C-26, r. 298 - Règlement sur les affaires du Conseil d’administration et les assemblées générales de l’Ordre professionnel des urbanistes du Québec

Remplacé le 19 janvier 2023

Ce document a valeur officielle.

chapitre C-26, r. 298

Règlement sur les affaires du Conseil d’administration et les assemblées générales de l’Ordre professionnel des urbanistes du Québec

Code des professions

(chapitre C-26, a. 93, par. a et e et a. 94, par. a et b).

Remplacé, Décision OPQ 2022-669, 2023 G.O. 2, 35; eff. 2023-01-19; voir chapitre C-26, r. 307.1.

SECTION I CONSEIL D’ADMNISTRATION

1. Si le président est élu au suffrage universel des membres de l’Ordre professionnel des urbanistes du Québec, le Conseil d’administration est formé de 9 personnes dont le président.

Si le président est élu au suffrage des administrateurs élus, le Conseil d’administration est formé de 8 personnes dont le président.

D. 449-92, a. 1.

2. Le président fixe la date, l’heure, le lieu et l’ordre du jour des réunions ordinaires du Conseil d’administration.

L’ordre du jour d’une réunion ordinaire ne peut être modifié qu’avec le consentement de tous les membres du Conseil d’administration qui participent à la réunion.

D. 449-92, a. 2.

3. Les réunions extraordinaires du Conseil d’administration sont tenues à la demande du président ou du 1/4 des membres du Conseil d’administration et ils en fixent la date, l’heure, le lieu et l’ordre du jour.

D. 449-92, a. 3.

4. Une réunion ordinaire du Conseil d’administration est convoquée par le secrétaire de l’Ordre au moyen d’un avis de convocation accompagné de l’ordre du jour et transmis à chaque membre du Conseil d’administration, au moins 5 jours avant la date de la tenue de la réunion.

D. 449-92, a. 4.

5. Une réunion extraordinaire du Conseil d’administration est convoquée par le secrétaire par avis transmis à chaque membre du Conseil d’administration, soit par la poste, par télégramme, par câblogramme, par télécopieur ou par messager, soit par avis verbal, donné au moins 48 heures avant la réunion.

Une réunion extraordinaire du Conseil d’administration ne porte que sur les sujets pour lesquels elle a été convoquée.

D. 449-92, a. 5.

6. Tout avis de convocation à une réunion du Conseil d’administration doit indiquer la date, l’heure et le lieu de cette réunion.

D. 449-92, a. 6.

7. Malgré les articles 4 et 5, une réunion du Conseil d’administration est considérée comme régulièrement tenue si tous ses membres sont présents et renoncent à l’avis de convocation ou si, lorsqu’ils ne sont pas présents ou n’assistent pas physiquement à l’endroit où se tient une réunion du Conseil d’administration, tous ses membres s’expriment lors d’une conférence téléphonique et renoncent à l’avis de convocation.

D. 449-92, a. 7.

8. Le vice-président préside la réunion du Conseil d’administration lorsque le président est absent ou désire prendre part au débat. Le Conseil d’administration désigne l’un de ses membres pour présider la réunion lorsque le président ou le vice-président sont absents ou lorsque le vice-président préside la réunion et désire prendre part au débat.

D. 449-92, a. 8.

9. Le président constate s’il y a quorum avant le début de chaque réunion.

D. 449-92, a. 9.

10. Chaque fois que le président ajourne une réunion du Conseil d’administration, faute de quorum, l’heure d’ajournement et les noms des membres alors présents sont inscrits au procès-verbal.

D. 449-92, a. 10.

11. Le Conseil d’administration siège à huis clos. Toutefois, il peut, lorsque la majorité des membres le désirent, tenir des réunions en public et autoriser certaines personnes à assister ou à participer à la réunion.

D. 449-92, a. 11.

SECTION II ADMINISTRATEURS

12. À la première réunion du Conseil d’administration qui suit immédiatement l’entrée en fonction du président ou d’un administrateur, le premier sujet à l’ordre du jour doit être l’assermentation de ce nouveau membre. La prestation du serment de discrétion se fait selon la formule contenue à l’annexe II du Code des professions (chapitre C-26).

D. 449-92, a. 12.

13. Tout membre du Conseil d’administration peut exprimer en public son opinion sur des sujets relatifs aux affaires de l’Ordre ou à l’exercice de la profession, à condition qu’il mette le public en garde que les idées qu’il exprime lui sont personnelles et ne sont pas nécessairement partagées par le Conseil d’administration de l’Ordre.

D. 449-92, a. 13.

14. Un membre du Conseil d’administration qui est dans une situation de conflit d’intérêts sur une question doit le révéler au Conseil d’administration et s’abstenir de voter.

D. 449-92, a. 14.

SECTION III COMITÉ EXÉCUTIF

15. Les membres élus du Conseil d’administration élisent parmi eux, 3 membres du comité exécutif et ils désignent ensuite parmi ces derniers le vice-président et le trésorier de l’Ordre.

Un autre membre du comité exécutif est désigné par vote annuel des membres du Conseil d’administration parmi les membres nommés par l’Office des professions du Québec.

Ces personnes forment, avec le président de l’Ordre, le comité exécutif.

D. 449-92, a. 15.

16. Une séance ordinaire du comité exécutif est convoquée par le secrétaire au moyen d’un avis de convocation accompagné de l’ordre du jour et transmis à chaque membre de ce comité, au moins 5 jours avant la date de la tenue de la séance.

D. 449-92, a. 16.

17. Une séance extraordinaire du comité exécutif est convoquée par le président ou, à sa demande, par le secrétaire au moyen d’un avis à chaque membre donné par téléphone, par télégramme, par télécopieur ou par messager, au moins 24 heures avant la date de la tenue de la séance.

Une séance extraordinaire ne porte que sur les sujets mentionnés dans l’avis.

D. 449-92, a. 17.

18. Tout avis de convocation à une séance du comité exécutif doit indiquer la date, l’heure et lieu de cette séance.

D. 449-92, a. 18.

19. Malgré les articles 16 et 17, une séance du comité exécutif est considérée comme régulièrement tenue si tous les membres du comité sont présents et renoncent à l’avis de convocation ou si, lorsqu’ils ne sont pas présents ou n’assistent pas physiquement à l’endroit où se tient cette séance du comité exécutif, tous ses membres s’expriment lors d’une conférence téléphonique et renoncent à l’avis de convocation.

D. 449-92, a. 19.

20. Le président constate s’il y a quorum avant le début de chaque séance.

D. 449-92, a. 20.

21. Chaque fois que le président ajourne une séance du comité exécutif, faute de quorum, l’heure d’ajournement et les noms des membres alors présents sont inscrits au procès-verbal.

D. 449-92, a. 21.

22. Les membres peuvent prendre une décision suivant le mode de communication prévu à l’article 19.

D. 449-92, a. 22.

SECTION IV ASSEMBLÉES GÉNÉRALES

23. Les assemblées générales se tiennent à la date, à l’heure et au lieu que le Conseil d’administration détermine.

D. 449-92, a. 23.

24. Tout avis de convocation à une assemblée générale doit indiquer la date, l’heure, le lieu et le projet d’ordre du jour de cette assemblée.

Lorsque l’avis de convocation à une assemblée générale est accompagné de documents destinés aux membres en vue de cette assemblée, le secrétaire de l’Ordre veille à ce que ces mêmes documents soient également transmis aux administrateurs nommés conformément à l’article 78 du Code.

D. 449-92, a. 24.

25. Le secrétaire convoque une assemblée générale au moyen d’un avis de convocation adressé par courrier à chaque membre de l’Ordre à l’adresse mentionnée au tableau au moins 30 jours avant la date de la tenue de cette assemblée.

Le secrétaire adresse aussi à chaque administrateur nommé conformément à l’article 78 du Code, dans le même délai, l’avis de convocation de même que tout autre document adressé aux membres de l’Ordre pour cette assemblée.

Dans le cas d’une assemblée générale spéciale, le délai mentionné au premier alinéa est d’au moins 5 jours.

D. 449-92, a. 25.

26. Outre le mode de convocation prévu au premier alinéa de l’article 25, le secrétaire peut convoquer l’assemblée générale annuelle au moyen d’un avis de convocation publié ou inséré dans une publication que l’Ordre adresse à chaque membre de l’Ordre à l’adresse mentionnée au tableau au moins 30 jours avant la date de la tenue de cette assemblée; cet avis doit être d’au moins 120 cm2 et présenté sous le titre de «AVIS DE CONVOCATION À L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE».

Dans les cas, le secrétaire adresse à chaque administrateur nommé conformément à l’article 78 du Code, au moins 30 jours avant la date de la tenue de l’assemblée, un exemplaire de la publication dans laquelle cet avis a été publié ou inséré de même que tout autre document adressé aux membres de l’Ordre pour cette assemblée.

D. 449-92, a. 26.

27. Le projet d’ordre du jour d’une assemblée générale est approuvé par le Conseil d’administration.

Dans le cas d’une assemblée générale extraordinaire convoquée à la demande écrite des membres de l’Ordre conformément à l’article 106 du Code, le projet d’ordre du jour doit contenir les sujets inscrits dans cette demande.

D. 449-92, a. 27.

28. Lors d’une assemblée générale extraordinaire, seuls les sujets mentionnés à l’ordre du jour sont discutés.

D. 449-92, a. 28.

29. Le quorum de l’assemblée générale de l’Ordre est fixé à 20 membres.

D. 449-92, a. 29.

30. Le président constate s’il y a quorum avant le début de chaque assemblée.

Si le quorum n’est pas atteint au cours des 30 minutes qui suivent l’heure mentionnée à l’avis de convocation, le secrétaire dresse un procès-verbal à cet effet et y inscrit les noms des membres présents.

D. 449-92, a. 30.

31. Les décisions sont prises à la majorité des voix exprimées.

D. 449-92, a. 31.

SECTION V DISPOSITIONS DIVERSES ET FINALES

32. Si aucune des règles de procédure prévues au Code ou au présent règlement ne permet d’apporter une solution à un cas particulier, les règles prévues dans le Guide de procédure des assemblées délibérantes de l’Université de Montréal s’appliquent, compte tenu des adaptations nécessaires.

D. 449-92, a. 32.

32.1. Le siège de l’Ordre est établi dans le territoire de la Ville de Montréal.

Décision 2004-06-17, a. 1.

32.2. Le secrétaire de l’Ordre a la garde du sceau de l’Ordre.

Décision 2004-06-17, a. 1.

32.3. L’Ordre est représenté par un symbole graphique conforme à l’original détenu par le secrétaire de l’Ordre.

Décision 2004-06-17, a. 1.

33. Le présent règlement remplace le Règlement sur les affaires du Bureau et les assemblées générales de la Corporation professionnelle des urbanistes du Québec (R.R.Q., 1981, c. C-26, r. 191).

D. 449-92, a. 33.

34. (Omis).

D. 449-92, a. 34.

RÉFÉRENCES

D. 449-92, 1992 G.O. 2, 2487

Décision 2004-05-20, 2004 G.O. 2, 3193

L.Q. 2008, c. 11, a. 212