c-65.1, r. 2 - Règlement sur certains contrats d’approvisionnement des organismes publics

À jour au 1^er septembre 2012

Ce document a valeur officielle.

chapitre C-65.1, r. 2

Règlement sur les contrats d’approvisionnement des organismes publics

Loi sur les contrats des organismes publics

(chapitre C-65.1, a. 23).

CHAPITRE I CHAMP D’APPLICATION

1. Le présent règlement s’applique aux contrats d’approvisionnement visés au paragraphe 1 du premier alinéa de l’article 3 de la Loi sur les contrats des organismes publics (chapitre C-65.1).

D. 531-2008, a. 1.

2. Pour l’application du présent règlement, le système électronique d’appel d’offres est celui approuvé par le gouvernement en vertu de l’article 11 de la Loi.

D. 531-2008, a. 2.

CHAPITRE II APPEL D’OFFRES PUBLIC

SECTION I DISPOSITION GÉNÉRALE

3. La procédure d’appel d’offres public doit être réalisée conformément aux dispositions du présent chapitre.

Toutefois, lorsqu’un organisme public procède à un appel d’offres public pour l’adjudication d’un contrat comportant une dépense inférieure au seuil d’appel d’offres public prévu au paragraphe 1 du premier alinéa de l’article 10 de la Loi, le délai de réception des soumissions prévu au paragraphe 6 du deuxième alinéa de l’article 4, l’exigence quant au lieu de l’établissement prévue au paragraphe 2 du premier alinéa de l’article 6 et le délai de transmission d’un addenda prévu au deuxième alinéa de l’article 9 peuvent différer.

Lorsqu’il s’agit d’un contrat à commandes ou d’un contrat adjugé à la suite d’une évaluation de la qualité, la procédure d’appel d’offres public doit tenir compte des dispositions particulières du chapitre III.

D. 531-2008, a. 3.

SECTION II DOCUMENTS D’APPEL D’OFFRES

4. Tout appel d’offres public s’effectue au moyen d’un avis diffusé dans le système électronique d’appel d’offres.

Cet avis fait partie des documents d’appel d’offres et indique:

1°  le nom de l’organisme public;

2°  la description sommaire des besoins ainsi que le lieu de livraison;

3°  la nature et le montant de la garantie de soumission exigée, le cas échéant;

4°  l’applicabilité ou non d’un accord intergouvernemental au sens de l’article 2 de la Loi;

5°  l’endroit où obtenir des renseignements;

5.1°  une mention selon laquelle les documents d’appel d’offres ne peuvent être obtenus que par l’intermédiaire du système électronique d’appel d’offres;

6°  l’endroit prévu ainsi que la date et l’heure limites fixées pour la réception et l’ouverture des soumissions, le délai de réception ne pouvant être inférieur à 15 jours à compter de la date de la diffusion de cet avis;

7°  le fait que l’organisme public ne s’engage à accepter aucune des soumissions reçues.

D. 531-2008, a. 4; D. 679-2011, a. 1.

5. Un organisme public doit prévoir dans ses documents d’appel d’offres:

1°  la description des besoins et des modalités de livraison;

2°  dans le cas d’un regroupement d’organismes au sens de l’article 15 de la Loi, l’identification de tout organisme public et de toute personne morale de droit public parties à ce regroupement;

3°  les conditions d’admissibilité exigées d’un fournisseur et les conditions de conformité des soumissions;

4°  la liste des documents ou autres pièces exigés des fournisseurs;

5°  les modalités d’ouverture des soumissions;

6°  la règle d’adjudication du contrat, laquelle comprend, le cas échéant, toute modalité de calcul applicable aux fins de l’adjudication;

7°  tout autre renseignement requis en vertu du présent règlement.

Dans le cas visé au paragraphe 2 du premier alinéa, il est obligatoire pour toute partie au regroupement de s’approvisionner auprès du fournisseur retenu, et ce, aux conditions prévues aux documents d’appel d’offres.

D. 531-2008, a. 5.

6. Les conditions d’admissibilité exigées d’un fournisseur pour la présentation d’une soumission sont les suivantes:

1°  posséder les qualifications, les autorisations, les permis, les licences, les enregistrements, les certificats, les accréditations et les attestations nécessaires;

2°  avoir au Québec ou dans un territoire visé par un accord intergouvernemental applicable, un établissement où il exerce ses activités de façon permanente, clairement identifié à son nom et accessible durant les heures normales de bureau;

3°  satisfaire à toute autre condition d’admissibilité prévue dans les documents d’appel d’offres.

Malgré le paragraphe 2 du premier alinéa, lorsque la concurrence est insuffisante, l’organisme public peut rendre admissible tout fournisseur qui a un établissement dans un territoire non visé par un accord intergouvernemental applicable, à la condition qu’il en fasse mention dans les documents d’appel d’offres.

Le défaut d’un fournisseur de respecter l’une de ces conditions le rend inadmissible.

D. 531-2008, a. 6.

7. Les conditions de conformité doivent indiquer les cas qui entraînent le rejet automatique d’une soumission, soit:

1°  le non-respect de l’endroit prévu, de la date et de l’heure limites fixées pour la réception des soumissions;

2°  l’absence d’un document requis;

3°  l’absence d’une signature requise d’une personne autorisée;

4°  une rature ou une correction apportée au prix soumis et non paraphée;

5°  une soumission conditionnelle ou restrictive;

6°  le non-respect de toute autre condition de conformité indiquée dans les documents d’appel d’offres comme entraînant le rejet automatique d’une soumission.

D. 531-2008, a. 7.

8. Un organisme public peut, à la condition qu’il en fasse mention dans les documents d’appel d’offres, se réserver la possibilité de refuser tout fournisseur qui, au cours des 2 années précédant la date d’ouverture des soumissions, a fait l’objet de la part de cet organisme d’une évaluation de rendement insatisfaisant, a omis de donner suite à une soumission ou à un contrat, ou a fait l’objet d’une résiliation de contrat en raison de son défaut d’en respecter les conditions.

D. 531-2008, a. 8.

9. Un organisme public peut modifier ses documents d’appel d’offres au moyen d’un addenda transmis aux fournisseurs concernés par l’appel d’offres.

Si la modification est susceptible d’avoir une incidence sur les prix, l’addenda doit être transmis au moins 7 jours avant la date limite de réception des soumissions; si ce délai ne peut être respecté, la date limite de réception des soumissions doit être reportée d’autant de jours qu’il en faut pour que ce délai minimal soit respecté.

D. 531-2008, a. 9; D. 679-2011, a. 2.

9.1. Les documents d’appel d’offres et, le cas échéant, tout addenda les modifiant ne peuvent être obtenus que par l’intermédiaire du système électronique d’appel d’offres.

D. 679-2011, a. 3.

SECTION III MODE DE SOLLICITATION ET OUVERTURE DES SOUMISSIONS

10. Un organisme public sollicite uniquement un prix pour adjuger un contrat d’approvisionnement.

D. 531-2008, a. 10.

11. L’organisme public ouvre publiquement les soumissions en présence d’un témoin à l’endroit prévu, à la date et à l’heure limites fixées dans les documents d’appel d’offres, à moins que les soumissions soient sous la forme d’une liste de prix dont l’ampleur ou la configuration ne permet pas d’identifier un prix total.

Lors de l’ouverture publique, le nom des fournisseurs ainsi que leur prix total respectif sont divulgués, sous réserve de vérifications ultérieures.

L’organisme public rend disponible, dans les 4 jours ouvrables, le résultat de l’ouverture publique des soumissions dans le système électronique d’appel d’offres.

D. 531-2008, a. 11.

SECTION IV EXAMEN DES SOUMISSIONS ET ADJUDICATION DU CONTRAT

12. L’organisme public procède à l’examen des soumissions reçues en vérifiant l’admissibilité des fournisseurs et la conformité de leur soumission.

S’il rejette une soumission parce que le fournisseur n’est pas admissible ou parce que cette soumission est non conforme, il en informe le fournisseur en mentionnant la raison de ce rejet au plus tard 15 jours après l’adjudication du contrat.

D. 531-2008, a. 12.

13. L’organisme public adjuge le contrat au fournisseur qui a soumis le prix le plus bas.

Un organisme public peut, dans la détermination du prix le plus bas, tenir compte des coûts d’impact liés à cette acquisition et ainsi ajuster les prix soumis. Cet ajustement des prix doit cependant être fondé sur des éléments quantifiables et mesurables clairement identifiés aux documents d’appel d’offres.

D. 531-2008, a. 13.

14. Lorsqu’il y a égalité des résultats à la suite d’un appel d’offres, le contrat est adjugé par tirage au sort.

D. 531-2008, a. 14.

15. L’organisme public adjuge le contrat en fonction des besoins décrits et des règles établies dans les documents d’appel d’offres et selon le prix soumis.

L’organisme public peut toutefois négocier le prix soumis et le prix indiqué au contrat peut alors être inférieur au prix soumis lorsque les conditions suivantes sont réunies:

1°  un seul fournisseur a présenté une soumission conforme;

2°  le fournisseur a consenti un nouveau prix;

3°  il s’agit de la seule modification apportée aux conditions énoncées dans les documents d’appel d’offres ou à la soumission dans le cadre de cette négociation.

D. 531-2008, a. 15.

CHAPITRE III MODALITÉS PARTICULIÈRES D’ADJUDICATION DES CONTRATS

SECTION I CONTRAT À COMMANDES

16. Un organisme public peut conclure un contrat à commandes avec un ou plusieurs fournisseurs lorsque des besoins sont récurrents et que la quantité de biens, le rythme ou la fréquence de leur acquisition sont incertains.

D. 531-2008, a. 16.

17. L’organisme public indique dans les documents d’appel d’offres les quantités approximatives des biens susceptibles d’être acquis ou, à défaut, la valeur monétaire approximative du contrat et, le cas échéant, les lieux de livraison.

D. 531-2008, a. 17.

18. Lorsque le contrat à commandes est conclu avec plusieurs fournisseurs, les commandes sont attribuées au fournisseur qui a soumis le prix le plus bas, à moins que ce fournisseur ne puisse y donner suite, auquel cas les autres fournisseurs sont sollicités en fonction de leur rang respectif.

Toutefois, de telles commandes peuvent être attribuées à l’un ou l’autre des fournisseurs retenus dont le prix soumis n’excède pas de plus de 10% le prix le plus bas, à la condition que cette règle d’adjudication soit autorisée par le dirigeant de l’organisme public avant la diffusion de l’avis d’appel d’offres.

D. 531-2008, a. 18.

SECTION II CONTRAT ADJUGÉ À LA SUITE D’UNE ÉVALUATION DE LA QUALITÉ

19. Malgré l’article 10, un organisme public peut décider d’évaluer le niveau de qualité d’une soumission; il sollicite alors un prix et une démonstration de la qualité en fonction de critères d’évaluation prédéterminés.

L’organisme public doit prévoir dans les documents d’appel d’offres les règles d’évaluation de la qualité des soumissions, incluant les critères d’évaluation retenus et, aux fins de l’application de l’annexe 2, leur poids respectif.

Le prix et la démonstration de la qualité doivent être présentés séparément afin de permettre l’application du premier alinéa de l’article 24. En plus des cas prévus à l’article 7, les conditions de conformité doivent indiquer que le défaut de respecter cette exigence entraîne le rejet automatique d’une soumission.

D. 531-2008, a. 19.

20. Lors de l’ouverture publique des soumissions tel que prévu à l’article 11, seul le nom des fournisseurs est alors divulgué et le résultat de l’ouverture est rendu disponible conformément au troisième alinéa de cet article.

D. 531-2008, a. 20.

21. L’organisme public évalue la qualité des soumissions conformément aux dispositions de l’annexe 1 ou de l’annexe 2, selon le cas.

D. 531-2008, a. 21.

22. Lorsqu’une évaluation est fondée sur l’atteinte du niveau minimal de qualité, l’organisme public doit appliquer les conditions et modalités d’évaluation prévues à l’annexe 1 et adjuger le contrat au fournisseur qui a soumis le prix le plus bas.

D. 531-2008, a. 22.

23. Lorsqu’une évaluation est fondée sur la mesure du niveau de qualité suivie du calcul du rapport qualité-prix, l’organisme public doit appliquer les conditions et modalités d’évaluation prévues à l’annexe 2 et adjuger le contrat au fournisseur qui a soumis le prix ajusté le plus bas.

D. 531-2008, a. 23.

24. Les soumissions sont évaluées par un comité de sélection constitué à cette fin par l’organisme public. Le comité procède à l’évaluation de la qualité, et ce, sans connaître le prix soumis.

Lorsque l’évaluation des soumissions concerne l’adjudication d’un contrat comportant une dépense égale ou supérieure au seuil d’appel d’offres public, le comité de sélection doit être composé d’un secrétaire chargé d’en coordonner les activités et d’au moins 3 membres.

D. 531-2008, a. 24.

25. Pour l’application de l’article 15 à l’égard d’un contrat adjugé à la suite d’une évaluation de la qualité, la condition prévue au paragraphe 1 du deuxième alinéa de cet article est qu’un seul fournisseur a présenté une soumission acceptable.

D. 531-2008, a. 25.

26. L’organisme public informe chaque soumissionnaire du résultat de l’évaluation de la qualité de sa soumission dans les 15 jours suivant l’adjudication du contrat.

Les renseignements transmis au soumissionnaire, dans le cas où l’annexe 1 s’applique, sont:

1°  la confirmation de l’acceptation ou non de sa soumission;

2°  le nom de l’adjudicataire et le prix soumis par celui-ci.

Les renseignements transmis au soumissionnaire, dans le cas où l’annexe 2 s’applique, sont:

1°  la confirmation de l’acceptation ou non de sa soumission;

2°  sa note pour la qualité, son prix ajusté et son rang en fonction des prix ajustés, le cas échéant;

3°  le nom de l’adjudicataire, sa note pour la qualité, le prix qu’il a soumis et le prix ajusté qui en découle.

D. 531-2008, a. 26.

CHAPITRE IV CONTRATS PARTICULIERS

SECTION I CONTRAT POUR L’ACQUISITION DE SABLE, DE PIERRE, DE GRAVIER OU D’ENROBÉS BITUMINEUX

27. Un contrat pour l’acquisition de sable, de pierre, de gravier ou d’enrobés bitumineux comportant une dépense inférieure à 200 000 $ peut être conclu de gré à gré.

D. 531-2008, a. 27.

SECTION II CONTRAT LIÉ À LA RECHERCHE ET AU DÉVELOPPEMENT OU À L’ENSEIGNEMENT

28. Un contrat d’approvisionnement relatif à des activités de recherche et de développement ou à des activités d’enseignement peut être conclu de gré à gré lorsque, pour des raisons d’ordre technique ou scientifique, un seul fournisseur est en mesure de le réaliser et il n’existe aucune solution de rechange ou encore de biens de remplacement.

D. 531-2008, a. 28.

SECTION III CONTRAT D’APPROVISIONNEMENT POUR DES ACTIVITÉS À L’ÉTRANGER

29. Un contrat d’approvisionnement pour les activités à l’étranger d’une délégation générale, d’une délégation ou d’une autre organisation permettant la représentation du Québec à l’étranger, établie conformément à l’article 28 de la Loi sur le ministère des Relations internationales (chapitre M-25.1.1), peut être conclu de gré à gré même s’il comporte une dépense égale ou supérieure au seuil d’appel d’offres public prévu à l’article 10 de la Loi. Le cas échéant, le contrat est attribué dans le respect des principes énoncés à l’article 2 de la Loi.

D. 531-2008, a. 29.

SECTION IV CONTRAT POUR L’ACQUISITION DE LOGICIELS

D. 694-2009, a. 1.

29.1. Malgré les dispositions de la section I du chapitre III, un organisme public visé aux paragraphes 1 à 4 du premier alinéa de l’article 4 de la Loi, peut conclure de gré à gré un contrat à commandes pour l’acquisition de logiciels pour des cas autres que ceux prévus aux paragraphes 1 à 4 du premier alinéa de l’article 13 de la Loi.

Le contrat à commandes peut être conclu au bénéfice d’un regroupement d’organismes visé à l’article 15 de la Loi. Dans ce cas, les dispositions prévues à l’article 5 relatives à un tel regroupement ainsi que l’article 46 s’appliquent compte tenu des adaptations nécessaires et de l’obligation prévue au troisième alinéa du présent article.

Pour se prévaloir du contrat à commandes, l’organisme public et, le cas échéant, la personne morale de droit public au bénéfice duquel l’acquisition est effectuée doivent avoir réalisé une recherche sérieuse et documentée démontrant que seul le fournisseur visé par ce contrat peut répondre à leurs besoins.

L’autorisation du ministre responsable est requise lorsque la valeur monétaire approximative du contrat à commandes est supérieure au seuil d’appel d’offres public. Il peut, le cas échéant, fixer les conditions applicables à ce contrat.

D. 694-2009, a. 1.

CHAPITRE V HOMOLOGATION DE BIENS

30. Un organisme public procède à une homologation de biens lorsqu’il y a lieu de s’assurer, avant de procéder à un appel d’offres, de la conformité d’un bien à une norme reconnue ou à une spécification technique établie.

D. 531-2008, a. 30.

31. Un organisme public peut recourir à un processus d’homologation de biens dans la mesure où les exigences suivantes sont respectées:

1°  l’homologation de biens est précédée d’un avis public à cet effet dans le système électronique d’appel d’offres;

2°  la liste des biens homologués est diffusée dans le système électronique d’appel d’offres et tout fournisseur est informé de l’acceptation ou de la raison du refus de l’inscription du bien sur cette liste;

3°  un avis public d’homologation est publié à nouveau au moins une fois l’an, et ce, bien que l’organisme public puisse procéder à une homologation à des intervalles variant de 1 à 3 ans.

D. 531-2008, a. 31.

32. Sauf dans les cas prévus à l’article 13 de la Loi, tout contrat subséquent à l’homologation de biens est restreint aux seuls biens homologués et, lorsqu’un tel contrat comporte une dépense égale ou supérieure au seuil d’appel d’offres public, il doit faire l’objet d’un appel d’offres public.

D. 531-2008, a. 32.

CHAPITRE VI CONDITIONS PRÉALABLES À LA CONCLUSION DES CONTRATS

SECTION I AUTORISATION REQUISE

33. L’autorisation du dirigeant de l’organisme public est requise pour tout contrat dont la durée prévue, incluant tout renouvellement, est supérieure à 3 ans. Dans le cas d’un contrat à commandes, le dirigeant de l’organisme public ne peut toutefois autoriser un contrat dont la durée prévue, incluant tout renouvellement, est supérieure à 5 ans.

Une telle autorisation est aussi requise avant la conclusion du contrat comportant une dépense égale ou supérieure au seuil d’appel d’offres public dans les cas suivants:

1°  un seul fournisseur a présenté une soumission conforme;

2°  à la suite d’une évaluation de la qualité selon la section II du chapitre III, un seul fournisseur a présenté une soumission acceptable.

Dans le cas prévu au paragraphe 2 du deuxième alinéa, le comité de sélection ne prend pas connaissance du prix et laisse au dirigeant de l’organisme public le soin de déterminer s’il y a lieu de poursuivre ou non le processus d’adjudication.

D. 531-2008, a. 33.

SECTION II PROGRAMME D’ACCÈS À L’ÉGALITÉ

34. La présente section ne s’applique qu’aux organismes publics visés au paragraphe 1 ou au paragraphe 2 du premier alinéa de l’article 4 de la Loi.

D. 531-2008, a. 34.

35. Lorsque le montant d’un contrat d’approvisionnement est de 100 000 $ ou plus ou lorsque le montant d’un sous-contrat d’approvisionnement se rapportant à un tel contrat est de 100 000 $ ou plus, ce contrat ou ce sous-contrat ne peut être conclu avec un fournisseur ou un sous-contractant du Québec dont l’entreprise compte plus de 100 employés, à moins que le fournisseur ou le sous-contractant ne se soit préalablement engagé à implanter un programme d’accès à l’égalité conforme à la Charte des droits et libertés de la personne (chapitre C-12) et qu’il ne soit titulaire d’une attestation d’engagement à cet effet délivrée par le président du Conseil du trésor.

Si un tel contrat ou sous-contrat doit être conclu avec un fournisseur ou un sous-contractant hors du Québec, mais au Canada, dont l’entreprise compte plus de 100 employés, celui-ci doit fournir au préalable une attestation selon laquelle il s’est déjà engagé à implanter un programme d’équité en emploi de sa province ou de son territoire s’il en est, ou, à défaut, à implanter un programme fédéral d’équité en emploi.

D. 531-2008, a. 35.

36. Le président du Conseil du trésor annule l’attestation délivrée à tout fournisseur du Québec qui ne respecte pas son engagement d’implanter un programme d’accès à l’égalité. Un tel fournisseur ne peut conclure un contrat ou sous-contrat d’approvisionnement tant qu’il n’est pas titulaire d’une nouvelle attestation.

Tout fournisseur hors du Québec, mais au Canada, à qui a été retirée l’attestation mentionnée au deuxième alinéa de l’article 35, ne peut conclure un contrat ou sous-contrat d’approvisionnement tant qu’il n’est pas titulaire d’une nouvelle attestation.

D. 531-2008, a. 36.

SECTION III ASSURANCE DE LA QUALITÉ, DÉVELOPPEMENT DURABLE ET ENVIRONNEMENT

37. Un organisme public peut considérer l’apport d’un système d’assurance de la qualité, notamment la norme ISO 9001: 2000, ou une spécification liée au développement durable et à l’environnement pour la réalisation d’un contrat. Il précise alors l’exigence requise dans les documents d’appel d’offres.

Si l’imposition d’une telle exigence réduit indûment la concurrence, l’organisme public doit permettre à tout fournisseur de présenter une soumission et accorder à celui qui répond à l’exigence prévue au premier alinéa, une marge préférentielle d’au plus 10%. Dans ce dernier cas, le prix soumis par un tel fournisseur est, aux seules fins de déterminer l’adjudicataire, réduit du pourcentage de marge préférentielle prévu, et cela, sans affecter le prix soumis aux fins de l’adjudication du contrat.

Le pourcentage de marge préférentielle qui sera appliqué doit être indiqué dans les documents d’appel d’offres.

D. 531-2008, a. 37.

SECTION IV ATTESTATION DE REVENU QUÉBEC

D. 353-2010, a. 1; D. 847-2011, a. 1.

37.1. Tout fournisseur intéressé à conclure avec un organisme public un contrat d’approvisionnement comportant une dépense égale ou supérieure à 25 000 $ doit détenir une attestation de Revenu Québec.

D. 353-2010, a. 1; D. 847-2011, a. 1.

37.2. L’attestation de Revenu Québec est délivrée à tout fournisseur qui, à la date y indiquée, a produit les déclarations et les rapports qu’il devait produire en vertu des lois fiscales et n’a pas de compte payable en souffrance à l’endroit du ministre du Revenu, notamment lorsque son recouvrement a été légalement suspendu ou lorsque des dispositions ont été convenues avec lui pour en assurer le paiement et qu’il n’est pas en défaut à cet égard.

D. 353-2010, a. 1; D. 847-2011, a. 1.

37.3. L’attestation ne doit pas avoir été délivrée plus de 90 jours avant la date et l’heure limites fixées pour la réception des soumissions ni après ces date et heure ou, s’il s’agit d’un contrat conclu de gré à gré, plus de 90 jours avant la date d’attribution du contrat. La détention par le fournisseur d’une attestation est considérée comme une condition d’admissibilité au sens de l’article 6.

D. 847-2011, a. 1.

37.4. Un fournisseur ne peut transmettre une attestation de Revenu Québec qui contient des renseignements faux ou inexacts, produire pour lui-même l’attestation d’un tiers ou faussement déclarer qu’il ne détient pas l’attestation requise.

D. 847-2011, a. 1.

37.5. Il est interdit d’aider une personne, par un acte ou une omission, à contrevenir aux dispositions de l’article 37.4 ou, par un encouragement, un conseil, un consentement, une autorisation ou un ordre, de l’amener à y contrevenir.

D. 847-2011, a. 1.

37.6. L’article 37.1 ne s’applique pas au fournisseur qui n’a pas, au Québec, un établissement où il exerce ses activités de façon permanente, clairement identifié à son nom et accessible durant les heures normales de bureau.

Il ne s’applique également pas lorsqu’un contrat d’approvisionnement doit être conclu en raison d’une situation d’urgence mettant en cause la sécurité des personnes ou des biens.

D. 847-2011, a. 1.

CHAPITRE VII PUBLICATION DES RENSEIGNEMENTS

38. À la suite d’un appel d’offres public, l’organisme public publie dans le système électronique d’appel d’offres, dans les 15 jours suivant l’adjudication du contrat, le nom de l’adjudicataire et le montant du contrat ou, s’il s’agit d’un contrat à commandes, le montant estimé de la dépense. De plus, si un contrat comporte des options de renouvellement, l’organisme public publie aussi le montant total de la dépense qui serait encourue si toutes les options étaient exercées.

S’il s’agit d’un contrat à commandes impliquant plusieurs fournisseurs, l’organisme public publie le nom des fournisseurs et leur prix total respectif. Si un tel contrat comporte des listes de prix dont l’ampleur ou la configuration ne permet pas la publication des résultats, l’organisme public indique dans le système électronique d’appel d’offres la façon d’obtenir les renseignements relatifs à ces résultats.

D. 531-2008, a. 38.

39. L’organisme public publie, au moins semestriellement, dans le système électronique d’appel d’offres, la liste des contrats comportant une dépense supérieure à 25 000 $ et conclus de gré à gré ou à la suite d’un appel d’offres sur invitation, sauf s’il s’agit d’un contrat portant sur une question de nature confidentielle ou protégée au sens du paragraphe 3 du premier alinéa de l’article 13 de la Loi.

D. 531-2008, a. 39.

40. La liste prévue à l’article 39 doit contenir au moins les renseignements suivants:

1°  le nom du fournisseur, la date et le montant du contrat ou, s’il s’agit d’un contrat à commandes, le montant estimé de la dépense;

2°  s’il s’agit d’un contrat comportant des options de renouvellement, en plus des renseignements prévus au paragraphe 1, le montant total de la dépense qui serait encourue si toutes les options étaient exercées;

3°  la nature des biens qui ont fait l’objet du contrat;

4°  s’il s’agit d’un contrat conclu de gré à gré comportant une dépense supérieure au seuil d’appel d’offres public, la disposition de la Loi ou du présent règlement en vertu de laquelle le contrat a été attribué.

D. 531-2008, a. 40.

CHAPITRE VIII CONDITIONS DE GESTION DES CONTRATS

SECTION I RÈGLEMENT DES DIFFÉRENDS

41. L’organisme public et le fournisseur doivent tenter de régler à l’amiable toute difficulté pouvant survenir à l’égard d’un contrat en respectant, le cas échéant, les modalités que le contrat prévoit pour y remédier.

Si la difficulté ne peut être ainsi résolue, elle peut être soumise à un tribunal judiciaire ou à un organisme juridictionnel, selon le cas, ou à un arbitre. Dans ce dernier cas, l’autorisation générale ou spéciale du ministre de la Justice est requise pour les organismes publics visés au paragraphe 1 ou au paragraphe 2 du premier alinéa de l’article 4 de la Loi.

D. 531-2008, a. 41.

SECTION II ÉVALUATION DU RENDEMENT

42. Un organisme public doit consigner dans un rapport l’évaluation d’un fournisseur dont le rendement est considéré insatisfaisant.

D. 531-2008, a. 42.

43. L’organisme public doit compléter son évaluation au plus tard 60 jours après la date de la fin du contrat et transmettre au fournisseur un exemplaire de l’évaluation.

D. 531-2008, a. 43.

44. Le fournisseur peut, dans un délai de 30 jours suivant la réception du rapport constatant le rendement insatisfaisant, transmettre par écrit à l’organisme public tout commentaire sur ce rapport.

D. 531-2008, a. 44.

45. Dans les 30 jours suivant l’expiration du délai prévu à l’article 44 ou suivant la réception des commentaires du fournisseur, selon le cas, le dirigeant de l’organisme public maintient ou non l’évaluation effectuée et en informe le fournisseur. S’il ne procède pas dans le délai prescrit, le rendement du fournisseur est considéré satisfaisant.

D. 531-2008, a. 45.

CHAPITRE VIII.1 DISPOSITIONS PÉNALES

D. 847-2011, a. 2.

45.1. La violation des dispositions de l’article 37.4 ou de l’article 37.5 constitue une infraction.

D. 847-2011, a. 2.

CHAPITRE IX DISPOSITIONS TRANSITOIRES ET FINALES

46. Un organisme public a jusqu’au 31 mars 2012 pour mettre en application les dispositions du paragraphe 2 du premier alinéa de l’article 5. D’ici là, il doit au moins identifier dans les documents d’appel d’offres, les organismes publics et les personnes morales de droit public parties au regroupement et ceux ou celles qui sont susceptibles de l’être.

Dans ce cas, il est obligatoire, pour les parties au regroupement et pour les parties qui s’y ajoutent par la suite, de s’approvisionner auprès du fournisseur retenu, et ce, aux conditions prévues aux documents d’appel d’offres.

D. 531-2008, a. 46; D. 754-2010, a. 1.

46.1. Le ministre du Revenu est chargé de l’application et de l’exécution des articles 37.2, 37.4, 37.5 et 45.1.

D. 847-2011, a. 3.

47. (Omis).

D. 531-2008, a. 47.

ANNEXE 1

(a. 21, 22, 26)

CONDITIONS ET MODALITÉS D’ÉVALUATION DE LA QUALITÉ EN VUE D’UNE ADJUDICATION SELON LE PRIX LE PLUS BAS

1. Un minimum de 3 critères est nécessaire pour l’évaluation de la qualité.

2. L’organisme public doit préciser dans les documents d’appel d’offres, pour chaque critère retenu, les éléments de qualité requis pour l’atteinte d’un «niveau de performance acceptable», lequel correspond à ses attentes minimales pour le critère.

3. Une soumission acceptable à l’égard de la qualité est celle qui, pour chacun des critères retenus, rencontre le «niveau de performance acceptable». Le cas échéant, une soumission qui n’atteint pas ce niveau de performance à l’égard de l’un de ces critères est rejetée.

D. 531-2008, Ann. 1.

ANNEXE 2

(a. 21, 23, 26)

CONDITIONS ET MODALITÉS D’ÉVALUATION DE LA QUALITÉ EN VUE D’UNE ADJUDICATION SELON LE PRIX AJUSTÉ LE PLUS BAS

1. La grille d’évaluation doit prévoir un minimum de 3 critères nécessaires à l’évaluation de la qualité.

2. L’organisme public doit préciser dans les documents d’appel d’offres, pour chaque critère retenu, les éléments de qualité requis pour l’atteinte d’un «niveau de performance acceptable», lequel correspond à ses attentes minimales pour le critère.

3. Chaque critère retenu à la grille d’évaluation est pondéré en fonction de son importance relative pour la réalisation du contrat. La somme des poids des critères est égale à 100%.

4. Chaque critère est évalué sur une échelle de 0 à 100 points, le «niveau de performance acceptable» correspondant à 70 points.

5. Un minimum de 70 points peut être exigé à l’égard de l’un ou l’autre des critères identifiés dans la grille d’évaluation. Le cas échéant, une soumission qui n’atteint pas ce minimum est rejetée.

6. La note finale pour la qualité d’une soumission est la somme des notes pondérées obtenues pour chacun des critères, lesquelles sont déterminées en multipliant la note obtenue pour un critère par le poids de ce critère.

7. Une soumission acceptable à l’égard de la qualité est celle dont la note finale est d’au moins 70 points.

8. Le prix de chaque soumission acceptable est ajusté selon la formule suivante:

Prix ajusté = Prix soumis

__________________________________________

Coefficient d’ajustement pour la qualité

Le coefficient d’ajustement pour la qualité est égal à:

Note finale pour la qualité - 70

1 + K (________________________________)

30

Le paramètre K exprime en pourcentage ce que l’organisme public est prêt à payer de plus pour passer d’une soumission de 70 points à une soumission de 100 points, et ce, sur l’ensemble des critères.

9. L’organisme public détermine dans les documents d’appel d’offres la valeur du paramètre K, laquelle ne peut être inférieure à 15% ni excéder 30%.

D. 531-2008, Ann. 2.

DISPOSITIONS TRANSITOIRES

2011

(D. 847-2011) ARTICLE 4La violation des dispositions de l’article 37.4 ou de l’article 37.5 commise entre le 15 septembre 2011 et le 15 mars 2012 inclusivement donnera lieu à la transmission d’un avertissement au contrevenant au lieu d’un constat d’infraction.

ARTICLE 5. Le présent règlement ne s’applique qu’aux appels d’offres lancés et aux contrats conclus de gré à gré par un organisme public à compter du 15 septembre 2011.

2010

(D. 353-2010) ARTICLE 2Malgré les troisième et quatrième alinéas de l’article 37.1 du présent règlement, un fournisseur demeure admissible à présenter une soumission dans le cadre d’un appel d’offres dont la date limite de réception des soumissions est antérieure au 1er octobre 2010 même si son attestation est délivrée postérieurement à cette date limite.

ARTICLE 3. Le président du Conseil du trésor rend compte au gouvernement de la première année d’application de l’article 37.1 du présent règlement.

ARTICLE 4. La section IV du présent règlement ne s’applique qu’aux appels d’offres lancés et aux contrats conclus de gré à gré à compter du 1er juin 2010.

RÉFÉRENCES

D. 531-2008, 2008 G.O. 2, 2981

D. 694-2009, 2009 G.O. 2, 2745A

D. 353-2010, 2010 G.O. 2, 1685

D. 754-2010, 2010 G.O. 2, 3775

L.Q. 2010, c. 31, a. 175

D. 679-2011, 2011, G.O. 2, 2635

D. 847-2011, 2011 G.O. 2, 3905