i-8, r. 16.1 - Règlement sur l’organisation de l’Ordre des infirmières et infirmiers du Québec et les élections à son Conseil d’administration

À jour au 19 mars 2020

Ce document a valeur officielle.

chapitre I-8, r. 16.1

Règlement sur l’organisation de l’Ordre des infirmières et infirmiers du Québec et les élections à son Conseil d’administration

Loi sur les infirmières et les infirmiers

(chapitre I-8, a. 3 et 21).

Code des professions

(chapitre C-26, a. 63.1, 65, 93, par. a, b et f et a. 94, 1er al., par. a).

SECTION I DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Décision OPQ 2020-376, sec. I.

1. Le présent règlement fixe les modalités de l’élection du président et des autres administrateurs du Conseil d’administration de l’Ordre des infirmières et infirmiers du Québec. Il régit également l’organisation de l’Ordre.

Décision OPQ 2020-376, a. 1.

2. Le secrétaire de l’Ordre est chargé de l’application du présent règlement.

Il peut, à cette fin, s’adjoindre toute personne dont l’expertise est requise aux fins notamment de répondre aux interrogations en regard du processus électoral.

Lorsque le secrétaire est dans l’impossibilité d’exercer ses fonctions, il est remplacé par un secrétaire adjoint qui assume, aux fins de l’élection, tous les droits et les obligations du secrétaire auquel il est substitué.

Décision OPQ 2020-376, a. 2.

3. Toute personne qui exerce des fonctions en lien avec le processus électoral fait preuve d’impartialité et évite tout commentaire portant sur un enjeu électoral. Elle prête le serment de discrétion contenu à l’annexe Il du Code des professions (chapitre C-26).

Décision OPQ 2020-376, a. 3.

SECTION II DURÉE DES MANDATS, LIMITES TERRITORIALES DES SECTIONS ET REPRÉSENTATION RÉGIONALE

Décision OPQ 2020-376, sec. II.

4. Le président et les autres administrateurs sont élus pour un mandat de 4 ans.

Décision OPQ 2020-376, a. 4.

5. L’Ordre est divisé en 12 sections.

En outre, pour assurer une représentation régionale adéquate au sein du Conseil d’administration, le territoire du Québec est divisé en 11 régions électorales.

Le territoire de chacune de ces sections et de chacune de ces régions électorales correspond au territoire d’une ou plusieurs régions administratives apparaissant à l’annexe I du Décret concernant la révision des limites des régions administratives du Québec (chapitre D-11, r. 1).

Ces sections et ces régions électorales sont délimitées de la manière suivante et les régions électorales sont représentées par le nombre suivant d’administrateurs:

Sections	Régions administratives	Régions électorales		Nombre d’administrateurs
Bas-Saint-Laurent	Bas-Saint-Laurent (01)	01	Bas-Saint-Laurent/ Gaspésie–Îles-de-la-Madeleine	1
Gaspésie– Îles-de-la-Madeleine	Gaspésie–Îles-de-la-Madeleine (11)
Saguenay–Lac-Saint-Jean	Saguenay–Lac-Saint-Jean (02)	02	Saguenay–Lac-Saint-Jean/ Nord-du-Québec et Côte-Nord	1
Nord-du-Québec	Nord-du-Québec (10)
Côte-Nord	Côte-Nord (09)
La Capitale-Nationale	La Capitale-Nationale (03)	03	La Capitale-Nationale	1
Mauricie et Centre-du-Québec	Mauricie (04)	04	Mauricie et Centre-du-Québec	1
	Centre-du-Québec (17)
Estrie	Estrie (05)	05	Estrie	1
Montréal / Laval	Montréal (06)	06	Montréal / Laval	1
	Laval (13)
Outaouais	Outaouais (07)	07	Outaouais	1
Abitibi-Témiscamingue	Abitibi-Témiscamingue (08)	08	Abitibi-Témiscamingue	1
Chaudière-Appalaches	Chaudière-Appalaches (12)	09	Chaudière-Appalaches	1
Laurentides	Laurentides (15)	10	Laurentides Lanaudière	1
Lanaudière	Lanaudière (14)
Montérégie	Montérégie (16)	11	Montérégie	1

Décision OPQ 2020-376, a. 5.

SECTION III CRITÈRES D’ÉLIGIBILITÉ, RÈGLES DE CONDUITE APPLICABLES AUX CANDIDATS ET COMMUNICATIONS ÉLECTORALES

Décision OPQ 2020-376, sec. III.

§ 1 . — Critères d’éligibilité

Décision OPQ 2020-376, ss. 1.

6. Un administrateur élu, autre que le président, ne peut exercer plus de 3 mandats consécutifs à ce titre.

Décision OPQ 2020-376, a. 6.

7. Le mandat du président ou d’un autre administrateur élu accompli afin de pourvoir une vacance au Conseil d’administration n’est pas considéré aux fins de la comptabilisation du nombre de mandats prévu à l’article 63 du Code des professions (chapitre C-26).

Décision OPQ 2020-376, a. 7.

8. Est inéligible à la fonction d’administrateur élu, dont celle de président, un membre de l’Ordre qui:

1°  occupe ou a occupé un emploi à l’Ordre au cours des 2 années précédant la date de l’élection;

2°  a fait l’objet, au cours des 5 années précédant la date de l’élection:

a)  d’une décision disciplinaire rendue au Québec par le conseil de discipline d’un ordre professionnel ou par le Tribunal des professions en appel d’une décision d’un tel conseil lui imposant une radiation ou une limitation ou une suspension de son droit d’exercer des activités professionnelles;

b)  d’une décision disciplinaire rendue hors du Québec qui, si elle avait été rendue au Québec, aurait eu l’effet d’une révocation de permis ou d’une radiation du tableau, y compris d’une radiation provisoire imposée par le conseil de discipline d’un ordre;

c)  d’une décision rendue au Québec le déclarant coupable d’une infraction pénale visée à l’article 188 du Code des professions (chapitre C-26) ou a fait l’objet d’une décision rendue hors Québec le déclarant coupable d’une infraction qui, si elle avait été commise au Québec, aurait pu faire l’objet d’une poursuite pénale en vertu de l’article 188 de ce code;

d)  d’une décision d’un tribunal canadien le déclarant coupable d’une infraction criminelle impliquant un acte de collusion, de corruption, de malversation, d’abus de confiance, de fraude, de trafic, d’influence ou des gestes ou des propos abusifs à caractère sexuel.

Le délai de 5 années commence à courir à compter de la fin de la période visée par la sanction disciplinaire ou à compter de la date à laquelle la peine imposée a été exécutée.

Avant de rejeter une candidature en raison d’une décision prévue au sous-paragraphe b du paragraphe 2 du premier alinéa, le secrétaire doit informer le membre des motifs sur lesquels il fonde son intention et lui donner l’occasion de présenter ses observations.

Décision OPQ 2020-376, a. 8.

§ 2 . — Règles de conduite applicables aux candidats

Décision OPQ 2020-376, ss. 2.

9. Le candidat doit:

1°  s’abstenir de recevoir ou de donner un cadeau, une ristourne, une faveur ou quelque avantage que ce soit pour favoriser sa candidature;

2°  assumer entièrement ses dépenses électorales;

3°  s’abstenir de participer à une démarche menée par un tiers ayant pour objet de promouvoir sa propre candidature ou de défavoriser une autre candidature;

4°  s’abstenir de donner des renseignements qu’il sait faux ou inexacts au secrétaire.

Décision OPQ 2020-376, a. 9.

§ 3 . — Encadrement des communications électorales

Décision OPQ 2020-376, ss. 3.

10. Les messages de communication électorale transmis aux membres de l’Ordre ainsi que les moyens de communication électoraux utilisés par tout candidat au poste d’administrateur élu, dont celui de président, doivent être conformes aux règles mentionnées à l’annexe.

Décision OPQ 2020-376, a. 10.

SECTION IV MODALITÉS APPLICABLES À L’ÉLECTION DES ADMINISTRATEURS ET DU PRÉSIDENT LORSQU’IL EST ÉLU AU SUFFRAGE UNIVERSEL DES MEMBRES

Décision OPQ 2020-376, sec. IV.

§ 1 . — Date de l’élection

Décision OPQ 2020-376, ss. 1.

11. La clôture du scrutin est fixée à 16 h le premier vendredi d’octobre de chaque année où se tiennent des élections.

Décision OPQ 2020-376, a. 11.

12. La date de l’élection des administrateurs élus, dont le président lorsqu’il est élu au suffrage universel des membres, est la date du dépouillement du scrutin.

Décision OPQ 2020-376, a. 12.

§ 2 . — Mise en candidature

Décision OPQ 2020-376, ss. 2.

13. Au plus tard le 45e jour précédant celui de la clôture du scrutin, le secrétaire transmet à chaque membre de l’Ordre un avis indiquant la date et l’objet de l’élection ainsi que les conditions à remplir pour être candidat et pour voter.

Dans le même délai, le secrétaire rend disponibles sur le site Internet de l’Ordre le bulletin de présentation ainsi que les formulaires prescrits par l’Ordre pour présenter sa candidature à l’élection.

Décision OPQ 2020-376, a. 13.

14. Le candidat remet au secrétaire, au plus tard à 16 h le 30e jour précédant celui de la clôture du scrutin, les documents mentionnés au deuxième alinéa de l’article 13 relatifs à sa candidature.

Décision OPQ 2020-376, a. 14.

15. Le secrétaire peut exiger du candidat qu’il apporte certaines modifications au bulletin de présentation qui n’est pas correctement rempli.

Le secrétaire rejette un bulletin de présentation qui, malgré sa demande de modifications, est incomplet, contient de l’information erronée ou propose une candidature qui ne remplit pas les exigences prévues par le Code des professions (chapitre C-26) ou par le présent règlement. Sa décision est définitive.

Décision OPQ 2020-376, a. 15.

§ 3 . — Tenue du scrutin

Décision OPQ 2020-376, ss. 3.

16. Au plus tard le 15e jour précédant celui de la clôture du scrutin, le secrétaire transmet aux électeurs un avis indiquant la procédure à suivre pour voter ainsi que le nom de chacun des candidats pour lesquels ils peuvent voter.

Dans le même délai, le secrétaire rend également disponibles, sur le site Internet de l’Ordre, les bulletins de présentation reçus.

Ces documents demeurent disponibles jusqu’à la clôture du scrutin.

Décision OPQ 2020-376, a. 16.

17. Le scrutin débute à 16 h le 7e jour précédant celui de sa clôture.

Décision OPQ 2020-376, a. 17.

18. L’élection se tient au moyen d’un système de vote électronique.

Décision OPQ 2020-376, a. 18.

19. Le Conseil d’administration désigne au moins un expert indépendant pour assister le secrétaire dans la mise en place et le fonctionnement du système de vote électronique.

Cet expert doit répondre notamment aux critères suivants:

1°  il a une certification dans le domaine de la sécurité des technologies de l’information;

2°  il n’est pas en conflit d’intérêts;

3°  il possède une expérience pertinente dans l’analyse des systèmes de vote électronique et dans le domaine de la sécurité des technologies de l’information.

Décision OPQ 2020-376, a. 19.

20. L’expert a notamment pour mandat de:

1°  garantir que les mesures de sécurité mises en place sont adéquates et qu’elles permettent d’assurer le secret, la sécurité et l’intégrité du vote;

2°  surveiller le déroulement du scrutin et les accès au système de vote électronique pendant la période du scrutin;

3°  surveiller les étapes postérieures au scrutin, dont son dépouillement ainsi que la conservation et la destruction de l’information.

Décision OPQ 2020-376, a. 20.

21. L’expert doit, avant l’ouverture du scrutin:

1°  s’assurer de la prise de mesures pour que le système de vote électronique ne fasse l’objet, en aucun temps, de modification pendant le scrutin et que les données demeurent intègres;

2°  s’assurer que le système de vote électronique sera en mesure de démontrer les éléments techniques suivants:

a)  l’anonymat du vote;

b)  l’intégrité de la liste des membres ayant voté;

c)  la table de compilation des votes contient les votes des membres et uniquement ceux-ci;

d)  l’absence de décompte partiel durant le scrutin;

e)  la possibilité de procéder à nouveau au décompte des votes enregistrés;

f)  la traçabilité des actions effectuées sur les serveurs et les applications du système de vote électronique;

3°  fournir au secrétaire un rapport confirmant que le système répond aux exigences de la loi et que sa fonctionnalité est optimale en prévision de l’ouverture du scrutin.

Décision OPQ 2020-376, a. 21.

22. Avant l’ouverture du scrutin, le secrétaire fournit à l’expert la liste des candidats et la liste des électeurs.

Décision OPQ 2020-376, a. 22.

23. Afin d’accéder au bulletin de vote électronique, l’électeur s’identifie conformément aux indications qui lui ont été transmises. Le système de vote électronique vérifie s’il a la qualité d’électeur et, le cas échéant, lui donne accès au bulletin de vote.

Décision OPQ 2020-376, a. 23.

24. L’électeur vote à partir de la liste des candidats. Il soumet ensuite son choix, ce qui entraîne l’enregistrement de son vote dans la table de compilation des votes.

L’électeur reçoit confirmation du dépôt de son vote.

Dès la confirmation du dépôt du vote, la liste des électeurs est mise à jour automatiquement par le système de vote électronique pour indiquer que cet électeur a voté.

L’expert s’assure qu’un électeur ne vote qu’une seule fois et qu’il est impossible d’établir un lien entre le nom de ce dernier et l’expression de son vote.

Décision OPQ 2020-376, a. 24.

25. Si des irrégularités sont décelées pendant le scrutin, l’expert en fait rapport immédiatement au secrétaire et lui fait part de ses conclusions quant à leur incidence sur le résultat du vote.

Le secrétaire décide, à la suite de ce rapport, si ces irrégularités affectent la validité du scrutin. Sa décision est définitive.

Le secrétaire conserve un registre de toutes les irrégularités signalées par l’expert au cours du scrutin et de la façon dont elles ont été traitées.

Décision OPQ 2020-376, a. 25.

26. Au plus tard 10 jours après la date de la clôture du scrutin, le secrétaire procède, en collaboration avec l’expert, au dépouillement du scrutin. Au moins 3 témoins désignés par le Conseil d’administration assistent au dépouillement.

Les candidats ou leurs représentants dûment autorisés peuvent assister au dépouillement du scrutin.

En cas d’égalité des voix, un tirage au sort détermine lequel des candidats est élu.

Décision OPQ 2020-376, a. 26.

27. Après le dépouillement du scrutin, l’expert présente, dans un rapport écrit, les résultats au secrétaire. Les candidats ou leurs représentants peuvent prendre connaissance de ce rapport.

Décision OPQ 2020-376, a. 27.

28. Le secrétaire prend les mesures nécessaires en vue d’assurer la conservation de l’information portant sur l’élection, selon le calendrier de conservation de l’Ordre ou, le cas échéant, jusqu’à ce qu’un jugement en contestation d’élection soit passé en force de chose jugée. Par la suite, le secrétaire en dispose de façon sécuritaire.

Décision OPQ 2020-376, a. 28.

SECTION V MODALITÉS APPLICABLES À L’ÉLECTION DU PRÉSIDENT AU SUFFRAGE DES ADMINISTRATEURS

Décision OPQ 2020-376, sec. V.

29. Lorsque le président est élu au suffrage des administrateurs, le secrétaire convoque les administrateurs à la séance du Conseil d’administration prévue pour cette élection au moyen d’un avis écrit transmis au moins 20 jours avant la date prévue pour sa tenue. L’avis indique l’objet, le lieu ainsi que la date et l’heure de cette séance.

Décision OPQ 2020-376, a. 29.

30. Pour se porter candidat au poste de président, un administrateur élu transmet sa candidature au secrétaire de l’Ordre, au plus tard à 16 h le 10e jour précédant la date fixée pour l’élection, au moyen du bulletin de présentation disponible sur le site Internet de l’Ordre.

Le secrétaire peut exiger du candidat qu’il apporte des modifications au bulletin de présentation qui n’est pas correctement rempli.

Le secrétaire rejette un bulletin de présentation qui, malgré sa demande de modifications, est incomplet, contient de l’information erronée ou propose une candidature qui ne remplit pas les exigences prévues par le présent règlement. Sa décision est définitive.

Décision OPQ 2020-376, a. 30.

31. Le secrétaire rend accessible aux administrateurs copie des bulletins de présentation reçus dès 16 h le 10e jour précédant la séance du Conseil d’administration prévue pour l’élection.

Décision OPQ 2020-376, a. 31.

32. L’élection se tient au scrutin secret selon les modalités suivantes:

1°  le secrétaire préside la séance du Conseil d’administration au cours de laquelle se tient le scrutin;

2°  si aucune candidature n’est reçue, les administrateurs proposent une candidature parmi les administrateurs élus présents;

3°  un administrateur absent lors de la séance tenue pour l’élection ne peut voir sa candidature reçue sauf si, de l’avis du Conseil d’administration, cette absence est due à un cas de force majeure;

4°  le secrétaire remet à tous les administrateurs présents à la séance un bulletin de vote indiquant le nom de chacun des candidats;

5°  il est fait autant de tours de scrutin que nécessaire pour dégager une majorité absolue; à compter du deuxième tour, seuls sont éligibles les candidats qui ont recueilli un vote au tour précédent; cesse toutefois d’être éligible celui qui a obtenu le moins de votes et ceux qui sont à égalité avec lui, sauf si cela a pour effet de laisser une seule personne dans le processus électoral;

6°  au terme du scrutin, le secrétaire déclare élue la personne qui a obtenu la majorité absolue des voix.

Si un seul administrateur élu se porte candidat, le secrétaire le déclare immédiatement élu président.

Décision OPQ 2020-376, a. 32.

SECTION VI ENTRÉE EN FONCTION

Décision OPQ 2020-376, sec. VI.

33. Les administrateurs élus et le président, s’il est élu au suffrage universel des membres, entrent en fonction à la séance du Conseil d’administration précédant l’assemblée générale annuelle de l’Ordre suivant leur élection.

Décision OPQ 2020-376, a. 33.

34. Lorsque le président est élu au suffrage des administrateurs, il entre en fonction à la clôture de l’assemblée générale annuelle de l’Ordre qui se tient après son élection.

Décision OPQ 2020-376, a. 34.

SECTION VII ASSEMBLÉES GÉNÉRALES

Décision OPQ 2020-376, sec. VII.

35. Le secrétaire de l’Ordre convoque une assemblée générale annuelle des membres de l’Ordre au moyen d’un avis de convocation transmis à chaque membre au moins 30 jours avant la date de la tenue de cette assemblée.

L’avis de convocation à une assemblée générale annuelle indique la date, l’heure, le lieu et le projet d’ordre du jour de cette assemblée.

Décision OPQ 2020-376, a. 35.

36. Le quorum d’une assemblée générale est fixé aux deux tiers du nombre de délégués élus par les sections.

Décision OPQ 2020-376, a. 36.

SECTION VIII RÉMUNÉRATION DES ADMINISTRATEURS ÉLUS

Décision OPQ 2020-376, sec. VIII.

37. Les administrateurs élus, autres que le président, qui participent à une assemblée générale des membres, à une séance du Conseil d’administration, à une réunion d’un comité constitué par le Conseil d’administration ou qui assistent à une activité ou à une formation requise par l’Ordre ont droit à un jeton de présence dont la valeur est fixée par le Conseil d’administration.

Décision OPQ 2020-376, a. 37.

38. Le président reçoit une rémunération annuelle fixée par le Conseil d’administration qui la ventile tant pour la rémunération directe que pour la rémunération indirecte.

Décision OPQ 2020-376, a. 38.

39. Lorsque le président est domicilié à 80 km ou plus du siège de l’Ordre, il a droit à une indemnité de logement raisonnable fixée par le Conseil d’administration ou, sur présentation de pièces justificatives, à une indemnité de déplacement.

Décision OPQ 2020-376, a. 39.

40. À la fin de son mandat, s’il ne se porte pas candidat à l’élection qui suit ce mandat ou s’il n’est pas réélu, le président reçoit une indemnité de transition dont le montant est fixé par le Conseil d’administration.

En cas de démission du président en cours de mandat pour des raisons familiales sérieuses ou en raison d’un problème de santé important affectant un membre de sa famille ou lui-même, le Conseil d’administration peut autoriser le versement d’une indemnité de départ, laquelle est fixée en tenant compte notamment du nombre de mois consécutifs pendant lesquels le président a exercé ses fonctions.

Décision OPQ 2020-376, a. 40.

SECTION IX DISPOSITIONS TRANSITOIRE ET FINALES

Décision OPQ 2020-376, sec. IX.

41. Malgré l’article 4, à l’élection qui sera tenue en 2020, la durée des mandats des administrateurs élus dans les régions électorales suivantes sera de 2 ans:

04	Mauricie / Centre-du-Québec
07	Outaouais
08	Abitibi-Témiscamingue
09	Chaudière-Appalaches
10	Laurentides / Lanaudière
11	Montérégie

Décision OPQ 2020-376, a. 41.

42. Le présent règlement remplace le Règlement sur les élections au Conseil d’administration de l’Ordre des infirmières et infirmiers du Québec (chapitre I-8, r. 15), le Règlement divisant le territoire du Québec en régions aux fins de la représentation au Conseil d’administration de l’Ordre des infirmières et infirmiers du Québec (chapitre I-8, r. 20) et le Règlement sur les assemblées générales, la rémunération des administrateurs élus et le siège de l’Ordre des infirmières et infirmiers du Québec (chapitre I-8, r. 5.1).

Décision OPQ 2020-376, a. 42.

43. (Omis).

Décision OPQ 2020-376, a. 43.

ANNEXE

RÈGLES APPLICABLES AUX COMMUNICATIONS ÉLECTORALES

Dispositions générales

1. Les présentes règles visent à promouvoir la protection du public, à favoriser le respect et l’équité entre les candidats aux élections de même qu’à maintenir la confiance du public envers l’Ordre et le système professionnel.

2. Les candidats doivent s’assurer, en tout temps, de maintenir leur indépendance et d’éviter toute situation de conflit d’intérêts.

3. Les communications électorales des candidats doivent être empreintes de professionnalisme et être compatibles à l’honneur et avec la dignité de la profession.

Contenu des messages électoraux

4. Les messages de communication électorale des candidats doivent:

1°  porter sur la protection du public;

2°  être empreints de courtoisie et de respect à l’égard des autres candidats à l’élection, de la profession, de l’Ordre, des membres et du système professionnel dans son ensemble;

3°  éviter de contenir des renseignements faux ou inexacts ou d’induire en erreur les électeurs;

4°  être exempt de toute information privilégiée obtenue dans le cadre de ses fonctions au sein de l’Ordre, que ce soit à titre d’administrateur, de membre de comité ou d’employé;

5°  éviter de laisser croire que la communication provient de l’Ordre ou d’un tiers, à moins que ce ne soit effectivement le cas, et ne peuvent contenir le symbole graphique de l’Ordre;

6°  respecter les valeurs de l’Ordre et les droits des personnes à qui ils sont acheminés, notamment la volonté du destinataire de ne plus être sollicité.

Moyens de communication électorale

5. Les messages ou les moyens de communication électoraux utilisés par les candidats débutent à la fin de la période de mise en candidature et se terminent lors de l’ouverture du scrutin.

Mesures correctives

6. En cas de non-respect des présentes règles, le secrétaire peut, selon la gravité des manquements et suivant le principe de gradation, imposer une ou plusieurs des mesures suivantes:

1°  demander au candidat qu’il se rétracte publiquement;

2°  transmettre aux membres de l’Ordre un avis de non-conformité à l’égard du candidat;

3°  émettre un blâme public à l’endroit d’un candidat.

Décision OPQ 2020-376, Ann.

RÉFÉRENCES

Décision OPQ 2020-376, 2020 G.O. 2, 822