G-1.01, r. 3.001 - Règlement sur la comptabilité en fidéicommis des géologues

À jour au 1^er septembre 2012

Ce document a valeur officielle.

chapitre G-1.01, r. 3.001

Règlement sur la comptabilité en fidéicommis des géologues

Loi sur les géologues

(chapitre G-1.01, a. 2).

Code des professions

(chapitre C-26, a. 89).

SECTION I DISPOSITIONS GÉNÉRALES

1. Le géologue est autorisé à détenir pour le compte d’un client ou d’une autre personne, dans l’exercice de sa profession, des sommes ou des biens, dont des avances d’honoraires, conformément au présent règlement.

Les sommes et autres biens ainsi détenus ne peuvent être utilisés par le géologue qu’aux fins pour lesquelles ils ont été confiés dans l’exercice de sa profession.

Décision 2012-04-27, a. 1.

2. Le géologue doit prendre les mesures nécessaires pour s’assurer que les sommes et les biens qui lui sont confiés sont rattachés à l’exécution d’un contrat de service ou d’un mandat licite, clairement défini et relié à l’exercice de sa profession.

Décision 2012-04-27, a. 2.

3. Sur réception de sommes ou de biens qui lui sont confiés pour le compte d’un client dans l’exercice de sa profession, le géologue doit remettre au client un reçu rédigé suivant le formulaire fourni à cet effet par l’Ordre. Ce formulaire indique le nom et l’adresse du géologue, le numéro du reçu, le nom et l’adresse du client, la date de la réception des sommes ou des biens ainsi que, s’il y a lieu, le montant ou une description du bien, le dossier en regard duquel ceux-ci sont confiés et une indication qu’ils ont été déposés au compte en fidéicommis.

Les reçus doivent être prénumérotés consécutivement et écrits au moins en duplicata. Le double du reçu est conservé par le géologue.

Décision 2012-04-27, a. 3.

4. Tout registre visé par le présent règlement doit être conservé au moins 5 ans à compter de la date de la dernière inscription qui y est portée et être tenu de façon à assurer la lisibilité, l’intégrité et la confidentialité de son contenu de même que l’accès continu à celui-ci.

Décision 2012-04-27, a. 4.

5. Les registres tenus par la société au sein de laquelle exerce le géologue ou par son employeur sont considérés être tenus par le géologue s’il peut y conserver les renseignements et les documents visés par le présent règlement.

Décision 2012-04-27, a. 5.

6. Le Conseil d’administration, le comité d’inspection professionnelle, un inspecteur ou un syndic de l’Ordre est autorisé à:

1°  requérir et obtenir, en tout temps, de l’établissement financier ou du courtier en valeurs mobilières auprès duquel un compte général ou spécial en fidéicommis a été ouvert, tous les renseignements ou toutes les explications nécessaires ou utiles pour l’application du présent règlement;

2°  requérir et obtenir de l’établissement financier ou du courtier en valeurs mobilières auprès duquel sont déposées des sommes appartenant à un client qui auraient dû être déposées dans un compte en fidéicommis, tous les renseignements ou toutes les explications nécessaires ou utiles pour l’application du présent règlement;

3°  sous réserve d’une loi provinciale ou fédérale ou d’un règlement pris en leur application:

a)  bloquer les sommes déposées;

b)  prendre possession de tout bien et de toute somme confiés au membre, révoquer la signature de ce membre ou fermer le compte;

c)  disposer des biens et des sommes confiés à un membre s’il fait l’objet d’une révocation de permis, d’une radiation, d’une limitation du droit d’exercice, s’il cesse d’exercer, s’il se trouve dans une situation où un gardien provisoire ou un cessionnaire peut être nommé ou lorsque l’intérêt de la personne l’exige.

Décision 2012-04-27, a. 6.

SECTION II TRANSACTIONS EN ESPÈCES

7. Le géologue ne peut recevoir en fidéicommis, pour le compte d’un client, une somme globale en espèces de 7 500 $ ou plus à l’égard d’un contrat de service ou d’un mandat.

On entend par «espèces» les pièces de monnaie prévues à l’article 7 de la Loi sur la monnaie (L.R.C. 1985, c. C-52) et les billets émis par la Banque du Canada conformément à la Loi sur la Banque du Canada (L.R.C. 1985, c. B-2) destinés à circuler au Canada, ainsi que les pièces de monnaie ou les billets de banque de pays autres que le Canada.

Décision 2012-04-27, a. 7.

8. Malgré l’article 7, le géologue peut recevoir en fidéicommis une somme globale en espèces de 7 500 $ ou plus:

1°  d’une institution financière;

2°  d’un ministère ou d’un mandataire de l’État;

3°  d’une collectivité locale ou territoriale régie par la Loi sur les cités et villes (chapitre C-19), le Code municipal du Québec (chapitre C-27.1), la Loi sur l’organisation territoriale municipale (chapitre O-9) ou par tout décret, lettres patentes ou loi particulière;

4°  conformément à une ordonnance de la cour ou pour payer une amende;

5°  à titre d’honoraires professionnels ou pour le paiement des dépenses effectuées au nom du client.

Décision 2012-04-27, a. 8.

9. Le géologue qui est tenu de verser une somme qu’il a reçue en espèces en application du paragraphe 5 de l’article 8 doit effectuer ce versement en espèces.

Dans ce cas, le géologue obtient de la personne à qui il remet la somme un reçu portant la signature de cette personne ainsi que les informations suivantes:

1°  le nom du client;

2°  le nom de la personne qui reçoit l’argent;

3°  la somme versée;

4°  la date du versement;

5°  le numéro du dossier afférent.

Décision 2012-04-27, a. 9.

10. Aux fins de l’article 7, une somme en espèces étrangères est réputée avoir été reçue à sa valeur en dollars canadiens, au taux de conversion officiel publié au bulletin quotidien des taux de change de la Banque du Canada.

Le taux utilisé est celui en vigueur à midi le jour de la réception d’une somme ou, s’il s’agit d’un jour férié, le jour ouvrable précédent.

Décision 2012-04-27, a. 10.

11. Le géologue doit remettre à la personne de qui il reçoit une somme en espèces, un reçu dont il conserve un duplicata, lequel indique:

1°  la date de sa réception;

2°  le nom de la personne de qui elle provient;

3°  la somme reçue;

4°  le nom du client pour qui elle est reçue;

5°  le numéro du dossier afférent.

Ce reçu doit être signé par le géologue qui reçoit la somme, ou par la personne autorisée par ce dernier à la recevoir.

Décision 2012-04-27, a. 11.

12. Le géologue qui reçoit une somme en espèces de 7 500 $ ou plus en application de l’article 8 doit, dans les 30 jours de sa réception, transmettre au syndic de l’Ordre une déclaration indiquant le montant de la somme reçue, le numéro du reçu correspondant avec, dans chaque cas, indication de l’exception prévue à l’article 8 qui lui a permis d’accepter cette somme en espèces.

Décision 2012-04-27, a. 12.

SECTION III SOMMES EN FIDÉICOMMIS

13. Dès qu’il se fait confier une somme pour le compte d’un tiers, le géologue doit la déposer dans un compte général en fidéicommis.

Il doit immédiatement virer du compte général en fidéicommis vers un compte spécial en fidéicommis toute somme dont le client exige que les intérêts ou les autres revenus lui soient remis.

Décision 2012-04-27, a. 13.

14. Constitue un compte général en fidéicommis, tout compte ouvert à cette fin au nom du géologue ou de plusieurs géologues ou de la société dans laquelle ce géologue exerce sa profession, lequel se compose de dépôts qui sont couverts par l’assurance-dépôts en application de la Loi sur la Société d’assurance-dépôts du Canada (L.R.C. 1985, c. C 3) ou qui sont garantis en application de la Loi sur l’assurance-dépôts (chapitre A-26) dans lequel le géologue dépose des fonds en monnaie canadienne ou en devises étrangères.

Ce compte doit être ouvert au Québec dans un établissement financier régi par la Loi sur les sociétés de fiducie et les sociétés d’épargne (chapitre S-29.01), par la Loi sur les banques (L.C. 1991, c. 46), par la Loi sur les coopératives de services financiers (chapitre C-67.3) ou par la Loi sur les sociétés de fiducie et de prêt (L.C. 1991, c. 45).

Décision 2012-04-27, a. 14.

15. Constitue un compte spécial en fidéicommis, tout compte ouvert à cette fin au nom du géologue qui est conforme aux conditions de l’article 14 ou tout placement présumé sûr au sens des paragraphes 2 et 3 de l’article 1339 du Code civil.

Dans le cas d’un placement, le compte peut être ouvert auprès d’un courtier en valeurs mobilières de plein exercice, dûment agréé par l’Autorité des marchés financiers ou par un organisme similaire et membre de l’Organisme canadien de réglementation du commerce des valeurs mobilières. Le géologue doit, sous réserve qu’il détienne une procuration générale pour ce faire, obtenir également l’autorisation écrite du client spécifiant le type de placement, son échéance et ses modalités.

Décision 2012-04-27, a. 15.

16. À l’ouverture d’un compte général en fidéicommis, le géologue doit transmettre sans délai au secrétaire de l’Ordre, au moyen du formulaire prescrit par l’Ordre, une déclaration sous serment comprenant:

1°  le nom, l’adresse postale et le numéro de transit de l’établissement financier dépositaire ainsi que le numéro du compte et la date de son ouverture;

2°  le nom des personnes autorisées à signer les documents relatifs aux opérations courantes du compte;

3°  une renonciation irrévocable en faveur de l’Ordre aux intérêts ou aux revenus d’un compte et l’autorisation pour l’établissement financier de transférer directement à l’Ordre, pour être versés au fonds d’indemnisation, les intérêts et les autres revenus de ce compte, déduction faite, le cas échéant, des frais d’administration;

4°  une autorisation irrévocable donnant le droit au Conseil d’administration, au comité d’inspection professionnelle, à un inspecteur ou à un syndic de l’Ordre d’entreprendre une action prévue à l’article 6;

5°  une autorisation irrévocable donnant le droit au Conseil d’administration, sur recommandation d’un syndic ou du comité d’inspection professionnelle, d’exiger qu’il obtienne, aux frais du géologue, la signature conjointe d’un autre géologue désigné par le comité d’inspection professionnelle ou un syndic pour tirer des chèques et les autres ordres de paiement sur le compte.

Le géologue transmet en outre sans délai un exemplaire dûment rempli du formulaire à l’établissement financier ou au courtier en valeurs mobilières où le compte est ouvert. Il doit en conserver un exemplaire.

Décision 2012-04-27, a. 16.

17. À l’ouverture d’un compte spécial en fidéicommis, le géologue doit transmettre sans délai au secrétaire de l’Ordre, au moyen du formulaire prescrit par l’Ordre, une déclaration sous serment comprenant, en plus des renseignements et des exigences prévus aux paragraphes 1, 2 et 5 de l’article 16:

1°  que les intérêts ou les autres revenus provenant de ce compte sont la propriété du client;

2°  qu’il a obtenu du client une autorisation irrévocable donnant le droit au Conseil d’administration, au comité d’inspection professionnelle, à un inspecteur ou à un syndic de l’Ordre d’entreprendre une action prévue à l’article 6.

Le géologue transmet en outre sans délai un exemplaire dûment rempli du formulaire à l’établissement financier ou au courtier en valeurs mobilières où le compte spécial est ouvert et au client. Il doit en conserver un exemplaire.

Décision 2012-04-27, a. 17.

18. Lors de la fermeture d’un compte en fidéicommis, le géologue doit en aviser sans délai le secrétaire de l’Ordre en lui transmettant le formulaire établi à cet effet par le Conseil d’administration. Ce formulaire indique le nom, l’adresse postale et le numéro de transit de l’établissement financier ainsi que le numéro du compte, la date de son ouverture et la date de sa fermeture.

Le géologue qui se retire à titre de titulaire conjoint d’un compte en fidéicommis est tenu de respecter les obligations prévues au premier alinéa, compte tenu des adaptations nécessaires.

Décision 2012-04-27, a. 18.

19. Les chèques et les autres ordres de paiement tirés sur un compte général ou spécial en fidéicommis doivent porter la mention «compte en fidéicommis»; les chèques doivent être numérotés consécutivement.

Décision 2012-04-27, a. 19.

20. Le géologue ne peut déposer ou laisser ses sommes personnelles dans un compte en fidéicommis.

S’il reçoit une somme d’argent sous forme indivisible dont une partie seulement doit être déposée dans son compte général en fidéicommis, il doit la déposer dans ce compte et en retirer sans délai la partie qui n’a pas à y être déposée.

Décision 2012-04-27, a. 20.

21. Le géologue doit, pour chaque compte en fidéicommis qu’il détient, tenir à jour des registres distincts indiquant, par ordre chronologique, les renseignements suivants:

1°  pour chaque somme versée:

a)  la date de sa réception;

b)  son montant;

c)  le nom de la personne ou société de laquelle elle est reçue;

d)  le nom de la personne ou société pour laquelle elle est reçue;

e)  le dossier y afférent;

f)  l’objet pour lequel elle est reçue;

g)  le solde du compte après chaque inscription;

2°  pour chaque somme déboursée:

a)  la date du débours;

b)  son montant;

c)  le bénéficiaire du débours;

d)  le nom de la personne ou société pour laquelle elle est déboursée;

e)  le dossier y afférent;

f)  l’objet pour lequel elle est déboursée;

g)  le solde du compte après chaque inscription.

Décision 2012-04-27, a. 21.

22. Le comité d’inspection professionnelle peut demander au géologue de produire un rapport comptable couvrant la période qu’il détermine. Le géologue doit, dans les 30 jours suivant la réception d’une telle demande, transmettre un rapport indiquant, pour chaque compte en fidéicommis qu’il détient, les renseignements suivants:

1°  la liste des soldes inscrits pour chaque client à la fin de la période en indiquant le nom du client, le numéro de dossier et la date de la dernière inscription;

2°  la liste des chèques en circulation à la fin de la période en indiquant pour chacun le montant, la date d’émission, le numéro du chèque, le nom du client et le numéro de dossier;

3°  la liste des recettes en circulation à la fin de la période en indiquant pour chacune le montant, la date de réception, le nom du client et le numéro de dossier;

4°  le total des recettes et des débours au cours de chaque mois de la période;

5°  l’état comparatif entre le solde au journal de caisse recettes déboursés à la fin de la période et le solde à la fin de la période apparaissant au relevé de l’institution financière. La copie du relevé de l’institution financière pour le dernier mois de la période doit être jointe au rapport;

6°  la liste des comptes spéciaux en fidéicommis à la fin de la période, en indiquant pour chacun le nom du client, le numéro de dossier, le nom de l’institution financière dépositaire, le numéro du compte et le solde à la fin de la période;

7°  la liste de chacun des comptes généraux et spéciaux en fidéicommis qui ont été fermés au cours de la période.

Décision 2012-04-27, a. 22.

SECTION IV AUTRES BIENS DÉTENUS POUR LE COMPTE D’UN TIERS

23. Le géologue doit tenir à jour un registre indiquant, pour chaque bien qu’il détient pour le compte d’un tiers, les renseignements suivants:

1°  une description du bien et, le cas échéant, son numéro d’identification;

2°  la date de sa réception;

3°  la personne ou société pour le compte de laquelle il est détenu;

4°  la date de sa remise;

5°  la personne ou société à laquelle il est remis.

Décision 2012-04-27, a. 23.

24. Le géologue doit aviser la personne ou société pour le compte de laquelle il détient un bien meuble du lieu où celui-ci est gardé et, le cas échéant, de tout changement de ce lieu.

Décision 2012-04-27, a. 24.

25. (Omis).

Décision 2012-04-27, a. 25.

RÉFÉRENCES

Décision 2012-04-27, 2012 G.O. 2, 2402