I-13.02, r. 1 - Règlement sur l’exercice des pouvoirs et la régie interne de l’Institut de tourisme et d’hôtellerie du Québec

À jour au 1^er juillet 2024

Ce document a valeur officielle.

chapitre I-13.02, r. 1

Règlement sur l’exercice des pouvoirs et la régie interne de l’Institut de tourisme et d’hôtellerie du Québec

Loi sur l’Institut de tourisme et d’hôtellerie du Québec

(chapitre I-13.02, a. 24).

SECTION I SCEAU

1. Le sceau corporatif de l’Institut de tourisme et d’hôtellerie du Québec est celui dont l’empreinte apparaît en annexe.

D. 345-89, a. 1.

SECTION II SÉANCES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

2. Le conseil d’administration de l’Institut tient des séances aussi souvent que l’intérêt de l’Institut l’exige, mais au moins 6 fois par année, à son siège ou à tout autre endroit au Québec mentionné dans l’avis de convocation.

D. 345-89, a. 2.

3. Une séance du conseil d’administration est convoquée par le président ou sur son ordre ou, en cas d’empêchement du président, par le vice-président ou sur son ordre ou par 2 membres du conseil d’administration ou sur leur ordre.

D. 345-89, a. 3.

4. Une convocation est faite par avis écrit, notifié à chaque membre du conseil d’administration à leur adresse respective telle qu’elle apparaît aux livres de l’Institut, au moins 3 jours francs avant la tenue de la séance. L’avis de convocation qui peut être notifié par mise à la poste, télégraphié, câblé ou envoyé par télécopieur, doit être accompagné d’un projet d’ordre du jour et indiquer le lieu, la date et l’heure de la séance.

La convocation à une séance spéciale peut, en outre, être faite par téléphone. Le délai de convocation n’est alors que de 24 heures et seuls les sujets mentionnés lors de cette convocation peuvent être discutés à cette séance.

D. 345-89, a. 4; N.I. 2016-01-01 (NCPC).

5. Il peut être dérogé aux formalités de convocation prévues à l’article 4 si tous les membres du conseil y consentent par écrit. Ce consentement peut être donné avant ou après la tenue de la séance s’y rapportant.

La présence d’un membre du conseil à une séance constitue de la part de ce membre une renonciation à tout avis de convocation qui aurait dû ou pu être donné quant à cette séance ainsi qu’un consentement à la continuation de cette séance pour y discuter des affaires qui y sont présentées, sauf pour y discuter des affaires qui y sont présentées, sauf s’il y assiste spécialement pour s’opposer à sa tenue en invoquant l’irrégularité de sa convocation.

Un membre du conseil d’administration peut renoncer par écrit, avant ou après la tenue de cette séance, à l’avis de convocation d’une séance du conseil d’administration.

D. 345-89, a. 5.

6. Les membres du conseil d’administration peuvent, si tous sont d’accord, participer à une séance du conseil d’administration à l’aide de moyens permettant à tous les participants de communiquer oralement entre eux, notamment le téléphone. Ils sont alors réputés avoir assisté à la séance.

D. 345-89, a. 6.

7. Les décisions du conseil d’administration se prennent à la majorité des voix des membres présents. Le vote se prend verbalement ou à main levée. Le président ou 2 membres peuvent demander le vote au scrutin secret.

Lorsqu’il n’y a pas de scrutin secret, la déclaration du président à l’effet qu’une résolution a été adoptée, à l’unanimité ou à la majorité, ou a été rejetée et l’inscription au procès-verbal de cette déclaration constitue une preuve de son adoption ou rejet.

D. 345-89, a. 7.

8. Pour les fins de l’article 8 de la Loi sur l’Institut de tourisme et d’hôtellerie du Québec (chapitre I-13.02), constitue une vacance, l’absence non motivée d’un membre du conseil à plus de 3 séances consécutives du conseil d’administration.

D. 345-89, a. 8.

9. Une séance peut être ajournée, par résolution, à un moment ultérieur ou à une date subséquente et un nouvel avis de convocation n’est pas alors requis.

D. 345-89, a. 9.

SECTION III DIRECTION DE L’INSTITUT

10. En outre des fonctions et devoirs qui lui sont confiés par la Loi, le président exerce notamment les fonctions suivantes:

1°  représenter l’Institut à titre de porte-parole officiel;

2°  voir à ce que les membres du conseil d’administration soient bien informés sur les activités de l’Institut;

3°  veiller à l’exécution des décisions du conseil d’administration;

4°  voir à la sauvegarde des intérêts de l’Institut.

D. 345-89, a. 10.

11. Le directeur général est responsable de la gestion de l’Institut. Il remplit notamment les fonctions suivantes:

1°  diriger les activités de l’Institut et à cette fin utiliser les ressources disponibles en vue d’une saine gestion;

2°  voir à ce que les activités de l’Institut soient planifiées et, périodiquement, informer les membres du conseil d’administration de l’évolution de ces activités par rapport aux objectifs de l’Institut;

3°  assurer l’exécution des décisions du conseil d’administration de l’Institut;

4°  soumettre les budgets d’opération et d’immobilisation aux membres du conseil d’administration;

5°  transmettre régulièrement les états financiers périodiques de l’Institut aux membres du conseil d’administration;

6°  élaborer une politique générale concernant l’organisation de l’administration de l’Institut et voir à son application;

7°  élaborer les politiques opérationnelles de l’Institut et voir à leur application;

8°  préparer les directives administratives à l’intention des employés et voir à leur application;

9°  assumer la responsabilité de la gestion du personnel;

10°  fournir au nom de l’Institut tout renseignement requis sur les opérations de l’Institut;

11°  coordonner les activités de l’Institut avec celles d’organismes gouvernementaux et privés oeuvrant dans des domaines connexes;

12°  faire rapport par écrit au ministre de l’Éducation, du Loisir et du Sport et au ministre de l’Enseignement supérieur, de la Recherche, de la Science et de la Technologie de toute situation de conflit d’intérêts qui lui est dénoncée conformément aux dispositions du premier alinéa de l’article 15 de la Loi.

D. 345-89, a. 11; D. 96-94; L.Q. 2013, c. 28, a. 197.

12. Le secrétaire exerce notamment les fonctions suivantes:

1°  préparer et signer les avis de convocation et préparer les ordres du jour sur approbation du président;

2°  rédiger et conserver les procès-verbaux des séances du conseil;

3°  rédiger et communiquer aux intéressés les décisions de l’Institut selon les instructions du conseil;

4°  certifier ou faire certifier par le président les procès-verbaux approuvés par le conseil ainsi que les extraits officiels des résolutions du conseil;

5°  conserver les archives de l’Institut et garder le sceau corporatif, maintenir à jour la liste des membres du conseil et, généralement, assister l’Institut sur toute question relative aux affaires corporatives;

6°  s’assurer de la bonne marche des affaires juridiques de l’Institut et, lui fournir ou lui procurer les conseils et avis appropriés et, le cas échéant, donner les instructions nécessaires pour la sauvegarde des intérêts de l’Institut.

Le conseil d’administration peut désigner un secrétaire-adjoint qui, investi de la même autorité que le secrétaire, peut remplir les fonctions du secrétaire.

D. 345-89, a. 12.

13. Lors d’une séance du conseil et, en l’absence du secrétaire ou dans le cas de son incapacité d’agir, ses responsabilités sont assumées par toute personne désignée par le conseil.

D. 345-89, a. 13.

14. Le secrétaire et le secrétaire-adjoint de l’Institut sont chacun autorisés à certifier les procès-verbaux des séances du conseil approuvés par celui-ci, ainsi que tout autre document ou copie émanant de l’Institut ou faisant partie de ses archives.

D. 345-89, a. 14.

SECTION IV OPÉRATIONS DE L’INSTITUT

15. Le conseil doit s’assurer qu’il y a pour l’Institut des livres comptables concernant toutes les sommes d’argent reçues ou dépensées par l’Institut ainsi que les objets pour lesquels les recettes et les dépenses sont effectuées et toutes les autres opérations qui intéressent la situation financière de l’Institut.

D. 345-89, a. 15.

16. Le conseil d’administration forme un comité de vérification composé des membres suivants:

1°  1 membre du conseil d’administration;

2°  2 personnes externes et représentatives soit de l’industrie de la restauration ou de l’hôtellerie soit du secteur de la gestion financière choisies par le conseil d’administration.

D. 345-89, a. 16.

17. Le conseil d’administration nomme le président du comité de vérification.

D. 345-89, a. 17.

18. La durée du mandat des membres du comité de vérification est de 1 an.

Les membres du comité de vérification continuent d’en faire partie jusqu’à la nomination de leurs successeurs nonobstant la fin de la période pour laquelle ils sont nommés.

D. 345-89, a. 18.

19. Le comité de vérification a pour mandat de formuler des avis sur les plans et rapports de vérification ainsi que sur les états financiers de l’Institut.

D. 345-89, a. 19.

20. Le quorum du comité de vérification est de 2 membres dont le président du comité.

D. 345-89, a. 20.

21. Le comité de vérification doit faire rapport de ses activités au conseil d’administration avant le 30 septembre de chaque année.

D. 345-89, a. 21.

22. Les fonds de l’Institut peuvent être déposés, au crédit de l’Institut, à toute banque, société de fiducie ou caisse d’épargne et de crédit, inscrite auprès de la Société d’assurance-dépôts du Canada ou auprès de l’Autorité des marchés financiers, que le conseil approuve par voie de résolution. Les opérations financières de l’Institut peuvent être effectuées dans les institutions financières ainsi approuvées.

D. 345-89, a. 22; L.Q., 1987, c. 95, a. 402.

23. Pour les fins de l’article 25 de la Loi, le directeur des services administratifs de l’Institut est autorisé à signer des contrats de construction, d’achat d’immeuble, d’approvisionnement et de services de même que des baux, dont le montant total n’excède pas 50 000 $.

D. 345-89, a. 23.

24. Tout chèque, lettre de change, billet promissoire ou tout autre effet négociable est signé au nom de l’Institut par le président, le directeur général ou le directeur des services administratifs, pourvu qu’ils soient 2 agissant conjointement, sauf pour fins d’endossement.

Tout chèque, lettre de change, billet promissoire ou autre effet négociable payable à l’Institut ne peut être endossé que pour recouvrement ou dépôt au crédit de l’Institut à une des institutions bancaires choisies par le conseil conformément à l’article 22.

Un endossement pour recouvrement doit être fait par le président. Le directeur général et le directeur des services administratifs ne peuvent endosser que pour fins de dépôt seulement.

D. 345-89, a. 24.

25. Une signature sur tout chèque, lettre de change, billet promissoire ou effet négociable émis par l’Institut peut être apposée au moyen d’un appareil automatique. Un fac-similé de la signature du président et du directeur général pourra aussi être gravé, lithographié ou imprimé, auquel cas, la signature doit être contresignée par l’un d’eux ou par le directeur des services administratifs.

D. 345-89, a. 25.

26. Le président, le directeur général ou le secrétaire peut faire, au nom de l’Institut, une déclaration requise par la Loi, sous serment ou non, dans le cadre d’une procédure judiciaire ou autrement.

D. 345-89, a. 26.

27. L’Institut assume la défense d’un membre de son conseil d’administration qui est poursuivi par un tiers pour un acte posé dans l’exercice de sa charge et paie, le cas échéant, les dommages-intérêts résultant de cet acte, sauf s’il a commis une faute lourde ou une faute personnelle séparable de l’exercice de sa charge.

Toutefois, lors d’une poursuite pénale ou criminelle, l’Institut n’assume que le paiement des dépenses du membre de son conseil d’administration qui avait des motifs raisonnables de croire que sa conduite était conforme à la Loi ou le paiement des dépenses du membre de son conseil d’administration qui a été libéré ou acquitté.

D. 345-89, a. 27.

SECTION V DISPOSITION FINALE

28. (Omis).

D. 345-89, a. 28.

ANNEXE

SCEAU DE L’INSTITUT DE TOURISME ET D’HÔTELLERIE DU QUÉBEC

D. 345-89, Ann.

RÉFÉRENCES

D. 345-89, 1989 G.O. 2, 1893

L.Q. 2002, c. 45, a. 709

L.Q. 2013, c. 28, a. 197