C-26, r. 275.1 - Règlement sur les élections et l’organisation de l’Ordre des traducteurs, terminologues et interprètes agréés du Québec

À jour au 12 mars 2015

Ce document a valeur officielle.

chapitre C-26, r. 275.1

Règlement sur les élections et l’organisation de l’Ordre des traducteurs, terminologues et interprètes agréés du Québec

Code des professions

(chapitre C-26, a. 65, a. 93, par. a, b, e et f et a. 94 par. a).

SECTION I INTERPRÉTATION ET CHAMP D’APPLICATION

1. Le présent règlement régit l’élection du président et des administrateurs de l’Ordre des traducteurs, terminologues et interprètes agréés du Québec. Il régit également la représentation régionale et sectorielle au sein du Conseil d’administration de l’Ordre ainsi que l’organisation de cet ordre.

Décision 2015-01-30, a. 1.

2. Les articles 6, 7 et 8 du Code de procédure civile (chapitre C-25) relatifs aux jours non juridiques s’appliquent au présent règlement.

Décision 2015-01-30, a. 2.

SECTION II NOMBRE D’ADMINISTRATEURS

3. Le Conseil d’administration de l’Ordre est formé de 9 administrateurs élus, dont le président si celui-ci est élu au suffrage universel des membres, et de 3 administrateurs nommés par l’Office des professions conformément à l’article 78 du Code des professions (chapitre C-26).

Toutefois, si le président est élu au suffrage des administrateurs élus, le Conseil d’administration est formé de 8 administrateurs élus, dont le président, et de 3 administrateurs nommés par l’Office des professions.

Décision 2015-01-30, a. 3.

SECTION III REPRÉSENTATION RÉGIONALE ET SECTORIELLE AU SEIN DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

4. Pour assurer une représentation régionale et sectorielle adéquate au sein du Conseil d’administration de l’Ordre:

1°  le territoire du Québec est divisé en 3 régions électorales, dénommées région de Montréal, région de la Capitale-Nationale et région de l’Outaouais, pour le secteur d’activité professionnelle en traduction, lesquelles sont délimitées en référence à la description et à la carte de délimitation apparaissant à l’annexe I du Décret concernant la révision des limites des régions administratives du Québec (chapitre D-11, r. 1) et représentées par le nombre suivant d’administrateurs titulaires du permis de traducteur agréé:

__________________________________________________________________________________

Régions                        Régions                       Nombre
électorales                 administratives             d’administrateurs
__________________________________________________________________________________

Capitale-Nationale           01, 02, 03, 04,                   1
                             09, 11, 12, 17 
__________________________________________________________________________________

Montréal                     05, 06, 13, 14,                   4
                             15, 16 
__________________________________________________________________________________

Outaouais                    07, 08, 10                        1                 ;
__________________________________________________________________________________

2°  le territoire du Québec forme une seule région électorale pour le secteur d’activité professionnelle en terminologie, représentée par un administrateur titulaire du permis de terminologue agréé;

3°  le territoire du Québec forme une seule région électorale pour le secteur d’activité professionnelle en interprétation, représentée par un administrateur titulaire du permis d’interprète agréé.

Les membres exerçant principalement leur profession à l’extérieur du Québec sont, pour l’exercice de leur droit de vote à l’élection des administrateurs et du président s’il y a lieu, réputés faire partie de la région de l’Outaouais.

Décision 2015-01-30, a. 4.

SECTION IV FONCTIONS DU SECRÉTAIRE ET DÉSIGNATION DES SCRUTATEURS

5. Le secrétaire de l’Ordre exerce les fonctions qui lui sont confiées par le Code des professions et par le présent règlement.

Lorsque, entre le 60e jour précédant la date de clôture du scrutin et le dépouillement du vote, il est empêché d’agir par suite d’absence ou de maladie ou refuse d’agir, ou lorsqu’il est candidat à l’élection, il est remplacé par la personne désignée à ce poste par le Conseil d’administration. Cette personne assume, aux fins du présent règlement, toutes les fonctions du secrétaire auquel elle est substituée.

Décision 2015-01-30, a. 5.

6. Le Conseil d’administration désigne 3 scrutateurs et 1 scrutateur suppléant parmi les membres de l’Ordre qui ne sont ni membres du Conseil d’administration, ni employés de l’Ordre.

Décision 2015-01-30, a. 6.

SECTION V CLÔTURE DU SCRUTIN ET DATE DE L’ÉLECTION

7. La clôture du scrutin est fixée à 17 h, le 10e jour qui précède la date de l’assemblée générale annuelle des membres.

Décision 2015-01-30, a. 7.

8. La date de l’élection des administrateurs élus et du président, si celui-ci est élu au suffrage universel des membres de l’Ordre, est la même que la date prévue de dépouillement du scrutin.

L’élection du président, si celui-ci est élu au suffrage des administrateurs élus, a lieu lors de la première réunion du Conseil d’administration qui suit l’élection des administrateurs.

Décision 2015-01-30, a. 8.

SECTION VI ENTRÉE EN FONCTION DU PRÉSIDENT ET DES ADMINISTRATEURS ÉLUS

9. Le président élu au suffrage universel des membres de l’Ordre et les administrateurs élus ou le président ou l’administrateur déclaré élu sans opposition entrent en fonction à la première réunion du Conseil d’administration qui suit l’élection des administrateurs.

Décision 2015-01-30, a. 9.

10. Le président élu au suffrage des administrateurs élus entre en fonction dès la clôture de la réunion du Conseil d’administration tenue pour son élection.

Décision 2015-01-30, a. 10.

SECTION VII DURÉE DES MANDATS

11. Le président de l’Ordre est élu pour un mandat de 2 ans ou pour la durée non écoulée de son mandat en tant qu’administrateur élu. Le nombre de mandats consécutifs à titre de président est limité à 3.

Les administrateurs de l’Ordre sont élus pour un mandat de 2 ans. Le nombre de mandats consécutifs à titre d’administrateur élu est limité à 3.

Toutefois, lorsqu’un administrateur est élu aux fins de combler une vacance au poste de président ou à un poste d’administrateur élu, le nombre de mandats consécutifs est alors limité à 4 à titre de président et à 4 à titre d’administrateur élu, incluant le mandat partiel exécuté aux fins de combler cette vacance.

Décision 2015-01-30, a. 11.

12. En cas de vacance au poste de président, une nouvelle élection au suffrage des administrateurs élus est tenue, par scrutin secret, afin de remplacer le président pour la durée non écoulée de son mandat.

Décision 2015-01-30, a. 12.

SECTION VIII RÉMUNÉRATION DU PRÉSIDENT, DES VICE-PRÉSIDENTS ET DES ADMINISTRATEURS ÉLUS

13. Le président et les vice-présidents reçoivent, chaque année, une rémunération déterminée par le Conseil d’administration.

Décision 2015-01-30, a. 13.

14. Les administrateurs élus reçoivent, pour leur présence à une séance du Conseil d’administration, une rémunération déterminée par le Conseil d’administration.

Décision 2015-01-30, a. 14.

SECTION IX MODALITÉS CONCERNANT L’ÉLECTION DES ADMINISTRATEURS ET DU PRÉSIDENT AU SUFFRAGE UNIVERSEL DES MEMBRES DE L’ORDRE

§ 1 . — Formalités préalables au vote

15. Entre le 60e et le 45e jour précédant celui de la clôture du scrutin, le secrétaire transmet, à chaque membre du secteur d’activité professionnelle de la région où un administrateur doit être élu, un avis indiquant la date de clôture du scrutin et les conditions requises pour être candidat et voter conformément aux dispositions du Code des professions (chapitre C-26) ainsi qu’un bulletin de présentation de candidature.

Dans le cas où l’élection du président doit se faire au suffrage universel des membres, le secrétaire transmet à tous les membres le même avis ainsi qu’un bulletin de présentation de candidature.

Décision 2015-01-30, a. 15.

16. Dans le cas de l’élection à un poste d’administrateur dans une région donnée et pour un secteur d’activité professionnelle donné, le bulletin de présentation de candidature doit être signé par 5 membres de l’Ordre qui ont leur domicile professionnel dans cette région et qui sont titulaires du même permis que celui de l’administrateur à élire.

Dans le cas de l’élection au poste de président au suffrage universel, le bulletin de candidature doit être signé par 5 membres de l’Ordre.

Décision 2015-01-30, a. 16.

17. Le bulletin de présentation dûment rempli doit parvenir au secrétaire au plus tard à 17 h, le 30e jour précédant la date fixée pour la clôture du scrutin. Le bulletin de présentation peut être accompagné d’un curriculum vitae tenant sur le recto d’une feuille mesurant au plus 22 cm par 28 cm. Une photographie, mesurant au plus 50 mm par 70 mm, peut être intégrée à ce curriculum vitae et doit être située au coin supérieur droit du curriculum vitae. Sur réception du bulletin, le secrétaire remet au candidat un accusé de réception qui confirme sa candidature.

Décision 2015-01-30, a. 17.

18. En plus des documents prévus à l’article 69 du Code, le secrétaire transmet à chacun des membres ayant droit de vote, lequel est fonction de son secteur d’activité professionnelle et de la région où un administrateur doit être élu, les documents suivants:

1°  le curriculum vitae de chaque candidat au poste d’administrateur qui se présente dans cette région, si un tel curriculum vitae est joint au bulletin de présentation;

2°  un avis informant l’électeur de la façon de voter et d’utiliser les enveloppes, ainsi que de l’heure et de la date limites où les enveloppes doivent être reçues à l’Ordre.

Dans le cas où l’élection du président est tenue au suffrage universel des membres de l’Ordre, le secrétaire transmet, dans le même délai et à tous les membres ayant droit de vote, les mêmes documents.

Décision 2015-01-30, a. 18.

19. Pour la certification du bulletin de vote, la signature du secrétaire peut être apposée au moyen d’un appareil automatique ou d’un procédé électronique.

Décision 2015-01-30, a. 19.

20. Un membre peut obtenir un nouveau bulletin de vote du secrétaire si le premier bulletin de vote transmis est perdu ou inutilisable, à la condition que ce membre fasse une déclaration solennelle écrite attestant que son bulletin est perdu ou inutilisable.

Décision 2015-01-30, a. 20.

§ 2 . — Le vote

21. Après avoir voté, l’électeur insère son bulletin de vote dans l’enveloppe intérieure correspondante. Il cachette cette enveloppe et l’insère dans l’enveloppe extérieure qu’il cachette également et qu’il transmet au secrétaire.

Décision 2015-01-30, a. 21.

22. Sur réception des enveloppes extérieures qui lui parviennent avant la clôture du scrutin, le secrétaire enregistre le nom des électeurs. Sans ouvrir les enveloppes, il y appose la date et ses initiales et les dépose dans une boîte de scrutin scellée.

Décision 2015-01-30, a. 22.

§ 3 . — Opérations consécutives au vote

23. À l’heure fixée pour la clôture du scrutin, le secrétaire appose les derniers scellés sur les boîtes de scrutin lorsque le dépouillement du vote n’est pas effectué immédiatement après la clôture du scrutin.

Décision 2015-01-30, a. 23.

24. Après la clôture du scrutin et au plus tard le 10e jour suivant cette date, le secrétaire procède, au siège de l’Ordre ou à tout autre endroit désigné par le Conseil d’administration, au dépouillement du vote en présence des scrutateurs et, s’ils le désirent, des candidats ou de leurs représentants.

Les scrutateurs et les candidats ou leurs représentants sont convoqués pour cette fin par le secrétaire, au moyen d’un avis transmis par courrier ou par un procédé électronique au moins 3 jours avant la date fixée pour le dépouillement du vote.

Décision 2015-01-30, a. 24.

25. Le secrétaire et les scrutateurs prêtent le serment selon la formule déterminée par le Conseil d’administration.

Décision 2015-01-30, a. 25.

26. Le secrétaire rejette, sans les ouvrir, les enveloppes extérieures qu’il juge non conformes au présent règlement ou à la loi.

Décision 2015-01-30, a. 26.

27. Si plusieurs enveloppes extérieures du même électeur parviennent au secrétaire pour une élection à un même poste, ce dernier n’accepte que la première enveloppe reçue et rejette les autres.

Décision 2015-01-30, a. 27.

28. Le secrétaire ouvre chacune des enveloppes extérieures jugées conformes et en retire l’enveloppe intérieure sur laquelle se trouvent écrits les mots «BULLETIN DE VOTE - ADMINISTRATEUR» et le nom de l’Ordre et, le cas échéant, celle sur laquelle se trouvent écrits les mots «BULLETIN DE VOTE - PRÉSIDENT» et le nom de l’Ordre. Puis il met de côté, sans les détruire, les enveloppes extérieures de façon à éviter qu’elles puissent être associées aux enveloppes intérieures ou à leur contenu.

Le secrétaire rejette, sans les ouvrir, les enveloppes intérieures qui portent une marque d’identification de l’électeur de même que les bulletins de vote qui ne sont pas insérés dans les enveloppes intérieures.

Décision 2015-01-30, a. 28.

29. Après avoir examiné toutes les enveloppes intérieures, le secrétaire ouvre celles jugées conformes et en retire les bulletins de vote.

Le secrétaire rejette un bulletin de vote qui:

1°  a été marqué en faveur de plus de candidats qu’il n’y en a à élire;

2°  n’est pas certifié par le secrétaire ou qui n’a pas été fourni par lui;

3°  porte une marque permettant d’identifier l’électeur;

4°  a été marqué en faveur d’une personne qui n’est pas candidate;

5°  n’a pas été marqué;

6°  a été marqué ailleurs que dans l’espace prévu;

7°  porte des inscriptions fantaisistes ou injurieuses.

Décision 2015-01-30, a. 29.

30. Aucun bulletin de vote ne doit être rejeté pour le seul motif que la marque inscrite dans l’un des espaces réservés à l’exercice du droit de vote dépasse cet espace à l’exercice du droit de vote.

Décision 2015-01-30, a. 30.

31. Le secrétaire considère toute contestation au sujet de la validité d’un bulletin de vote et en décide immédiatement. Cette décision est finale et sans appel.

Décision 2015-01-30, a. 31.

32. Après avoir compté les bulletins de vote, le secrétaire dresse sous sa signature un relevé du scrutin pour l’élection des administrateurs et, le cas échéant, pour l’élection du président. Il déclare élus aux postes d’administrateurs les candidats qui ont obtenu le plus de votes dans chaque région, compte tenu du nombre de postes à pourvoir, et, le cas échéant, il déclare élu au poste de président le candidat qui a obtenu le plus de votes à ce poste.

Au cas d’égalité des voix, le secrétaire procède immédiatement à un tirage au sort pour déterminer lequel des candidats est élu.

Décision 2015-01-30, a. 32.

33. Dès que les candidats sont déclarés élus, le secrétaire dépose dans des enveloppes distinctes les bulletins de vote jugés valides, les bulletins de vote rejetés et ceux qui n’ont pas été utilisés et toutes les enveloppes y compris celles rejetées conformément au présent règlement.

Il scelle ensuite ces enveloppes. Le secrétaire et les scrutateurs apposent leurs initiales sur les scellés.

Ces enveloppes sont conservées pendant une période d’une année après laquelle le secrétaire les détruit.

Décision 2015-01-30, a. 33.

34. Le secrétaire doit transmettre une copie du relevé du scrutin à chacun des candidats. En outre, il doit soumettre une copie de ce relevé à la première réunion du Conseil d’administration et à l’assemblée générale des membres qui suivent l’élection.

Décision 2015-01-30, a. 34.

SECTION X ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

35. L’avis de convocation à une assemblée générale doit indiquer la date, l’heure, le lieu et le projet d’ordre du jour de cette assemblée.

Décision 2015-01-30, a. 35.

36. Le secrétaire de l’Ordre convoque une assemblée générale au moyen d’un avis de convocation adressé, par courrier ou par tout document technologique au sens de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (chapitre C-1.1), à chaque membre de l’Ordre à l’adresse mentionnée au tableau au moins 30 jours avant la date de la tenue de cette assemblée.

Le secrétaire de l’Ordre adresse aussi à chaque administrateur nommé conformément à l’article 78 du Code des professions (chapitre C-26), dans le même délai, l’avis de convocation de même que tout autre document adressé aux membres de l’Ordre pour cette assemblée.

Dans le cas d’une assemblée générale extraordinaire, le délai mentionné au premier alinéa est d’au moins 5 jours.

Décision 2015-01-30, a. 36.

37. Le quorum d’une assemblée générale de l’Ordre est fixé à 30 membres.

Décision 2015-01-30, a. 37.

SECTION XI SIÈGE DE L’ORDRE

38. Le siège de l’Ordre est situé sur le territoire de la Ville de Montréal, à l’adresse désignée par résolution du Conseil d’administration.

Décision 2015-01-30, a. 38.

SECTION XII DISPOSITIONS TRANSITOIRES ET FINALES

39. Malgré les articles 3 et 4, pour l’élection 2015, le Conseil d’administration est formé de 11 administrateurs élus et de 3 administrateurs nommés par l’Office des professions.

Les postes d’administrateurs élus seront répartis comme suit:

___________________________________________________________________________________

                      Régions               Régions              Nombre
                      électorales          administratives       d’administrateurs
___________________________________________________________________________________


Secteur d’activité    Capitale-            01, 02, 03, 04,          2
professionnelle       Nationale            09, 11, 12, 17
en traduction
___________________________________________________________________________________

                      Montréal             05, 06, 13, 14,          5
                                           15, 16
___________________________________________________________________________________

                      Outaouais            07, 08, 10               2
___________________________________________________________________________________

Secteur d’activité    Territoire                                    1
professionnelle       du Québec
en terminologie 
___________________________________________________________________________________

Secteur d’activité    Territoire                                    1
professionnelle       du Québec
en interprétation                                                                .
___________________________________________________________________________________

Décision 2015-01-30, a. 39.

40. Hormis le président à qui l’article 13 s’applique déjà, les articles 13 et 14 ne s’appliquent qu’à partir de la première séance ordinaire du Conseil d’administration qui suit l’élection de 2016 aux personnes qui y sont désignées.

Décision 2015-01-30, a. 40.

41. Le présent règlement remplace le Règlement sur le Conseil d’administration, les assemblées générales et le siège de l’Ordre des traducteurs, terminologues et interprètes agréés du Québec (chapitre C-26, r. 274), le Règlement sur les élections au Conseil d’administration de l’Ordre des traducteurs, terminologues et interprètes agréés du Québec (chapitre C-26, r. 275) et le Règlement sur la représentation régionale et sectorielle aux fins des élections au Conseil d’administration de l’Ordre des traducteurs, terminologues et interprètes agréés du Québec (chapitre C-26, r. 279).

Décision 2015-01-30, a. 41.

42. (Omis).

Décision 2015-01-30, a. 42.

RÉFÉRENCES

Décision 2015-01-30, 2015 G.O. 2, 285