C-26, r. 90 - Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation des conseillers en ressources humaines et en relations industrielles agréés du Québec

À jour au 1^er juillet 2024

Ce document a valeur officielle.

chapitre C-26, r. 90

Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation des conseillers en ressources humaines et en relations industrielles agréés du Québec

Code des professions

(chapitre C-26, a. 91).

SECTION I DISPOSITIONS GÉNÉRALES

1.01. Dans le présent règlement, à moins que le contexte n’indique un sens différent, les mots suivants signifient:

a)  «Ordre»: l’Ordre professionnel des conseillers en ressources humaines et en relations industrielles agréés du Québec;

b)  «conseiller»: quiconque est inscrit au tableau de l’Ordre;

c)  «cabinet de consultation»: le lieu où un conseiller reçoit habituellement les personnes à l’égard de qui il dispense des services professionnels, à l’exclusion notamment du lieu mentionné à l’article 3.02 et de la salle de travail des employés de ce conseiller.

R.R.Q., 1981, c. C-26, r. 61, a. 1.01.

1.02. La Loi d’interprétation (chapitre I-16) s’applique au présent règlement.

R.R.Q., 1981, c. C-26, r. 61, a. 1.02.

1.03. Rien dans le présent règlement ne doit être interprété comme excluant l’utilisation de l’informatique ou de toute autre technique pour la constitution et la tenue des dossiers d’un conseiller.

R.R.Q., 1981, c. C-26, r. 61, a. 1.03.

1.04. La section III ne s’applique qu’au cabinet de consultation où un conseiller exerce à son propre compte ou pour le compte d’un autre conseiller ou d’une société de conseillers.

R.R.Q., 1981, c. C-26, r. 61, a. 1.04.

SECTION II TENUE DES DOSSIERS

2.01. Sous réserve de l’article 2.07, un conseiller doit tenir, à l’endroit où il exerce sa profession, un dossier pour chacun de ses clients.

R.R.Q., 1981, c. C-26, r. 61, a. 2.01.

2.02. Un conseiller doit consigner dans chaque dossier les éléments et renseignements suivants:

a)  la date d’ouverture du dossier;

b)  le nom, l’adresse et le numéro de téléphone du client;

c)  une description sommaire des motifs de la consultation;

d)  une description des services professionnels rendus et leur date;

e)  les recommandations faites au client; et

f)  la correspondance et les autres documents appartenant au client et relatifs aux services professionnels rendus.

R.R.Q., 1981, c. C-26, r. 61, a. 2.02.

2.03. Un conseiller doit tenir à jour chaque dossier jusqu’au moment où il cesse de rendre des services professionnels à la personne concernée par ce dossier.

R.R.Q., 1981, c. C-26, r. 61, a. 2.03.

2.04. Un conseiller doit conserver chaque dossier pendant au moins 3 ans à compter de la date du dernier service rendu.

R.R.Q., 1981, c. C-26, r. 61, a. 2.04.

2.05. Un conseiller doit conserver ses dossiers dans un local ou un meuble auquel le public n’a pas librement accès et pouvant être fermé à clef ou autrement.

Lorsque suivant l’article 1.03, le conseiller utilise l’informatique ou toute autre technique pour la constitution et la tenue de ses dossiers, il doit s’assurer que leur confidentialité soit respectée.

R.R.Q., 1981, c. C-26, r. 61, a. 2.05.

2.06. Lorsqu’un client demande à reprendre un document qui lui appartient dans le dossier d’un conseiller, ce dernier doit insérer dans ce dossier une note signée par ce client indiquant la nature du document et la date du retrait.

R.R.Q., 1981, c. C-26, r. 61, a. 2.06.

2.07. Lorsqu’un conseiller est membre ou à l’emploi d’une société, ou lorsqu’il est à l’emploi d’une personne physique ou morale, les dossiers tenus par cette société ou cet employeur relativement aux personnes concernées par les services que rend ce conseiller, sont considérés, aux fins du présent règlement, comme les dossiers de ce dernier s’il peut y inscrire les éléments ou renseignements mentionnés à l’article 2.02; s’il ne peut le faire, il doit tenir un dossier pour chacune de ces personnes.

Le conseiller doit signer ou parapher toute inscription ou tout rapport qu’il introduit dans un dossier conformément au premier alinéa.

R.R.Q., 1981, c. C-26, r. 61, a. 2.07.

SECTION III TENUE DES CABINETS DE CONSULTATION

3.01. Un conseiller doit aménager son cabinet de consultation de façon à ce que le comportement et les conversations des personnes qui s’y trouvent ne puissent être perçus de l’extérieur de ce cabinet.

R.R.Q., 1981, c. C-26, r. 61, a. 3.01.

3.02. Un conseiller doit aménager près de son cabinet de consultation un endroit destiné à recevoir les personnes à qui il rend des services professionnels.

R.R.Q., 1981, c. C-26, r. 61, a. 3.02.

3.03. Un conseiller doit afficher son permis à la vue du public.

R.R.Q., 1981, c. C-26, r. 61, a. 3.03.

3.04. Un conseiller doit mettre à la vue du public dans le lieu mentionné à l’article 3.02 une copie du Code de déontologie des membres de l’Ordre des conseillers en ressources humaines et en relations industrielles agréés du Québec (chapitre C-26, r. 81) et du Règlement sur la procédure de conciliation et d’arbitrage des comptes des conseillers en ressources humaines et en relations industrielles agréés (chapitre C-26, r. 88). Il doit également inscrire sur chacun de ces règlements l’adresse de l’Ordre.

R.R.Q., 1981, c. C-26, r. 61, a. 3.04.

3.05. Sous réserve des articles 3.03 et 3.04, un conseiller, outre les objets décoratifs ou utilitaires non susceptibles d’induire les clients en erreur sur sa formation professionnelle, ne peut afficher dans son cabinet de consultation et dans les autres locaux reliés à la pratique de sa profession que les diplômes ayant un rapport avec l’exercice de sa profession.

R.R.Q., 1981, c. C-26, r. 61, a. 3.05.

3.06. Un conseiller qui s’absente de son cabinet de consultation pour plus de 5 jours ouvrables consécutifs doit prendre les mesures nécessaires pour informer les personnes qui tentent de le rejoindre de la durée de cette absence.

R.R.Q., 1981, c. C-26, r. 61, a. 3.06.

RÉFÉRENCES

R.R.Q., 1981, c. C-26, r. 61