Ordre, à l’attention du secrétaire, au moins 10 jours avant la date de la tenue de cette assemblée.

Les documents suivants doivent être joints à la demande d’inscription d’un sujet au projet d’ordre du jour:

1°  un état de la question indiquant notamment les motifs pour lesquels l’assemblée générale devrait être saisie du sujet;

2°  une proposition accompagnée de considérants en donnant les motifs.

D. 1427-92, a. 28; Décision 99-03-18, a. 3.

28.1. Tout membre de l’Ordre, qui présente une demande d’inscription d’un sujet au projet d’ordre du jour d’une assemblée générale conformément à l’article 28, doit proposer l’inscription de ce sujet à l’ordre du jour. Cette proposition doit être présentée au moment de l’adoption de l’ordre du jour et être adoptée à la majorité des membres présents.

Tout membre de l’Ordre, qui n’a pas présenté une demande d’inscription d’un sujet au projet d’ordre du jour d’une assemblée générale conformément à l’article 28, peut proposer l’inscription de ce sujet à l’ordre du jour. Cette proposition doit être présentée au moment de l’adoption de l’ordre du jour et être adoptée par un vote affirmatif des deux tiers des membres présents.

Décision 99-03-18, a. 4.

28.2. Le comité exécutif peut proposer que l’étude d’un point inscrit à l’ordre du jour d’une assemblée générale se déroule à une heure déterminée.

Le comité exécutif peut également proposer que l’étude d’un point inscrit à l’ordre du jour d’une assemblée générale se déroule à l’intérieur d’une période de temps déterminée.

Les propositions prévues aux premier et deuxième alinéas doivent être adoptées par un vote affirmatif des deux tiers des membres présents.

Décision 99-03-18, a. 4.

28.3. L’ordre du jour de l’assemblée générale annuelle comprend les points suivants:

«1°  ouverture de l’assemblée par le président;

2°  constatation de la régularité de la convocation;

3°  vérification du quorum;

4°  adoption de l’ordre du jour;

5°  adoption du procès-verbal de l’assemblée générale précédente;

6°  rapport sur les résolutions de l’assemblée générale précédente;

7°  période d’information et de présentation des activités de l’Ordre;

8°  période de commentaires;

9°  période de questions;

10°  approbation d’une résolution par le Conseil d’administration en vertu du deuxième alinéa de l’article 85.1 du Code;

11°  élection des vérificateurs pour l’exercice financier en cours;

12°  détermination du mode d’élection du président de l’Ordre pour le prochain exercice;

13°  propositions écrites des membres de l’Ordre en vertu du premier alinéa de l’article 28.1;

14°  propositions des membres de l’Ordre en vertu du deuxième alinéa de l’article 28.1;

15°  clôture de l’assemblée.»

Décision 99-03-18, a. 4.

28.4. Le temps consacré à l’assemblée générale annuelle peut se répartir comme suit:

a)  l’étude des 7 premiers points à l’ordre du jour peut durer au plus 40 minutes;

b)  la période de commentaires peut durer au plus 45 minutes;

c)  la période de questions peut durer au plus 20 minutes;

d)  l’étude des points 10, 11 et 12 peut commencer au plus tard une heure et 45 minutes après l’ouverture de l’assemblée;

e)  l’étude du point 13 peut commencer au plus tard une heure avant l’heure prévue pour l’ajournement ou la clôture de l’assemblée.

Décision 99-03-18, a. 4.

28.5. Le président peut désigner une personne pour agir à titre de modérateur afin de diriger les délibérations de l’assemblée générale.

Le président ou le modérateur peut sommer toute personne qui gêne les travaux de l’assemblée générale de quitter le lieu de l’assemblée.

Décision 99-03-18, a. 4.

28.6. Lorsque l’assemblée générale adopte une proposition à l’effet de se constituer en comité plénier, le président ou le modérateur suspend les délibérations de l’assemblée régulière.

Le modérateur ou à défaut, le membre désigné par l’assemblée, préside le comité plénier.

Le secrétaire de l’Ordre, faisant office de secrétaire du comité plénier, consigne le rapport du comité plénier au procès-verbal de l’assemblée générale.

Les règles concernant les délibérations se déroulant en comité plénier sont les mêmes que celles gouvernant la tenue de l’assemblée générale, sauf en ce qui concerne la question préalable qui n’est pas admise.

Décision 99-03-18, a. 4.

29. Toute assemblée générale des membres de l’Ordre se tient à la date, à l’heure et au lieu que le comité exécutif détermine.

D. 1427-92, a. 29.

30. Tout avis de convocation à une assemblée générale doit indiquer la date, l’heure, le lieu et le projet d’ordre du jour de cette assemblée.

D. 1427-92, a. 30.

31. Le secrétaire convoque une assemblée générale au moyen d’un avis de convocation adressé par courrier à chaque membre de l’Ordre à l’adresse mentionnée au tableau au moins 30 jours avant la date de la tenue de cette assemblée.

Le secrétaire adresse aussi à chaque administrateur nommé conformément à l’article 78 du Code, dans le même délai, l’avis de convocation de même que tout autre document adressé aux membres de l’Ordre pour cette assemblée.

Dans le cas d’une assemblée générale extraordinaire, le délai mentionné au premier alinéa est d’au moins 5 jours.

D. 1427-92, a. 31; Décision 99-03-18, a. 5.

32. Outre le mode de convocation prévu au premier alinéa de l’article 31, le secrétaire peut convoquer l’assemblée générale annuelle au moyen d’un avis de convocation publié ou inséré dans une publication que l’Ordre adresse à chaque membre de l’Ordre à l’adresse mentionnée au tableau au moins 30 jours avant la date de la tenue de cette assemblée; cet avis doit être d’au moins 240 cm2 et présenté sous le titre de «AVIS DE CONVOCATION À L’ASSEMBLÉE GÉNÈRALE ANNUELLE».

Dans ce cas, le secrétaire adresse à chaque administrateur nommé conformément à l’article 78 du Code, au moins 30 jours avant la date de la tenue de l’assemblée, un exemplaire de la publication dans laquelle cet avis a été publié ou inséré de même que tout autre document adressé aux membres de l’Ordre pour cette assemblée.

D. 1427-92, a. 32.

33. Le quorum de l’assemblée générale de l’Ordre est fixé à 50 membres.

D. 1427-92, a. 33.

34. Le président constate s’il y a quorum avant le début de chaque assemblée.

Si l’assemblée ne peut commencer faute de quorum dans les 30 minutes qui suivent l’heure mentionnée dans l’avis de convocation, le secrétaire inscrit au procès-verbal les noms des membres présents.

D. 1427-92, a. 34.

35. Lors d’une assemblée générale extraordinaire, seuls les sujets mentionnés à l’ordre du jour sont discutés.

D. 1427-92, a. 35; Décision 99-03-18, a. 6.

36. Sauf disposition contraire, les décisions à l’assemblée générale sont prises à la majorité des membres présents.

D. 1427-92, a. 36; Décision 99-03-18, a. 7.

36.1. Tout membre présent à l’assemblée générale a le droit de s’abstenir lors d’un vote.

Le membre qui s’abstient de voter est réputé absent pour les fins du décompte des voix mais présent pour les fins du quorum.

Décision 99-03-18, a. 4.

SECTION IV DISPOSITIONS DIVERSES

36.2. Le siège de l’Ordre est situé à au 2020, rue University à Montréal.

Décision 99-03-18, a. 9.

37. Les chèques et mandats émis par l’Ordre doivent porter la signature d’au moins 2 personnes parmi celles qu’autorise à cet effet le comité exécutif.

D. 1427-92, a. 37.

38. Le sceau de l’Ordre, contenant les armoiries du Québec entourées de l’inscription «Ordre des ingénieurs du Québec», les armoiries et le logo de l’Ordre sont ceux apposés sur l’exemplaire du présent règlement détenu par le secrétaire de l’Ordre.

Le sceau, les armoiries et le logo de l’Ordre sont la propriété de l’Ordre et ne peuvent être utilisés que par l’Ordre.

D. 1427-92, a. 38; Décision 97-08-26, a. 1.

39. Un ingénieur peut obtenir un sceau sur lequel apparaissent son nom, son numéro d’inscription, le mot «INGÉNIEUR» ou «INGÉNIEURE» ou les mots «INGÉNIEUR-ENGINEER» ou «INGÉNIEURE-ENGINEER», et le mot «QUÉBEC».

Le sceau prévu au présent article doit être obtenu de l’Ordre, aux frais de celui qui le demande. Il demeure la propriété de l’Ordre et, en cas de révocation du permis, doit lui être retourné dans les 8 jours d’une demande écrite du secrétaire à cet effet.

D. 1427-92, a. 39.

40. Si aucune des règles de procédure prévues au Code, au présent règlement ou au «Guide de la procédure des assemblées délibérantes» de l’Université de Montréal ne permet d’apporter une solution à un cas particulier, les règles prévues dans «Procédure des assemblées délibérantes» de Victor Morin, 1994, s’appliquent, compte tenu des adaptations nécessaires.

D. 1427-92, a. 40; Décision 99-03-18, a. 10.

41. Le directeur général est nommé parmi les membres de l’Ordre.

D. 1427-92, a. 41; Décision 2007-04-20, a. 1.

42. Un membre du Conseil d’administration ne peut postuler, ni accepter un emploi au secrétariat de l’Ordre pendant qu’il est en fonction.

D. 1427-92, a. 42.

42.1. Le président a droit à une allocation lorsqu’il participe à une réunion du Conseil d’administration ou du comité exécutif.

Le président peut être rémunéré pour l’exercice de ses autres fonctions et pouvoirs.

La rémunération du président ne doit pas excéder le taux horaire fixe de patron établi par le Conseil du trésor aux fins de l’application du Tarif d’honoraires pour services professionnels fournis au gouvernement par des ingénieurs (chapitre C-65.1, r. 12).

D. 288-94, a. 2; Décision 99-03-18, a. 11.

42.2. Le vice-président aux affaires professionnelles, le vice-président aux affaires corporatives et le vice-président aux finances et aux services aux membres ont droit à une allocation lorsqu’ils participent à une réunion du Conseil d’administration ou du comité exécutif.

D. 288-94, a. 2; Décision 99-03-18, a. 12.

42.3. Les administrateurs élus ont droit à une allocation lorsqu’ils participent à une réunion du Conseil d’administration.

D. 288-94, a. 2; Décision 99-03-18, a. 13.

42.4. Le vice-président qui exerce les fonctions et pouvoirs du président en vertu de l’article 7 et l’administrateur élu désigné comme porte-parole en vertu de l’article 14 peuvent être rémunérés de la même manière que le président.

D. 288-94, a. 2; Décision 99-03-18, a. 14.

42.5. La rémunération du président, du vice-président et du porte-parole désigné, ainsi que la valeur des allocations remises conformément aux articles 42.1, 42.2 et 42.3 sont déterminées par résolution du Conseil d’administration.

D. 288-94, a. 2; Décision 99-03-18, a. 15.

43. Le présent règlement remplace le Règlement sur les affaires du Bureau et les assemblées générales de l’Ordre des ingénieurs du Québec (R.R.Q., 1981, c. I-9, r. 1).

D. 1427-92, a. 43.

44. (Omis).

D. 1427-92, a. 44.

RÉFÉRENCES

D. 1427-92, 1992 G.O. 2, 6182

D. 288-94, 1994 G.O. 2, 1443

Décision 97-08-26, 1997 G.O. 2, 7110

Décision 99-03-18, 1999 G.O. 2, 762

Décision 2007-04-20, 2007 G.O. 2, 1994

L.Q. 2008, c. 11, a. 212